O que é o registo de hóspedes e onde o encontro?

É a lista de hóspedes da propriedade num período a escolher. Encontra-se em Alojamento > Conformidade fiscal e legal > Registo de hóspedes, visível para Diretor e Assistente. Indica-se a data de início e de fim (até um ano) e prime-se Carregar.

Que registo e formato devo exportar, e porque pode ser recusado um pedido de eliminação RGPD?

Os registos oferecidos dependem do país da propriedade: há sempre um registo genérico e um resumo da taxa turística, e alguns países têm também um registo dedicado com colunas alinhadas ao sistema que já usam (para a República Checa, Evidenční kniha e Domovní kniha). Exporta-se em PDF, Excel ou CSV. Se um hóspede ainda estiver dentro do prazo de conservação legal do seu país - 6 anos para a República Checa - o Vezpa recusa o pedido de eliminação RGPD e mostra o motivo.

Guia do Registo de Hóspedes

Escolher o PeríodoFiltre hóspedes por intervalo de datas

O Registo de Hóspedes mostra as pessoas registadas no seu alojamento. Antes de ver os resultados, indique ao Vezpa qual o período que pretende consultar.

Onde encontrar o Registo

Alojamento → Conformidade fiscal e legal → Registo de hóspedes → Carregar

Como definir as datas

Direção → ⋮ → Configuração → Conformidade fiscal e legal
Toque no botão Registo de hóspedes: abre-se a página do seletor de período.
Toque em Data de início e depois em Data de fim para escolher o primeiro e o último dia do período pretendido.
Prima Carregar para obter os hóspedes com uma estadia, mesmo que parcial, no período indicado.

Por predefinição, as datas vêm preenchidas com o primeiro e o último dia do mês atual. Pode alterá-las livremente, mesmo abrangendo vários meses ou anos.

O período não pode exceder 366 dias: para intervalos mais longos, carregue e exporte um ano de cada vez.

Esta página é visível para Diretor e Assistente. Os outros papéis não veem a entrada Registo de hóspedes em Conformidade fiscal e legal.

Ver o RegistoA lista de hóspedes do período

Depois de premir Carregar, a lista mostra cada hóspede com uma estadia no período escolhido: nome e apelido, datas de chegada e partida, nacionalidade e alojamento.

Um hóspede ainda no alojamento não tem data de partida: em vez disso vê “Em curso”, não uma data inventada.

Linhas a verificar antes de exportar

Sinal	Significado
Ícone vermelho	Os dados pessoais estão incompletos: falta informação sobre o hóspede. Complete-a antes de apresentar o registo.
Ícone de privacidade	Hóspede anonimizado: já foi executado um pedido de eliminação ao abrigo do RGPD. A linha permanece como prova da estadia, sem os dados pessoais.

No topo da lista encontra a contagem de hóspedes encontrados e, se existirem, de linhas com dados incompletos: uma visão rápida do que corrigir antes de exportar.

O que contém o registo exportado

A lista no ecrã destina-se a uma consulta rápida. O registo que exporta (ver secção seguinte) contém, pelo contrário, todos os dados que o seu alojamento registou para cada hóspede: apelido, nome, data de nascimento, nacionalidade, tipo e número de documento, data de chegada, data de partida, alojamento — as colunas exatas dependem do registo escolhido.

Exportar o RegistoEscolha o registo e o formato

Depois de carregar a lista, toque em Exportar. Abre-se uma folha que mostra o período que está prestes a exportar — sempre o que acabou de carregar, mesmo que já tenha alterado as datas acima — e pede duas coisas: qual o registo e qual o formato.

Três formatos, três usos diferentes

Formato	Para que serve
PDF	O registo pronto a apresentar, paginado e no idioma que usa na aplicação.
Excel	Os mesmos dados numa folha de cálculo editável: somas, filtros, ordenação.
CSV	Uma tabela simples, compatível com qualquer programa de folhas de cálculo.

Que registo escolher

Os registos oferecidos dependem do país do seu alojamento. Há sempre pelo menos duas opções: um registo genérico e um resumo da taxa turística destinado à declaração ao município. Alguns países têm também um registo dedicado, com colunas alinhadas com o sistema que esse país já utiliza. Onde documentámos a taxa do seu país, o resumo chama-lhe pelo nome local — por exemplo poplatek z pobytu na República Checa, taxe de séjour em França, taxa municipal turística em Portugal; nos restantes países mantém-se o resumo genérico. Em qualquer caso, os valores, as isenções e os prazos são definidos pela autoridade local: o resumo organiza os seus dados, não aplica as regras do seu município.

Para a República Checa, os dois registos são os previstos por lei: Evidenční kniha (todos os hóspedes, com a coluna da taxa — §3g zák. č. 565/1990 Sb.) e Domovní kniha (apenas estrangeiros, com o motivo da estadia — §101 zák. č. 326/1999 Sb.). Para todos os outros países, o registo dedicado tem colunas alinhadas com o sistema referido: verifique sempre se a sua regulamentação local exige algo mais.

País	Registo
República Checa	Evidenční kniha (§3g zák. č. 565/1990 Sb.) · Domovní kniha, apenas estrangeiros (§101 zák. č. 326/1999 Sb.)
Itália	Colunas alinhadas com Alloggiati Web / ISTAT + dados de registo (alojamento, taxa turística)
Alemanha	Colunas alinhadas com o Meldeschein + dados de registo (alojamento)
Áustria	Colunas alinhadas com o Meldeamt (Gästemeldung) + dados de registo (alojamento)
França	Colunas alinhadas com a fiche de police + dados de registo (alojamento)
Bélgica	Colunas alinhadas com o registo de hóspedes + dados de registo (alojamento)
Espanha	Colunas alinhadas com SES Hospedajes + dados de registo (alojamento)
Portugal	Colunas alinhadas com o SIBA + dados de registo (alojamento)
Croácia	Colunas alinhadas com o eVisitor + dados de registo (alojamento)
Eslovénia	Colunas alinhadas com o eTurizem + dados de registo (alojamento)
Hungria	Colunas alinhadas com o NTAK + dados de registo (dados nominativos)
Bulgária	Colunas alinhadas com o ESTI
Todos os outros países	Registo genérico — verifique os requisitos do seu país

O nome do ficheiro

O ficheiro transferido traz no nome o registo e o período, por exemplo cz_evidencni_20260701_20260731.pdf: quem o recebe — um contabilista, um inspetor — sabe de imediato o que contém sem precisar de o abrir.

Após a geração, abre-se o menu de partilha do dispositivo: pode enviar o ficheiro por email, guardá-lo ou carregá-lo para um armazenamento na nuvem.

Conservação e RGPDPorque é que um pedido de eliminação pode ser recusado

O registo de hóspedes coexiste com o direito ao apagamento de dados pessoais (RGPD). Quando os dois entram em conflito, prevalece a obrigação legal: o próprio RGPD prevê isso no art. 17.º, n.º 3, alínea b), que isenta de apagamento os dados que uma lei nacional obriga a conservar.

República Checa: a lei obriga a conservar o registo de hóspedes durante 6 anos após o fim da estadia. Se pedir a eliminação RGPD de um hóspede ainda dentro desse prazo, o Vezpa recusa o pedido e mostra o motivo: não é uma falha, é a lei a que o alojamento está sujeito.

Passado o prazo de conservação, a eliminação é bem-sucedida: o hóspede continua visível no registo com dados anonimizados (ícone de privacidade), como prova de que a estadia ocorreu, sem os dados pessoais.

Para países diferentes da República Checa, o Vezpa não dispõe hoje de um prazo de conservação verificado: verifique os prazos definidos pela regulamentação local do seu alojamento.