Anleitung Übersicht

Die Übersicht ist die Betriebszentrale Ihrer Unterkunft. Es ist der erste Bildschirm, den Sie beim Öffnen der App sehen, und er zeigt auf einen Blick alles, was Ihre Aufmerksamkeit braucht.

Von oben nach unten zeigt die Seite: die Benachrichtigungsbanner für dringende Lagen, den Tag von Heute in vier Zahlen, die Belegung der Nächste 7 Tage, die Abkürzungen (POS, Kasse und die anderen) und die eingegangenen neuen Buchungen. Am Telefon stehen die Abkürzungen ganz oben, direkt nach den Bannern und vor Heute.

In der oberen Leiste finden Sie «Neue Buchung», um eine Buchung ohne Umweg über den Kalender einzugeben, und die Suche: am Computer ein Feld oben auf der Seite, am Telefon die Lupe in der Leiste. Geben Sie einen Namen ein, und die Liste Buchungen öffnet sich mit der Suche schon ausgeführt; sie bleibt als Filter sichtbar und wird dort entfernt.

Farbige Banner oben auf der Seite melden wichtige Lagen. Sie erscheinen nur, wenn es etwas zu melden gibt.

Unter den Bannern fasst der Block Heute den Tag in vier Feldern zusammen: am Computer vier nebeneinander, am Telefon zwei pro Zeile. Jedes Feld lässt sich antippen und öffnet die Liste, die abzuarbeiten ist.

Wie die Zähler zu lesen sind

• 3 / 5 und darunter 2 noch offen — drei Check-ins erledigt von fünf heute erwarteten Ankünften.
• Verschwindet die Zeile «noch offen», ist dieser Teil des Tages abgeschlossen.
• 0 / 0 — heute keine Ankünfte oder Abreisen erwartet.

Zimmer IN / Zimmer OUT

Gibt es weitere Zimmer, die ankommen oder abreisen (über den normalen Check-in/out hinaus), stehen sie in einer zusätzlichen Zeile unter den Haupttasten.

Die zusätzlichen Zeilen bei «Im Haus»

Unter dem Prozentwert kann das Feld Im Haus zwei weitere Zeilen zeigen, nur wenn sie gebraucht werden:

• «N Bleiber» — Gäste, die bleiben: Sie waren gestern schon da und reisen heute nicht ab, sind also weder Anreisen noch Zimmerwechsel.
• «N nicht verkäuflich», in Orange — die Einheiten, die heute Nacht gesperrt oder in Wartung sind, also genau die, die die Zählung «/ gesamt» bereits ausschließt. Beim Antippen öffnet sich Heute Nacht nicht verkäuflich: für jede Einheit Name und Typ, Wartung oder Gesperrt, der Grund, falls angegeben, und bei Wartung «bis …» mit der letzten Nacht.

Heute storniert

Unter den vier Feldern erscheint Heute storniert nur, wenn heute mindestens eine Stornierung eingegangen ist: über ein Portal, durch eine abgelaufene Buchung der Booking Engine oder von Hand. Es zeigt die Anzahl und darunter die frei gewordenen Nächte. Beim Antippen öffnet sich die Liste mit Name, Daten und Kanal; tippen Sie auf eine Zeile, um die Buchung zu öffnen. Gezählt werden Stornierungen ab dem 22.10.2026: frühere erscheinen nicht.

• Im Haus — das Feld von Heute öffnet die Liste Belegung: alle Gäste, die jetzt im Haus sind, mit dem zugeordneten Zimmer.
• Ankünfte — die Liste der Buchungen, die in den nächsten Tagen kommen (nicht nur heute), öffnet sich über den Link «N Anreisen» im Feld Nächste 7 Tage. Zum Vorausplanen.

Das Alter der Kinder, unter den Zahlen

Bringt eine Buchung Kinder mit, erscheint unter den Zahlen je Altersgruppe das angegebene Alter jedes Kindes: eine Zahl von Jahren, Unter 1 Jahr, oder Alter nicht angegeben, wo es fehlt. Es steht da, um vorher zu handeln: Kinderbett oder Bett, Hochstuhl, Angebote nach Altersgruppe.

Die Zeile steht im Check-in — auf der Zeile der Buchung und auf der Zeile jedes Zimmers — und in den Ankünften, auf der Zeile der Buchung. In der Belegung und in den Abreisen nicht. Und bei einer Buchung mit nur Erwachsenen auch nicht: wo es nichts zu sagen gibt, steht nichts.

Das Feld zeigt eine Säule für jede der nächsten sieben Nächte, ab heute Nacht. Die Höhe der Säule ist die Belegung dieser Nacht, und der Prozentwert steht in der Säule, oder darüber, wenn die Säule zu niedrig ist, um ihn zu fassen. Die vollste Nacht hat ein dunkleres Grün.

• Der Prozentwert wird auf die verkaufbaren Einheiten gerechnet: gesperrte oder in Wartung zählen nicht zur Summe, so sagt die Zahl, wie viel Sie von dem verkauft haben, was Sie wirklich verkaufen können.
• Über den Säulen stehen in einer einzigen Zeile die Anreisen (grün) und Abreisen (rot) jedes Tages, heute eingeschlossen, ohne stornierte Buchungen. Am Computer hat jede Zahl ihr Symbol, am Telefon stehen nur die farbigen Zahlen. Ein Tag ohne Anreise und Abreise bleibt leer.
• Oben rechts zählt «N Anreisen» die Buchungen, die von morgen bis zum Ende der Woche ankommen (die von heute stehen schon im Feld Check-in), und öffnet die Liste der Ankünfte.

Nächste 14 Tage: ADR und RevPAR

Für Hoteldirektor, Assistent und Revenue Manager lässt sich das Feld Nächste 7 Tage antippen: unten rechts ist ein Symbol zum Öffnen, und es öffnet sich «Nächste 14 Tage». Für die anderen Rollen lässt sich das Feld nicht antippen, und die Vorschau gibt es nicht.

• Die Säulen sind die Belegung der nächsten vierzehn Nächte, Nacht für Nacht, berechnet wie im Feld: gesperrte oder in Wartung befindliche Einheiten zählen nicht.
• ADR — der durchschnittliche Logispreis der in dieser Nacht verkauften Zimmer.
• RevPAR — der Logisumsatz der Nacht geteilt durch die verkaufbaren Zimmer.
• Die Beträge sind in der Währung der Unterkunft. Der Umsatz eines Aufenthalts wird auf seine Nächte verteilt, nicht wie in den Statistiken ganz auf den Abreisetag gelegt, und die Verpflegung (Frühstück und Ähnliches) fließt nicht ein.

Manche OTAs schicken Buchungen «Auf Anfrage», die Sie von Hand bestätigen müssen, bevor sie endgültig angenommen sind.

Die Karten zeigen: Name des Gastes, Daten von Check-in und Check-out, zugeordnetes Zimmer, OTA-Kanal, Nationalität und Verpflegung.

Eine Karte antippen öffnet die Buchung, wo Sie sie bestätigen oder ablehnen.

Unten auf der Seite steht die Liste der zuletzt eingegangenen Buchungen, mit farbigen Badges zur Unterscheidung:

• Neu — eben angelegte Buchung
• Änd. — bestehende Buchung geändert (Daten, Gäste und so weiter)

Jede Karte zeigt: Datum der Anlage oder der Änderung, Name des Gastes, Daten des Aufenthalts, zugeordnetes Zimmer und OTA-Kanal. Antippen öffnet die ganze Buchung.

Die Links stehen nicht auf der Seite: Das Symbol neben den drei Punkten, oben rechts, öffnet sie in einer Schublade. Sie sind in zwei Gruppen geteilt: Direktbuchungen, mit der Karte Booking Engine, wenn Ihre Buchungsseite aktiv ist, und Wellness, mit der Karte SPA, wenn das Wellness-Modul aktiv ist. Jede Karte zeigt die Adresse und hat zwei Schaltflächen: Adresse kopieren legt sie in die Zwischenablage, Öffnen öffnet sie im Browser.

• Die Adresse steht da, damit Sie sie auf einen Blick erkennen; zum Veröffentlichen nutzen Sie Adresse kopieren, so müssen Sie nichts abtippen.
• Haben Sie eine eigene Domain, benutzt der Link schon sie — Sie müssen sich nicht merken, welche Fassung Sie verschicken.
• Mit mehreren Unterkünften hat jede Booking Engine ihre eigene Karte, mit dem Namen der Unterkunft; die SPA bleibt eine einzige. Eine Karte erscheint nur, wenn der Kanal wirklich aktiv ist, und das Symbol nur, wenn mindestens einer der beiden es ist.

Am Telefon stehen die Abkürzungen ganz oben auf der Seite, direkt nach eventuellen Bannern und vor Heute; am Computer finden Sie sie unter dem Feld der 7 Tage. Am Computer stehen alle in einer Zeile; am Telefon nehmen POS und Kasse, die meistbenutzten, die erste Zeile ein, und die anderen folgen darunter, zu gleichen Teilen. Sie sind nicht für alle dieselben: Sie sehen nur die, die Ihre Rolle wirklich benutzen kann.

• POS und Wellness, um an der Theke zu kassieren.
• «Kasse» für den Thekenverkauf der Katalogartikel: bar, Karte, externe Karte oder Buchung aufs Zimmer, mit Tagesübersicht und Stornos. Siehe den Kassen-Leitfaden.
• «Buchhaltung», für Direktor und Assistent: öffnet die Buchhaltungsunterlagen der Unterkunft — «Ausgestellte Rechnungen» außerhalb Italiens bei aktiver Rechnungsstellung, in Italien den Bereich «Elektronische Rechnungsstellung». Erscheint nur, wenn es mindestens einen Eintrag gibt; mit einem öffnet sie ihn sofort, mit mehreren zeigt sie eine Liste.
• RMS, dem Hoteldirektor vorbehalten: das Protokoll dessen, was die Automatik über die Preise entschieden hat, mit dem Rückgängig.
• Aktivität für den Hoteldirektor: wer was wann und von wo geändert hat.

Die Liste Neue Buchungen zeigt die letzten 50, sortiert nach letzter Änderung — nicht nach Datum der Anlage.

• Darum kann eine alte Buchung wieder nach oben steigen: sie wurde geändert, sie ist nicht eben eingegangen.
• Das Badge sagt, was von beidem: Neu, wenn sie eben kam, Änd., wenn sie geändert wurde.
• Die Ankünfte (über den Link in Nächste 7 Tage) schauen einige Tage voraus; die Belegung (über das Feld Im Haus) zeigt, wer jetzt im Haus ist.

Am Desktop und für Hoteldirektor, Assistent und Revenue Manager erscheint rechts eine Spalte mit Aktionen und dem schon offenen Bereich Markt: die Nachfrage in Ihrer Gegend, der Vergleich mit den Mitbewerbern, woher Ihre Buchenden kommen.

• Der Bereich Markt erscheint nur, wenn es echte Daten gibt: ohne sie bleibt allein die Karte Aktionen.
• So bleibt die Marktzahl im Blick, während Sie Ihre eigenen Zahlen ansehen, ohne die Seite zu wechseln.
• Auf Telefon und Tablet gibt es die Spalte nicht: da ist kein Platz, und der Markt bleibt von den Preisen aus erreichbar.
• Die anderen Rollen sehen sie nicht: es ist ein Hebel für die Preise, keine Zahl für den Betrieb.

Von der Übersicht aus erreichen Sie als Hoteldirektor auch das Aktivitätsprotokoll: die zeitliche Liste jeder Änderung an der Unterkunft, mit Urheber, Uhrzeit und Herkunft. Es zeigt, was das ganze Personal getan hat, und darum ist es dem Hoteldirektor vorbehalten.

Alles dazu steht in der Anleitung Aktivitätsprotokoll.

Hat eine Buchung noch keine Unterkunft zugeordnet, erscheint an der Stelle des Zimmernamens ein Hinweis: ein Warndreieck und dahinter die Worte «Zimmer nicht zugeordnet», in Rot. Die Farbe ist nicht das einzige Zeichen: Symbol und Text sagen dasselbe, damit es auch in Schwarzweiß lesbar bleibt, und für jeden, der Rot nicht unterscheidet.

In der Übersicht finden Sie ihn an mehreren Stellen:

• Neue Buchungen — hier ist der Hinweis antippbar und bringt Sie direkt zu dem Bildschirm, auf dem Sie die Unterkunft zuordnen, ohne über die Buchung zu gehen.
• Die Listen Ankünfte, Abreisen und nächste Ankünfte: der Hinweis nimmt den Platz des Zimmernamens ein.
• Die Liste der Geburtstage: der Satz steht neben dem Geburtsdatum, rot und fett.
• Die Liste Belegung: Gäste, die schon eingecheckt sind, aber noch keine Unterkunft haben, stehen ganz oben in der Liste, mit dem Hinweis «Zimmer nicht zugeordnet» anstelle des Zimmernamens. Gäste, die noch nicht eingecheckt sind, stehen nicht dort: sie sind eine Ankunft, die vorzubereiten ist, nicht jemand, der schon im Haus ist.

Die Zähler Check-in, Check-out und Einheiten IN/OUT werden nicht beim Öffnen der Seite gerechnet: sie sind die Momentaufnahme der letzten nächtlichen Auffrischung. Die Listen, die sich beim Antippen öffnen, werden jetzt gerechnet, und sie sagen das auch: darum steht eine Buchung von heute Morgen schon in der Liste, aber noch nicht in der Zahl. Auch die Seite Fristen sagt, was sie umfasst: sie zeigt Angebote, die schon verstrichen und noch aktiv sind, genau die, die das rote Banner zählt.

Ausnahmen sind Im Haus und Nächste 7 Tage: sie werden bei jedem Öffnen oder Aktualisieren der Seite aus dem Kalender gerechnet und folgen deshalb sofort einer neuen Buchung oder einer gesperrten Einheit.