Οδηγός Ιστορικού Πελατών

Το ιστορικό πελατών είναι το κεντρικό αρχείο όλων των επισκεπτών που έχουν διαμείνει στο κατάλυμά σας. Κάθε φορά που ένας επισκέπτης ολοκληρώνει το check-in, τα στοιχεία του αποθηκεύονται αυτόματα στο ιστορικό, ώστε να τα έχετε πάντα άμεσα διαθέσιμα για τις μελλοντικές διαμονές.

Πού βρίσκεται το ιστορικό

Από τη γραμμή πλοήγησης της εφαρμογής, πατήστε Κρατήσεις και επιλέξτε την καρτέλα Πελάτες. Θα ανοίξει η οθόνη αναζήτησης με ένα πεδίο κειμένου στο οποίο πληκτρολογείτε τα κριτήρια.

Κριτήρια αναζήτησης

Μπορείτε να αναζητήσετε έναν επισκέπτη χρησιμοποιώντας διάφορα κριτήρια. Η αναζήτηση είναι ευέλικτη και συνδυαστική: αρκεί να πληκτρολογήσετε ακόμη και ένα μέρος του στοιχείου για να λάβετε αποτελέσματα.

Ανάγνωση των αποτελεσμάτων

Τα αποτελέσματα εμφανίζονται ως λίστα από κάρτες. Κάθε κάρτα αναφέρει το όνομα και το επώνυμο του επισκέπτη, το email (εφόσον υπάρχει) και τον αριθμό των διαμονών του στο παρελθόν στο κατάλυμά σας. Πατήστε μια κάρτα για να ανοίξετε το πλήρες προφίλ του πελάτη.

Πατώντας έναν πελάτη στα αποτελέσματα της αναζήτησης ανοίγει το πλήρες προφίλ του. Αυτή η οθόνη συγκεντρώνει όλες τις πληροφορίες που έχουν συσσωρευτεί κατά τη διάρκεια των διαμονών, προσφέροντας μια σφαιρική εικόνα του επισκέπτη.

Στοιχεία ταυτότητας

Το επάνω τμήμα του προφίλ εμφανίζει τα προσωπικά στοιχεία του επισκέπτη που συλλέχθηκαν κατά τις καταχωρίσεις:

• Όνομα και επώνυμο — τα βασικά στοιχεία του επισκέπτη
• Ημερομηνία γέννησης — με ένδειξη της ηλικίας και του ζωδίου
• Τόπος γέννησης και υπηκοότητα — πόλη, νομός και χώρα
• Έγγραφο ταυτότητας — τύπος, αριθμός και ημερομηνία λήξης
• Email και τηλέφωνο — στοιχεία επικοινωνίας για άμεση επαφή
• Διεύθυνση κατοικίας — οδός, πόλη, ταχυδρομικός κώδικας και χώρα

Ιστορικό διαμονών

Κάτω από τα στοιχεία ταυτότητας βρίσκετε την πλήρη λίστα όλων των διαμονών του επισκέπτη στο κατάλυμά σας, ταξινομημένες από την πιο πρόσφατη προς την παλαιότερη. Κάθε διαμονή εμφανίζει:

Πατήστε μια μεμονωμένη διαμονή για να ανοίξετε την πλήρη λεπτομέρειά της με όλες τις χρεώσεις, τις πληρωμές και τις σχετικές σημειώσεις.

Η πράσινη ετικέτα των διαμονών

Στα αποτελέσματα της αναζήτησης, κάτω από το όνομα, και στο πάνω μέρος της καρτέλας του πελάτη εμφανίζεται μια πράσινη ετικέτα με τις διαμονές του ατόμου στο κατάλυμά σας: «1 διαμονή» την πρώτη φορά και από δύο και πάνω «Τακτικός πελάτης · 3 διαμονές». Υπολογίζεται μόνη της, δεν χρειάζεται καμία ρύθμιση: μετρούν οι κρατήσεις του ατόμου που δεν έχουν ακυρωθεί και έχουν ήδη ξεκινήσει, με το άτομο να αναγνωρίζεται μέσω του ιστορικού, δηλαδή μαζί με τις παλαιότερες κρατήσεις που συνδέονται με αυτό. Μια μελλοντική κράτηση δεν μετρά μέχρι να φτάσει ο επισκέπτης.

Η ίδια πληροφορία εμφανίζεται και στην καρτέλα μιας κράτησης: αν ο κύριος επισκέπτης έχει ήδη μείνει σε εσάς, βλέπετε «Τακτικός πελάτης · 2 προηγούμενες διαμονές», και εκεί αρκεί ακόμη και μία μόνο προηγούμενη διαμονή. Περιγράφεται στον οδηγό της κράτησης.

VIP και ετικέτες του επισκέπτη

Κάτω από την πράσινη ετικέτα των διαμονών, η καρτέλα πελάτη έχει το κουμπί «VIP»: πατήστε το για να το ενεργοποιήσετε και πατήστε ξανά για να το απενεργοποιήσετε. Ισχύει για όλο το ιστορικό του ατόμου: το βλέπουν ενεργό και οι επόμενες κρατήσεις, που δημιουργούν νέα καρτέλα σε κάθε διαμονή. Το αστέρι εμφανίζεται επίσης στη λίστα πελατών και στην καρτέλα μιας κράτησης αυτού του επισκέπτη.

Δίπλα βρίσκονται οι χρωματιστές ετικέτες του επισκέπτη: οι προτιμήσεις που θέλετε να θυμάστε, για παράδειγμα «ψηλός όροφος» ή «επιπλέον μαξιλάρι». Το x σε μια ετικέτα την αφαιρεί· το «Ετικέτα» με το σύμβολο + ανοίγει ένα φύλλο όπου επιλέγετε μια υπάρχουσα ή δημιουργείτε νέα με «Νέα ετικέτα»: όνομα έως 30 χαρακτήρες, χρώμα και «Προσθήκη». Και οι ετικέτες ισχύουν για όλο το ιστορικό, και αφαιρώντας μία την αφαιρείτε από όλες τις καρτέλες που συνδέονται με το άτομο.

Στη λίστα πελατών, με κενή αναζήτηση, εμφανίζονται οι πιο πρόσφατοι πελάτες, και πάνω από τη λίστα βρίσκονται τα φίλτρα «VIP», «Τακτικός πελάτης», «Ετικέτα» και «Εθνικότητα». Οι λεπτομέρειες βρίσκονται στον οδηγό των κρατήσεων.

Η ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση του «VIP» και η προσθήκη ή αφαίρεση ετικετών ακολουθούν το ίδιο δικαίωμα με την εγγραφή στις κρατήσεις: όποιος ανοίγει την καρτέλα χωρίς αυτό το δικαίωμα βλέπει το αστέρι και τις ετικέτες, αλλά δεν μπορεί να τις αλλάξει.

Γενέθλια

Αν η ημερομηνία γέννησης είναι διαθέσιμη, το σύστημα επισημαίνει τα γενέθλια του επισκέπτη. Όταν ένας επισκέπτης βρίσκεται στο κατάλυμα την ημέρα των γενεθλίων του, μια ειδική ειδοποίηση εμφανίζεται στη σελίδα Διεύθυνση, ώστε να μπορείτε να ετοιμάσετε ένα δώρο ή ένα μήνυμα ευχών — μια λεπτομέρεια που κάνει τη διαφορά.

Σημειώσεις και αναμνήσεις

Το προφίλ πελάτη μπορεί να περιέχει εξατομικευμένες σημειώσεις που καταχωρεί το προσωπικό του καταλύματος. Χρησιμοποιήστε τις σημειώσεις για να καταγράψετε:

• Προτιμήσεις του επισκέπτη (δωμάτιο σε ψηλό όροφο, μακριά από το ασανσέρ, επιπλέον μαξιλάρι)
• Αλλεργίες ή διατροφικές δυσανεξίες
• Επαναλαμβανόμενα ειδικά αιτήματα
• Τυχόν προβλήματα που προέκυψαν στο παρελθόν

Νέα κράτηση με αυτόν τον επισκέπτη

Στο κάτω μέρος του προφίλ βρίσκετε το κουμπί «Νέα κράτηση με αυτόν τον επισκέπτη». Πατώντας το, το σύστημα:

1. Ελέγχει την πληρότητα των δεδομένων
   Επαληθεύει ότι όλα τα υποχρεωτικά πεδία για την καταχώριση στη χώρα σας είναι συμπληρωμένα (οι απαιτήσεις διαφέρουν ανά χώρα: στην Ιταλία απαιτούνται έγγραφα, στην Ιρλανδία αρκούν το επώνυμο και η εθνικότητα).
2. Εμφανίζει το αποτέλεσμα του ελέγχου
   Αν όλα τα στοιχεία υπάρχουν, εμφανίζεται ένα πράσινο μήνυμα επιβεβαίωσης. Αν λείπουν πεδία, μια ειδοποίηση δείχνει ακριβώς ποια στοιχεία λείπουν — μπορείτε ωστόσο να προχωρήσετε με «Κράτηση ούτως ή άλλως».
3. Ανοίγει τη δημιουργία κράτησης
   Ανοίγει η οθόνη Νέα Κράτηση με όλα τα στοιχεία του επισκέπτη ήδη προσυμπληρωμένα: όνομα, επώνυμο, έγγραφο, στοιχεία επικοινωνίας, υπηκοότητα, κατοικία. Δεν χρειάζεται να καταχωρίσετε ξανά τίποτα.

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (Κανονισμός ΕΕ 2016/679, γνωστός ως GDPR) εγγυάται σε κάθε πρόσωπο το δικαίωμα στη λήθη: ο επισκέπτης μπορεί να ζητήσει ανά πάσα στιγμή τη διαγραφή των προσωπικών του δεδομένων από το αρχείο σας.

Το Vezpa PMS σας επιτρέπει να ανταποκριθείτε σε αυτό το αίτημα με απλό και ασφαλή τρόπο, απευθείας από την εφαρμογή.

Πώς να προχωρήσετε στη διαγραφή

1. Μεταβείτε στο Κρατήσεις > Πελάτες και αναζητήστε τον επισκέπτη που υπέβαλε το αίτημα
2. Πατήστε το όνομά του για να ανοίξετε το πλήρες προφίλ
3. Κάντε κύλιση μέχρι το τέλος και πατήστε το κουμπί Διαγραφή δεδομένων GDPR
4. Διαβάστε τη σύνοψη όσων θα διαγραφούν και πατήστε Επιβεβαίωση διαγραφής

Τι διαγράφεται

Η διαδικασία αφαιρεί όλα τα προσωπικά δεδομένα του επισκέπτη από το σύστημα:

• Όνομα και επώνυμο — αντικαθίστανται από ένα ανώνυμο αναγνωριστικό
• Ημερομηνία και τόπος γέννησης — αφαιρούνται πλήρως
• Έγγραφο ταυτότητας — τύπος, αριθμός και ημερομηνία λήξης διαγράφονται
• Email και τηλέφωνο — αφαιρούνται από το προφίλ
• Διεύθυνση κατοικίας — διαγράφεται
• Προσωπικές σημειώσεις — τυχόν καταγραφές για τον πελάτη διαγράφονται

Τι παραμένει στο σύστημα

Για να διασφαλιστεί η συνοχή των λογιστικών και στατιστικών δεδομένων, ορισμένες ανωνυμοποιημένες πληροφορίες διατηρούνται:

• Στατιστικά δεδομένα — αριθμός διαμονών, συνολικά ποσά και κανάλια προέλευσης (χωρίς αναφορά στο όνομα του επισκέπτη)
• Υποχρεωτικές καταχωρίσεις — οι διαβιβάσεις που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί προς τη Questura (ιταλική αστυνομική αρχή) ή την ISTAT (ιταλική στατιστική υπηρεσία) παραμένουν στα αρχεία των αρχών, όπως προβλέπει ο νόμος
• Λογιστικά δεδομένα — τα τιμολόγια και οι αποδείξεις που έχουν εκδοθεί διατηρούνται για τις φορολογικές υποχρεώσεις