Заменяет ли онлайн-регистрация проверку личности?

Нет. Она собирает данные до заезда, но там, где закон требует проверить гостя по документу, например в Италии, проверка остаётся обязанностью хозяина, лично или дистанционно в реальном времени.

Можно ли хранить фото паспортов гостей?

Только если это нужно и с соблюдением GDPR: собирать минимум, хранить защищённо и удалять, когда цель достигнута. В Vezpa фото хранятся зашифрованными и удаляются через семь дней после выезда.

Что будет, если гость перешлёт ссылку на регистрацию?

Без PIN-кода форма не откроется. PIN приходит вместе со ссылкой, а после восьми неверных попыток доступ блокируется на час.

Когда отправлять гостю ссылку на онлайн-регистрацию?

Лучше всего за два-три дня до заезда, вместе с информацией о том, как добраться. Если к вечеру накануне данных нет, поможет одно короткое напоминание.

Отправляет ли Vezpa данные в полицию моей страны?

Автоматически — в Италии и Чехии. В остальных странах Vezpa хранит данные в реестре гостей, а передачу в местные системы нужно выполнять самостоятельно.

Онлайн-регистрация гостей: PIN-код, фото документа и данные для местных органов

Paolo Vezzola

Основатель · Vezpa PMS · Профиль →

Переписывать паспорта на ресепшене — самая медленная часть заселения, а при самостоятельном заезде её просто негде делать. Онлайн-регистрация переносит эту работу на время до приезда: гость заполняет данные со своего телефона, а Вы проверяете их спокойно, без очереди у стойки. В этом руководстве — какие данные собирать, как защитить ссылку и фото документов и что важно с точки зрения GDPR.

Коротко

Состав данных определяет страна: в одних достаточно имени, даты рождения и номера документа, в других нужны место рождения, адрес и подпись.
Ссылка на регистрацию открывает доступ к персональным данным, поэтому её нужно защищать.
Фото документа — это персональные данные повышенного риска: храните их зашифрованными и недолго.
Онлайн-регистрация не отменяет проверку личности там, где закон её требует.

Какие данные нужны и почему они разные

Европейские правила о регистрации гостей национальные. В Италии данные каждого гостя передаются в полицию через Alloggiati Web в течение 24 часов, в Испании — через SES Hospedajes с расширенным набором полей, в Чехии — в UbyPort для иностранцев, в Германии и Австрии гость подписывает регистрационную карточку (Meldeschein), во Франции иностранец заполняет fiche de police. В северных странах обычно достаточно реестра иностранных гостей, который показывают полиции по запросу. Поэтому форма онлайн-регистрации должна знать страну объекта и запрашивать именно те поля, которые там нужны, — не больше и не меньше.

Как защитить ссылку

Ссылка на онлайн-регистрацию обычно приходит в письме или сообщении. Если она открывает форму без какой-либо защиты, любой, кто получил пересланное письмо, видит и может менять данные гостей. Хорошая практика — дополнительный код, который знает только гость, ограничение числа неверных попыток и закрытие ссылки, когда заселение состоялось.

Фото документа: когда нужно и как хранить

Фото паспорта помогает сверить данные и, где это разрешено, провести дистанционную проверку. Но это данные, утечка которых особенно опасна. Принципы GDPR простые: собирать только необходимое, хранить защищённо и удалять, когда цель достигнута. Не храните фото паспортов в почте, мессенджерах или галерее телефона. Если фото не требуется по закону Вашей страны, делайте его необязательным.

Как добиться, чтобы гости действительно заполняли форму

Даже лучшая форма бесполезна, если гость открывает её у двери. Несколько простых приёмов заметно повышают долю заполненных регистраций:

Отправляйте ссылку вовремя. За два-три дня до заезда гость уже думает о поездке, но ещё не в дороге.
Объясните зачем. Одно предложение о том, что закон обязывает собирать данные и что регистрация заранее сокращает ожидание при заезде, работает лучше любых напоминаний.
Одна ссылка на всех. Основной гость должен иметь возможность заполнить данные за всех спутников, а не пересылать ссылку каждому.
Форма для телефона. Большинство гостей заполняют её со смартфона, часто в аэропорту: короткие поля, понятные подписи, выбор страны из списка.
Мягкое напоминание. Если за день до заезда данных нет, одно повторное сообщение обычно решает вопрос.

Для тех, кто всё-таки не заполнил форму, нужен запасной путь при заезде: сканирование документа телефоном вместо ручного ввода.

Проверка личности остаётся

Онлайн-регистрация — это сбор данных, а не идентификация. В Италии, например, гостя нужно сопоставить с документом лично или дистанционно в реальном времени. Онлайн-форма сокращает работу, но последнее слово остаётся за хозяином: проверить, одобрить и только потом выдать доступ. Как связать это с ключницей, рассказано в статье о кодах доступа для самостоятельного заселения.

Как это делает Vezpa

Онлайн-регистрация входит во все тарифы Vezpa и работает так:

Ссылка с PIN-кодом. PIN приходит вместе со ссылкой и виден в карточке бронирования. После восьми неверных попыток ссылка блокируется на час.
Ссылка открыта до заселения. Пока Вы не отметили заезд в бронировании, гость может вернуться и исправить данные; иначе ссылка закрывается на следующий день после выезда.
Поля по стране. Форма запрашивает данные, которые нужны в стране объекта; в Германии, Австрии, Франции и Испании гость может подписать регистрацию, и подпись всегда необязательна.
Фото документа можно не запрашивать, запрашивать по желанию или сделать обязательным. Фото уменьшаются, очищаются от метаданных, хранятся в зашифрованном виде и удаляются через семь дней после выезда, а также при удалении гостя. Гостю показываются только размытые миниатюры.
Сканирование документа в приложении для тех, кто не прошёл регистрацию заранее.
Отправка в органы. Автоматически — в Италии (Alloggiati Web, ISTAT, PayTourist) и в Чехии (UbyPort). В других странах данные хранятся в реестре гостей Vezpa, а отправку в местные системы Вы делаете сами.

Когда гость завершил регистрацию, Вы можете одобрить заселение кнопкой «Одобрить заселение» в блоке «Ключи» карточки бронирования, и тогда автоматизация отправит коды доступа в день заезда. Тарифы — от 39 € в месяц, подробности на странице цен.

Онлайн-регистрация, которая защищает данные

Ссылка с PIN-кодом, фото документа по желанию, удаление через 7 дней после выезда. Попробуйте в браузере.

Попробовать в браузере →

Часто задаваемые вопросы

Заменяет ли онлайн-регистрация проверку личности?: Нет. Она собирает данные до заезда, но там, где закон требует проверить гостя по документу, например в Италии, проверка остаётся обязанностью хозяина, лично или дистанционно в реальном времени.
Можно ли хранить фото паспортов гостей?: Только если это нужно и с соблюдением GDPR: собирать минимум, хранить защищённо и удалять, когда цель достигнута. В Vezpa фото хранятся зашифрованными и удаляются через семь дней после выезда.
Что будет, если гость перешлёт ссылку на регистрацию?: Без PIN-кода форма не откроется. PIN приходит вместе со ссылкой, а после восьми неверных попыток доступ блокируется на час.
Когда отправлять гостю ссылку на онлайн-регистрацию?: Лучше всего за два-три дня до заезда, вместе с информацией о том, как добраться. Если к вечеру накануне данных нет, поможет одно короткое напоминание.
Отправляет ли Vezpa данные в полицию моей страны?: Автоматически — в Италии и Чехии. В остальных странах Vezpa хранит данные в реестре гостей, а передачу в местные системы нужно выполнять самостоятельно.

Источники и оговорки. Требования к регистрации гостей приведены в общих чертах и различаются по странам; сверяйтесь с официальными сайтами полиции своей страны. Принципы обработки данных — Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), EUR-Lex. Функции Vezpa — по состоянию на октябрь 2026 года.