Anleitung Elektronische Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung ist das System, über das italienische Rechnungen als XML zum Sistema di Interscambio reisen, der Austauschplattform der italienischen Steuerbehörde. Vezpa erzeugt das XML, lässt es vom steuerlichen Intermediär OpenAPI.it signieren und übermitteln und bringt Ihnen das Ergebnis zurück.

Es ist eine Funktion nur für Italien: der Bereich erscheint in der Konfiguration, wenn das Land Ihrer Unterkunft Italien ist. Unterkünfte in den anderen EU-Ländern nutzen die allgemeine Rechnungsstellung, erklärt in der Anleitung Rechnungsstellung.

Wer sie benutzen darf

Nur «Hoteldirektor» und «Assistent». Hausdame, Beobachter, Revenue Manager, Wellness-Mitarbeiter und einfacher Benutzer sehen den Bereich nicht und können nicht ausstellen: der Server lehnt die Anfrage ab.

Was es kostet: das Steuermodul

Elektronische Rechnung und Kassenbeleg liegen im «Steuermodul», das Sie über «Konfiguration» → die Gruppe «Steuer & Rechtliches» → den Bereich «Elektronische Rechnungsstellung» → «Steuermodul» aktivieren. Ohne aktives Modul werden keine elektronischen Rechnungen übermittelt.

• Die Gebühr beträgt € 7,90 im Monat (inkl. MwSt.), bei der Aktivierung vom Wallet abgezogen und danach jeden Monat zum selben Datum. Wenn Sie das Modul aus- und wieder einschalten, bevor der bezahlte Monat vorbei ist, zahlen Sie keine zweite Gebühr, und das Verlängerungsdatum bleibt gleich.
• Enthalten sind 100 elektronische Rechnungen und 500 Belege pro Monat des Moduls.
• Über den Freibetrag hinaus kostet jede Rechnung € 0,19 und jeder Beleg € 0,03, vom Guthaben.
• Bei hohen Mengen ist der Preis für zusätzliche Rechnungen und Belege verhandelbar: schreiben Sie uns, und wir vereinbaren ihn gemeinsam.
• Der Freibetrag gehört der Unterkunft: Rechnungen, die das Wellness-Modul übermittelt, verbrauchen dieselben hundert.
• Eine Gutschrift und eine Lastschrift zählen auch als Übermittlungen: sie kosten so viel wie eine Rechnung.
• Eine vom SDI abgelehnte Rechnung wird nicht bezahlt: die Belastung geht zurück aufs Wallet, und der Freibetrag wird nicht verbraucht.
• Der nicht-steuerliche Beleg geht nicht durch das SDI und bleibt kostenlos, auch ohne das Modul.

Die Belege übermittelt Vezpa in Ihrem Namen, als Vermittler: Wir fragen Sie nach keinen Zugangsdaten. Es genügt, im Portal «Fatture e Corrispettivi» der Agenzia delle Entrate, im Bereich der Vollmachten, eine Vollmacht für Vezpa zur Verwaltung der Tageseinnahmen (corrispettivi) zu erteilen; die Steuernummer, die Sie bevollmächtigen, finden Sie im Modul. Tippen Sie dann auf «Belege aktivieren». Außerdem brauchen Sie die eingerichtete E-Rechnung und die vollständige Adresse der Unterkunft (Straße und Hausnummer, PLZ, Gemeinde und Provinz). Einzelunternehmen können die Übermittlung der Tageseinnahmen nicht an einen Vermittler delegieren: Für sie umfasst das Modul nur die Rechnungen. Belege werden an der Kasse, im Wellness und beim Abschluss der Rechnung der Buchung ausgestellt: siehe den Leitfaden Kasse und die Anleitung Buchungsdetails.

Der Weg ist «Konfiguration» → die Gruppe «Steuer & Rechtliches» → der Bereich «Elektronische Rechnungsstellung» → «Elektronische Rechnungsstellung aktivieren». Ist der Dienst an, wird derselbe Punkt zu «Einrichtung elektronische Rechnungsstellung» und öffnet das Verfahren wieder, damit Sie die Angaben berichtigen können.

Bei aktivem Dienst führt der kürzeste Weg über die «Übersicht»: die Kachel «Buchhaltung» neben POS öffnet direkt den Bereich «Elektronische Rechnungsstellung».

Die fünf Schritte

Die Archivierung, auf dem Portal der Steuerbehörde

1. Öffnen Sie das Portal «Fatture e Corrispettivi» unter ivaservizi.agenziaentrate.gov.it (öffnet in einem neuen Tab)
2. Melden Sie sich mit SPID, CIE oder den Zugangsdaten Entratel/Fisconline an
3. Wählen Sie im Menü Conservazione und dann Aderisci al servizio di conservazione
4. Füllen Sie das Formular mit den Angaben Ihrer Unterkunft aus und unterschreiben Sie es digital
5. Senden Sie ab: es ist kostenlos, und von da an werden die ans SDI geschickten Rechnungen zehn Jahre auf den Servern der Behörde archiviert

Der Bereich «Elektronische Rechnungsstellung» öffnet sich aus «Übersicht» über die Kachel «Buchhaltung» oder aus «Konfiguration» → «Wallet und Rechnungen». Er hat fünf Tabs, in dieser Reihenfolge:

• «Aktivität», mit dem er öffnet. Oben der Monat in Zahlen: «Gesendete Rechnungen» und «Ausgestellte Belege» mit dem Betrag, «Zu sendende Entwürfe» und «Vom SDI abgelehnt». Ein Tipp auf eine Kachel öffnet die bereits gefilterte Liste. Darunter «Letzte Aktivitäten»: Rechnungen und Belege zusammen, nach Tagen geordnet, eine Zeile pro Dokument mit seinem letzten Zustand. Ein Tipp auf eine Zeile öffnet das Dokument.
• «Rechnungen»: die vollständige Liste, mit Suche, Filtern nach Zustand und Jahr und Sortierung.
• «Belege»: die nicht steuerlichen Belege mit dem Namen des Kunden, nach Jahr filterbar. Die Liste lädt 50 Belege auf einmal: unten «Mehr laden».
• «Rechnungsempfänger»: das Adressbuch der Steuerdaten Ihrer Kunden.
• «Wallet», der letzte. Oben das «Steuermodul» mit Gebühr, nächster Verlängerung und den im Zeitraum genutzten Rechnungen und Kassenbons («Modul verwalten» öffnet seine Seite), dann das Guthaben, «Schnell aufladen» und «Letzte Transaktionen».

Am Computer stellt «Aktivität» die Kacheln des Monats in eine Spalte links und die letzten Aktivitäten daneben; auch «Wallet» stellt Guthaben und Aufladung neben die Bewegungen.

Das Wallet ist der letzte Tab des Bereichs «Elektronische Rechnungsstellung»: wie man dorthin kommt und was in den anderen Tabs steht, steht unter Die Tabs des Bereichs.

Das Guthaben verfällt nie: Sie laden es mit Karte über Stripe auf, wann Sie wollen. Die einzige laufende Belastung ist die Gebühr des «Steuermoduls», wenn Sie es aktiviert haben. Der Tab zeigt das Guthaben, die Aufladungen und die Ausgaben.

Die Aufladepakete

Die Beträge sind nicht frei wählbar: Sie nehmen eines der Pakete unter «Schnell aufladen», und die zwei größten schreiben Ihnen mehr gut, als Sie zahlen.

Es gilt die Liste, die Sie in der App sehen: Pakete können sich ändern, und ein Betrag, der zu keinem aktiven Paket passt, wird abgelehnt.

1. Öffnen Sie die Buchung, tippen Sie das Drei-Punkte-Menü an und wählen «Abrechnung»: «Rechnungen der Buchung» öffnet sich
2. Tippen Sie auf der «Hauptrechnung» auf «Rechnung». «E-Rechnung ausstellen» öffnet sich mit den schon aus der Buchung übernommenen Angaben
3. Prüfen Sie den «Kundentyp» und die Angaben des Kunden
4. Tippen Sie auf «Ausstellen und an SDI übermitteln»

Die Angaben des Kunden

Für ein italienisches Unternehmen ist eines der beiden — Code oder zertifizierte E-Mail — Pflicht: ohne das beginnt das Ausstellen nicht. Gibt der Kunde Ihnen keines von beiden, ist der übliche Wert 0000000 (sieben Nullen), und die Rechnung landet trotzdem in seinem Steuerfach auf dem Portal der Behörde.

Das brauchen Sie, wenn dieselbe Buchung an verschiedene Leute abgerechnet werden muss: der private Gast zahlt Zimmer und Frühstück, die Firma zahlt die Extras. Die Seite «Rechnungen der Buchung» zeigt oben die «Hauptrechnung» und darunter die getrennten Rechnungen, die Sie angelegt haben. Die Summe der Buchung ändert sich nicht: was Sie auf eine getrennte Rechnung verschieben, geht von der Hauptrechnung ab.

1. Tippen Sie auf der «Hauptrechnung» auf «Aufteilen». Beim ersten Mal steht statt einer leeren Liste eine Erklärung der Funktion da, mit der Taste «Separate Rechnung anlegen»
2. Wählen Sie den Rechnungsempfänger, oder legen Sie einen mit der Taste «Neuer Rechnungsempfänger» neben dem Auswahlfeld an
3. Tippen Sie die Beträge ein, die hinübergehen: «Zimmer», «Verpflegung», «Kurtaxe»
4. Setzen Sie unter «Einzubeziehende Posten» die Häkchen bei den Posten, die auf diese Rechnung sollen, auch bei einem Teil einer Menge
5. Speichern. Die Rechnung erscheint in der Liste mit ihrer eigenen Taste «Rechnung», und Sie stellen von dort aus genauso aus wie von der Hauptrechnung

Der Zustand steht auf jeder Rechnungskarte im Tab «Rechnungen». Nach der Übermittlung ändert er sich von selbst: die Bestätigung kommt von OpenAPI.it zurück, und geht diese Bestätigung verloren, liest eine automatische Prüfung den Zustand jede Viertelstunde neu.

In «Ausgestellte Rechnungen» steht «Suchen» («Nummer, Kunde, Steuernr. oder Gast»): gesucht wird in der Nummer, im Namen oder Firmennamen des Kunden, in der Umsatzsteuer-Nummer, in der Steuernummer und im Namen des Gastes der Buchung. Darunter die Filter nach Zustand — «Alle», «Entwürfe», «Übermittelt», «Archiviert», «Abgelehnt» —, die das alte Filtermenü in der Leiste ersetzen; wenn die Rechnungen mehr als ein Jahr umfassen, das Jahresmenü mit «Alle Jahre» (ein Entwurf zählt im Jahr seiner Erstellung). In der Leiste bietet «Sortieren nach» «Neueste zuerst», «Älteste zuerst», «Nummer: höchste zuerst», «Nummer: niedrigste zuerst», «Betrag: höchster zuerst», «Betrag: niedrigster zuerst», «Kunde (A–Z)»; voreingestellt ist «Neueste zuerst». Jede Karte zeigt den Namen des Kunden. Die Liste lädt 50 Rechnungen auf einmal: unten «Mehr laden».

Wenn das SDI sie ablehnt

Die Ablehnung kommt von formalen Fehlern: eine falsche Steuernummer, unvollständige Angaben des Ausstellers, ein Umsatzsteuerschlüssel, der nicht zu Ihrem Regime passt. Wenn das passiert:

• die Rechnung geht auf «Abgelehnt», und der vom SDI gemeldete Grund steht in der Detailansicht;
• eine etwaige Belastung geht zurück aufs Wallet, und diese Übermittlung verbraucht den Monatsfreibetrag nicht;
• berichtigen Sie die falsche Angabe und stellen Sie neu aus. Auch wenn Sie mehrmals ausstellen, zahlen Sie nur die Übermittlungen, die angenommen werden.

Ist die Rechnung beim SDI, lässt sie sich nicht mehr löschen: sie wird ganz oder teilweise mit einer Gutschrift rückgängig gemacht. Sie brauchen eine, wenn die Buchung nach dem Ausstellen storniert wird, wenn der Betrag falsch war, für einen nachträglich vereinbarten Nachlass, oder für ein Zimmer mit Nichterscheinen.

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Rechnung, die zurückgenommen werden soll
2. Tippen Sie auf «Gutschrift ausstellen (TD04)»
3. Passen Sie Menge und Preis der Zeilen an, die zurückgenommen werden: die Beträge werden von selbst negativ
4. Bestätigen: die Gutschrift wird ans SDI übermittelt und bleibt mit der Rechnung verbunden, aus der sie kommt

Neben der SDI-Rechnung gibt es den «Nicht-steuerlichen Beleg», gedacht für nicht gewerbliche Vermietungen und für die ohne Umsatzsteuernummer. Er geht nicht durch das SDI: er wird nicht übermittelt, verbraucht den Monatsfreibetrag nicht und rührt das Wallet nicht an. Sie stellen ihn aus derselben Rechnung mit «Nicht-steuerlichen Beleg ausstellen» aus, er hat seine eigene Nummerierung und wird mit einem Grund storniert; die ausgestellten Belege stehen im Tab «Belege».

Welcher der beiden zuerst angeboten wird

Das entscheiden Sie in «Konfiguration», im Bereich «Steuern», mit «Standard-Belegart»: «Elektronische SDI-Rechnung» oder «Nicht-steuerlicher Beleg». Die Wahl entscheidet, welche Taste auf der Rechnung die vorrangige ist; die andere bleibt als zweite Handlung erreichbar.

Stempelsteuer

Derselbe Bereich «Steuern» enthält «Stempelsteuer». Ausgeschaltet passiert nichts; eingeschaltet erklären Sie eine Schwelle und einen Betrag, und die Steuer wird auf Belege über der Schwelle angewandt. Die vorgeschlagenen Werte sind die für Umsätze außerhalb des Anwendungsbereichs der Umsatzsteuer, bleiben aber änderbar: wenn Sie unsicher sind, fragen Sie Ihren Steuerberater.

Keines von beiden ist ein Steuerbeleg und keines rührt das Wallet an: die echte Rechnung bleibt das ans SDI übermittelte XML.

• In der Konfiguration gibt es keinen Bereich «Elektronische Rechnungsstellung». Das Land Ihrer Unterkunft ist nicht Italien, oder Ihre Rolle ist weder «Hoteldirektor» noch «Assistent».
• Aus einer Buchung sagt die App, die elektronische Rechnungsstellung sei nicht aktiv. Das Aktivierungsverfahren wurde nie abgeschlossen: öffnen Sie es aus «Elektronische Rechnungsstellung aktivieren» wieder.
• Das Ausstellen wird abgelehnt: Steuermodul nicht aktiv. Aktivieren Sie es über «Konfiguration» → die Gruppe «Steuer & Rechtliches» → den Bereich «Elektronische Rechnungsstellung» → «Steuermodul»; reichte das Guthaben bei der Verlängerung nicht, laden Sie aus dem Tab «Wallet» auf, und die Rechnungen laufen wieder.
• Das Ausstellen wird wegen zu geringem Guthaben abgelehnt. Sie haben die hundert Rechnungen des Monats verbraucht, und das Guthaben deckt die € 0,19 nicht. Laden Sie aus dem Tab «Wallet» auf.
• Ich kann die Rechnung nicht ausstellen: es gibt schon einen Beleg. Der Aufenthalt steht schon auf einem Beleg: stornieren Sie ihn zuerst unter «Handelsbelege», dann stellen Sie die Rechnung aus.
• Ich kann nicht ausstellen: Angaben des Kunden fehlen. Die App sagt, welche und wo sie ausgefüllt werden: im Tab des Hauptgastes der Buchung, oder im Rechnungsempfänger der getrennten Rechnung.
• Die Rechnung erreicht den Kunden nie. Mit Empfängercode 0000000 findet er sie in seinem Steuerfach auf dem Portal der Behörde. Mit einem bestimmten Code bitten Sie ihn zu prüfen, dass er noch aktiv ist.
• Die Rechnung ist falsch und ich habe sie schon übermittelt. Sie lässt sich nicht löschen: sie wird mit einer Gutschrift zurückgenommen, und erst wenn das SDI die Zustellung bestätigt hat.
• Eine getrennte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Sie ist schon abgerechnet. Die einzige Berichtigung ist eine Gutschrift auf die Rechnung, die daraus entstanden ist.
• Der Zustand hängt auf einem englischen Code. Das ist der Prüfzustand: der Ausgang der Übermittlung ist nicht sicher. Warten Sie die automatische Prüfung ab, statt neu zu übermitteln, sonst riskieren Sie zwei Rechnungen beim SDI.