Anleitung Wellness

Mit Wellness bieten Sie Leistungen an (Massagen, Behandlungen), verkaufen Produkte und führen Buchungen und Zahlungen, alles aus der App.

Zum Einschalten: den Bereich Konfiguration aus dem Menü ⋮ der Direktion öffnen, zur Gruppe «Module» blättern, die Karte «Wellness-Modul» finden und «Modul aktivieren» antippen. Es folgt ein Assistent mit vier Schritten (Beschreibung, Öffnungszeiten, erster Therapeut, erste Leistung). Von da an erscheint der Tab «Wellness» in der unteren Leiste.

Im Wellness-Tab liegen sechs Tabs, in dieser Reihenfolge:

Die letzten drei sind die Stammdaten: stimmt im Kalender etwas nicht, liegt die Ursache fast immer dort.

Leistungen werden im Tab «Leistungen» angelegt. Jede hat einen Namen, eine Beschreibung, eine Kategorie (Pflicht), eine Dauer in Minuten, einen Preis, Fotos, die Liste der zugelassenen Therapeuten und einen Schalter an/aus.

Eine Leistung ausschalten nimmt sie aus den Buchungen, ohne sie zu löschen: ausgeschaltet erzeugt sie keine einzige freie Stunde.

Leute werden im Tab «Therapeuten» hinzugefügt. Neben jedem Namen stehen zwei Symbole: eines öffnet die «Arbeitszeiten», Tag für Tag der Woche, das andere die «Abwesenheiten».

Therapeuten und Leistungen verbinden

Die Verbindung wird in beiden Richtungen gemacht, wie Sie mögen: von der Karte des Therapeuten wählen Sie die Leistungen, die er erbringt, oder von der Karte der Leistung wählen Sie, wer sie erbringt. Nur verbundene Therapeuten erscheinen für diese Leistung als buchbar.

Abwesenheiten

Eine Abwesenheit wird von der Karte des Therapeuten oder aus dem Kalender eingetragen, über einen Datumsbereich, ganztägig oder für eine Zeitspanne, mit einem Grund unter Urlaub, Krankheit, Freizeit und Sonstiges.

Eine Stunde erscheint nur dann als buchbar, wenn alles davon zugleich wahr ist:

• das Wellness-Modul ist an und die Leistung ist aktiv
• die Leistung hat jenen Therapeuten unter den zugelassenen, und der Therapeut ist aktiv
• die Stunde liegt innerhalb der Öffnung des Spa für diesen Wochentag
• die Stunde liegt innerhalb der Arbeitszeiten jenes Therapeuten
• sie fällt in keine seiner Abwesenheiten
• sie überschneidet sich mit keinem schon genommenen Termin (offen oder bestätigt) und mit keiner Sperre im Kalender
• die Dauer der Behandlung passt ganz hinein
• der Beginn liegt in der Zukunft: eine Stunde, die genau jetzt oder früher beginnt, ist nicht mehr buchbar

Die angebotenen Stunden gehen in Schritten von fünfzehn Minuten: eine Behandlung von 50 Minuten in einer Öffnung von 9:00 bis 13:00 beginnt um 9:00, 9:15, 9:30 und so weiter, nicht zu beliebigen Zeiten.

Wo jedes Ding geändert wird

• Zugelassene Therapeuten und Dauer: im Tab Leistungen.
• Arbeitszeiten und Abwesenheiten: im Tab Therapeuten, hinter den zwei Symbolen neben dem Namen.
• Öffnungszeiten des Spa: in «Einstellungen», unter «Arbeitszeiten». Sie sehen sie Tag für Tag und können sie hinzufügen oder entfernen.

Produkte werden im Tab «Produkte» angelegt: Name, Beschreibung, Preis (inkl. MwSt.), die «MwSt. %» jenes Produkts, Bestand, Warnschwelle, Fotos und ein Schalter an/aus.

Die Wellness-Produkte sind Artikel des Katalogs, in der Abteilung «Wellness»: Preis, MwSt. und Bestand sind dieselben wie im Katalog, und dasselbe Produkt kann auch über die «Kasse» in der «Übersicht» verkauft werden. Der Bestand, den Sie hier eintragen, ist der, den Sie gezählt haben: Die Differenz wird zu einer Bewegung im Katalog, und zwischenzeitlich getätigte Verkäufe gehen nicht verloren.

Sinkt der Bestand auf die Schwelle oder darunter, wird das Produkt in der Liste mit «Niedriger Bestand» gekennzeichnet. Bei null lässt sich das Produkt am Tresen nicht mehr verkaufen und online nicht mehr bestellen.

Das Spa, jede Leistung und jedes Produkt können eine Galerie haben, nicht nur ein Bild. Fotos hinzufügen und ziehen, um sie neu zu ordnen: das erste ist das Titelbild, das der Gast sieht.

Die Galerie des Spa wohnt in «Einstellungen»; die Galerien der Leistungen und Produkte öffnen sich von der Karte des Dings selbst.

Im Tab Produkte öffnet die Taste «Verkaufen» eine «Neue Rechnung»: die Posten hinzufügen, wählen, wie kassiert wird, und «Rechnung buchen» antippen.

Ein Produkt oder eine Leistung kann auf das Zimmer eines Gastes gebucht werden, der da ist: der Betrag geht auf die Rechnung der Buchung, unter die Abteilung Wellness, und wird beim Check-out bezahlt. Keine sofortige Zahlung und kein eigener Wellness-Beleg: die Zeile geht in das Dokument des Aufenthalts.

Der Bestand sinkt sofort, weil der Gast den Posten schon genommen hat.

In «Einstellungen» öffnet der Schalter «Shop aktivieren» den Fernverkauf: Gäste bestellen aus dem Web und zahlen mit Stripe.

Wählen Sie die Zustellarten, und mindestens eine muss an bleiben:

• «Lieferung nach Hause»: fragt nach der Adresse des Kunden, mit «Versandkosten» und «Kostenloser Versand ab (0 = nie)»
• «Abholung in der Unterkunft»: keine Adresse, keine Kosten

Bestellungen werden aus «Versand» abgewickelt, der runden Taste im Tab Produkte (auf Tablet und Computer in der oberen Leiste), die «Zu versendende Bestellungen» öffnet. Für einen Versand ist die Runde zu versenden → «Als versendet markieren» (mit der Sendungsnummer, freiwillig) → «Als geliefert markieren»; für eine Abholung ist sie abzuholen → «Als abgeholt markieren».

Wellness hat eine öffentliche Seite: der Gast wählt die Leistung, das Datum und eine freie Stunde und zahlt mit Stripe. Die Adresse setzt der Server zusammen, und Sie finden sie im Kasten der öffentlichen Links im Tab Direktion, unter SPA: bauen Sie sie nicht von Hand nach.

Wer bucht, bekommt eine Bestätigungs-E-Mail und eine Erinnerung etwa 24 Stunden vor dem Termin, nur einmal geschickt.

Storno

In «Einstellungen», unter «Stornierungsrichtlinie», entscheiden Sie, wie viele Stunden vorher ein Gast selbst stornieren darf (von 0 bis 72). Der Prozentsatz der Rückerstattung steht in den Daten, lässt sich aber aus der App nicht ändern: er bleibt bei 100%.

Die Termine werden im Tab «Buchungen» geführt: kassieren, als erledigt oder nicht erschienen vermerken, mit oder ohne Rückerstattung stornieren, teilweise zurückzahlen, den Beleg ausstellen, einen Posten hinzufügen.

Ein Gast, der schon im Haus ist, erreicht Wellness aus seiner eigenen Buchung (aus dem Link der Bestätigungs-E-Mail oder von der Seite der Buchung). Dort erkennt Vezpa ihn: er bucht Leistungen und kauft Produkte, ohne Name, E-Mail oder Telefon erneut zu tippen.

Wie kassiert wird, liegt bei Ihnen, in «Einstellungen», getrennt für Leistungen und für Produkte:

Der elektronische Steuerbeleg kommt nicht immer heraus. Alles davon muss gelten: die Unterkunft ist keine Demo, ihr Land ist Italien, die elektronische Rechnungsstellung ist eingerichtet und aktiv, und die Steuernummer ist da. Außerhalb dieses Falls wird kein Steuerdokument ausgestellt, und es bleibt der Höflichkeitsbeleg als PDF, den Sie drucken oder schicken können.

Bei einer Zahlung mit Karte ist der Beleg der «Zahlungsbeleg» des POS, in derselben Nummernfolge: die Positionen sind die Rechnung (Leistung und Extras, zum Beispiel «2 × Creme») oder die verkauften Produkte mit Versand, und statt des Aufenthalts stehen Datum und Uhrzeit des Termins und der Therapeut. Direkt nach der Zahlung bietet ihn der Ergebnisbildschirm an, ohne weitere Frage. Später: im Buchungsdetail öffnet «Beleg drucken» den Zahlungsbeleg mit der Wahl des Formats, und das Menü ⋮ hat «Beleg senden» und «PDF teilen»; in der Verkaufsliste hat jeder mit Karte bezahlte Verkauf das Belegsymbol mit «Beleg drucken», «Beleg senden» und «PDF teilen». Nicht mit Karte bezahlte Buchungen behalten den Gefälligkeitsbeleg der Rechnung wie bisher.

Dazu hängt bei einem Verkauf am Tresen das Ausstellen vom Schalter «E-Rechnung ausstellen» ab, und bei einer Buchung auf die Reservierung wird aus Wellness nichts ausgestellt: das Dokument macht der Aufenthalt.

Mit aktiven Belegen («Steuermodul», siehe die Anleitung Elektronische Rechnungsstellung) stellt jede Zahlung in Wellness den Beleg aus: Verkäufe am Tresen ohne verlangte Rechnung sowie online, mit Karte oder von Hand bezahlte Buchungen. Bei Buchungen tritt der Beleg an die Stelle der automatischen Rechnung, die auf Wunsch weiterhin ausgestellt werden kann. Eine vollständige Rückerstattung stellt die Annullierung des Belegs aus, eine teilweise die Rückgabe. Die Belege werden unter «Handelsbelege» im Steuermodul angesehen, gedruckt und annulliert.

Rückerstattungen

Eine Leistung oder ein Produkt kann ganz oder teilweise zurückgezahlt werden. Die elektronische Gutschrift wird nur dann ausgestellt, wenn es für diese Zahlung schon ein angenommenes elektronisches Dokument gab: sonst geschieht die Rückerstattung trotzdem, aber ohne ein Dokument daran.

Eine Rechnung auf den Namen des Kunden

Wer eine Leistung bucht, kann sie an der Kasse verlangen, mit Steuernummer, Adresse, Postleitzahl, Ort, Provinz und Land. Wer aus dem Shop bestellt, kann sie mit der Steuernummer allein verlangen: der Shop sammelt die vollen Rechnungsdaten nicht.

Im Tab «Buchungen» steht der Termin am nächsten an diesem Augenblick oben; unter den kommenden kommt das Vergangene, das jüngste zuerst.

«Kasse» antwortet auf eine andere Frage und hat darum eine andere, erklärte Ordnung: sie stellt die älteste noch einzuziehende Rechnung nach oben, unter «Einzuziehen».

Hat das Spa mehr als 500 Termine, hört die Liste bei den 500 nächsten an heute auf und sagt es, mit der Gesamtzahl daneben: so kann eine alte unbezahlte Rechnung nicht still aus einer abgeschnittenen Liste verschwinden.

Und filtern Sie nach einem Stand, in dem kein Termin steht, sagt die Meldung es — «Keine Buchungen mit diesem Filter» — statt Sie glauben zu lassen, das Spa habe gar keine Buchungen.

Während Sie Wellness einschalten, bleibt die Taste nicht stumm, wenn ein Pflichtfeld leer ist: sie sagt Ihnen, welches Feld fehlt, und kennzeichnet es unter dem Feld selbst.

Es gibt fünf Pflichtfelder:

• mindestens ein Öffnungstag — ohne einen einzigen Tag hat das Spa gar keine buchbare Stunde
• der Name des Therapeuten
• der Name der Leistung
• der Preis der Leistung
• die Kategorie der Leistung

Der «Öffentlicher Name» des Zentrums dagegen ist freiwillig: lassen Sie ihn leer, und die Gäste lesen den Namen der Unterkunft.

Das Einschalten des Moduls im Bereich Konfiguration ist Sache des Hoteldirektors.

Das Hineinkommen in den Wellness-Tab, wenn er an ist, ist Sache von drei Rollen: Hoteldirektor, Assistent und «Wellness-Mitarbeiter», der Rolle, die Wellness und seine Buchungen hält und nichts sonst. Die Hausdame und der Beobachter sehen ihn nicht.

• Eine Leistung ist nicht buchbar. In der Liste liest sie «Nicht buchbar – kein Therapeut»: die Leistung öffnen und eine Person verbinden.
• Es gibt gar keine freie Stunde. Gehen Sie die Liste der Bedingungen in Warum eine Stunde nicht frei ist durch: die häufigsten Ursachen sind fehlende Öffnungszeiten für diesen Wochentag und ein schon genommener Termin.
• Eine Stunde war da und ist jetzt weg. Fast immer ist sie einfach vorbei: eine Stunde, die genau in diesem Augenblick beginnt, ist nicht mehr buchbar.
• Das Produkt liest null, aber niemand hat bezahlt. Der Bestand sinkt, wenn die Rechnung gebucht wird, nicht wenn das Geld ankommt. Die Rechnung streichen, und der Bestand kommt zurück.
• Es ist kein Steuerbeleg angekommen. Prüfen Sie die Bedingungen in Belege, Rechnungen und Rückerstattungen: außerhalb Italiens, oder ohne aktive elektronische Rechnungsstellung, bleibt der Höflichkeitsbeleg.
• Eine alte Rechnung ist in der Kasse nicht zu finden. Sehen Sie, ob die Liste bei 500 abgeschnitten wurde: die Meldung oben sagt es, und die Gesamtzahl steht daneben.