Anleitung Rechnungsstellung

Diese Funktion stellt eine Rechnung aus einer Zimmerbuchung oder aus einem Verkauf im Wellness-Modul aus. Vezpa füllt die Zeilen, wendet den Satz an, den Sie gesetzt haben, führt die Nummerierung und erzeugt das PDF. Es geht über keinen Vermittler: es gibt keine Gebühr je Dokument und kein Guthaben zum Aufladen.

Sie gilt für Unterkünfte, die in einem dieser 21 Länder gemeldet sind: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Kroatien, Luxemburg, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien und Ungarn.

Die Währung und die Sprache des Dokuments

Die Beschreibungen der Zeilen und die Beschriftungen im PDF kommen in der Standardsprache des Landes heraus, das in den Einstellungen gewählt ist, und die Beträge in der Währung jenes Landes: Krone, Złoty, Forint, Leu oder Euro, je nachdem, wo Sie sind. Das Land wird beim ersten Öffnen der Seite aus dem Ihrer Unterkunft übernommen und bleibt änderbar.

Wer sie benutzen darf

Einstellungen und Ausstellen sind dem «Hoteldirektor» und dem «Assistent» vorbehalten: für jede andere Rolle verweigert der Server die Anfrage, auch dort, wo ein Weg in der App den Bildschirm öffnen lässt.

Was diese Funktion nicht tut

• Sie meldet nichts an die Steuerbehörde, in keinem der 21 Länder. Vezpa erzeugt das Dokument, nummeriert es und bewahrt es auf; Erklärungen und Buchhaltung bleiben draußen, und Sie erledigen sie wie heute, mit Ihrem Steuerberater.
• Es gibt keine Gutschrift. Eine falsche Rechnung wird storniert, und das Stornieren erzeugt kein zweites Dokument.
• Sie rechnet keine Preise neu: sie nimmt die Beträge, die schon auf der Buchung oder auf der Wellness-Rechnung stehen.

Der Weg ist Konfiguration → Rechnungsstellung, in der Gruppe «Steuer & Rechtliches». Von dieser Seite geht kein Dokument hinaus: Sie schreiben einmal, was auf jeder Rechnung gedruckt wird.

Die zwei Schalter oben

• «Rechnungsstellung aktivieren» schaltet die Funktion ein. Solange er aus ist, bekommt jeder, der aus einer Buchung ausstellen will, den Hinweis, dass die Rechnungsstellung nicht aktiv ist, und kommt nicht weiter.
• «Umsatzsteuerpflichtig» erklärt, dass Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Sind Sie es nicht, lassen Sie ihn aus: die Rechnungen kommen ohne Steuer auf jeder Zeile heraus.

Der Vermerk am Fuß wechselt den Namen mit dem Schalter

Es ist immer dasselbe Feld, und der Name, den es trägt, sagt Ihnen, in welchem der zwei Regime Sie schreiben.

• Mit dem Schalter aus heißt es Befreiungsvermerk und ist Pflicht: ohne ihn verweigert Vezpa das Ausstellen. Die einzige Ausnahme ist Tschechien, wo ein leeres Feld den für jenes Land schon geprüften Wortlaut druckt; in den anderen zwanzig erfindet Vezpa keine Rechtsgrundlage an Ihrer Stelle.
• Mit dem Schalter ein heißt es Optionaler Vermerk: lassen Sie es leer, erscheint am Fuß der Rechnung keine Zeile. Es ist da für jeden, der eine Rechtsgrundlage zeigen muss und dabei umsatzsteuerpflichtig ist, etwa bei einer Umkehr der Steuerschuld.

Was Sie selbst schreiben, gewinnt immer, in beiden Regimen und auch in Tschechien.

Die Felder

Die Nummer ist Präfix + Zähler + Jahr, zum Beispiel FA12/2026. Der Zähler beginnt mit jedem neuen Jahr wieder bei 1.

Es gibt nur eine wirkliche Regel: die Folge folgt dem Präfix. Zwei Rechnungen mit demselben Präfix teilen den Zähler, zwei verschiedene Präfixe haben unabhängige Zähler. Darum können zwei Dokumente nie dieselbe Nummer tragen.

Keine Lücken, keine Wiederverwendung

• Scheitert das Ausstellen auf halbem Weg, und sei es nur beim Erzeugen des PDF, wird keine Nummer verbraucht: der ganze Vorgang wird zurückgenommen.
• Stellen zwei Personen im selben Augenblick aus, werden die zwei Vorgänge in eine Reihe gestellt und bekommen zwei aufeinanderfolgende Nummern.
• Eine stornierte Rechnung behält ihre Nummer, und sie wird nie neu zugeteilt.

Zwei Formen für dieselbe Nummer

Unter «Nummernformat» wählen Sie, wie sie gedruckt wird. «Präfix + Nummer / Jahr (z. B. 54/2026)» ist die Voreinstellung, die oben beschriebene Form, und für alle, die schon ausgestellt haben, ändert sich nichts. «Präfix + Jahr + 4-stellige Nummer (z. B. 20260054)» ist eine in tschechischen Rechnungssystemen verbreitete Form: zuerst das Jahr, dann der Zähler mit vier Stellen — mit dem Präfix FA also FA20260054. Nur der Druck ändert sich: Serie, Präfix und Zähler bleiben gleich, und bereits ausgestellte Rechnungen werden nicht umnummeriert.

Die Nummerierung Ihres bisherigen Systems fortsetzen

Kommen Sie von einem anderen System mit einer schon laufenden Serie — etwa von Ihrem bisherigen Rechnungsprogramm, stehen geblieben bei Rechnung 53 —, wählen Sie zuerst das Format, das Sie benutzt haben; dann tippen Sie bei der ersten Rechnung, die Sie in Vezpa ausstellen, auf den Stift neben «Rechnungsnummer» und schreiben 54 in «Laufende Nummer». Ab da macht Vezpa allein weiter: 55, 56…

1. Öffnen Sie die Buchung, tippen Sie das Drei-Punkte-Menü an und wählen Sie «Abrechnung»: die Seite «Rechnung ausstellen» geht auf
2. Wählen Sie den «Kundentyp»: «Privatperson» oder «Unternehmen»
3. Bei einem Unternehmen füllen Sie Steuerliche Identifikationsnummer des Kunden aus, nötig nur wenn Ihre eigene Unterkunft in Tschechien liegt, überall sonst freiwillig. Ist der Kunde ein tschechisches Unternehmen, erscheint neben dem Feld «Von ARES laden»: tippen Sie darauf, und Firmenname, Umsatzsteuernummer und Adresse füllen sich aus dem tschechischen öffentlichen Unternehmensregister
4. Prüfen Sie die Zeilen und tippen Sie «Ausstellen»
5. Das PDF geht sofort auf: drucken oder speichern Sie es von dort

Was in den Zeilen landet

Sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig, kommt jede Zeile ohne Steuer heraus, und der Wortlaut der Befreiung erscheint am Fuß des Dokuments.

Die Nummer, vor dem Ausstellen

Oben in «Rechnung ausstellen» steht «Rechnungsnummer»: die Nummer, die diese Rechnung bekommen wird, also die nächste ihrer Serie, schon im gewählten Format. Meist ist nichts zu tun. Der Stift daneben, «Nummer ändern», dient nur einem Fall — die Nummerierung des vorherigen Systems fortsetzen — und öffnet einen Hinweis, das Feld «Laufende Nummer», in das Sie nur den Zähler schreiben (zum Beispiel 54), und eine Vorschau der Nummer, wie sie gedruckt wird. Beim Bestätigen prüft Vezpa, ob sie frei ist; wenn nicht, erscheint «Diese Nummer gehört bereits zu einer ausgestellten Rechnung.»

Die E-Mail des Kunden, und der Versand gleich danach

Unter den Kundendaten steht «E-Mail des Kunden», bereits mit der E-Mail der Buchung ausgefüllt: sie kommt in die Rechnung und bestimmt, wohin sie geschickt wird. Korrigieren Sie sie, wenn die Rechnung etwa an die Buchhaltung eines Unternehmens geht. Nach «Ausstellen» öffnet sich die PDF-Vorschau, und oben in der Leiste steht die Schaltfläche «Rechnung senden».

Die Positionen korrigieren, und Ihr eigener Text

Unter den Kundendaten finden Sie «Rechnungspositionen», bereits aus der Buchung ausgefüllt: jede Position hat «Beschreibung», «Menge» und «Einzelpreis», und Sie können alle vor dem Ausstellen korrigieren. Die Beherbergungsposition trägt die Daten des Aufenthalts, die Anzahl der Nächte, die Anzahl der Personen und den Namen der Unterkunft. «Position hinzufügen» fügt eine hinzu, der Papierkorb neben einer Position entfernt sie, und «Gesamt» aktualisiert sich beim Tippen. Das gilt auch für die Wellness-Position. Das Feld «Eigener Text auf der Rechnung» ist freiwillig und wird auf das PDF gedruckt: zum Beispiel ein Dank oder Zahlungshinweise. Das PDF ist in Blöcken aufgebaut — Ihre Angaben als Anbieter und die des Kunden, die Daten des Dokuments mit der Fälligkeit, die Tabelle der Positionen.

Kurtaxe und Umsatzsteuer, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Entscheidend ist, wer die Abgabe nach dem Gesetz schuldet. Schuldet sie der Gast und ziehen Sie sie für die Gemeinde oder den Tourismusverband ein, bleibt sie außerhalb der Bemessungsgrundlage (Richtlinie 2006/112/EG, Art. 79 Buchst. c), und die Position erscheint als nicht Teil der Bemessungsgrundlage: im PDF steht in der Spalte des Steuersatzes «–» statt 0, die Steuerübersicht gibt ihr eine eigene Zeile, «Nicht Teil der Bemessungsgrundlage», und die gedruckte Bemessungsgrundlage schließt sie nicht ein; schuldet sie die Unterkunft, gehört sie zum Preis und trägt die Umsatzsteuer der Beherbergung. Das entscheidet «Ortstaxe / Tourismusabgabe und USt.» in den Einstellungen: voreingestellt ist «Automatisch (nach Land)», und unter dem Menü lesen Sie, was jetzt für Ihr Land gilt.

• Automatisch in der Bemessungsgrundlage: Spanien, Belgien und Bulgarien. Die Position bekommt den Satz der Beherbergung und trägt keinen Grund. In Spanien ist das die Haltung der Steuerverwaltung (Auskunft DGT V0507-26). In Belgien wird, wenn Sie «Nicht in der USt.-Bemessungsgrundlage (für die Behörde erhoben)» wählen, der Grund mit dem belgischen Gesetzesverweis gedruckt.
• Außerhalb der Bemessungsgrundlage, mit gedrucktem Grund: Tschechien, Slowakei, Polen, Ungarn, Österreich, Luxemburg, Portugal, Kroatien, Slowenien und die Niederlande. Unter der Position erscheint klein und kursiv der Grund mit dem Verweis auf das nationale Gesetz; im PDF steht er unter der Beschreibung der Position und in der Zeile «Nicht Teil der Bemessungsgrundlage» der Steuerübersicht. In den Niederlanden bleibt die Abgabe auch dann außerhalb der Bemessungsgrundlage, wenn die Unterkunft sie schuldet, sofern sie pro Nacht berechnet und in einer eigenen Zeile ausgewiesen wird (Hoge Raad, 1985).
• Sie müssen wählen: Deutschland (Kurtaxe oder City-Tax), Frankreich (taxe de séjour au réel oder forfaitaire) und Rumänien, wo es von der Gemeinde oder dem Regime abhängt. Solange Sie nicht gewählt haben, erscheint beim Ausstellen für eine Buchung mit Abgabe die Karte «Wie wird die Ortstaxe/City-Tax umsatzsteuerlich behandelt?» mit zwei Schaltflächen, «Nicht in der USt.-Bemessungsgrundlage (für die Behörde erhoben)» und «In der USt.-Bemessungsgrundlage (Beherbergungssatz)», und «Ausstellen» bleibt gesperrt; auch der Server lehnt ab. Die Wahl wird in den Einstellungen gespeichert und die Positionen werden neu geladen: mit «Nicht in der USt.-Bemessungsgrundlage (für die Behörde erhoben)» wird der Grund mit dem Gesetzesverweis des Landes gedruckt, mit «In der USt.-Bemessungsgrundlage (Beherbergungssatz)» bekommt die Position den Satz der Beherbergung. Eine Kurtaxe, die der Gast schuldet, ist in der Regel ein durchlaufender Posten; eine City-Tax, die der Betrieb schuldet, gehört meist zum Entgelt.
• In anderen Ländern bleibt die Position außerhalb der Bemessungsgrundlage, ohne Grund; schuldet die Unterkunft die Abgabe, wählen Sie «In der USt.-Bemessungsgrundlage (Beherbergungssatz)». In Griechenland gehört die Klimaresilienzabgabe nie auf die Rechnung: sie kommt auf den gesonderten Sonderbeleg («ειδικό στοιχείο»), den Sie über Ihren myDATA-Anbieter mit Nummer und Datum der Rechnung ausstellen; Vezpa stellt ihn nicht aus und lässt die Position auf der Rechnung weg.

Die Position der Abgabe zeigt Einheiten × Satz — zum Beispiel 14 × 2,00 —, wenn alle besteuerten Einheiten (Nächte pro Person oder pro Zimmer) denselben Satz haben; bei unterschiedlichen Sätzen bleibt es bei 1 × Gesamtbetrag. Katalonien verlangt Nächte und Satz auf der Rechnung, und in den Niederlanden hält die Berechnung pro Nacht die Abgabe außerhalb der Bemessungsgrundlage. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater: die Wahl gilt für die Rechnungen, die Sie ab dann ausstellen. Sind Sie nicht umsatzsteuerpflichtig, ändert sich nichts: das Menü erscheint nicht, die Position kommt ohne Steuer, und für das ganze Dokument gilt der Befreiungsvermerk am Fuß.

Dieselbe Handlung zum Ausstellen sitzt auf einer Wellness-Buchung. Der Weg ist derselbe — Kundentyp, Angaben, «Ausstellen», PDF — aber die Rechnung kommt mit einer einzigen Zeile heraus, betitelt Wellness, mit der Summe der Rechnung: die einzelnen Posten werden nicht aufgeschlüsselt.

Der Zahlungsblock wird nur gedruckt, wenn Sie mindestens eines von IBAN und tschechischer Kontonummer ausgefüllt haben. Sind beide leer, kommt die Rechnung ganz ohne Bankangaben heraus.

Welche Nummer als variabilní symbol dient, hängt vom Format ab. Mit «Präfix + Nummer / Jahr (z. B. 54/2026)», oder mit einem Präfix, das Buchstaben enthält, ist es ein eigener Zähler, eindeutig für die Unterkunft und nie wiederverwendet, der nicht mit der Rechnungsnummer übereinstimmt. Mit «Präfix + Jahr + 4-stellige Nummer (z. B. 20260054)» und einer Nummer nur aus Ziffern (höchstens 10) ist das VS die Rechnungsnummer selbst — Rechnung 20260054, VS 20260054, auch im QR-Code — wie in tschechischen Buchhaltungssystemen: wer zahlt, findet die Rechnung auf dem Kontoauszug ohne zweite Nummer.

Die Zeile «Online bezahlen»

Nehmen Sie Kartenzahlungen mit Stripe an, trägt das PDF auch eine Zeile mit einer Adresse: der Kunde öffnet sie und zahlt mit Karte, ohne Überweisung. Sie ersetzt weder die IBAN noch den QR-Code, und sie wird auch gedruckt, wenn Sie überhaupt keine Bankangaben haben — wer nur Karten nimmt, bleibt nicht ohne Weg.

Die Adresse ist kurz — die öffentliche Domain der Unterkunft, dann /f/ und ein Code aus 16 Zeichen, gedruckt ohne https:// — und die ganze Zeile ist der Link. In der PDF-Vorschau in der App lassen sich Links nicht antippen; im PDF, das Sie dem Kunden schicken, ist die Zeile in jedem PDF-Reader anklickbar.

Auf der Seite «Rechnungsstellung» öffnet das Symbol oben die Liste «Ausgestellte Rechnungen», die Beherbergung und Wellness zusammen hält. Jede Zeile trägt Nummer, Datum, Betrag und Zustand.

Der kürzeste Weg führt über die «Übersicht»: die Kachel «Buchhaltung» neben POS öffnet direkt «Ausgestellte Rechnungen».

Oben in der Liste steht «Suchen» («Nummer, Kunde, Steuernr. oder Gast»): gesucht wird in der Nummer, im Kundennamen, in der Steuer- oder USt-Nummer des Kunden und im Namen des Gastes der Buchung. Darunter die Filter nach Zustand — «Alle», «Ausgestellt», «Bezahlt», «Storniert» — und, wenn die Rechnungen mehr als ein Jahr umfassen, das Jahresmenü mit «Alle Jahre». In der Leiste oben bietet «Sortieren nach» «Neueste zuerst», «Älteste zuerst», «Nummer: höchste zuerst», «Nummer: niedrigste zuerst», «Betrag: höchster zuerst», «Betrag: niedrigster zuerst», «Kunde (A–Z)»; voreingestellt ist «Neueste zuerst». Die Liste lädt 50 Rechnungen auf einmal: unten holt «Mehr laden» die nächsten.

Unter dem Namen des Kunden zeigt «Gesendet am …», wann die Rechnung zuletzt per E-Mail verschickt wurde. Fehlt die Zeile, wurde die Rechnung noch nicht gesendet.

Das PDF wieder öffnen

Tippen Sie «PDF öffnen»: das aufbewahrte Dokument wird genau so wieder gezeigt, wie es im Moment des Ausstellens war, es wird nicht neu erzeugt. Die Ausnahme sind eine Handvoll sehr alter Rechnungen, ausgestellt bevor das PDF überhaupt aufbewahrt wurde: die werden mit dem heutigen Drucklayout neu gebaut.

Die Rechnung per E-Mail senden

Die Schaltfläche «Rechnung senden» steht in der Leiste der PDF-Vorschau, gleich nach dem Ausstellen ebenso wie beim erneuten Öffnen einer Rechnung aus der Liste, und der Eintrag bleibt auch im Menü der Zeile. Sie öffnet das Versandblatt, nur per E-Mail: «Empfängeradresse» ist änderbar und beginnt mit der E-Mail des Kunden auf der Rechnung, sonst mit der des Gastes. Vezpa prüft, dass die Adresse gültig ist, und sendet wirklich dorthin, mit dem gespeicherten PDF im Anhang.

Den Text der E-Mail schreiben Sie unter «E-Mail-Text zur Rechnung» in den Rechnungseinstellungen: wählen Sie die «Sprache des Textes», dann «Betreff» und «Text». Im leeren Feld sehen Sie den Standardtext, der gilt, bis Sie einen eigenen schreiben, und Sie können {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura} verwenden; «Standardtext wiederherstellen» kehrt zum Standard zurück. Die E-Mail geht in der Sprache des Gastes hinaus, und die Signatur ist der Name der Unterkunft, den der Gast kennt, nicht Ihr Firmenname.

Sie dem Kunden senden

Aus dem Menü der Zeile sendet «Rechnung senden» sie per E-Mail, mit dem aufbewahrten PDF im Anhang und nicht mit einer frischen Kopie. E-Mail ist der einzige Kanal: ein Dokument passt nicht in eine WhatsApp-Nachricht. Auf einer stornierten Rechnung wird der Eintrag nicht einmal angeboten.

Stornieren

1. Öffnen Sie die Rechnung aus der Liste und wählen Sie «Rechnung stornieren»
2. Bestätigen Sie: die Rechnung geht in den Zustand «Storniert»
3. Die Nummer bleibt reserviert und wird nicht neu zugeteilt

• In der Konfiguration gibt es keinen Eintrag «Rechnungsstellung». Entweder ist Ihre Rolle weder «Hoteldirektor» noch «Assistent», oder das Land Ihrer Unterkunft ist keines der 21 abgedeckten. Ist es Italien, ist die richtige Funktion die elektronische Rechnung.
• Aus einer Buchung sagt die App, die Rechnungsstellung sei nicht aktiv. Der Schalter «Rechnungsstellung aktivieren» ist aus: schalten Sie ihn in den Einstellungen ein. Der Hinweis selbst nennt den Weg: «Konfiguration» → «Rechnungsstellung».
• Das Ausstellen wird verweigert und spricht von fehlenden Angaben. Firmenname oder Adresse fehlen, oder die steuerliche Identifikationsnummer, wenn Sie in Tschechien sind, oder die Umsatzsteuernummer, wenn Sie «Umsatzsteuerpflichtig» eingeschaltet haben. Die Meldung zählt auf, welche: es ist keine Nummer verbraucht worden.
• Das Ausstellen wird verweigert und spricht vom Wortlaut. Sie sind nicht umsatzsteuerpflichtig, und das Feld Befreiungsvermerk ist leer. Füllen Sie es aus: außerhalb Tschechiens schreibt Vezpa diesen Satz nicht für Sie.
• Die Schaltfläche «Von ARES laden» erscheint nicht. Weder der Kunde noch Ihre Unterkunft ist tschechisch, oder der Kundentyp steht noch auf «Privatperson». Tippen Sie die Angaben von Hand: das Ausstellen arbeitet genau gleich.
• Die Rechnung kommt ohne Bankangaben heraus. IBAN und Kontonummer sind beide leer. Eines von beiden auszufüllen genügt.
• Auf meiner Rechnung ist kein QR-Code. Die QR Platba existiert nur für Unterkünfte, die in Tschechien gemeldet sind. Anderswo ist die Zeile mit den Bankangaben alles, was das Dokument trägt.
• Ich habe meine Angaben korrigiert, und die alte Rechnung ist unverändert. Das ist Absicht: die Angaben des Ausstellers werden auf das ausgestellte Dokument eingefroren. Die Korrektur gilt für die folgenden Rechnungen.
• «Ausstellen» bleibt gesperrt. Die Summe der Positionen ist null: tragen Sie den Betrag in eine Position ein. Buchungen aus iCal-Kalendern kommen ohne Preis.
• Ein Tippen auf «Ausstellen» öffnet «Vervollständigen Sie Ihre Anbieterdaten». Es fehlen Ihre eigenen Angaben, die dessen, der die Rechnung ausstellt, nicht die des Kunden, die Sie gerade ausgefüllt haben. Tippen Sie auf «Rechnungseinstellungen öffnen», ergänzen Sie sie und stellen Sie erneut aus: es wurde keine Nummer verbraucht.
• In Tschechien lassen sich die Einstellungen wegen IČO oder DIČ nicht speichern. Die IČO hat 8 Ziffern ohne CZ, mit einer Prüfziffer; die DIČ ist CZ plus 8–10 Ziffern, auch wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Prüfen Sie, ob Sie sie vertauscht haben.