Leitfaden Aktivitätsprotokoll

Das «Aktivitätsprotokoll» ist die zeitliche Liste von allem, was auf Ihrer Unterkunft geschieht. Jede Zeile trägt eine Beschreibung der Handlung, wer sie getan hat mit der Rolle, die diese Person in jenem Moment hatte, die Uhrzeit und die Quelle. Hier beantworten Sie «wer hat diesen Preis geändert» und «was war vorher da».

Wie Sie hierher kommen

Von der Übersicht, mit der Schaltfläche «Aktivität». Die Beschriftung ist absichtlich kurz: der Titel der Seite, die sie öffnet, ist länger und würde auf halber Breite nicht passen. Fehlt diese Schaltfläche, ist Ihr Profil auf dieser Unterkunft kein Hoteldirektor (siehe Besondere Fälle).

Was im Protokoll landet

Buchungen, Preise, Verfügbarkeit, Gäste, Gästedokumente, Zahlungen, Ausgaben, Wellness, Benutzer und Rollen, Automatisierungen, Abonnement, Lager, Rechnungen, Unterkunft, Zimmer und Portalkanäle. Jede Zeile trägt auch, von wo die Handlung kam, und es gibt sechs Quellen: «Aus der App», «Vom Webpanel», «Von Booking Engine», «Vom OTA-Kanal», «Automatisch» und «Vom Support».

«Nur Wichtiges», standardmäßig eingeschaltet

Unter der Leiste steht der Schalter «Nur Wichtiges» (auf dem Telefon ist er das erste Element, auf Tablet und Computer steht er rechts neben der Suche), und er beginnt eingeschaltet. Mit eingeschaltetem Schalter bleiben kritische und relevante Handlungen in Sicht; informative bleiben draußen, und das sind heute nur die automatischen Schreibvorgänge des Preismotors — ein nächtlicher Lauf erzeugt viele davon. Schalten Sie ihn aus, wenn Sie einen genauen Moment Minute für Minute nachbauen müssen.

Das Suchfeld, und worauf es wirklich schaut

«Protokoll durchsuchen» läuft von selbst, während Sie tippen, ohne Eingabetaste. Es sucht Eigennamen — Zimmer, Gast, Lieferant, wer gehandelt hat — und nicht den übersetzten Wortlaut der Handlung: dieser Wortlaut lebt in keiner Spalte, er wird beim Zeichnen der Zeile errechnet. Das Verb zu suchen, das Sie auf dem Bildschirm lesen, bringt nichts, und das ist kein Fehler.

Das Informationszeichen neben dem Feld sagt dasselbe in einer Zeile: tippen Sie darauf, um sie einzublenden.

Die Filterfläche

Das Filterzeichen in der oberen Leiste öffnet «Filter»: ein Fenster auf dem Computer, ein Blatt, das auf Telefon oder Tablet nach oben gleitet. Darin sind drei Menüs und ein Befehl.

Jede Wahl greift sofort: es gibt keine Bestätigungsschaltfläche, genau wie beim Schalter darüber. Das Filterzeichen in der Leiste füllt sich, sobald mindestens ein Filter gesetzt ist, sodass Sie es erkennen, ohne die Fläche wieder zu öffnen.

Vorher und nachher, Zeile für Zeile

Tippen Sie eine Zeile an, um ihr Detail zu öffnen — es öffnen sich nur die Zeilen, die einen Wert geändert haben oder ein Detail tragen, die anderen antworten auf das Tippen nicht. Oben steht «Was sich geändert hat»: eine Zeile pro Feld, mit dem alten Wert durchgestrichen, einem Pfeil und dem neuen Wert in Fettschrift.

Auf dem Telefon erscheinen die Details von unten; auf dem Tablet öffnen sie sich in einem Fenster; am Computer steht die Liste links und die Details bleiben rechts immer geöffnet, mit der ersten Zeile, die sich öffnen lässt, bereits gewählt.

Darunter, wenn die Handlung mehrere Tage oder mehrere Zimmer auf einmal berührt hat, steht «Details»: eine Tabelle mit den Spalten «Datum», «Element», «Feld», «Vorher» und «Nachher». Eine Preiskorrektur über einen ganzen Zeitraum hört nicht bei der Zusammenfassung auf: sie öffnet sich Tag für Tag, Zimmer für Zimmer. Das ist es, was «welchen Preis hatte Zimmer 7 am 12. August, vor der Korrektur» beantwortet.

Blättern und neu laden

Die Liste ist nach Tag gruppiert und verlängert sich, wenn Sie sich dem Ende nähern. Um sie von oben neu zu lesen, ziehen Sie die Liste nach unten. Wenn es nichts zu zeigen gibt, sagt die Seite «Keine Aktivitäten vorhanden» — mit gesetzten Filtern heißt das fast immer, dass sie zu eng sind, nicht dass nichts geschehen ist.

Ein Werkzeug allein für den Hoteldirektor

Das Protokoll zeigt, was jedes Mitglied des Personals getan hat — Assistenten, Hausdame, jeder, der auf der Unterkunft arbeitet — und deshalb öffnet es nur der Hoteldirektor. Der Assistent sieht es nicht, denn der Assistent gehört selbst zu diesem Personal. Es verschwindet nicht nur die Schaltfläche: der Server lehnt die Anfrage auch jemandem ab, der die Adresse auf einem anderen Weg erreicht hat.

Die Geschichte eines einzelnen Zimmers

Um herauszufinden, was mit einem Zimmer geschehen ist, müssen Sie nicht hierher zurückkehren und filtern. Öffnen Sie dessen Einrichtung — «Zimmer konfigurieren» — und tippen Sie das Uhrzeichen in der Leiste an, beschriftet mit «Verlauf»: dieselbe Liste von Zeilen öffnet sich, schon auf jenes Zimmer eingeschränkt, mit der Anzahl in der Kopfzeile. Auch dieses Zeichen ist allein für den Hoteldirektor.

Portalverknüpfungen

Das Protokoll verfolgt auch die Verknüpfungen zwischen Portalzimmern und Vezpa-Zimmern, den Schritt, der entscheidet, wo eine Portalbuchung landet. Wird ein Portalzimmer verknüpft, erscheint eine Zeile wie «Portalzimmer 12345 (Booking.com) mit Standard verknüpft».

Wird ein Code entfernt, sagt die Zeile auch, wohin er gegangen ist: «… von Standard getrennt — jetzt mit Deluxe verknüpft», wenn er verschoben wurde, oder nur die erste Hälfte, wenn das Portalzimmer wieder frei geworden ist. Es gibt eine Zeile pro Zimmertyp, nicht eine pro gleichem Zimmer. Monate später ist das die Antwort auf «warum erhält dieses Zimmer keine Buchungen mehr vom Portal».

Wie lange Informationen bleiben

Zeilen bleiben nicht für immer, und wie lange hängt von der Wichtigkeit der Handlung ab. Vezpa entscheidet die Wichtigkeit, wenn es die Zeile schreibt: sie wird auf dem Bildschirm nicht gezeigt und ist nichts, was Sie einstellen.

Ist die Frist des Details abgelaufen, verschwindet das Ereignis nicht: es bleibt im Protokoll mit seiner Zusammenfassung, nur ohne die tageweise Aufschlüsselung.

• Ich finde das Protokoll in der App nicht. Der Eintrag heißt «Aktivität» und sitzt in der Übersicht, nicht «Protokoll». Ist er nicht da, ist Ihr Profil auf dieser Unterkunft kein Hoteldirektor.
• Ich habe ein Wort gesucht und nichts gefunden. Die Suche schaut auf Eigennamen, nicht auf das Verb der Handlung. Suchen Sie den Namen des Zimmers, des Gastes oder der Person.
• Ich habe eine Zeile angetippt und es öffnet sich nichts. Es öffnen sich nur Zeilen, die etwas zu zeigen haben: eine Handlung, die keinen Wert geändert hat, hat kein Vorher und Nachher zu vergleichen.
• Ein Kollege fehlt im Menü. Die Menüs «Typ» und «Benutzer» bieten die Werte der letzten 12 Monate. Die älteren Zeilen sind noch da: erreichen Sie sie mit der Suche statt mit dem Filter.
• Das Detail sagt, es sei begrenzt. Eine Massenänderung kann tausende Zeilen erzeugen: der orange Hinweis sagt, wie viele Sie von der wirklichen Gesamtzahl sehen, und unten steht der Befehl, der mehr lädt.
• Ich blättere und am Ende der Liste erscheint ein Fehler. Es ist die nächste Seite, die nicht angekommen ist: die schon geladenen Zeilen bleiben, wo sie sind, und darunter steht der Befehl, es ohne Neubeginn erneut zu versuchen.
• Ich suche eine Handlung von vor zwei Jahren und sie ist weg. Sehen Sie in die Tabelle der Aufbewahrung: informative Handlungen bleiben 90 Tage, relevante 24 Monate. Nur kritische erreichen 5 Jahre.
• Das Ereignis ist da, aber nicht das Vorher/Nachher. Das Detail Wert für Wert wird 13 Monate aufbewahrt; danach bleibt nur die Zusammenfassung des Ereignisses.
• Ich sehe Zeilen, die niemand gemacht hat. Das sind die Handlungen mit der Quelle «Automatisch»: Vezpa macht sie von selbst. Mit eingeschaltetem «Nur Wichtiges» sehen Sie weit weniger davon.