Booking Engine -opas
Aktivoi oma sivustosi suoria varauksia varten, määritä maksutavat kuntoon ja mukauta koko varauskokemus omien vieraidesi tarpeisiin sopivaksi
Mikä Booking Engine on?
Booking Engine on kokonaan sinun majoituskohteellesi omistettu verkkosivusto, jonka kautta vieraat voivat tarkistaa vapaana olevan saatavuuden, valita haluamansa huoneen ja tehdä varauksen suoraan sinulle ilman OTA-kanavien perimiä provisioita. Sivusto on saavutettavissa osoitteessa vezpa.it/prenota/nimesi (tai vaihtoehtoisesti omalla verkkotunnuksellasi).
Mitä vieraat voivat tehdä
Booking Enginessä vieras valitsee yhdellä sivulla päivät ja kuinka monta majoitusta hän tarvitsee, enintään 5, ja ilmoittaa kunkin majoittujat. Heti alla näkyvät hinnat: jokaiselle vapaalle majoitukselle oma rivi jokaista tarjoamaasi ateriavaihtoehtoa kohden (pelkkä yöpyminen, aamiainen, puolihoito tai täysihoito), majoituksen hinnalla kyseisellä ateriavaihtoehdolla koko oleskelun ajalta ja omalla «Varaa»-painikkeella. Rivien alta vieras lukee, miten maksetaan — maksu varauksen yhteydessä, ennakkomaksu, kortti takuuna tai maksu majoituspaikassa — sen mukaan, miten olet asettanut sen «Maksu»-välilehdellä. Samassa kohdassa näkyvät myös pakolliset lisät ja mahdolliset automaattiset lisämaksut, jotka lasketaan yhteen yhteenvedossa ennen maksamista. Automaattiset veloitukset lasketaan jokaiselle varatulle majoitukselle, kun majoituksen hinta ylittää niiden kynnyksen; valitut lisäpalvelut eivät laukaise sitä. Ne asetetaan katalogissa. Mahdollinen matkailuvero näytetään erikseen, eikä se sisälly rivin hintaan eikä sivustolla maksettavaan summaan. Se maksetaan majoituspaikassa, ellet ole ottanut käyttöön asetusta «Sisällytä verot verkkomaksuihin» kohdassa «Vero & lakisääteinen vaatimustenmukaisuus» → «Verot»: silloin se peritään Stripen maksulinkeillä, eikä yhteenveto enää pyydä maksamaan sitä sisäänkirjautumisen jälkeen. Korttitakuun kohdalla vieras lukee, kun saapuminen on jo niin lähellä, että veloituspäivä on koittanut, ettei peruutus ole enää maksuton. Majoitukset, jotka eivät ole vapaana, jäävät alimmaksi harmaina, ja niissä lukee syy (täynnä, vähimmäisoleskelu, liikaa vieraita, ei hintaa) sekä painike «Näytä vapaat päivät», joka avaa majoituksen kalenterin, jossa jo varatut yöt on merkitty. Sama kalenteri avautuu, jos vieras painaa «Varaa» ennen kuin on valinnut päivät. Jos vapaita majoituksia on vähemmän kuin hän pyysi, järjestelmä kertoo sen ja ehdottaa ensimmäisiä päiviä, jolloin kaikki ovat vapaana. Yli 5 majoituksen varauksissa vierasta pyydetään ottamaan sinuun suoraan yhteyttä. Jos vieras on jo valinnut majoituksen ja aloittaa uuden haun, sivusto varoittaa ja pyytää vahvistusta, koska uusi haku poistaa valitun varauksesta. Kun päivät on valittu, majoituspaikan iso kuva, galleria ja varustelu väistyvät tulosten tieltä, ja tulokset nousevat sivun yläosaan. Jos Su:ta hallinnoidaan huoneistoina tai taloina eikä hotellina, sivusto ei kirjoita «huone» vaan «majoitus» — kaikilla kielillä: sitä vieras todella varaa.
Kuvat: majoitus ja yksiköt
Kuvat-lohkossa on luettelo kaikista gallerioista: majoituksen oma ja yksi kutakin huonetyyppiä kohden, kukin nimineen ja jo olemassa olevien kuvien määrineen. Napauta riviä avataksesi sen ja lisätäksesi tai järjestääksesi kuvia: palatessasi luku päivittyy itsestään. Huonetyypin kuvat ovat ne, joita vieras katsoo valitessaan.
Sivuston ulkoasu
Kohdassa Booking Engine › Sivuston ulkoasu valitset varaussivustosi värit, kirjasimet ja kulmien pyöristyksen sekä kirjoitat suoran varauksen edut. Se mihin et koske pysyy täsmälleen ennallaan: niin kauan kuin et muuta mitään, sivusto ei liiku pikseliäkään.
Jokainen kenttä lähtee oletusarvosta ja näyttää «Palauta» heti kun kosket siihen; yläreunan esikatselu näyttää saman tien painikkeen, joka tuo rahat. Jos yhdistelmä tekee tekstistä lukukelvottoman — esimerkiksi vaalea väri ja valkoinen sen päällä — Vezpa hylkää sen tallennettaessa ja kertoo, mikä pari, kuinka suuren kontrastin se saavuttaa ja minkä arvon laittaa: se on saavutettavuusvelvoite, ei oikku. Suoran varauksen edut kirjoitetaan yksi riviä kohden, sivustosi jokaisella kielellä: vieras näkee omansa, varalla englanti.
Vain johtaja voi muuttaa kohtaa «Sivuston ulkoasu», myös «Suoran varauksen edut»: muille rooleille painike näkyy harmaana, ja siinä lukee «Vain johtaja voi muuttaa sivuston ulkoasua.»
Näin se toimii: valmistele ensin, julkaise sitten
- Avaa Kohde › Booking Engine: asetussivu on jo käytettävissä, jo ennen kuin olet verkossa
- Valmistele rauhassa kuvat, kuvaukset ja osoite: kukaan vieras ei näe niitä ennen kuin julkaiset
- Valitse sivuston osoite (pakollinen julkaisua varten) ja napauta "Julkaise": siitä hetkestä vieraat voivat varata, ja toimen voi perua
- Verkkomaksu Stripen kautta on erillinen vaihe, ei pakollinen: ilman sitä otat maksun vastaan paikan päällä
- Jaa sivuston linkki eteenpäin ja ala vastaanottaa suoria varauksia!
1. Valmistele ja julkaise sivu Ei mitään pyyntöä lähetettäväksi
- Avaa Vezpa-sovellus ja siirry kohtaan Kohde → Booking Engine: asetussivu on jo käytettävissä, jo ennen kuin julkaiset
- Valmistele rauhassa kuvat, kuvaukset ja muut asetukset: kukaan ei näe niitä ennen kuin julkaiset
- Avaa välilehti Tyypit varausmoottorissa ja aseta vähintään yksi tyyppi näkyviin: alkumäärityksen jälkeen tyypit luodaan pois sivustolta, ja niin kauan kuin näin on, vieraat avaavat sivun eivätkä löydä mitään varattavaa. Sovellus huomauttaa siitä ennen julkaisua
- Valitse sivuston osoite sivun alalaidasta: ilman osoitetta sivulla ei ole linkkiä, jolla vastata, eikä sitä voi julkaista
- Napauta "Julkaise": siitä hetkestä vieraat voivat varata. Voit ottaa sen pois verkosta milloin tahansa samalla painikkeella (siitä tulee "Poista julkaisu") ja julkaista sen uudelleen, kun haluat
2. Verkkomaksu Stripen kautta Erillinen vaihe, ei pakollinen
Verkkomaksu on erillinen vaihe sivun julkaisemisesta, eikä se ole pakollinen: ilman yhdistettyä Stripeä otat maksun vastaan paikan päällä, kuten aina. Mutta jos maksuasetuksesi vaativat ennakkomaksun tai vakuuden (oletusarvo on 100 % oleskelusta varaushetkellä) eikä Stripeä ole yhdistetty, vieras pääsee varauksen loppuun asti eikä pysty maksamaan: varausta ei silloin synny lainkaan. Ennen julkaisua sovellus varoittaa sinua tästä.
Sinulla on kaksi yhtä hyvää tapaa: yhdistä Stripe (alla) ottaaksesi vastaan verkkomaksuja, tai jätä se yhdistämättä ja aseta Vaadittu ennakko ja Vakuus arvoon 0 — vieras varaa ja maksaa paikan päällä, ja varoitus katoaa.
Tilin luominen
- Booking Engine -osiossa näet painikkeen "Määritä Stripe"
- Kun napsautat sitä painiketta, sinut ohjataan Stripen omalle sivustolle viimeistelemään rekisteröinti loppuun
- Täytä kaikki pyydetyt tiedot: omat henkilötiedot, pankkiyhteyden tiedot (IBAN) ja henkilöllisyystodistus
- Palaa lopuksi takaisin sovellukseen ja napsauta "Tarkista määritykset" vahvistaaksesi asetukset
Miten maksut toimivat
Varausmoottori perii maksun kolmella tavalla sen mukaan, miten tämän sivun asetat:
- Koko maksu — vieras maksaa koko oleskelun varaushetkellä. Tämä on vakio: Vaadittu ennakko (%) lähtee arvosta 100
- Osittainen ennakko — laske Vaadittu ennakko (%) alle sadan, niin vieras maksaa vain sen osuuden; loput suoritetaan ennen saapumista
- Kortti vakuutena — vieras jättää kortin ilman välitöntä veloitusta. Veloituksen teet itse Stripe-paneelista
3. Sivuston mukauttaminen Määritä nimi, kuvaus ja tiedot
Siirry osioon Asetukset → Booking Engine ja napsauta korttia päästäksesi hallinnan sivulle. Juuri tällä sivulla voit määrittää kaikki oman sivustosi eri osa-alueet.
Kaikkein tärkeimmät tiedot
- Sivun otsikko — sinun majoituskohteesi nimi sellaisena kuin se näkyy sivustolla ja hakukoneiden tuloksissa
- Linkin kuvausteksti — lyhyt kuvaus (enintään 240 merkkiä), yksi jokaiselle Booking Enginessä käytössä olevalle kielelle. Se ei palvele vain hakukoneita: se on myös alaotsikko, jonka vieras lukee sivuston etusivulla, majoituksen nimen alla. Jokainen näkee sen omalla kielellään; jos kyseinen kieli on tyhjä, käytetään englantia ja sitten pääkieltä, ja jos kaikki ovat tyhjiä, alaotsikkoa ei näytetä lainkaan
- Sivuston URL-osoite — osoite
vezpa.it/prenota/nimesi(luodaan automaattisesti, eikä sitä voi muokata) - Rekisteröintitunnus — majoitusrekisterin tunnus siellä missä maasi sellaista pitää (CIN Italiassa, RNAL Portugalissa, rekisteröintinumero Ranskassa, Espanjassa, Alankomaissa ja Belgiassa). Se annetaan vain täällä ja vaaditaan tämän sivun tallentamiseen: sivusto näyttää sen julkisesti.
- Jos hallinnoit huoneistoja, tunnus kuuluu jokaiselle majoitukselle ja annetaan sen omalla kortilla kohdassa «Tyypit». Majoitus ilman tunnusta ei tule sivustolle; muut pysyvät verkossa.
- Näkyvä osoite — se osoite, joka näytetään sivuston kävijöille
- Google Maps -linkki — Google Mapsin URL-osoite interaktiivista karttaa varten
Saapumistiedot (yksi kutakin kieltä kohden)
Booking Engine puhuu ne kielet, jotka valitset Kielet-osiossa. Kullekin täytät saapumisohjeet, jotka vieras lukee varausvahvistuksesta:
- Sisään- ja uloskirjautumisen kellonajat
- Miten majoituskohteeseen pääsee parhaiten perille
- Mistä huoneen avaimet noudetaan
- Mahdolliset muut tärkeät huomautukset
Maksuja koskevat asetukset
- Vähimmäisvarausaika (päivää) — kuinka paljon ennakkoa varaus vaatii. 0 = otat varauksia vastaan vaikka tälle päivälle. «Saman päivän varaukset klo»: Tämän kellonajan jälkeen tänään varaavat voivat saapua vasta huomisesta. Koskee vain Booking Engineä: OTA-kanavilla on oma asetuksensa.
- Päivät maksuun — oletus 14. Niitä ei lasketa varauksesta vaan taaksepäin saapumisesta: tämän rajan sisällä sivusto vaatii koko summan eikä varausta enää hyvitetä; sen ulkopuolella vieras voi vielä peruuttaa ja saada rahansa takaisin
- Vaadittu ennakko (%) — oletus 100, eli koko oleskelu maksettuna heti. Pienempi arvo perii varaushetkellä vain sen osuuden
- Vakuus — vahinkovakuus: kortti tallennetaan ja veloitetaan vain, jos vahinko sattuu. 0 = ei vakuutta
VarusteluMitä vieras löytää huoneesta ja majoituskohteesta
Varustelu kertoo vieraalle, mitä hän löytää: huoneesta (TV, Wi-Fi, jääkaappi, hiustenkuivaaja, keittiö) ja majoituskohteesta (pysäköinti, hissi, uima-allas, aamiainen).
Huoneen varustelu asetetaan yksikön asetuksissa, Varustelu-paneelissa ominaisuuksien alla. Jos työskentelet huonetyypeittäin, asetat sen tyypille, ja se siirtyy sen sisältämiin yksiköihin. Majoituskohteen varustelu asetetaan kerran Booking Engine -sivulla, eikä sitä tarvitse toistaa jokaisessa huoneessa.
Luettelomme kohteilla on oma kuvake, ja ne ovat jo käännettyinä kaikille Booking Enginesi kielille. Jos jokin puuttuu, johtaja voi lisätä oman kohteen: voit antaa sille myös kuvakkeen, valittuna kaikista käytettävissä olevista, ja sama kuvake voi olla niin monessa kohteessa kuin haluat. Kirjoitat sen niillä kielillä, joilla myyt. Kohde ilman käännöstä näkyy silti, kirjoittamassasi tekstissä, jotta se ei katoa huomaamattasi.
Vieras näkee ne Booking Enginessä: huoneen omat majoituskohteen kortilla, sekä vapaita majoituksia valitessaan että majoituskohteen sivulla; majoituskohteen omat majoitusluettelon yläpuolella.
4. Majoituskohteen kuvat Logo, banneri ja valokuvat
Kuvat ovat aivan ratkaisevan tärkeitä, kun haluat saada vieraat vakuuttuneiksi ja tekemään varauksen. Voit ladata sivustolle seuraavat kuvat:
Majoituskohteen omat kuvat
- Logo — sinun majoituskohteesi oma logo, joka näytetään sivuston ylätunnisteessa
- Banneri — suurikokoinen pääkuva aivan sivun yläreunassa
- Kuvat 1-5 — enintään 5 muuta valokuvaa majoituskohteesta (ulkotilat, yhteiset tilat, uima-allas ja niin edelleen)
Huoneiden ja majoitusten kuvat
Jokaista huoneen tyyppiä (tai yksittäistä majoitusta) kohden voit ladata enintään 5 valokuvaa. Nämä kuvat näytetään vieraalle huoneen valinnan sivulla.
5. Ilmoitusten hallinta Määritä sivustolla näkyvät huoneet
Hallinnan sivun Huonetyypit-osiossa voit hallita sitä, mitkä huoneet ja majoitukset ovat näkyvissä sivustolla ja millä tavalla ne esitellään vieraille.
Jokaiselle huoneen tyypille voit määrittää
- Näkyvyys — ota julkaiseminen Booking Enginessä käyttöön tai poista se käytöstä ("No BE" -valitsin sulkee huoneen tyypin kokonaan pois)
- Kuvaava nimi — huoneen nimi sellaisena kuin vieraat sen näkevät (yksi jokaiselle Booking Enginessä käytössä olevalle kielelle)
- Kuvaus — huoneen yksityiskohtainen kuvausteksti (yksi jokaiselle Booking Enginessä käytössä olevalle kielelle)
- Vaihtoehdot — huoneen varustelu ja palvelut: vauvansänky, esteettömyys liikuntarajoitteisille, lemmikit sallittu, kolmas vuode, erotettavat vuoteet, näköala. Täällä ne vain näytetään: ne kytketään päälle Huoneen asetuksissa, ei tältä sivulta
- Esteettömyys liikuntarajoitteisille — kun se on päällä, sivusto näyttää vieraalle ruudun ”Esteetön pääsy”, jonka hän voi rastittaa, ja pyyntö tulee varaukselle. Syyskuusta 2026 luodut majoitukset alkavat asetuksella POIS PÄÄLTÄ: esteettömyyden ilmoittaminen julkisella sivulla on oltava sinun valintasi. Vanhemmilla se voi olla päällä entisestä, joten ne kannattaa käydä läpi yksi kerrallaan
- Valokuvat — enintään 5 kuvaa jokaista huoneen tyyppiä kohden
Lisäpalvelut ja SPA
Lisäpalvelut, jotka vieras voi lisätä (pinnasänky, pysäköinti, lemmikki), hän valitsee vaiheessa «Mukauta oleskeluasi», kun kaikki majoitukset on valittu; pakolliset hän näkee jo listassa majoituksen vieressä, koska kulu, jota ei voi poistaa, on nähtävä ennen valintaa. Lisäpalvelut ovat luettelon tuotteita, joilla «Booking Engine» on päällä, siinä järjestyksessä, jonka valitsit siellä; ostetut tulevat varauksen majoituslaskulle omina riveinään, kukin omalla ALV:llään. Jos SPA on käytössä, sivun alaosaan tulee osio «SPA ja kauppa», jossa on linkki SPA:han ja, jos olet ottanut sen käyttöön, kauppaan. Kun Booking Engine on upotettu omalle verkkosivustollesi, nämä linkit avautuvat uudelle välilehdelle.
6. Oma verkkotunnus Käytä omaa verkkotunnustasi Booking Enginessä
Oletusarvoisesti sinun sivustosi on saavutettavissa osoitteessa vezpa.it/prenota/nimesi. Voit kuitenkin halutessasi käyttää omaa verkkotunnusta (esimerkiksi hotellisi.fi) saadaksesi entistä ammattimaisemman ilmeen, ja voit liittää sen itse ilman että sinun tarvitsee odottaa tiimimme apua.
Näin kirjoitat osoitteen
Kirjoita osoite juuri sellaisena kuin se tulee mieleen: www.-alkuisena, https://-alkuisena, kauttaviivalla lopussa. Yhdistämme aina perusosoitteen — esimerkiksi www.sivustosi.fi muuttuu muotoon sivustosi.fi — ja kerromme sen sinulle ennen jatkamista. Jos osoite on päätasoinen — kuten sivustosi.fi — yhdistämme myös www.-muodon, eikä sinun tarvitse tehdä muuta; jos sen sijaan yhdistät aliverkkotunnuksen — kuten booking.sivustosi.fi — julkaisemme vain sen.
Jos osoite on jo käytössä
Ennen yhdistämistä tarkistamme, minne osoitteesi osoittaa tällä hetkellä. Jos se osoittaa jo toiselle palvelimelle — esimerkiksi koska sinulla on siellä jo sivusto — pysäytämme toiminnon ja kerromme siitä: jos yhdistäisimme sen Vezpaan, kyseinen sivusto ei olisi enää tavoitettavissa. Ehdotamme sen sijaan vapaata osoitetta, yleensä muotoa booking.sivustosi.fi, jolloin sivustosi pysyy paikallaan ja varaukset elävät sen vierellä. Jos haluat silti jatkaa, painike "Yhdistä silti" löytyy juuri siitä.
Verkkotunnuksen ostat itse
Vezpa ei myy verkkotunnuksia. Jos sinulla ei vielä ole yhtä, osta se rekisteröijältä ja palaa tänne yhdistämään se: me liitämme sen ja huolehdimme turvallisuussertifikaatista.
Näin liität oman verkkotunnuksesi
- Hanki verkkotunnus, jos sinulla ei vielä ole sellaista (esimerkiksi palveluista Aruba, GoDaddy, Register.it tai joltakin muulta rekisteröijältä)
- Siirry osioon Asetukset → Booking Engine → Oma verkkotunnus, valitse "Liitä verkkotunnus" ja syötä osoite juuri sellaisena kuin se tulee mieleen — lopusta huolehdimme me
- Vezpa näyttää sinulle ne DNS-ohjeet, jotka sinun on syötettävä oman rekisteröijäsi palveluun: samalta näytöltä löydät myös erillisen oppaan kaikkein yleisimpiä rekisteröijiä varten
- Kun olet tallentanut DNS-asetukset rekisteröijän palvelussa, palaa takaisin sovellukseen ja valitse "Tarkista nyt"
- Kun DNS-asetukset osoittautuvat oikeiksi, Vezpa aktivoi verkkotunnuksellesi automaattisesti suojauksen varmenteen (HTTPS)
Samalla sivulla voit aina tarkistaa liitännän tilan (odottaa DNS:ää, odottaa suojauksen varmennetta, aktiivinen tai virhetilassa) ja tarvittaessa myös poistaa verkkotunnuksen, jolloin palaat osoitteeseen vezpa.it/prenota/nimesi tai voit liittää jonkin toisen verkkotunnuksen.
Julkaisun jälkeen Näin hallitset Booking Engineäsi
Linkin jakaminen
Sovelluksen Asetukset-osiossa Booking Enginen kortissa on kaksi painiketta, joiden avulla voit jakaa linkin:
- Kopioi — kopioi linkin leikepöydälle, jotta voit liittää sen minne tahansa haluat
- Jaa — avaa laitteesi oman jakamisen valikon (WhatsApp, sähköposti, sosiaalinen media ja niin edelleen)
Voit lisätä linkin omalle verkkosivustollesi, sähköpostisi allekirjoitukseen, sosiaalisen median profiileihin ja kaikkialle muualle, missä mahdolliset tulevat vieraat voivat helposti nähdä sen.
Vastaanotetut varaukset
Booking Enginen kautta tulevat varaukset saapuvat sovellukseen aivan kuten mitkä tahansa muutkin varaukset:
- Ne näkyvät sovelluksen kalenterissa, ja niiden kanavana on "Booking Engine"
- Saat puhelimeesi push-ilmoituksen jokaisesta uudesta saapuneesta varauksesta
- Vieras saa automaattisesti vahvistuksen sähköpostitse, ja siinä ovat mukana saapumista koskevat tiedot
Asetusten muuttaminen
Voit muuttaa Booking Enginen asetuksia aivan milloin tahansa hallinnan sivun kautta. Tehdyt muutokset näkyvät sivustolla välittömästi heti tallentamisen jälkeen.
Tarvitsetko apua?
Tiimimme on käytettävissäsi ja opastaa sinua alusta loppuun asti Booking Enginen valmistelussa ja julkaisussa. Avaa tukipyyntö suoraan sovelluksen kautta!