Sprievodca registráciou hosťa

Registrácia sa začína osobnými údajmi hosťa. Každé pole je navrhnuté tak, aby minimalizovalo písanie: inteligentné automatické dopĺňanie, návrhy z histórie a automatické predvyplnenie zrýchľujú celý proces aj pri zahraničných hosťoch.

Vypĺňanie krok za krokom

1. Priezvisko — začnite písať a systém vám ponúkne hostí, ktorí už boli v minulosti zaregistrovaní, vďaka automatickému dopĺňaniu z histórie klientov. Ak vyberiete návrh, všetky polia osobných údajov sa automaticky predvyplnia (meno, dátum narodenia, štátna príslušnosť, doklad atď.). Je to najrýchlejší spôsob, ako zaregistrovať vracajúceho sa hosťa.
2. Meno — krstné meno hosťa. Ak ste v predchádzajúcom kroku vybrali návrh, meno je už vyplnené.
3. Pohlavie — pole sa zobrazí len tam, kde je naozaj potrebné: kde to predpisuje právo krajiny ubytovania alebo kde ho tlačí kniha hostí. Ak ho nevidíte, nič sa nezabudlo: tam ho nežiada žiadny úrad a nemusíte ho vypĺňať. Tam, kde sa zobrazí, môže byť aj povinné: ak je, aplikácia vám to pri uložení povie a prenesie vás na pole na doplnenie.
4. Dátum narodenia — vyberte ho z integrovaného kalendára. Dátum sa používa aj na automatický výpočet oslobodení od poplatku za pobyt (napr. deti do 14 rokov) a na rozpoznanie narodenín hostí ubytovaných v zariadení, ktoré sa zobrazujú v banneri Vedenia.
5. Miesto narodenia — pole s automatickým dopĺňaním a vlajkou krajiny vedľa každého návrhu v ponuke a vedľa už uloženej hodnoty. V zariadeniach v Taliansku ponúka talianske obce s provinciou (napr. „ROMA - RM“, „FIRENZE - FI“) a zahraničné krajiny (napr. „Nemecko“); v zariadeniach v iných krajinách ponúka hlavné mestá sveta, každé so svojou krajinou (napr. „Berlin (Nemecko)“). Hodnotu treba vybrať zo zoznamu, ktorý sa zobrazuje počas písania: napísaný a nepotvrdený text sa po opustení poľa odstráni, pretože iba vybraná položka nesie odkaz, ktorý miesto určuje jednoznačne. Tam, kde to predpisy krajiny nevyžadujú, je pole nepovinné.
6. Štátna príslušnosť — automatické dopĺňanie dostupných krajín, každá je zobrazená v aktuálnom jazyku aplikácie (taliansky, anglicky alebo nemecky). Keď vyberiete krajinu, automaticky sa nastaví medzinárodná telefónna predvoľba (napr. +39 pre Taliansko, +49 pre Nemecko, +33 pre Francúzsko). Vlajka krajiny sa zobrazí pri každom návrhu v ponuke aj vedľa poľa, rovnako ako pri mieste narodenia a bydlisku.
7. Bydlisko — obec alebo mesto trvalého bydliska, s rovnakým automatickým dopĺňaním, rovnakou vlajkou a rovnakým formátom ako miesto narodenia.

Fakturačné údaje

V nepovinnej sekcii Fakturačné údaje (pod kontaktmi, viditeľnej len pre zodpovednú osobu rezervácie) sa polia opäť menia podľa krajiny. Pre talianske ubytovacie zariadenia zostáva blok rovnaký ako vždy: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI a PEC. Pre všetky ostatné ubytovacie zariadenia blok nevyžaduje ani SDI, ani PEC — pojmy, ktoré existujú iba v Taliansku — a namiesto toho zobrazuje prepínač Súkromná osoba / Firma: pri „Súkromná osoba“ sa nezobrazí žiadne daňové pole; pri „Firma“ sa zobrazí obchodné meno, IČ DPH a — ak ju krajina zákazníka má — číslo z obchodného registra.

Popisky týchto polí nesú skutočný názov, ktorý má identifikátor v správnej krajine: pole pre DPH preberá názov z krajiny ubytovacieho zariadenia (české zariadenie ho nazve DIČ, bez ohľadu na krajinu zákazníka), zatiaľ čo pole obchodného registra preberá názov z krajiny zákazníka a zobrazí sa len vtedy, ak táto krajina taký register má — nemecká firma nemá IČO, a preto toto pole nevidí. Ak je zákazníkom česká firma, zobrazí sa navyše tlačidlo, ktoré načíta obchodné meno, IČ DPH a celú adresu (ulica, súpisné číslo, PSČ, obec a kraj) z verejného registra ARES, bez ohľadu na krajinu ubytovacieho zariadenia. Napokon, krajina fakturácie už nezačína vždy od „Talianska“: začína od národnosti hosťa, ak je už známa, inak od krajiny ubytovacieho zariadenia, a vždy sa musí vybrať zo zoznamu, ktorý sa zobrazí počas písania — bez platného výberu zostane uloženie zablokované.

Vezpa obsahuje systém optického rozpoznávania znakov (OCR), ktorý načíta údaje priamo z dokladu totožnosti hosťa. Namiesto ručného písania mena, priezviska, dátumu narodenia a čísla dokladu stačí zamerať doklad fotoaparátom a systém vyplní všetko automaticky.

Ako to funguje

1. Ťuknite na „Naskenovať doklad“ na obrazovke registrácie. Otvorí sa fotoaparát zariadenia.
2. Zamerajte doklad — systém automaticky rozpozná okraje občianskeho preukazu alebo cestovného pasu a zhotoví snímku, len čo je doklad správne umiestnený.
3. OCR analyzuje obrázok a extrahuje: meno, priezvisko, dátum narodenia, miesto narodenia, pohlavie, číslo dokladu a dátum platnosti. Údaje sa vložia do príslušných polí osobných údajov.
4. Skontrolujte a opravte — overte predvyplnené polia. OCR má vysokú presnosť, ale mená so špeciálnymi znakmi alebo opotrebované doklady si môžu vyžiadať drobné ručné opravy.

Čítanie NFC

Tam, kde to telefón podporuje, sa vedla "Naskenovať doklad" zobrazí aj „Načítať cez NFC“: priblížením dokladu k zariadeniu elektronický čip prenesie rovnaké údaje s vyššou presnosťou než samotná fotografia.

Ako doklad priložiť: pomaly ním posúvajte po telefóne, kým sa čip nezachytí. Pri iPhone je snímač NFC hore: veďte doklad pozdĺž hornej hrany. Pri Androide je vzadu, v strede alebo blízko fotoaparátov: veďte doklad po zadnej strane telefónu. Hneď ako začujete zvuk alebo pocítite vibráciu, zastavte sa a ničím nehýbte, kým sa čítanie neskončí: ak sa doklad pohne, čítanie sa preruší a musí sa zopakovať.

Nemecký občiansky preukaz. Jeho čip môžu čítať len úrady: keď fotoaparát rozpozná nemecký občiansky preukaz, aplikácia sa ho ani nepokúsi prečítať a hneď vám to povie. Odfoťte zadnú stranu preukazu s riadkami znakov <<<, alebo zadajte údaje ručne. Nemecký cestovný pas sa naopak číta normálne.

Akceptované typy dokladov závisia od krajiny, v ktorej sa ubytovacie zariadenie nachádza, a od platnej miestnej legislatívy. Vezpa automaticky zobrazuje iba relevantné doklady, čím predchádza nejasnostiam a zabezpečuje súlad s požiadavkami príslušných úradov.

Doklady podľa krajiny

Polia dokladu

Pri každom doklade sa vyžaduje aspoň druh a číslo; ostatné polia závisia od krajiny ubytovania:

• Typ dokladu — vybraný zo zoznamu špecifického pre danú krajinu
• Číslo dokladu — alfanumerický kód vytlačený na doklade
• Vydané — objaví sa tam, kde to krajina ubytovania predpisuje, a nepýta sa všade na to isté: v Taliansku je to miesto alebo orgán, ktorý doklad vydal (treba na odoslanie do Alloggiati Web), inde je to štát, ktorý ho vydal. Ak ho nevidíte, vo vašej krajine sa nevyžaduje.
• Dátum platnosti — systém automaticky overí, či je doklad ešte platný, a upozorní na tie, ktorým platnosť uplynula

Fotografie dokladu

Ak ste v «Konfigurácia» › «Dane & právny súlad» › «Online check-in» zapli «Fotografia dokladu totožnosti», hosť, ktorý robí online check-in, odfotí prednú a zadnú stranu dokladu a tu sa objaví rámček «Fotografia dokladu totožnosti» s náhľadmi «Predná strana» a «Zadná strana». Ťuknutím na náhľad ho zväčšíte, ťuknutím na kôš ho vymažete. Rámček je tu len vtedy, keď hosť nahral aspoň jednu fotografiu, a vidia ho len roly, ktoré spravujú rezervácie.

Kde sa zobrazia, závisí od obrazovky. Na počítači alebo širokom tablete sú fotografie v paneli vpravo od formulára: fotografia, na ktorú ťuknete, sa zväčší v paneli a polia vedľa nej zostanú voľné, takže údaje prepisujete pri pohľade na doklad. Na telefóne sú náhľady prvým blokom stránky: fotografia, na ktorú ťuknete, sa otvorí v rámčeku hore a formulár sa posúva pod ním; «Celá obrazovka» ju ukáže na celej obrazovke a jedno ťuknutie vás vráti do rámčeka. V oboch prípadoch «Predná strana» a «Zadná strana» prepínajú medzi stranami, prsty alebo koliesko myši zväčšujú a X fotografiu zatvorí a vráti celú stránku formuláru.

Fotografie sa ukladajú šifrovane a samy sa vymažú 7 dní po odchode. Ako sa funkcia zapína a prečo len vtedy, keď je naozaj potrebná, vysvetľuje sprievodca Ubytovaním.

Pod dokladom sa v niektorých krajinách objavia ďalšie dve políčka: číslo víza a účel pobytu. Dnes ich vyžaduje Česká republika, kde ich cudzinecká polícia má v oznámení o ubytovaní. Rovnako ako pri adrese nemusíš nič nastavovať: objavia sa samy tam, kde sú potrebné.

Ani jedno nie je povinné, a je to zámerné: mnohí cudzinci vízum nepotrebujú a neuvedený účel pobytu úrad zaeviduje ako «iné». Vyplň ich, keď ti hosť odpoveď dá, a nechaj ich prázdne, keď žiadna nie je: prázdne políčko je chýbajúci údaj, náhodne vyplnené je údaj nepravdivý.

Blok s adresou bydliska nie je pre všetkých rovnaký: čo vám aplikácia zobrazí, rozhoduje krajina ubytovania. V časti krajín sa blok vôbec neobjaví a bydlisko sa uvádza len mestom v osobných údajoch; inde sa objaví s viacerými poľami, a tie nie sú všade rovnaké.

Zapamätať si stačí jedno pravidlo: vyplňte polia, ktoré vidíte. Povinné to povedia samy — ak niektoré necháte prázdne, uloženie sa zastaví a aplikácia vám ukáže ktoré; ostatné môžete nechať prázdne. Neexistuje zoznam polí platný všade a pole, ktoré nevidíte, nie je skryté omylom: vo vašej krajine sa nevyžaduje.

Časť s podpisom sa objaví len tam, kde zákon vyžaduje podpis hosťa na prihlasovacom formulári: v Nemecku, Rakúsku, Francúzsku a Španielsku. Podpis je nepovinný. V ostatných krajinách, ktoré prihlasovací formulár majú, tlačidlo, ktoré ho vytvorí, zostáva a PDF sa vytlačí s riadkom na podpis na papieri. Nie je čo nastavovať.

Podpis slúži ako dôkaz ubytovaniu, nie úradu: žiadny z pripojených štátnych systémov ho nedostáva. Preto vás tam, kde formulár existuje, pri kontrole chráni práve to, že ho vyberiete a uchováte spolu s PDF.

Ako získať podpis

1. Ťuknite na tlačidlo „Podpis hosťa“ na obrazovke registrácie. Otvorí sa biela plocha na podpis cez celú obrazovku.
2. Hosť sa podpíše na obrazovku prstom alebo stylusom. Plocha podporuje plynulé ťahy a umožňuje podpis vymazať a začať odznova.
3. Ťuknite na „Potvrdiť“ a podpis sa uloží. Podpis sa ukladá ako vektorový obrázok vo vysokom rozlíšení.
4. Podpis sa automaticky vloží do PDF prihlasovacieho formulára, ktorý predpisuje vaša krajina, pripraveného na tlač alebo digitálnu archiváciu.

Počas registrácie môžete uviesť, či má hosť nárok na oslobodenie alebo zľavu z poplatku za pobyt (alebo city tax / Kurtaxe). Táto sekcia sa zobrazí len vtedy, ak zariadenie nastavilo v nastaveniach aspoň jeden poplatok.

Automatické oslobodenie podľa veku

Ak ste v nastaveniach poplatku nakonfigurovali vekové kategórie (napr. deti do 14 rokov oslobodené, osoby nad 65 rokov so zľavou), systém vypočíta oslobodenie automaticky z dátumu narodenia hosťa zadaného v osobných údajoch. Nie je potrebný žiadny ručný zásah: Vezpa porovná vek hosťa s nastavenými kategóriami a uplatní správne oslobodenie alebo zľavu.

Ručné oslobodenie

Pri oslobodeniach, ktoré nemožno automaticky vypočítať podľa veku, môžete dôvod vybrať ručne zo zoznamu. Niekoľko bežných príkladov:

• Obyvatelia obce — mnohé obce oslobodzujú svojich obyvateľov od turistického poplatku
• Bezpečnostné zložky v službe — vojaci a policajti na operačnej misii
• Pacienti v liečbe — hostia hospitalizovaní alebo v dennom stacionári blízkych zdravotníckych zariadení
• Vodiči turistických skupín — sprievodcovia a vodiči autobusov
• Osoby so zdravotným postihnutím a ich sprievod — stanovené v mnohých obecných nariadeniach

Zľava

Ak obec stanovuje znížené sadzby pre určité kategórie hostí, môžete uplatniť percentuálnu alebo paušálnu zľavu nastavenú v nastaveniach poplatku. Zľava sa automaticky vypočíta z dennej sumy za počet nocí pobytu.

V rozbaľovacom zozname «Izba», kde vyberáte, ku ktorej izbe patrí hosť, ktorého registrujete, je položka rezervácie bez prideleného ubytovania napísaná červeno a tučne a nesie «Izba nepriradená» za číslom rezervácie namiesto názvu ubytovania. Text hovorí to, čo hovorí farba, takže je to zrozumiteľné aj bez rozlíšenia červenej.

Hosťa môžete registrovať aj tak: registrácia nezávisí od pridelenia ubytovania, rovnako ani hlásenie úradom. Červená len pripomína, že pri tej rezervácii zostáva prideliť ubytovanie; pridelíte ho z karty rezervácie tlačidlom «Prideliť izbu».

Keď je formulár vyplnený, hosťa zaregistrujete oranžovým tlačidlom — a sú dve. Jedno je na konci stránky a nesie celý popis «Registrovať hosťa» (alebo «Registrovať hlavného hosťa», keď registrujete hlavného hosťa rezervácie) spolu s počtom nocí pobytu. Druhé je hore, hneď vedľa šípky späť, a nesie len slovo «ZAREGISTROVAŤ».

Je to to isté gesto, nie dve rôzne funkcie: stlačenie jedného alebo druhého urobí presne to isté. Sú dve preto, že registračný formulár je dlhý: kto vypĺňa prvé polia, už nemusí kvôli uloženiu posúvať až nadol — horné tlačidlo zostáva pri posúvaní viditeľné. Počas registrácie sa obe naraz vypnú a zobrazia ukazovateľ čakania, aby sa hosť nezaregistroval dvakrát.

Pri ukladaní Vezpa vykoná kontroly opísané v tejto príručke: povinné polia podľa krajiny ubytovacieho zariadenia, doklad totožnosti tam, kde sa vyžaduje, a podpis tam, kde ho predpisuje zákon. Ak niečo chýba alebo hodnota nebola vybraná zo zoznamu, formulár zostane otvorený a zobrazí sa, čo treba opraviť; keď je všetko v poriadku, hosť sa pridá k rezervácii a formulár sa zavrie.