Vodnik za registracijo gosta

Registracija se začne z osebnimi podatki gosta. Vsako polje je zasnovano tako, da zmanjša tipkanje na najmanjšo možno mero: pametno samodejno dopolnjevanje, predlogi iz zgodovine in samodejno predizpolnjevanje naredijo postopek hiter tudi pri tujih gostih.

Izpolnjevanje korak za korakom

1. Priimek — začnite tipkati in sistem vam bo s samodejnim dopolnjevanjem iz zgodovine strank predlagal goste, ki so bili že registrirani v preteklosti. Če izberete predlog, se vsa polja z osebnimi podatki samodejno predizpolnijo (ime, datum rojstva, državljanstvo, dokument itd.). To je najhitrejši način za registracijo gosta, ki se vrača.
2. Ime — osebno ime gosta. Če ste v prejšnjem koraku izbrali predlog, je ime že izpolnjeno.
3. Spol — polje se prikaže samo tam, kjer je res potrebno: kjer to zahteva zakonodaja države nastanitve ali kjer ga natisne knjiga gostov. Če ga ne vidite, ni nič pozabljeno: tam ga ne zahteva noben organ in ga ni treba izpolniti. Tam, kjer se prikaže, je lahko tudi obvezno: če je, vam aplikacija to pove ob shranjevanju in vas pripelje do polja.
4. Datum rojstva — izberite ga v vgrajenem koledarju. Datum se uporablja tudi za samodejni izračun oprostitev plačila turistične takse (npr. mladoletniki, mlajši od 14 let) in za zaznavanje rojstnih dni gostov, ki bivajo v obratu; ti so prikazani v pasici Vodstva.
5. Kraj rojstva — polje s samodejnim dopolnjevanjem in zastavo države ob vsakem predlogu v meniju in ob že shranjeni vrednosti. V nastanitvah v Italiji predlaga italijanske občine s pokrajino (npr. »ROMA - RM«, »FIRENZE - FI«) in tuje države (npr. »Nemčija«); v nastanitvah v drugih državah predlaga najpomembnejša mesta sveta, vsako s svojo državo (npr. »Berlin (Nemčija)«). Vrednost je treba izbrati s seznama, ki se prikaže med tipkanjem: vpisano in nepotrjeno besedilo se odstrani, ko zapustite polje, saj le izbrani vnos nosi sklic, ki kraj določi nedvoumno. Kjer predpisi države tega ne zahtevajo, je polje neobvezno.
6. Državljanstvo — samodejno dopolnjevanje razpoložljivih držav, pri čemer je vsaka prikazana v trenutnem jeziku aplikacije (italijanščini, angleščini ali nemščini). Ko izberete državo, se mednarodna telefonska klicna številka nastavi samodejno (npr. +39 za Italijo, +49 za Nemčijo, +33 za Francijo). Zastava države se prikaže ob vsakem predlogu v meniju in poleg polja, tako kot pri kraju rojstva in prebivališču.
7. Prebivališče — občina ali mesto prebivališča, z enakim samodejnim dopolnjevanjem, enako zastavo in enako obliko kot kraj rojstva.

Podatki za račun

V neobveznem razdelku Podatki za račun (pod kontakti, viden samo odgovorni osebi rezervacije) se polja spet spreminjajo glede na državo. Pri italijanskih nastanitvah blok ostaja enak kot vedno: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI in PEC. Pri vseh drugih nastanitvah blok ne zahteva ne SDI ne PEC — pojmov, ki obstajajo samo v Italiji — in namesto tega prikaže preklopnik Zasebnik / Podjetje: pri »Zasebnik« se ne prikaže nobeno davčno polje; pri »Podjetje« se prikažejo naziv podjetja, ID za DDV in — kadar ga država stranke ima — številka iz poslovnega registra.

Oznake teh polj nosijo pravo ime, ki ga ima identifikator v pravi državi: polje za DDV dobi ime po državi nastanitve (češka nastanitev ga poimenuje DIČ, ne glede na državo stranke), polje poslovnega registra pa dobi ime po državi stranke in se prikaže samo, če ima ta država tak register — nemško podjetje nima IČO in tega polja zato ne vidi. Če je stranka češko podjetje, se pojavi tudi gumb, ki naziv podjetja, ID za DDV in celoten naslov (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj in regija) napolni iz javnega registra ARES, ne glede na državo nastanitve. Nazadnje, država izdajanja računa se ne začne več vedno pri »Italiji«: začne se pri državljanstvu gosta, če je ta že znan, sicer pri državi nastanitve, in ga je treba vedno izbrati s seznama, ki se prikaže med tipkanjem — brez veljavne izbire shranjevanje ostane blokirano.

Vezpa vključuje sistem za optično prepoznavanje znakov (OCR), ki prebere podatke neposredno z gostovega osebnega dokumenta. Namesto da bi ročno vtipkali ime, priimek, datum rojstva in številko dokumenta, dokument le poslikate s fotoaparatom in sistem vse izpolni samodejno.

Kako deluje

1. Tapnite »Skeniraj dokument« na zaslonu za registracijo. Odpre se fotoaparat naprave.
2. Usmerite fotoaparat v dokument — sistem samodejno zazna robove osebne izkaznice ali potnega lista in posname fotografijo, ko je dokument dobro nameščen.
3. OCR analizira sliko in izlušči: ime, priimek, datum rojstva, kraj rojstva, spol, številko dokumenta in datum veljavnosti. Podatki se vnesejo v ustrezna polja osebnih podatkov.
4. Preverite in popravite — preglejte predizpolnjena polja. OCR je zelo natančen, vendar lahko imena s posebnimi znaki ali obrabljeni dokumenti zahtevajo manjše ročne popravke.

Branje NFC

Kjer telefon to omogoča, se poleg "Skeniraj dokument" pojavi tudi »Preberi z NFC«: s približanjem dokumenta napravi elektronski čip posreduje iste podatke z večjo natančnostjo kot samo fotografija.

Kako prisloniti dokument: počasi ga premikajte po telefonu, dokler ni čip zaznan. Pri iPhonu je senzor NFC na vrhu: dokument povlecite ob zgornjem robu. Pri Androidu je na hrbtni strani, na sredini ali blizu kamer: dokument povlecite po hrbtni strani telefona. Takoj ko zaslišite zvok ali začutite vibriranje, se ustavite in ničesar ne premikajte, dokler branje ni končano: če se dokument premakne, se branje prekine in ga je treba ponoviti.

Nemška osebna izkaznica. Njen čip lahko berejo samo organi oblasti: ko kamera prepozna nemško osebno izkaznico, aplikacija ga sploh ne poskuša prebrati in vam to takoj pove. Fotografirajte hrbtno stran izkaznice, kjer so vrstice z znaki <<<, ali vnesite podatke ročno. Nemški potni list pa se prebere normalno.

Sprejete vrste dokumentov so odvisne od države, v kateri je nastanitveni obrat, in od veljavne lokalne zakonodaje. Vezpa samodejno prikaže samo ustrezne dokumente, s čimer prepreči zmedo in zagotovi skladnost z zahtevami pristojnih organov.

Dokumenti po državah

Polja dokumenta

Pri vsakem dokumentu se zahtevata vsaj vrsta in številka; druga polja so odvisna od države nastanitve:

• Vrsta dokumenta — izbrana s seznama, značilnega za posamezno državo
• Številka dokumenta — alfanumerična oznaka, natisnjena na dokumentu
• Izdal — pojavi se tam, kjer to predvideva država nastanitve, in povsod ne sprašuje istega: v Italiji je to kraj ali organ, ki je dokument izdal (potrebno za pošiljanje v Alloggiati Web), drugod pa država, ki ga je izdala. Če ga ne vidite, se v vaši državi ne zahteva.
• Datum veljavnosti — sistem samodejno preveri, ali je dokument še veljaven, in opozori na potekle dokumente

Fotografije dokumenta

Če si v «Konfiguracija» › «Davki & pravna skladnost» › «Spletna prijava» vklopil «Fotografija osebnega dokumenta», gost, ki opravi spletno prijavo, fotografira sprednjo in zadnjo stran dokumenta, tukaj pa se prikaže okvir «Fotografija osebnega dokumenta» s sličicama «Sprednja stran» in «Zadnja stran». Tapni sličico, da jo povečaš, in koš, da jo izbrišeš. Okvir je prikazan samo, če je gost naložil vsaj eno fotografijo, vidijo pa ga samo vloge, ki upravljajo rezervacije.

Kje se prikažejo, je odvisno od zaslona. Na računalniku ali širokem tablici so fotografije v plošči desno od obrazca: fotografija, ki jo tapnete, se poveča v plošči, polja ob njej pa ostanejo prosta, tako da podatke prepisujete, medtem ko gledate dokument. Na telefonu so sličice prvi blok strani: fotografija, ki jo tapnete, se odpre v okvirju na vrhu, obrazec pa se pomika pod njim; «Celozaslonski način» jo prikaže čez ves zaslon, en dotik pa vas vrne v okvir. V obeh primerih «Sprednja stran» in «Zadnja stran» preklapljata med stranema, prsti ali kolešček miške povečajo, X pa zapre fotografijo in vrne celo stran obrazcu.

Fotografije so shranjene šifrirane in se same izbrišejo 7 dni po odhodu. Kako se vklopi in zakaj samo, ko je res potrebno, pojasnjuje vodnik po Nastanitvi.

Pod dokumentom se v nekaterih državah pojavita še dve polji: številka vizuma in namen bivanja. Danes ju zahteva Češka, kjer ju policija za tujce predvidi v prijavi nastanitve. Tako kot pri naslovu ti ni treba ničesar nastaviti: pojavita se sama tam, kjer sta potrebna.

Nobeno ni obvezno, in to je namerno: mnogi tujci vizuma ne potrebujejo, nenaveden namen bivanja pa organ zavede kot «drugo». Izpolni ju, ko ti gost da odgovor, in pusti prazni, ko ga ni: prazno polje je manjkajoč podatek, naključno izpolnjeno pa napačen.

Blok z naslovom prebivališča ni za vse enak: kaj vam aplikacija prikaže, določa država nastanitve. V delu držav se blok sploh ne pojavi in prebivališče navedete le z mestom med osebnimi podatki; drugod se pojavi z več polji, ki pa niso povsod enaka.

Zapomniti si je treba le eno pravilo: izpolnite polja, ki jih vidite. Obvezna to povedo sama — če katero pustite prazno, se shranjevanje ustavi in aplikacija vam pokaže katero; ostala lahko pustite prazna. Ne obstaja seznam polj, ki bi veljal povsod, in polje, ki ga ne vidite, ni skrito pomotoma: v vaši državi se ne zahteva.

Razdelek s podpisom se pojavi samo tam, kjer zakon zahteva podpis gosta na prijavnem obrazcu: v Nemčiji, Avstriji, Franciji in Španiji. Podpis ni obvezen. V drugih državah, ki imajo prijavni obrazec, gumb, ki ga ustvari, ostane, PDF pa se natisne s črto za podpis na papirju. Ni česa nastavljati.

Podpis je dokazilo za nastanitev, ne za organ: nobeden od povezanih državnih sistemov ga ne prejme. Zato vas tam, kjer obrazec obstaja, prav njegovo zbiranje in hramba skupaj s PDF-om zavaruje ob nadzoru.

Kako zajeti podpis

1. Tapnite gumb »Podpis gosta« na zaslonu za registracijo. Odpre se belo podpisno polje čez celoten zaslon.
2. Gost se podpiše na zaslonu s prstom ali s pisalom. Polje podpira tekoče poteze in omogoča brisanje ter ponovni začetek.
3. Tapnite »Potrdi«, da shranite podpis. Podpis se shrani kot vektorska slika visoke ločljivosti.
4. Podpis se samodejno vključi v PDF prijavnega obrazca, ki ga predvideva vaša država, pripravljen za tisk ali digitalno hrambo.

Med registracijo lahko navedete, ali je gost upravičen do oprostitve ali znižanja turistične takse (city tax oziroma Kurtaxe). Ta razdelek se prikaže samo, če je obrat v nastavitvah določil vsaj eno takso.

Samodejna oprostitev glede na starost

Če ste v nastavitvah takse določili starostne razrede (npr. mladoletniki, mlajši od 14 let, so oproščeni, osebe nad 65 let imajo znižanje), sistem oprostitev samodejno izračuna iz datuma rojstva gosta, vnesenega med osebne podatke. Ročno posredovanje ni potrebno: Vezpa primerja starost gosta z določenimi razredi in uporabi pravilno oprostitev ali znižanje.

Ročna oprostitev

Za oprostitve, ki jih ni mogoče samodejno izračunati iz starosti, lahko razlog ročno izberete s seznama. Nekaj pogostih primerov:

• Prebivalci občine — številne občine svoje prebivalce oprostijo plačila turistične takse
• Pripadniki varnostnih sil na dolžnosti — vojaki in policisti na operativni nalogi
• Bolniki na zdravljenju — gostje, ki so hospitalizirani ali vključeni v dnevno bolnišnično obravnavo v bližnjih zdravstvenih ustanovah
• Vozniki turističnih skupin — spremljevalci in vozniki avtobusov
• Invalidi in njihovi spremljevalci — predvideno v številnih občinskih odlokih

Znižanje

Če občina za določene kategorije gostov predvideva znižane tarife, lahko uporabite odstotno ali pavšalno znižanje, določeno v nastavitvah takse. Znižanje se samodejno izračuna od dnevnega zneska za število nočitev bivanja.

V spustnem seznamu «Soba», kjer izberete, kateri sobi pripada gost, ki ga registrirate, je vnos rezervacije brez dodeljene nastanitve zapisan rdeče in krepko ter nosi «Soba ni dodeljena» za številko rezervacije namesto imena nastanitve. Besedilo pove to, kar pove barva, zato je razumljivo tudi brez razlikovanja rdeče.

Gosta lahko vseeno registrirate: registracija ni odvisna od dodelitve nastanitve, prav tako ne prijava oblastem. Rdeča le spomni, da je pri tej rezervaciji ostala nastanitev za dodelitev; dodelite jo s kartice rezervacije, z gumbom «Dodeli sobo».

Ko je obrazec izpolnjen, gosta registrirate z oranžnim gumbom — gumba pa sta dva. Eden je na dnu strani in nosi celoten napis «Registriraj gosta» (ali «Registriraj glavnega gosta», ko registrirate glavnega gosta rezervacije), skupaj s številom nočitev bivanja. Drugi je zgoraj, tik ob puščici za nazaj, in nosi samo besedo «REGISTRIRAJ».

Gre za isto potezo, ne za dve različni funkciji: pritisk enega ali drugega naredi popolnoma isto. Dva sta zato, ker je obrazec za registracijo dolg: kdor izpolnjuje prva polja, se mu za shranjevanje ni več treba pomakniti do dna — zgornji gumb ostane viden med pomikanjem. Med registracijo se oba hkrati izklopita in prikažeta znak čakanja, tako da gost ni registriran dvakrat.

Pri shranjevanju Vezpa opravi preverjanja, opisana v tem vodniku: obvezna polja, ki jih zahteva država nastanitve, osebni dokument tam, kjer se zahteva, in podpis tam, kjer ga predvideva zakonodaja. Če kaj manjka ali vrednost ni bila izbrana s seznama, obrazec ostane odprt in prikaže se, kaj je treba popraviti; ko je vse v redu, se gost doda k rezervaciji in obrazec se zapre.