Nøgleboks og adgangskoder: selvbetjent check-in uden risiko

Paolo Vezzola

Stifter · Vezpa PMS · Profil →

En nøgleboks med kode er den mest udbredte løsning, når du ikke kan være til stede ved hver ankomst: gæsten kommer med den sidste færge til Bornholm, taster fire cifre og tager nøglerne. Det svære er ikke boksen, men koden: hvem du sender den til, hvornår, og hvad du har tjekket inden. Denne guide samler, hvad danske regler siger om gæsteoplysninger, og en praktisk metode til at sende koder uden risiko og uden manuelt arbejde.

Hvad reglerne siger

Udlændingebekendtgørelsen pålægger den, der driver hotel, pensionat, herberg eller lejrplads, at føre protokol eller kartotek over ankomne udenlandske gæster. Ifølge Horesta skal der registreres blandt andet fulde navn, fødselsdato, nationalitet, fast bopæl, ankomstdato og pas eller anden rejselegitimation, og fortegnelsen skal kunne fremvises for politiet. Reglerne forbyder ikke nøglebokse eller kodelåse, men de gør heller ikke en undtagelse, fordi der ikke er en reception: oplysningerne skal stadig indsamles fra hver gæst, der er omfattet.

I praksis betyder det, at selvbetjent check-in fungerer, når oplysningerne indsamles online før ankomst. Kommer gæsten, før du har fået dem, står du med nøglerne udleveret og fortegnelsen ufuldstændig. Netop derfor bør koden ikke sendes, før du har tjekket oplysningerne.

Husk også databeskyttelsen. Et billede af pas eller id-kort er en personoplysning, der ikke hører hjemme i mailindbakken eller på mobilens kamerarulle. Bed kun om det, du har brug for, opbevar det sikkert, og slet det, når det ikke længere er nødvendigt.

Metoden: først kontrol, så kode

1. Online check-in nogle dage før: gæsten udfylder oplysningerne og, hvis du beder om det, uploader et billede af legitimationen.
2. Kontrol fra værten: du sammenligner oplysninger og dokumenter og tager et kort videoopkald, hvis det er nødvendigt.
3. Godkendelse: først nu er gæsten klar til at få koden.
4. Afsendelse på ankomstdagen: koden kommer om morgenen den dag, gæsten tjekker ind, ikke uger før.
5. Jævnligt kodeskift, med besked til dem, der allerede har fået den gamle kode og ikke er rejst.

Gjort i hånden er metoden sårbar: det er nok med én besked sendt for tidligt, til den forkerte gæst eller med en gammel kode. Det er netop den del, der kan betale sig at automatisere.

Valg og placering af nøgleboks

En mekanisk kodeboks er billigst og sikrest: ingen batterier, der dør i kulden, og ingen forbindelse, der falder ud. Vælg en model, der tåler dansk vejr med regn og salt, og placér den, hvor cifrene kan læses også i mørke. Beskriv præcist, hvor boksen sidder, og vedlæg et billede. Hav et ekstra sæt nøgler og et telefonnummer, gæsten kan ringe til, hvis koden ikke virker, og skift kode jævnligt, for eksempel hver måned eller efter længere ophold.

Sådan gør Vezpa

Fra oktober 2026 håndterer Vezpa adgangsenheder: nøglebokse og kodelåse til dine enheder.

1. Du registrerer enhederne

Under Konfiguration, ved overnatningsenhederne, finder du «Adgangsenheder». For hver enhed angiver du navn (for eksempel «Boks 6»), beskrivelse, kode og tilknyttede enheder. Én nøgleboks kan betjene flere lejligheder, og én lejlighed kan have flere enheder, for eksempel boksen og hoveddøren. Koden gemmes krypteret. I dag er enhederne af typen «offline», altså med en fast kode, som du selv skriver ind: netforbundne smartlåse er endnu ikke integreret.

2. Gæsten tjekker ind online

Linket til check-in er beskyttet af en PIN-kode, der følger med linket. Du kan bede om et billede af legitimationen som frivilligt eller obligatorisk. Billederne opbevares krypteret og slettes syv dage efter afrejse.

3. Du godkender check-in

Feltet «Nøgler» i bookingkortet viser, hvor langt I er nået. Når gæsten har gennemført online check-in, dukker knappen «Godkend check-in» op. Det er ikke ankomstregistreringen: du kan godkende flere dage i forvejen. Registrerer du derimod gæsten som ankommet fra bookingkortet, tæller det også som godkendelse.

4. Koden sendes af sig selv

Automatiseringen «Adgangskoder» sender beskeden med feltet {codice_accesso}:

• kun til bookinger, hvor check-in er godkendt; før godkendelsen er feltet tomt, også hvis du sætter det ind i en anden besked;
• på ankomstdagen på det valgte tidspunkt (standard kl. 8.00); godkender du senere samme dag, sendes beskeden med det samme;
• kun én gang pr. booking; med flere enheder læser gæsten for eksempel «Boks 6: 1123, Hoveddør: 9876»;
• på gæstens sprog; har gæsten booket via en portal med en videresendt mailadresse, kommer beskeden i portalens chat.

Som de andre færdige automatiseringer er den slået fra fra start, med teksten allerede skrevet: du slår den til, når enhederne er registreret.

5. Du skifter kode uden at miste nogen

Koden kopieres ikke over på bookingerne, men læses fra enheden, når beskeden sendes. Den, der får beskeden efter skiftet, får altså den nye kode. Når du gemmer en ny kode, fortæller Vezpa, hvor mange gæster med et ophold, der ikke er afsluttet, der allerede har fået den gamle, så du ved, hvem du skal give besked.

Online check-in og automatiseringer er inkluderet i alle planer, fra Smart til 289 kr. om måneden. Skat og regler ved udlejning står i guiden om korttidsudlejning.

Ofte stillede spørgsmål

Er nøglebokse tilladt i Danmark?

Ingen lov forbyder nøglebokse eller kodelåse. Overnatningsstedet skal dog føre fortegnelse over udenlandske gæster efter udlændingebekendtgørelsen, også uden reception. I ejer- og andelsforeninger kræver det som regel bestyrelsens tilladelse at sætte en boks op.

Hvornår skal koden til nøgleboksen sendes?

På ankomstdagen, og først når du har tjekket gæstens oplysninger. Sender du den med bookingbekræftelsen, giver du den uger i forvejen til en, du ikke har kontrolleret, og måske før et kodeskift.

Hvad sker der, hvis jeg skifter kode i Vezpa?

De næste afsendelser bruger den nye kode med det samme, fordi koden læses fra enheden, når beskeden sendes. Når du gemmer, fortæller Vezpa, hvor mange gæster med igangværende eller kommende ophold der allerede har fået den gamle kode.

Virker Vezpa med smartlåse?

Ikke endnu: adgangsenhederne er af typen offline, med en fast kode, som du selv skriver ind, som mekaniske nøglebokse og kodelåse. Modellen er forberedt til andre enhedstyper, men netforbundne låse er ikke integreret endnu.

Kilder og forbehold. Udlændingebekendtgørelsen om fortegnelse over udenlandske gæster, som beskrevet af Horesta; den gældende tekst findes på Retsinformation. Vezpas funktioner pr. oktober 2026.