Какие сообщения гостям стоит отправлять автоматически?

Те, что повторяются у каждого гостя: подтверждение бронирования, информация перед заездом, правила дома, коды доступа, напоминание об оплате и благодарность после выезда. Жалобы и особые просьбы требуют личного ответа.

Когда отправлять сообщение перед заездом?

Обычно за два дня до заезда: достаточно рано, чтобы гость успел пройти онлайн-регистрацию, и достаточно поздно, чтобы он не забыл инструкции. Код доступа лучше отправлять отдельно, утром в день заезда.

Отправит ли Vezpa письма по уже существующим бронированиям?

Нет. Автоматизация срабатывает только для моментов, которые наступают после её включения, поэтому включение не вызывает массовую рассылку по старым бронированиям.

Можно ли отправить сообщение вручную, если автоматизация не подходит?

Да. В Vezpa есть готовые сообщения: текст сохраняется один раз и отправляется из карточки бронирования по почте или в WhatsApp, а перед отправкой его можно поправить.

На каком языке Vezpa отправляет сообщения?

На языке гостя, если Вы написали текст на этом языке; готовые тексты уже есть на языках Вашего модуля бронирования. Гостям, бронировавшим через портал с адресом-пересылкой, сообщение уходит в чат портала.

Автоматические сообщения гостям: что отправлять и когда

Paolo Vezzola

Основатель · Vezpa PMS · Профиль →

За одно проживание хозяин отправляет гостю пять-семь почти одинаковых сообщений: подтверждение, как добраться, просьбу пройти регистрацию, код от двери, напоминание об оплате, благодарность и просьбу об отзыве. Каждое по отдельности занимает минуту, вместе — час в неделю на каждый номер и постоянный риск забыть. В этом руководстве — какие сообщения стоит автоматизировать, когда их отправлять и как не превратить автоматизацию в спам.

Коротко

Автоматизировать стоит то, что повторяется у каждого гостя, а не то, что требует разговора.
Время отправки важнее текста: код от двери за три недели до заезда — ошибка.
Гость лучше понимает сообщение на своём языке.
Повторные напоминания должны останавливаться, как только цель достигнута.

Какие сообщения автоматизировать

Типичная последовательность сообщений за проживание
Сообщение	Когда	Зачем
Подтверждение	Сразу после бронирования	Гость видит, что бронирование принято, и получает ссылку на детали.
Перед заездом	За 2 дня до заезда	Как добраться, время заезда, ссылка на онлайн-регистрацию.
Правила дома	После онлайн-регистрации	Парковка, тишина, мусор, Wi-Fi.
Коды доступа	Утром в день заезда, после одобрения	Код ключницы или двери.
Напоминание о налоге	За день до выезда	Оплата туристического налога, если он не включён.
Благодарность	На следующий день после выезда	Спасибо и просьба об отзыве.

Не автоматизируйте то, что требует ответа: жалобы, особые просьбы, переговоры о цене. Автоматическое сообщение не должно делать вид, что его написал человек, который сейчас на связи.

Время решает

Одно и то же сообщение может быть полезным или вредным в зависимости от момента. Инструкции по заезду за месяц забудутся, код от ключницы за три недели может оказаться у человека, которого Вы ещё не проверили, а просьба об отзыве через неделю после выезда останется без ответа. Привязывайте сообщения к событиям: к дате заезда и выезда, к дате бронирования, к завершённой онлайн-регистрации или оплате.

Язык гостя

Гость из Германии лучше поймёт инструкцию на немецком, гость из Франции — на французском. Пишите текст на каждом языке, на котором приходят Ваши гости, а система должна сама выбирать язык по бронированию. Если гость бронировал через портал и указан адрес-пересылка, сообщение должно уйти в чат портала, иначе оно может не дойти.

Как писать тексты

Короткое сообщение читают, длинное — пролистывают. Несколько правил, которые проверены практикой:

Одно сообщение — одна задача. Инструкции по заезду не смешивайте с просьбой об отзыве.
Главное в начале. Время заезда, адрес и ссылка должны быть видны без прокрутки.
Конкретика вместо общих фраз. «Парковка во дворе, ворота открываются кодом из следующего сообщения» лучше, чем «у нас есть парковка».
Подпись живого человека. Имя хозяина и телефон для экстренных случаев внушают доверие.
Проверка на телефоне. Отправьте сообщение себе и прочитайте его так, как прочитает гость.

Пересматривайте тексты раз в сезон: меняются время заезда, правила парковки, номер Wi-Fi, и устаревшая инструкция хуже, чем никакой.

Повторы без спама

Напоминания об оплате или регистрации полезно повторять, но только пока они нужны. Хорошая автоматизация останавливается сама, как только гость оплатил или заполнил данные, имеет предел числа повторов и не пишет гостю после выезда.

Как это делает Vezpa

В Vezpa есть семь готовых автоматизаций: «Подтверждение бронирования», «До заезда - самостоятельный чек-ин», «Правила дома / коды доступа», «Коды доступа», «Уведомление: данные гостя готовы» (это письмо Вам, а не гостю), «Напоминание о туристическом налоге» и «Благодарность / запрос отзыва». Все они изначально выключены, а тексты уже написаны на языках Вашего модуля бронирования: Вы проверяете, правите и включаете.

Триггеры по времени: относительно заезда, выезда или даты бронирования, со смещением в днях, часах или минутах, с учётом часового пояса объекта.
Триггеры по событиям: завершённая онлайн-регистрация, успешная оплата, отмена бронирования.
Повтор с условием: для временных триггеров сообщение повторяется с заданным интервалом, пока не выполнено условие (оплачен налог, оплачен остаток, внесена предоплата, пройдена онлайн-регистрация), не более заданного числа раз (по умолчанию пять) и не после выезда.
Свои тексты для разных типов номеров, если, например, у апартаментов и номеров разные инструкции.
Поля подстановки: имя гостя, даты, ссылка на бронирование, ссылка на онлайн-регистрацию, коды доступа и другие.
Без рассылки задним числом: включённая автоматизация не отправляет письма по моментам, которые уже прошли.

Для сообщений по ситуации есть готовые сообщения: Вы сохраняете текст один раз и отправляете его по почте или в WhatsApp из карточки бронирования. Раздел «Переписка» показывает всё, что ушло из Vezpa, и чат портала в обе стороны; ответы гостей в WhatsApp и на почту остаются в Вашем телефоне и почтовом ящике. Автоматизации входят во все тарифы, начиная со Smart за 39 € в месяц.

Сообщения, которые отправляются сами

Подтверждение, перед заездом, коды доступа и благодарность на языке гостя. Попробуйте в браузере.

Попробовать в браузере →

Часто задаваемые вопросы

Какие сообщения гостям стоит отправлять автоматически?: Те, что повторяются у каждого гостя: подтверждение бронирования, информация перед заездом, правила дома, коды доступа, напоминание об оплате и благодарность после выезда. Жалобы и особые просьбы требуют личного ответа.
Когда отправлять сообщение перед заездом?: Обычно за два дня до заезда: достаточно рано, чтобы гость успел пройти онлайн-регистрацию, и достаточно поздно, чтобы он не забыл инструкции. Код доступа лучше отправлять отдельно, утром в день заезда.
Отправит ли Vezpa письма по уже существующим бронированиям?: Нет. Автоматизация срабатывает только для моментов, которые наступают после её включения, поэтому включение не вызывает массовую рассылку по старым бронированиям.
Можно ли отправить сообщение вручную, если автоматизация не подходит?: Да. В Vezpa есть готовые сообщения: текст сохраняется один раз и отправляется из карточки бронирования по почте или в WhatsApp, а перед отправкой его можно поправить.
На каком языке Vezpa отправляет сообщения?: На языке гостя, если Вы написали текст на этом языке; готовые тексты уже есть на языках Вашего модуля бронирования. Гостям, бронировавшим через портал с адресом-пересылкой, сообщение уходит в чат портала.

Источники и оговорки. Интервалы в таблице — распространённая практика, а не правило. Функции Vezpa — по состоянию на октябрь 2026 года.