Vad kostar ett hotellsystem för ett litet hotell?

Det beror på antal rum och vad som ingår. Jämför det totala månadspriset: i vissa priser ingår varken channel manager eller bokningsmotor, som då faktureras separat. I Vezpa kostar planerna 449 till 989 kr i månaden efter antal rum, med channel manager i alla.

Behöver jag en separat channel manager?

Helst inte. En channel manager som ingår i hotellsystemet läser samma kalender som direktbokningarna och behöver inte stämmas av för hand. Två system kopplade till varandra är ytterligare en punkt där tillgänglighet och priser kan skilja sig.

Måste hotell fortfarande föra gästregister i Sverige?

Den allmänna gästregisterplikten togs bort den 1 januari 2025. Utländska gäster ska dock fortfarande lämna uppgifter på ett undertecknat registreringskort enligt utlänningsförordningen 6 kap. 13 §. Kontrollera detaljerna i Polismyndighetens föreskrifter.

Hur lång tid tar det att byta system?

Att lägga upp rum, rumstyper och priser tar oftast några timmar. Det känsliga steget är att koppla kanalerna: det bör ske när framtida bokningar redan finns i den nya kalendern, så att samma rum inte säljs två gånger.

Program för litet hotell i Sverige: det här ska det klara 2026

Paolo Vezzola

Grundare · Vezpa PMS · Profil →

På ett hotell med tio till trettio rum är det samma personer som står i receptionen, sätter priserna, svarar på mejl och gör städlistan. Hotellsystemet (PMS, property management system) ska ta bort upprepat arbete, inte lägga till nytt. Om systemet kräver ännu ett verktyg som måste uppdateras för hand har det inte gjort sitt jobb. Den här guiden går igenom vad programmet för ett litet hotell i Sverige bör klara 2026, och vad du ska fråga innan du skriver på.

I korthet

Kärnan är rumskalendern: rumstyper, rumsnummer och flytt av gäster mitt i vistelsen.
Channel managern bör vara en del av samma system, inte en separat tjänst som synkas.
Gästuppgifterna blir enklare när gästen fyller i dem online före ankomst.
Städning, tilläggstjänster och användarroller hör till vardagen: om systemet inte ser dem hamnar de på papper.

1. Rumskalender, rumstyper och måltider

Ett hotell säljer rum per typ (dubbelrum, familjerum, svit) men placerar gästerna i ett bestämt rum. Kalendern måste visa båda samtidigt: hur många dubbelrum som är lediga i natt och vem som sover i 104. Dessutom behövs måltidspaket (endast logi, frukost, halvpension, helpension) med egna priser, möjlighet att flytta en gäst till ett annat rum mitt i vistelsen och en plats där bokningar utan ledigt rum hamnar i stället för att försvinna.

2. Channel manager i samma system

Booking.com, Expedia och Airbnb måste få tillgänglighet och priser från samma kalender där du lägger in direktbokningarna. En separat channel manager som är kopplad till PMS:et via ett gränssnitt är ytterligare en punkt där siffrorna kan glida isär. Fråga leverantören hur många kanaler som finns, om du kan lägga ett procentpåslag per kanal och vad som händer med ett datum utan pris. Rätt svar är att datumet stängs i kanalerna, inte säljs för noll kronor. Mer om det i guiden om channel manager för Airbnb och Booking.com.

3. Direktbokningar och betalning

Varje bokning via den egna webbplatsen sparar kanalens provision, typiskt 15–18 %. Bokningsmotorn måste läsa samma tillgänglighet som kalendern, ta förskott eller spara kortet som garanti och skicka en betalningslänk för resten. Bakgrunden finns i artikeln om direktbokningar.

4. Incheckning och registreringskort

Den allmänna gästregisterplikten försvann när lagen (2024:1082) om hotell- och pensionatsrörelser trädde i kraft den 1 januari 2025. Kvar står utlänningsförordningen (2006:97) 6 kap. 13 §: den som driver hotell, pensionat eller annan yrkesmässig uthyrning för övernattning ska se till att utländska gäster lämnar uppgifter på ett egenhändigt undertecknat registreringskort. Enligt Polismyndighetens föreskrifter (PMFS 2015:6) ska kortet bland annat visa vilken legitimation som har visats och dess nummer. Onlineincheckning före ankomst gör att uppgifterna redan finns när gästen kommer, och mer om reglerna står i guiden om gästregister och registreringskort.

5. Städning, tilläggstjänster och personal

Städning: städpersonalen måste se dagens avresor, kvarboende och ankomster och markera rum som klara, utan tillgång till priser.
Tilläggstjänster: frukost, parkering, bastu eller sen utcheckning läggs på rumsnotan och betalas vid avresa. Säljer du mot kontant- eller kortbetalning över disk, tänk på kraven i kassaregisterlagen: ett hotellsystem ersätter inte ett certifierat kassaregister.
Roller: den som jobbar i receptionen behöver inte se intäktsrapporter, och städaren behöver inte se gästernas personuppgifter. Alla har egen inloggning, inte ett delat lösenord.

6. Priser och säsonger

Från fjällsäsongen i Åre till sommartoppen på Gotland och evenemangen i Stockholm och Göteborg: svenska hotell lever med stora säsongsskillnader. Även ett litet hotell behöver säsongspriser, minsta antal nätter och regler för sista minuten, helst byggda på den egna försäljningshistoriken. Läs mer i guiden om priser, ADR och säsong för svenska destinationer.

7. Moln, app och det du inte behöver

Ett litet hotell behöver ingen egen server eller en receptionsdator med installerat program. En molntjänst fungerar lika bra i receptionen, i mobilen i korridoren och hemma på kvällen när du vill kolla morgondagens ankomster. Fråga ändå var uppgifterna lagras och om appen fungerar i telefonen och inte bara i webbläsaren. Lika viktigt är att veta vad du inte behöver: konferensförsäljning, bordsbokning till restaurangen och växelintegrationer från kedjehotellen höjer månadspriset och gör vardagen tyngre.

Checklista till demon

Frågor till leverantören av hotellsystem
Område	Fråga
Kalender	Kan jag flytta en gäst till ett annat rum mitt i vistelsen utan att göra en ny bokning?
Kanaler	Är channel managern en del av samma program? Vad händer med ett datum utan pris?
Gäster	Kan gästen fylla i uppgifterna online före ankomst? Var lagras de?
Personal	Får städaren egen inloggning utan tillgång till priser?
Kostnader	Vad betalar jag per månad, vad ingår, finns det start- eller uppsägningsavgift?

Så gör Vezpa

Vezpa är fött på ett riktigt boende och gjort för dem som driver stället själva. För ett hotell betyder det i praktiken:

Rumskalender med rumstyper och fyra måltidsval, byte av rum och datum direkt från bokningskortet och en egen undantagsrad för bokningar utan ledigt rum.
Integrerad channel manager med över 60 kanaler (Booking.com, Expedia, Airbnb med flera) och påslag per kanal. Ett datum utan pris stängs i kanalerna i stället för att säljas.
Egen bokningsmotor utan provision per bokning. Onlinebetalningar går via Stripe: Vezpas andel är 0,5 %, och Stripes egna kortavgifter tillkommer. Förskott eller kort som garanti, och betalningslänk för resten.
Onlineincheckning med PIN-kod och gästuppgifter i gästregistret. Vezpa skickar inga uppgifter till myndigheter i Sverige, och de registreringskort som gäller utländska gäster hanterar du enligt polisens föreskrifter.
Fakturor med momsrad som skickas till gästen via e-post.
Automatiska mejl på gästens språk: bekräftelse, information före ankomst och tack efter avresa.
Roller för assistent, städansvarig och observatör samt städhantering från Smart+; intäktsstyrning (RMS) i Pro.

Planerna börjar på 449 kr i månaden (Smart: upp till 8 rum och 3 lägenheter). Smart+ kostar 649 kr för 15 rum och Pro 989 kr för 25 rum. Allt finns på prissidan.

Prova ett färdigt hotell i webbläsaren

Rumstyper, kanaler, onlineincheckning och städlista. Utan registrering.

Prova i webbläsaren →

Vanliga frågor

Vad kostar ett hotellsystem för ett litet hotell?: Det beror på antal rum och vad som ingår. Jämför det totala månadspriset: i vissa priser ingår varken channel manager eller bokningsmotor, som då faktureras separat. I Vezpa kostar planerna 449 till 989 kr i månaden efter antal rum, med channel manager i alla.
Behöver jag en separat channel manager?: Helst inte. En channel manager som ingår i hotellsystemet läser samma kalender som direktbokningarna och behöver inte stämmas av för hand. Två system kopplade till varandra är ytterligare en punkt där tillgänglighet och priser kan skilja sig.
Måste hotell fortfarande föra gästregister i Sverige?: Den allmänna gästregisterplikten togs bort den 1 januari 2025. Utländska gäster ska dock fortfarande lämna uppgifter på ett undertecknat registreringskort enligt utlänningsförordningen 6 kap. 13 §. Kontrollera detaljerna i Polismyndighetens föreskrifter.
Hur lång tid tar det att byta system?: Att lägga upp rum, rumstyper och priser tar oftast några timmar. Det känsliga steget är att koppla kanalerna: det bör ske när framtida bokningar redan finns i den nya kalendern, så att samma rum inte säljs två gånger.

Källor och förbehåll. Lag (2024:1082) om hotell- och pensionatsrörelser, Riksdagen; utlänningsförordningen (2006:97) 6 kap. 13 §, Riksdagen; Polismyndighetens föreskrifter PMFS 2015:6. Kanalprovisioner är ungefärliga. Vezpas priser och funktioner per oktober 2026, inklusive moms.