Wie verwalte ich das Team in Vezpa?

Unter Unterkunft > Team können Sie Mitarbeiter mit 6 verschiedenen Rollen einladen: «Assistent», «Revenue Manager», «Wellness-Mitarbeiter», «Benutzer», «Hausdame» und «Beobachter». Jede Rolle hat spezifische Berechtigungen.

Anleitung Teamverwaltung

Jemanden einladenKonten für die Mitarbeitenden der Unterkunft anlegen

Nur der Eigentümer des Kontos — wer die Unterkunft angemeldet hat und Vertrag und Zahlungen hält — kann Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Das Konto der Mitarbeitenden legen Sie selbst an und wählen dabei Benutzernamen und Passwort: Vezpa schickt keine Einladungs-E-Mail.

Wie man ein Konto für eine Mitarbeitende anlegt

Übersicht → ⋮ → «Konfiguration» → «Team»
Unten auf der Seite «Teamverwaltung» tippen Sie «Benutzer hinzufügen» — die Taste ist da, solange Ihr Tarif freie Plätze hat, und der Zähler oben sagt, wie viele Sie schon benutzt haben
Im Dialog «Neuer Benutzer» tippen Sie den «Benutzername» ein, den Sie der Mitarbeitenden geben wollen: ein freier Anmeldename, mindestens 3 Zeichen, verschieden von jedem anderen Vezpa-Benutzer. Eine E-Mail-Adresse braucht es nicht
Tippen Sie das erste «Passwort» ein — das Symbol rechts zeigt es oder versteckt es. Es muss die üblichen Sicherheitsprüfungen bestehen, also kein zu kurzes und kein zu verbreitetes Passwort
Wählen Sie die «Sprache», in der die Mitarbeitende die App benutzt und Mitteilungen bekommt: sie startet auf der Sprache der Unterkunft
Tippen Sie «Hinzufügen»: das Konto ist sofort bereit und erscheint in der Teamliste mit der Rolle Benutzer

Vezpa schickt der Mitarbeitenden keine E-Mail. Benutzernamen und Passwort haben Sie gewählt, also liegt es an Ihnen, sie weiterzugeben, wie Sie möchten — persönlich, per Nachricht, am Telefon. Bis sie sie haben, können sie sich nicht anmelden.

Konfiguration → Team → Benutzer hinzufügen → Zugangsdaten übergeben → Die Mitarbeitende richtet 2FA ein

Die Mitarbeitende lädt die Vezpa-App herunter und meldet sich mit Benutzernamen und Passwort an, die Sie gegeben haben. Bei der ersten Anmeldung richtet sie die «Zwei-Faktor-Verifizierung» ein und legt den Wiederherstellungscode beiseite, den die App zeigt: von da an meldet sie sich von jedem Telefon, Tablet oder Rechner an.

Die Rolle wird nicht hier gewählt: jedes neue Mitglied beginnt als Benutzer. Zum Ändern öffnen Sie «Konfiguration» → «Rollen und Berechtigungen» (nur Hoteldirektor): von dort vergeben Sie Assistent, Revenue Manager, Wellness-Mitarbeiter, Benutzer, Hausdame oder Beobachter, und befördern zum Hoteldirektor.

Verliert die Mitarbeitende das Passwort, muss das Konto nicht neu angelegt werden: auf der Seite «Teamverwaltung», auf ihrer Karte, setzen Sie mit «Passwort ändern» ein neues und geben es dann weiter.

Die RollenSieben Zugangsstufen, eine für jedes Profil

Vezpa ordnet das Team in 7 Rollen. Fünf arbeiten auf der normalen Übersicht der App, zwei haben eine eigene. Geben Sie jeder Mitarbeitenden die Rolle, die dem am nächsten kommt, was sie wirklich tut.

Rolle	Zugang	Typischer Fall
Hoteldirektor	Vollständiger Zugang ohne Einschränkung: Preise und Revenue Management, OTA-Konfiguration, Teamverwaltung, Statistiken, Admin-Panel, Einstellungen der Unterkunft, Booking Engine.	Eigentümer, Hauptverantwortlicher, Property Manager
Assistent	Vollständiger operativer Zugang: Zimmer- und Wellnessbuchungen, Check-in/out, Gästeerfassung, Posten und Anzahlungen, Preise, Konfiguration der Unterkunft, OTAs und Booking Engine, Steuerdaten. Verwaltet nicht das Team und nicht die Rollen.	Stellvertretung, Leitung des Empfangs
Revenue Manager	Preise und Revenue-Strategie: sieht und ändert die Preise und öffnet das RMS — wenn das Modul an ist —, mit Kalender und Buchungen nur zum Lesen. Rührt Konfiguration, Team, Wellness und Steuerdaten nicht an; das Rückgängigmachen der automatischen RMS-Aktionen bleibt beim Hoteldirektor.	Externer Revenue-Berater, Pricing-Verantwortlicher
Wellness-Mitarbeiter	Spa und Wellness: legt Wellnessbuchungen an und verwaltet sie, öffnet den Wellnessbereich. Sieht keine Zimmerpreise, keine Konfiguration, kein Team.	Spa-Kraft, Kosmetikerin, Leitung des Wellnessbereichs
Benutzer	Grundlegende Arbeit an Zimmer- und Wellnessbuchungen: anlegen und ändern, Check-in/out und Posten. Keine Preise, keine Konfiguration, kein Team, keine Steuerdaten. Jedes neue Mitglied beginnt mit dieser Rolle.	Saisonkraft, Aushilfe am Empfang
Hausdame	Eigene Oberfläche für die Reinigung: Stand des Zimmers (gereinigt), Notizen zum Zimmer, Abteilungstafel. Sieht keine Beträge, keine Gästedaten, keine Buchungen.	Reinigungspersonal, Leitung der Hauswirtschaft
Beobachter	Zugang nur zum Lesen, ausschließlich auf die zugeordneten Zimmer begrenzt. Sieht Kalender und Buchungen gefiltert. Kein Zugang zu Preisen, OTAs, Team oder Statistiken.	Wohnungseigentümer in einer Gruppe, Partner mit teilweiser Sicht

Es kann mehr als einen Hoteldirektor geben. Jeder Hoteldirektor kann einen weiteren aus «Rollen und Berechtigungen» benennen; nur der Eigentümer der Unterkunft kann die Rolle Hoteldirektor entziehen, und mindestens einer muss immer bleiben. Einen Hoteldirektor zu deaktivieren oder zu löschen bleibt gesperrt, bis er herabgesetzt wird.

Zwei Familien von Übersicht

Fünf Rollen arbeiten auf der normalen Übersicht der App, jede mit den Bereichen, die ihre Rolle freigibt:

Hoteldirektor Assistent Revenue Manager Wellness-Mitarbeiter Benutzer

Hausdame und Beobachter haben dagegen eine eigene Übersicht, nur für ihre Arbeit gebaut:

Hausdame Beobachter

Die Hausdame hat eine ganz eigene Oberfläche: sie sieht nur die Zimmerliste mit einem einzigen Stand (gereinigt), kann Notizen hinterlassen und auf der Abteilungstafel mit der Leitung sprechen. Sie sieht nie Beträge, Preise oder persönliche Gästedaten.

Jede Nacht setzt das System die belegten Zimmer und die mit Abreise oder Wechsel von selbst auf zu reinigen zurück, damit die Hausdame morgens immer eine aktuelle Lage findet.

Berechtigungen je RolleDie vollständige Tabelle der Funktionen

Funktion	Hoteldirektor	Assistent	Revenue Manager	Wellness-Mitarbeiter	Benutzer	Hausdame	Beobachter
Übersicht (Statistiken und Zusammenfassungen)	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Nein	Nur lesen*
Buchungskalender	Ja	Ja	Nur lesen	Nur lesen	Ja	Nein	Nur lesen*
Bereiche (Liste der Zimmerbuchungen)	Ja	Ja	Nur lesen	Nein	Ja	Nein	Nur lesen*
Zimmerbuchungen anlegen / ändern	Ja	Ja	Nein	Nein	Ja	Nein	Nein
Check-in / Check-out und Gästeerfassung	Ja	Ja	Nein	Nein	Ja	Nein	Nein
Posten, Anzahlungen und Zahlungen	Ja	Ja	Nein	Nein	Ja	Nein	Nein
Wellnessbuchungen (anlegen / ändern)	Ja	Ja	Nein	Ja	Ja	Nein	Nein
Bereich Wellness / Spa	Ja	Ja	Nein	Ja	Nein	Nein	Nein
Preise	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein
RMS — Revenue Management (öffnen und einstellen)	Ja	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein
Die automatischen RMS-Aktionen rückgängig machen	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
OTA / Channel Manager	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Booking Engine (Einstellungen)	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Konfiguration der Unterkunft	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Steuerdaten und Kurtaxe	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Reinigungsstand der Zimmer	Ja	Ja	Nur lesen	Nur lesen	Ja	Ja	Nein
Abteilungstafel	Ja	Ja	Nein	Nein	Ja	Ja	Nein
Rollen und Berechtigungen	Ja	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Teamverwaltung (Team)	Nur Eigentümer	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
Das eigene Passwort ändern	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja

* Der Beobachter sieht den Kalender nur zum Lesen und nur für die Zimmer, die der Hoteldirektor ihm zugeordnet hat.

Die Berechtigungen gelten serverseitig: selbst wenn ein Mitglied versuchte, eine nicht erlaubte Funktion zu erreichen, würde der Server die Anfrage abweisen. Die Sicherheit hängt nicht allein an der Oberfläche.

Das Telefon wechselnWenn eine Mitarbeitende aus der App gesperrt ist

Ein Vezpa-Konto ist nicht an ein Gerät gebunden: dieselbe Mitarbeitende kann sich von Telefon, Tablet und Rechner anmelden, auch am selben Tag. Was das Konto schützt, ist die «Zwei-Faktor-Verifizierung» — der Code aus der Authenticator-App — zusammen mit dem Wiederherstellungscode und, wo das Telefon es erlaubt, der biometrischen Anmeldung.

Diese Seite sagte bis zum 26/9/2026 das Gegenteil. Sie beschrieb ein «device binding», das jedes Konto an das erste Gerät binden und die anderen sperren sollte. Diese Einschränkung ist aus dem Produkt entfernt und die Prüfung gibt es nicht mehr: wenn Sie es hier lesen, verlassen Sie sich nicht darauf, um eine ehemalige Mitarbeitende abzuschneiden — Sie deaktivieren oder löschen ihr Konto, wie am Ende dieser Anleitung erklärt.

Was «Gerät zurücksetzen» wirklich löscht

«Zwei-Faktor-Verifizierung»: die Verbindung mit der Authenticator-App wird gelöscht
Biometrische Anmeldung (Fingerabdruck oder Gesicht) auf jedem Gerät, auf dem sie eingeschaltet war
Nichts weiter: das Passwort ändert sich nicht, das Konto bleibt aktiv und die Buchungen bleiben unberührt

Bei der ersten Anmeldung nach dem Zurücksetzen richtet die Mitarbeitende die Zwei-Faktor-Verifizierung von Null ein und bekommt einen neuen Wiederherstellungscode. Genau das kündigt die App im Bestätigungsdialog an.

Lage	Was zu tun ist
Die Mitarbeitende hat das Telefon gewechselt und hat den Authenticator nicht mehr	Der Hoteldirektor benutzt «Gerät zurücksetzen» von der Seite Rollen und Berechtigungen
Die Mitarbeitende hat den Authenticator noch auf dem alten Telefon	Nichts zu tun: sie kann sich auf dem neuen Telefon anmelden und den Code vom alten ablesen
Sie hat den Authenticator verloren, hat aber den Wiederherstellungscode	Nichts zu tun: sie meldet sich mit dem Wiederherstellungscode an und bekommt sofort einen neuen
Sie hat die App neu installiert	Nichts zu tun: eine Neuinstallation rührt die Zwei-Faktor-Verifizierung nicht an
Sie hat das Passwort vergessen	Kein Fall für das Zurücksetzen des Geräts: der Eigentümer benutzt «Passwort ändern» von der Seite Teamverwaltung

Wie man einen Reset macht

Gehen Sie auf Konfiguration > Rollen und Berechtigungen
Tippen Sie die Karte der Mitarbeitenden an, die das Zurücksetzen braucht
Tippen Sie Gerät zurücksetzen — unter dem Namen lesen Sie «Gerätewechsel erlauben», und das ist derselbe Punkt
Bestätigen: der Dialog erinnert daran, dass auch Zwei-Faktor-Verifizierung und biometrische Anmeldung gelöscht werden

Das Zurücksetzen geht auch auf der Karte eines Hoteldirektors: es ist die einzige Handlung, die zusammen mit dem Rollenwechsel auf einem Hoteldirektor offen bleibt. Den Eigentümer der Unterkunft kann dagegen niemand anfassen: seine Karte öffnet sich nur ihm selbst.

Das Zurücksetzen ist nicht der Weg, jemanden abzuschneiden, der geht. Es löscht die Zwei-Faktor-Verifizierung, nicht die Zugangsdaten: wer Benutzernamen und Passwort kennt, kommt wieder herein und richtet sie selbst neu ein. Um einen Zugang wirklich zu schließen, deaktivieren oder löschen Sie das Konto aus Rollen und Berechtigungen.

Sicherheit des KontosVergessenes Passwort, Wiederherstellungscode und verlorener Authenticator

Wenn Sie den Zugang zu Ihrem Konto verlieren — vergessenes Passwort oder Authenticator-App nicht mehr verfügbar — können Sie ihn selbst wiederherstellen, ohne den Support zu kontaktieren.

Vergessenes Passwort

Wenn Sie sich an Ihr Passwort nicht erinnern, setzen Sie es selbst direkt vom Anmeldebildschirm zurück.

Tippen Sie auf dem Anmeldebildschirm «Passwort vergessen?»
Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Benutzernamen Ihres Kontos ein und bestätigen Sie
Sehen Sie in Ihrem Postfach nach — ist die Adresse registriert, bekommen Sie einen Link, um das Passwort zurückzusetzen
Öffnen Sie den Link und setzen Sie Ihr neues Passwort

Aus Sicherheitsgründen ist die gezeigte Meldung immer dieselbe, ob die Adresse registriert ist oder nicht: niemand kann herausfinden, ob eine E-Mail zu einem Vezpa-Konto gehört.

Wiederherstellungscode

Wenn Sie die Zwei-Faktor-Verifizierung einschalten, zeigt die App Ihnen einen persönlichen «Wiederherstellungscode»: bewahren Sie ihn an einem sicheren Ort auf. Sie können ihn bei jeder Anmeldung anstelle des Codes aus der Authenticator-App benutzen, wenn Sie das Telefon mit dem Authenticator nicht zur Hand haben.

Der Wiederherstellungscode ist einzig: es gibt immer nur einen aktiven je Konto
Jedes Mal, wenn Sie ihn zum Anmelden benutzen, ersetzt ihn das System von selbst durch einen neuen — bewahren Sie den eben gezeigten gleich auf
Ein neuer Code entsteht und wird auch gezeigt, wenn Sie die Zwei-Faktor-Verifizierung neu einrichten (zum Beispiel nach «Ich habe meinen Authenticator verloren»)
Verlieren Sie Code und Authenticator zugleich, benutzen Sie bei der Anmeldung «Ich habe meinen Authenticator verloren», um die Zwei-Faktor-Verifizierung per E-Mail zurückzusetzen

Der Wiederherstellungscode gibt Zugang zu Ihrem Konto genau wie das Passwort: behandeln Sie ihn mit derselben Verschwiegenheit und geben Sie ihn niemandem weiter.

Verlorener Authenticator

Haben Sie den Zugang zur Authenticator-App und den Wiederherstellungscode verloren, können Sie die Zwei-Faktor-Verifizierung per E-Mail abschalten.

Tippen Sie auf dem Bildschirm für den Prüfcode «Ich habe meinen Authenticator verloren»
Bestätigen Sie Ihre Zugangsdaten (Benutzername und Passwort)
Sehen Sie in Ihrem Postfach nach und öffnen Sie den erhaltenen Link
Die Zwei-Faktor-Verifizierung ist abgeschaltet: bei der nächsten Anmeldung werden Sie gebeten, sie neu einzurichten

Auch dieser Weg verlangt das richtige Passwort: niemand kann Ihre Zwei-Faktor-Verifizierung abschalten, ohne auch das Passwort des Kontos zu kennen.

Die Zimmer des BeobachtersSicht nur auf die zugeordneten Zimmer

Wenn Sie einen Benutzer mit der Rolle Beobachter anlegen, müssen Sie genau angeben, welche Zimmer er sehen darf. Dieser Mechanismus ist wesentlich für Unterkünfte mit mehreren Eigentümern oder um externen Mitarbeitenden einen teilweisen Zugang zu geben.

Wie man Zimmer zuordnet

Legen Sie das neue Mitglied mit der Rolle Beobachter aus dem Bereich Team an
Wählen Sie im Einstellungsbildschirm aus der ganzen Zimmerliste eines oder mehrere zuzuordnende Zimmer
Bestätigen Sie die Auswahl — der Beobachter sieht ausschließlich Buchungen und Kalender der gewählten Zimmer

Was der Beobachter sieht

Kalender — nur die Zeilen der zugeordneten Zimmer; alle anderen Zeilen sind ganz verborgen
Buchungen — nur Buchungen, die mindestens ein zugeordnetes Zimmer enthalten, mit den dazugehörigen Angaben
Statistiken — der Tab ist da, aber die Zahlen werden nur über die zugeordneten Einheiten gerechnet
Preise, OTA, Team, Statistiken — ganz verborgen, nicht im Menü

Ein Fall: wer Wohnungen verwaltet

In einer Unterkunft, die Wohnungen verschiedener Eigentümer verwaltet, kann jeder Eigentümer ein Beobachterkonto bekommen, dessen Sicht auf die eigene Wohnung begrenzt ist. So:

Jeder Eigentümer sieht nur die Buchungen der eigenen Wohnung
Hat keinen Zugang zu Daten, Preisen oder Buchungen der anderen Wohnungen
Kann Belegung und Daten verfolgen, ohne etwas ändern zu können

Durchsicht ohne Risiken: der Beobachter kann die Buchungen der eigenen Wohnung selbst nachsehen, was die Nachfragen an die Leitung verringert und das Vertrauen in den Dienst erhöht.

Ordnen Sie dem Beobachter kein Zimmer zu, sieht er einen leeren Bildschirm. Achten Sie darauf, beim Anlegen des Kontos mindestens ein Zimmer zu wählen.

Wer die Zugänge verwaltetEigentümer, Hoteldirektor und das Entziehen eines Zugangs

Die zwei Seiten, die die Zugänge regeln, haben verschiedene Adressaten, und in der App erscheinen sie nur dem, der sie wirklich benutzen kann.

Seite	Wer sie sieht	Was sie erlaubt
«Team»	Nur der Eigentümer des Kontos	«Benutzer hinzufügen» und «Benutzer entfernen», «Passwort ändern» für ein Mitglied, die Sprache eines Mitglieds ändern
«Rollen und Berechtigungen»	Nur der Hoteldirektor	«Rolle ändern», «Benutzer deaktivieren» und «Benutzer löschen», «Zimmer zuordnen» für den Beobachter, «Gerät zurücksetzen», um 2FA und Biometrie zu löschen

Der Menüpunkt und die Seite heißen verschieden. Im Menü tippen Sie «Rollen und Berechtigungen», aber der Bildschirm, der sich öffnet, heißt «Personalverwaltung»: es ist derselbe Ort. Im Menü nach «Personalverwaltung» zu suchen führt zu nichts.

Der Assistent sieht diese zwei Punkte auf der Seite Konfiguration nicht mehr: früher öffnete er sie und bekam nur Absagen, weil der Server sie immer dem Eigentümer und dem Hoteldirektor vorbehalten hat.

Eine Mitarbeitende entfernen, die auf mehreren Unterkünften arbeitet

Hat eine Mitarbeitende Zugang zu mehreren Unterkünften, löscht das Entfernen aus einer davon ihr Konto nicht: sie verliert nur den Zugang zu der Unterkunft, aus der Sie sie entfernen, und arbeitet auf den anderen normal weiter. Die App bestätigt das mit einer eigenen Meldung.

Mitarbeitende nur in dieser Unterkunft → das Konto wird gelöscht, wie vorher
Mitarbeitende auch in anderen Unterkünften → nur der Zugang zu dieser wird entzogen
Dasselbe gilt für das Deaktivieren aus «Rollen und Berechtigungen»: es schaltet das Konto in den anderen Unterkünften nicht ab

Einen Hoteldirektor kann man nicht aus dem Team entfernen: um einen zu entfernen, müssen Sie ihn erst aus «Rollen und Berechtigungen» herabsetzen. Der Eigentümer des Kontos kann nie entfernt werden.

Das eigene Passwort ändern

Ein Passwort ist ein persönliches Datum: jede Rolle — Hausdamen und Beobachter eingeschlossen — ändert das eigene aus dem Kontomenü oben rechts auf ihrem Bildschirm, ohne über die Leitung zu gehen. Der Eigentümer kann das Passwort eines Mitglieds trotzdem von der Seite Team zurücksetzen, zum Beispiel wenn eine Kollegin aus der App gesperrt ist.

Die Übersichten von Hausdame und Beobachter

Wer die Rolle Hausdame oder Beobachter hat, arbeitet in einem eigenen Bildschirm. Die obere Leiste bietet jetzt dieselben Bequemlichkeiten wie die anderen Übersichten:

«?» — spielt den Schritt-für-Schritt-Rundgang des Bildschirms wieder ab, wann Sie wollen
Thema — wechselt zwischen hell und dunkel
«Sprache» — ändert die Sprache der App, unabhängig vom Land der Unterkunft; sie gilt auch für die Benachrichtigungen und E-Mails, die Vezpa Ihnen schickt
Kontomenü — das eigene Passwort ändern und abmelden; das Abmelden bringt Sie zum Anmeldebildschirm zurück

Die Hausdame sieht die Zimmerliste des gewählten Tages, und die Felder der Zusammenfassung wirken als Filter; der Beobachter hat drei Tabs nur zum Lesen (Buchungen, Statistiken, Kalender), begrenzt auf die ihm zugeordneten Einheiten.