Upravljanje kratkoročnim najmom: jedan kalendar za sve portale

Paolo Vezzola

Osnivač · Vezpa PMS · Profil →

Tko iznajmljuje kuće za odmor i apartmane na nekoliko dana živi od volumena: puno rezervacija, puno dolazaka, puno portala. A svaki portal ima svoja pravila. Softver za kratkoročni najam služi tome da Airbnb, Booking i Vrbo razgovaraju međusobno i da makne papirologiju koja raste sa svakim gostom.

Pravi problem kratkoročnog najma: portali se ne razgovaraju

Kod kratkoročnog najma rizik nije da nećete prodati: rizik je da ćete istu noć prodati dvaput. Isti apartman stoji na Airbnbu, na Bookingu, na Vrbu i možda na vašoj stranici. Svaki kanal ima svoj kalendar i nijedan ne obavještava drugog kad stigne rezervacija.

I onda se dogodi ovo: gost rezervira na Vrbu za produženi vikend, ali na Airbnbu te iste noći ostaju otvorene. Pola sata kasnije netko rezervira na Airbnbu. Sad imate dvije obitelji za jedan apartman, jednu morate premjestiti, vratiti novac ili smjestiti drugdje o svom trošku — uz gotovo zajamčenu lošu recenziju. Kod kratkoročnog najma, gdje OTA-e nose najveći dio prometa, a ocjena na portalu je sve, dvostruka rezervacija teži dvostruko.

Ručna alternativa je iscrpljujuća: svaki put kad uđe rezervacija, trčite zatvoriti te noći na druga tri portala. I svaki put kad želite podesiti cijenu za vikend ili događaj u gradu, radite to oglas po oglas, portal po portal. S pet jedinica to postaje posao s punim radnim vremenom koji ne donosi ni euro više.

Kategorizacija i obveze: dio koji najviše plaši

U Hrvatskoj svaki objekt u kratkoročnom najmu mora imati rješenje o kategorizaciji od nadležnog ureda i istaknutu standardiziranu ploču. Bez kategorizacije objekt se ne smije iznajmljivati, a inspekcija aktivno provjerava. To nije stvar koju softver rješava umjesto vas — rješenje tražite sami — ali je polazna točka svakog legalnog najma.

Uz to, za svakog gosta koji prespava kod vas vraćaju se tri obveze:

• eVisitor: podaci svakog gosta moraju se prijaviti u eVisitor u roku od 24 sata od dolaska. To je obveza, ne opcija, i vrijedi i za jedno jedino noćenje.
• Boravišna pristojba: računa se po noćenju i po osobi, s izuzećima i sezonskim iznosima vaše županije. Zatim se uplaćuje lokalnoj turističkoj zajednici.
• Računi i evidencija: za svaku naplatu izdajete račun, a za poreznu prijavu treba vam uredna evidencija svih rezervacija i uplata.

Paušalni porez ili PDV obračunavate sa svojim knjigovođom, ali da biste tamo stigli spremni treba vam čista evidencija svih rezervacija i prihoda — a upravo to vam softver drži u redu bez da otvarate Excel.

Što Vezpa automatizira za kratkoročni najam

Vezpa je nastala da skine baš te dvije muke: sinkronizaciju između portala i papirologiju po gostu. Konkretno:

Jedinstveni kalendar, svi portali poravnati

Airbnb, Booking, Vrbo, Expedia, Agoda i preko 60 kanala završavaju na jednom kalendaru. Kad uđe rezervacija na jedan kanal, Vezpa odmah zatvara te noći na svim ostalima: dvostruke rezervacije nestaju. A kad mijenjate cijenu ili raspoloživost, radite to jednom i sustav je proširi posvuda. Nema više četiri otvorena Extraneta.

Online prijava prije dolaska

Kod kratkoročnog najma rijetko postoji recepcija: gost dobije poveznicu, unese podatke i fotografira dokument od kuće. Vi znate tko dolazi i kada, pošaljete mu šifru sefa s ključem ili upute za samostalni check-in i ne morate ga čekati ispred zgrade po vrućini ili kiši.

eVisitor i boravišna pristojba automatski

Podaci prikupljeni pri online prijavi pripremaju se za prijavu u eVisitor u zakonskom roku, bez da sami ulazite u sustav. Boravišna pristojba računa se sama, noć po noć, s tarifama i izuzećima vaše županije. Sve teče u pozadini umjesto da bude posao za navečer.

Više izravnih rezervacija, manje provizija

Vezpa vam daje motor za rezervacije koji stavite na svoju stranicu ili na društvene mreže: gost rezervira izravno kod vas s plaćanjem preko Stripea. Na rezervacijama koje stižu s portala nema nikakvog postotka na OTA rezervacije — 0% provizije ostaje vama. Na izravnom booking engineu naplaćuje se samo 0,2%, zanemarivo u odnosu na 15-18% koliko zadržavaju portali. I sve se vodi iz nativne mobilne aplikacije, gdje se kratkoročni najam doista i živi.

Često postavljana pitanja

Moram li već imati kategorizaciju da bih koristio Vezpu?

To su dvije neovisne stvari: rješenje o kategorizaciji tražite od nadležnog ureda i obveza je neovisno o softveru. Vezpa vam pomaže držati u redu rezervacije i obveze, ali ne zamjenjuje postupak kategorizacije. Za sinkronizaciju kanala i izbjegavanje dvostrukih rezervacija korisan je i vodič o channel manageru za Hrvatsku.

Koliko košta?

Cijene su javne: tri plana po €39, €59 i €89 mjesečno, ovisno o broju soba i apartmana. Sve uključeno — channel manager, booking engine, online prijava, eVisitor, boravišna pristojba, mobilna aplikacija — bez skrivenih plaćenih modula. Probate besplatno 14 dana, bez kreditne kartice, i otkazujete kad želite.

Radi li i ako imam malo apartmana?

Da. Vezpa je zamišljena baš za one s jednom do desetak jedinica: sve vodite iz jednog panela, čak i s dva ili tri apartmana, a svakoj jedinici možete dodijeliti drugog upravitelja ako vam netko pomaže oko čišćenja ili dolazaka.

A ako mi zatreba pomoć?

Podrška odgovara u roku od 12 sati, a najdraži kanal je WhatsApp: pišete kao osobi, odgovara vam tim koji svaki dan radi s kratkoročnim najmom i zna što su eVisitor i boravišna pristojba. Bez obaveznih poziva, bez tiketa koji se vrte u prazno.