Leitfaden Kasse

Die Kasse öffnen Sie auf der Seite Übersicht mit der Schaltfläche «Kasse», neben dem POS. Jede Rolle, die Zahlungen annimmt, kann sie verwenden; Housekeeping und Beobachter sehen sie nicht.

Sie verkauft die Artikel des Katalogs, bei denen unter «Wo es verkauft wird» «Kasse» eingeschaltet ist, in der für die Kasse gewählten Reihenfolge. Es gibt auch die Wellness-Produkte: Der Bestand ist nur einer, nämlich der des Katalogs. Der Bildschirm hat vier Bereiche:

• oben der Warenkorb mit Gesamtbetrag und Positionen, daneben das Tastenfeld;
• in der Mitte die Artikeltasten der gewählten Abteilung, jede in ihrer Farbe;
• darunter die Abteilungsreiter; auf einem breiten Bildschirm, etwa dem eines Computers, reiht das obere Band den Warenkorb auf zwei Fünfteln des Bildschirms, mit einer Punktlinie, die jede Zeile mit ihrem Betrag verbindet, das Tastenfeld und die Abteilungen auf, darunter die Artikel in voller Breite; die Abteilungen stehen neben der Spalte «Letzte Verkäufe»: die heutigen Verkäufe, der neueste zuerst, mit Uhrzeit, Nummer, Gesamtbetrag und wie bezahlt wurde oder auf welches Zimmer gebucht wurde; tippt man einen an, öffnet sich seine Karte mit den Zeilen und der Zahlung, anstelle der Abteilungen (geschlossen wird sie mit dem ×);
• ganz unten die Schaltflächen, die den Verkauf abschließen; auf einem breiten Bildschirm stehen sie in einer Spalte rechts vom Tastenfeld, alle gleich groß, mit «Drucken» ganz unten; dort heißt «Rechnung drucken» «Drucken».

Auf dem Smartphone ist die Kasse anders aufgebaut: oben die Summe mit den Zeilen des Warenkorbs; unten die Artikel der gewählten Abteilung; darunter die Reiter der Abteilungen und, in der Ecke unten rechts, das Tastenfeld-Symbol, das das Tastenfeld neben den Artikeln öffnet und schließt. Beim Öffnen sehen Sie die erste Abteilung; haben Sie noch keine Abteilungen angelegt, gibt es nur das Tastenfeld, darüber der Betrag, den Sie eingeben. «Rechnung drucken» und «Kassieren» sind Symbole oben: «Kassieren» öffnet die Wahl der Zahlungsart («Bar», «Karte», «Tap to Pay», «Aufs Zimmer»). «Letzte Verkäufe» stehen im Menü ⋮ oben und öffnen sich in einem Blatt; ein Tippen auf einen Verkauf zeigt seine Karte.

Auf dem Tablet gelten die Gesten und die Symbole oben wie auf dem Smartphone, aber der Warenkorb steht links und die Artikel der gewählten Abteilung rechts, darunter die Reiter der Abteilungen; das Tastenfeld öffnet sich unter den Artikeln, und die «Letzte Verkäufe» in einem Fenster.

Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten, wählen Sie mit dem Symbol «Unterkunft» oben, für welche Sie verkaufen: Die Kasse zeigt nur die Artikel, die in dieser Unterkunft erlaubt sind.

Artikel werden im Katalog angelegt und geändert: Wer die Preise verwaltet, öffnet ihn auch von hier aus, über die Schaltfläche «Artikel» oben, neben «Kassenübersicht». Zurück in der Kasse sind die neuen Artikel schon da.

1. Tippen Sie unten auf eine Abteilung und dann auf die Artikel: Jedes Tippen legt ein Stück in den Warenkorb. Zweimal auf dasselbe Bier ergibt eine einzige Position, «Bier ×2».
2. Um mehrere auf einmal zu verkaufen, geben Sie zuerst die Anzahl auf dem Tastenfeld ein und tippen dann auf den Artikel: 3 und dann «Kaffee» fügt drei Kaffee hinzu.
3. Bei einem Artikel mit freiem Preis ist die Zahl auf dem Tastenfeld der Preis: Geben Sie den Betrag ein und tippen Sie dann auf den Artikel.
4. Für etwas, das nicht im Katalog steht, geben Sie den Betrag ein und tippen auf «Berechnen»: Die Position landet in der gewählten Abteilung, mit deren Namen.
5. Auf Smartphone und Tablet multipliziert das Tastenfeld nicht: es dient dem manuellen Betrag. Um mehrere Stück zu verkaufen, den Artikel gedrückt halten: eine Karte fragt nach der Menge, mit eigenem Tastenfeld; ✓ bestätigt, ✗ bricht ab. Bei einem Artikel mit freiem Preis fragt dieselbe Karte nach dem Tippen den Preis ab.
6. Tippen Sie auf eine Position im Warenkorb, um «Menge» oder «Preis» (nur bei Artikeln mit freiem Preis und manuellen Beträgen) zu ändern oder sie mit «Entfernen» herauszunehmen. Ein manueller Betrag hat keine Menge: Im Warenkorb steht «Manueller Betrag» mit der Abteilung, in der er gelandet ist, und korrigieren lässt sich nur der Betrag. Der Preis wird wie auf dem Tastenfeld der Kasse eingegeben: Die erste Ziffer ersetzt den bisherigen Wert, und die Ziffern laufen von den Cents her ein (1, 2, 5, 0 = 12,50). Auf einem breiten Bildschirm öffnet sich das Feld direkt in der Liste des Warenkorbs, neben den Positionen, statt von unten, und den Preis schreibt das Tastenfeld der Kasse direkt daneben.

Ein Artikel mit Bestandsführung, der aufgebraucht ist und nicht unter null verkäuflich ist, erscheint ausgegraut mit «Ausverkauft» und kann nicht hinzugefügt werden. Jeder abgeschlossene Verkauf zieht die verkauften Artikel vom Bestand ab; eine Stornierung bucht sie zurück.

Zweimal auf «Kassieren» tippen oder es nach einem Netzwerkfehler erneut versuchen erfasst nicht zwei Verkäufe.

Nach einer Zahlung erscheint die Meldung «Verkauf erfasst» mit der Schaltfläche «Quittung»: Das ist die nummerierte Zahlungsquittung mit den verkauften Positionen, im Format A5 oder als 80-mm-Bon. Sie ist kein Steuerbeleg. Eine Buchung aufs Zimmer hat keine Quittung: Sie steht auf der Rechnung der Buchung.

«Rechnung drucken» druckt den Warenkorb vor dem Kassieren, um die Rechnung am Tisch zu zeigen. Auf dem Blatt steht, dass es keine Quittung ist.

Der Beleg

Mit aktivem «Steuermodul» und eingetragenen Zugangsdaten der Agenzia delle Entrate stellt jede Zahlung in bar oder mit Karte den Beleg (Handelsbeleg) aus und übermittelt ihn an die Agenzia: Statt «Quittung» bietet die Meldung «Beleg» an, und dieselbe Schaltfläche gibt es in der Kassenübersicht. Der Beleg trennt Barzahlung und elektronische Zahlung. Eine Buchung aufs Zimmer stellt keinen aus: Sie fließt in den Beleg der Abrechnung ein. Ein Storno stellt die Annullierung des Belegs aus. Jeder Artikel braucht seinen Mehrwertsteuersatz: Ein Artikel, dessen MwSt. noch festzulegen ist, hält den Verkauf auf, bis Sie sie im Katalog festlegen. Kosten und Aktivierung stehen in der Anleitung Elektronische Rechnungsstellung.

Das Symbol «Kassenübersicht» oben in der Kasse öffnet die Zahlen des Tages; mit den Pfeilen gehen Sie zum Vortag oder zum nächsten Tag.

• «Eingenommen»: Bargeld und Karten.
• «Aufs Zimmer gebucht»: separat geführt, weil es noch kein Geld in der Kasse ist.
• «Nach Zahlungsart» und «Nach Abteilung»: wie sich die Summen aufteilen.
• «Verkäufe»: jeder Verkauf mit Uhrzeit, Nummer und Zahlungsart. Ein Storno zählt an dem Tag, an dem Sie es vornehmen, als negativer Betrag: stornierte Verkäufe bleiben durchgestrichen in der Liste, und eine bereits gedruckte Übersicht ändert sich nicht.

Das Symbol «Rechnung verwerfen» neben «Summe» verwirft die laufende Rechnung und bringt die Kasse in den Zustand beim Öffnen zurück: Warenkorb und Tastenfeld leer, erste Abteilung. Ist etwas im Warenkorb, fragt es vorher nach.

Die Übersicht drucken Sie über das Druckersymbol, im Format A5 oder 80 mm.

Mit Schichten eröffnet, wer an der Kasse arbeitet, sie mit einem Anfangsbestand, erfasst das Bargeld, das hinein- und hinausgeht, und zählt am Ende die Kassenlade. Sie sind ausgeschaltet, bis Sie sie einschalten: auf der Seite Unterkunft, Gruppe «Module», der Schalter «Kassenschichten». Ihn sehen Hoteldirektor und Assistent. Ohne Schichten funktioniert die Kasse wie oben beschrieben.

Mit eingeschalteten Schichten erscheint oben in der Kasse eine Leiste: mit orangem Streifen zeigt sie «Keine offene Schicht», mit grünem Streifen, wer die Schicht eröffnet hat und um wie viel Uhr.

1. «Schicht eröffnen»: Geben Sie den Anfangsbestand ein, mit dem Sie beginnen. Das Feld schlägt vor, was beim Abschluss der vorigen Schicht gezählt wurde («Vorgeschlagener Kassenanfangsbestand»); ändern Sie ihn, erklären Sie den Grund unter «Notiz zur Abweichung». Ohne offene Schicht nimmt die Kasse kein Bargeld an: «Bar» schlägt zuerst vor, eine zu eröffnen.
2. Während der Schicht erfassen «Bargeld entnehmen» (rot) und «Bargeld einlegen» (blau) Geld, das aus der Kassenlade genommen oder hineingelegt wird, mit dem Betrag und einem Pflichtfeld «Grund». Sie können nicht mehr entnehmen, als in der Kasse sein sollte. Auf einem schmalen Bildschirm, etwa dem Telefon, zeigt die Leiste nur den Status: Tippen Sie darauf, und die Aktionen öffnen sich in einem Menü.
3. «Schicht beenden»: Die Kasse zeigt den Wert «Erwartetes Bargeld»; geben Sie unter «Gezähltes Bargeld» ein, was Sie in der Kassenlade vorfinden, und Sie sehen sofort «Überschuss» oder «Fehlbetrag», mit einer Notiz zur Erklärung. Nach dem Abschluss erstellt «Drucken» den Schichtbericht, in A5 oder 80 mm.

Das erwartete Bargeld ist der Anfangsbestand plus die Bareinnahmen der Schicht (Kassenverkäufe, bar bezahlte Zimmer, bar bezahlte Kurtaxe) plus Einlagen, minus Entnahmen und Stornos.

Das Symbol «Schichtverlauf» oben listet für Hoteldirektor und Assistent die Schichten jedes Tages, auch nach Mitarbeiter, mit den Kassenbewegungen und dem Bericht zum erneuten Drucken.

Tippen Sie in der Übersicht auf den Verkauf, dann auf «Stornieren», und bestätigen Sie. Was passiert, hängt davon ab, wie er abgeschlossen wurde:

• bar oder Karte (das Terminal der Unterkunft): Es wird eine Gegenbuchung erfasst; das Geld geben Sie selbst zurück;
• Tap to Pay (der Vezpa-POS): Die Erstattung geht von selbst auf die Karte des Kunden zurück. Schlägt die Erstattung fehl, bleibt der Verkauf unverändert;
• aufs Zimmer: Die Positionen verschwinden aus dem Blatt «Extras» der Buchung.

In jedem Fall wird der Bestand der verkauften Artikel zurückgebucht.