Leitfaden Kassenpunkt (POS)

Der Kassenpunkt öffnet sich von zwei Stellen, und es ist derselbe Bildschirm: die Schaltfläche POS auf der Seite «Übersicht», und aus einem Buchungsblatt, wo die Schaltfläche «Mit Karte kassieren» schon auf jenen Aufenthalt zeigt.

Auf Telefon und Tablet erscheint diese Schaltfläche nur, wenn drei Dinge zusammen zutreffen: das Modul POS eingeschaltet für die Unterkunft, Stripe verbunden und eine Rolle, die kassieren darf. Der Schalter POS wohnt auf der Seite «Unterkunft». Am Computer ist die Schaltfläche immer da, denn dort bietet sie nur die Zahlungslinks an.

Oben gibt es nur zwei Möglichkeiten: «Buchung kassieren» und «Betrag». Es gibt keine Liste von Zahlungsarten, aus der man zuerst wählt: hier nehmen Sie eine Karte an, und alles andere wird anderswo festgehalten.

Auf einer Buchung

Die Liste versammelt die Aufenthalte von heute, in drei Gruppen, die sich eine nach der anderen öffnen: «Check-out» (reisen heute ab), «Check-in» (reisen heute an) und «Belegung» (sind schon da). Anreisen an späteren Tagen erscheinen nicht.

Für alle anderen gibt es oben das Feld «Buchung suchen (Gast, Zimmer, Daten)»: diese Suche greift auf jede Buchung, außerhalb des Fensters von heute, und ersetzt die Liste mit ihren Ergebnissen.

Haben Sie eine Zeile gewählt, liest die App die Rechnung jenes Aufenthalts und schlägt den Restbetrag vor. Die Kurtaxe ist nur dann enthalten, wenn die Einstellung eingeschaltet ist, die sie den Online-Zahlungen hinzufügt: es ist dieselbe Regel wie beim Zahlungslink, nicht eine zweite.

Betrag

Das ist der Ziffernblock wie an einem Terminal, auf dem Telefon über den ganzen Bildschirm; auf dem Tablet, oder mit gedrehtem Telefon, steht er neben Verwendungszweck und Betrag: Sie tippen die Zahl, schreiben den «Verwendungszweck» und drücken «Kassieren». Nehmen Sie ihn für eine Zahlung am Schalter, die zu keinem Aufenthalt gehört.

Beide Wege enden auf derselben Bestätigungsseite: Betrag und Verwendungszweck lassen sich bis zum letzten Augenblick ändern. Drücken Sie «Bestätigen», und die Verbindung mit der Karte beginnt.

1. Sind beide Wege verfügbar, fragt die App, welchen Sie nehmen: «Kontaktlos mit dem Telefon» oder «Bluetooth-Lesegerät». Ist nur einer verfügbar, beginnt sie ohne zu fragen.
2. Ist keiner verfügbar, führt die App Sie zu «Lesegerät konfigurieren», statt mit einem Fehler zu scheitern.
3. Es erscheint «Karte auf das Lesegerät auflegen oder einführen»: der Gast hält Karte, Telefon oder Uhr nahe heran.
4. Am Ende erhalten Sie das Ergebnis. Ist es durchgegangen, können Sie «Beleg drucken» oder «Beleg senden» benutzen.

Der Zahlungsbeleg

Nach einer Kartenzahlung verwenden «Beleg drucken» und «Beleg senden» den «Zahlungsbeleg», den der Server in der Sprache des Gastes erstellt. Oben steht der Name der Unterkunft, mit einer fortlaufenden Nummer je Unterkunft und Jahr (zum Beispiel R-2026-0042), Datum und Uhrzeit; dann «Zahlungsempfänger»: Firmenname, Adresse in zwei Zeilen (Straße, Hausnummer und PLZ; Ort und Provinz), und Steuernummer, USt-IdNr. oder Anbieterdaten der Rechnungsstellung und CIN nur, wenn vorhanden. Gehört die Zahlung zu einer Buchung, folgt «Referenz», ohne Namen des Gastes und ohne Anzahl der Gäste: Buchungsnummer, Aufenthalt (Daten und Nächte) und «Unterkunft» oder «Unterkünfte»; gibt es nichts zu zeigen, entfällt der Block.

Es folgen die Beträge: «Buchung gesamt», «Anzahlung» (nur wenn es schon eine Zahlung gab), «Bezahlt» und «Restbetrag» (der Saldo nur bei Zahlungen ab dieser Version); dann die Karte: Kartenmarke und nur die letzten vier Ziffern (**** **** **** 1234), Erfassungsart (kontaktlos, Chip, Wallet), Kontotyp, Anwendung, AID, Autorisierungscode, Transaktions-ID und «GENEHMIGT». Unten der Hinweis, dass es kein Steuerbeleg ist, und die Kundenkopie. Der 80-mm-Bon zeigt «Unterkunft» oder «Unterkünfte» statt des Gastes.

«Beleg drucken» fragt nach dem Format: «A5-Dokument» («Für normale Drucker, wie die Rechnung») oder «80-mm-Beleg» («Für Thermo-Rollendrucker»). «Beleg senden» öffnet den Versand, nur per E-Mail, mit der Adresse des Gastes bereits eingetragen und änderbar und dem PDF im Anhang; «PDF teilen» gibt das PDF an das Teilen-Menü des Telefons.

Auch Kartenzahlungen im Wellness-Bereich — Buchungen von Leistungen und Produktverkäufe — bekommen den vollständigen «Zahlungsbeleg», in derselben Nummernfolge: statt des Aufenthalts zeigt er Datum und Uhrzeit des Termins und den Therapeuten, und die Positionen sind die Rechnung (Leistung und Extras, zum Beispiel «2 × Creme») oder die verkauften Produkte, mit Versand. Der einfache, von der App gezeichnete Beleg mit dem Hinweis «Kein Steuerbeleg» bleibt nur in der Demo. Für eine Zahlung vor dieser Version entsteht der Beleg beim ersten Öffnen: die Kartendaten werden erneut von Stripe gelesen, der Restbetrag nicht.

Der Beleg gilt nicht nur für den Ergebnisbildschirm: in der Buchung, bei den erfassten Zahlungen, hat jede Kartenzahlung am POS das Belegsymbol («Zahlungsbeleg») mit «Beleg drucken», «Beleg senden» und «PDF teilen», um ihn bei Bedarf erneut zu drucken oder zu senden.

Mit «Tap to Pay auf dem iPhone» hält der Gast seine Karte, sein Telefon oder seine Uhr nahe an Ihr iPhone, ohne externes Lesegerät. Der Eintrag zum Aktivieren, «Tap to Pay auf dem iPhone aktivieren», erscheint auf der Seite «Unterkunft».

Er erscheint nur, wenn alle vier Punkte zutreffen:

• die App läuft auf einem iPhone mit iOS 18 oder neuer;
• die Unterkunft liegt in einem der 27 Länder, in denen Stripe Tap to Pay anbietet;
• Stripe ist verbunden und die Adresse der Unterkunft ist vollständig;
• wer das Aktivieren antippt, ist ein «Hoteldirektor» oder ein «Assistent»: sie sind es, die Apples Bedingungen annehmen. Alle anderen erhalten «Aktivierung nicht erlaubt».

Am Computer wird der Umschalter der zwei Wege überhaupt nicht gezeichnet: es bleibt nur die Liste der Buchungen. Eine Zeile zu wählen öffnet nicht den Ziffernblock, sondern einen Kasten mit dem «Restbetrag zu begleichen» und drei Handlungen:

Das Modul «Wellness» schließt seine Rechnungen selbst, und nicht vom Kassenpunkt. Sein Blatt «Wie kassieren» bietet vier Wege, immer in derselben Reihenfolge:

• Die POS-Schaltfläche fehlt auf dem Telefon. Eine der drei Bedingungen ist nicht erfüllt: Modul aus, Stripe nicht verbunden, oder Ihre Rolle darf nicht kassieren. Die ersten zwei werden auf der Seite «Unterkunft» gerichtet. Am Computer verschwindet die Schaltfläche nie: fehlen die Handlungen, ist der Grund Stripe.
• Ein Gast ist nicht in der Liste. Die Liste ist nur die von heute. Suchen Sie ihn mit dem Feld oben: dieses sucht jede Buchung.
• Die Karte wird abgelehnt. Die App sagt warum und lässt Betrag und Verwendungszweck, wo sie sind: Sie können sofort erneut versuchen, oder den Zahlungslink aus dem Buchungsblatt senden.
• Das Ergebnis ist unbekannt. Sagt die App, dass sie das Ergebnis nicht bestätigen kann, wiederholen Sie die Zahlung nicht: die Karte kann schon belastet worden sein. Sehen Sie zuerst in die Rechnung der Buchung.
• Niemand hat den Beleg bekommen. Er geht nicht von selbst hinaus: verlangen Sie ihn mit «Beleg drucken» oder «Beleg senden» auf dem Ergebnisbildschirm.