Guia de Automatizações de E-mail

Configure e-mails automáticos para cada fase da estadia: pré-chegada, check-in, taxa turística, agradecimento e muito mais

Índice

1. O que é uma automatização de e-mail 2. Os 6 modelos 3. Acionadores — quando o e-mail é enviado 4. Textos multilíngues 5. Campos de mesclagem 6. Ativação 7. Permissões, propriedades e limites

1. O que é uma automatização de e-mail E-mails automáticos configuráveis para cada alojamento

As Automatizações de E-mail permitem enviar e-mails automáticos aos hóspedes (e a si mesmo) nas diferentes fases da estadia, sem nenhuma ação manual. Cada automatização é acionada por um acionador (um evento ou um momento no tempo) e envia o texto que escreveu no idioma do hóspede.

Para que servem

  • Hóspede: recebe informações úteis no momento certo (instruções de chegada, código de acesso, lembrete de taxa, agradecimento).
  • Anfitrião: recebe notificações automáticas quando o hóspede conclui o check-in online ou quando há ações a tomar.

Âmbito por quarto

Cada automatização pode ser atribuída a tipos de quartos específicos do seu alojamento: pode usar textos diferentes para as diferentes unidades, ou desativar uma automatização para um quarto em manutenção.

As automatizações nunca interferem com o fluxo de reservas: se o envio falhar por e-mail em falta ou erro temporário, a reserva permanece inalterada e o erro é registado no registo de envios.

2. Os 6 modelos Modelos prontos para ativar imediatamente

O Vezpa cria automaticamente 6 automatizações pré-configuradas para o seu alojamento. São criadas com textos vazios e o interruptor desativado: basta escrever o texto nos idiomas que utiliza e ativar. O botão "Usar texto de exemplo" pré-preenche um texto inicial em cada idioma que pode editar livremente.

Pré-chegada
2 dias antes do check-in
Lembrete com horários, indicações de localização e informações práticas de chegada.
Regras da casa / Códigos de acesso
Após a conclusão do check-in online
Envia código da porta, Wi-Fi, regras da casa e instruções finais de acesso.
Alerta anfitrião — dados do hóspede prontos
Após a conclusão do check-in online
Notifica o gestor de que o hóspede concluiu o registo e os dados estão disponíveis.
Lembrete de taxa turística
1 dia antes do check-out
Lembra o hóspede do saldo da taxa turística, com valor e link de pagamento.
Agradecimento / Pedido de avaliação
1 dia após o check-out
Despede-se do hóspede e convida-o a deixar uma avaliação no Booking, Airbnb ou Google.
Lembrete de pagamento incompleto
Em caso de pagamento falhado ou incompleto
Avisa o hóspede que o pagamento não foi efetuado e fornece o link para tentar novamente.
Os modelos cobrem os casos de uso mais comuns. Pode também criar automatizações personalizadas com o botão "+" na lista de automatizações, escolhendo acionadores e textos livremente.

3. Acionadores — quando o e-mail é enviado Temporais ou de evento

Cada automatização tem um acionador que determina quando o e-mail é enviado. Existem duas famílias de acionadores:

Acionadores temporais

O e-mail é enviado com base numa data de referência, com um deslocamento configurável em dias, horas ou minutos, antes ou depois:

  • Relativo ao check-in — ex. «2 dias antes do check-in» (para pré-chegada)
  • Relativo ao check-out — ex. «1 dia antes do check-out» (para o lembrete de taxa) ou «1 dia após o check-out» (para o agradecimento)
  • Relativo à reserva — ex. «1 hora após a reserva» (para uma confirmação personalizada)

Os acionadores temporais são avaliados a cada 30 minutos pelo agendador. A hora é calculada no fuso horário do alojamento.

Com o intervalo em dias escolhe também a hora de envio, na hora local do alojamento: por exemplo no dia da partida às 10:00. Com horas ou minutos a hora não aparece, porque a contagem começa à meia-noite do dia de referência.

Acionadores de evento

O e-mail é enviado no momento em que ocorre um evento específico no sistema:

  • Check-in online concluído — o hóspede terminou o registo de self-service
  • Pagamento bem-sucedido — o pagamento Stripe foi bem-sucedido
  • Pagamento falhado — a tentativa de pagamento não foi bem-sucedida
  • Cancelamento — a reserva foi cancelada
Idempotência garantida: cada e-mail é enviado no máximo uma vez por reserva e ocorrência, mesmo em caso de múltiplos sweeps seguidos ou eventos duplicados.
Sem preenchimento retroativo: as automatizações não são enviadas para reservas criadas antes da ativação da automatização. Apenas novas reservas (após a ativação) são consideradas.

4. Textos multilíngues Um texto por idioma do Booking Engine

Para cada automatização pode escrever um texto separado em cada um dos idiomas ativos do seu Booking Engine. Quando o e-mail é enviado, o sistema deteta automaticamente o idioma do hóspede e envia o texto correspondente.

Como funciona a seleção do idioma

  • Prioridade 1: idioma do portal usado pelo hóspede para reservar (ex. se usou o Booking Engine em inglês, recebe o e-mail em inglês)
  • Prioridade 2: idioma predefinido da subunidade (configurado na secção Configuração)
  • Fallback: italiano

Texto de exemplo

O botão "Usar texto de exemplo", disponível para cada idioma no construtor, pré-preenche um texto inicial com campos de mesclagem já inseridos. Pode editá-lo livremente mantendo os marcadores de posição de que necessita.

Não é obrigatório preencher todos os idiomas. Se o texto para um idioma estiver ausente, o e-mail não é enviado aos hóspedes desse idioma (sem envio em branco ou em italiano por defeito).

5. Campos de mesclagem Marcadores de posição dinâmicos no texto

Pode inserir no texto marcadores de posição que são automaticamente substituídos pelos dados reais da reserva no momento do envio. Os marcadores usam a sintaxe de chaveta simples: Não precisa de os memorizar: no editor, o botão «Inserir campo» lista-os juntamente com o nome do dado que inserem.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Descrição dos marcadores de posição

  • {ospite_nome} — nome do hóspede principal
  • {ospiti_num} — número total de hóspedes
  • {check_in} / {check_out} — datas formatadas no idioma do e-mail
  • {notti} — número de noites da estadia
  • {camera_nome} — nome do tipo de quarto/unidade
  • {struttura_nome} — nome do seu alojamento
  • {indirizzo} — endereço do alojamento
  • {link_self_checkin} — link direto para o check-in online do hóspede
  • {link_pagamento_tassa} — link para pagamento da taxa turística
  • {importo_tassa} — taxa turística que falta pagar (saldo), na moeda da propriedade
  • {importo_tassa_totale} — valor total da taxa turística da estadia
  • {saldo_residuo} — saldo restante da reserva
  • {link_prenotazione} — link para a página de visualização da reserva
  • {whatsapp_struttura} — número WhatsApp do alojamento (se configurado)
Marcadores de posição desconhecidos (fora desta lista) são deixados no texto exatamente como escritos, sem erros. Pode escrever textos como «Wi-Fi: {chave_wifi}» sem problemas — mas esse marcador não será substituído.
Não use a sintaxe de chavetas duplas (como nos templates web): os textos das automatizações não são templates Django, pelo que chavetas duplas causam erros de renderização.
{importo_tassa} é a taxa turística que falta pagar (o saldo), não o total, e é formatada com a moeda e os separadores da propriedade. Para o valor total use {importo_tassa_totale}.

Nas reservas dos portais com chat (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO), uma automação para o hóspede pode chegar dentro da conversa do portal em vez de por e-mail. Um texto com um link, como {link_self_checkin}, tenta primeiro o e-mail real do hóspede; se não existir, vai para o chat, onde os links da Vezpa (vezpa.it e o seu domínio personalizado ativo) se mantêm sempre, no Airbnb e na Booking.com. Na Expedia e na VRBO os links são removidos.

Na Booking.com há um passo a dar uma única vez, na extranet: Propriedade → Preferências de mensagens → Definições de segurança → «Adicionar um link» → vezpa.it, e também o seu próprio domínio, se a propriedade usar um (é daí que parte o link do check-in). Enquanto não o fizer, o hóspede recebe o texto da mensagem, mas no lugar do link lê [Link was removed]: é a Booking.com que substitui os links que não aprovou. No Airbnb não há nada a fazer.

Uma mensagem com um link nunca sai mutilada: se o único caminho for um chat que removeria o link (Expedia, VRBO), o envio é ignorado e fica anotado no registo de envios com o motivo.

6. Ativação Interruptor, quartos e pré-visualização em direto

Uma automatização não envia nada até estar ativada. Para a ativar:

  1. Abra a automatização a partir da lista na secção Automatizações da app
  2. Escreva (ou pré-preencha com o texto de exemplo) o texto no idioma predefinido do seu alojamento — isso é obrigatório para ativar
  3. Adicione textos nos outros idiomas que pretende suportar
  4. Na secção Quartos do construtor, selecione os tipos de quartos aos quais aplicar a automatização (todos estão selecionados por defeito)
  5. Ative o interruptor "Ativar automatização"
A pré-visualização em direto no construtor mostra como o e-mail aparecerá com os campos de mesclagem substituídos por valores de exemplo. Use a pré-visualização para verificar a formatação antes de ativar.

Desativação e edição

Pode desativar uma automatização a qualquer momento simplesmente desligando o interruptor. As alterações ao texto ou aos quartos atribuídos são guardadas imediatamente e aplicam-se aos próximos e-mails em fila.

Lembre-se: as automatizações nunca são enviadas para alojamentos de demonstração nem para hóspedes sem endereço de e-mail registado.

7. Permissões, propriedades e limites Quem pode alterar, em que propriedade e com que limites

Várias propriedades e apenas leitura

Nas Automatizações, se a sua conta gere mais do que uma propriedade, cada cartão da lista mostra por baixo do resumo a propriedade a que pertence, e na criação escolhe a propriedade no menu pendente. A propriedade escolhe-se apenas na criação: na edição fica bloqueada. Se a sua função não pode configurar a propriedade, a página continua consultável mas apenas para leitura: sem botão +, sem interruptores, sem Guardar.

Quem pode alterar as automatizações

Criar, alterar, ativar ou eliminar uma automatização exige a permissão de configurar a propriedade: o diretor e o assistente têm-na. O registo de envios também lhes está reservado, porque mostra os endereços de e-mail dos hóspedes; o observador e a governanta não lhe acedem.

Pré-visualização e limites dos campos

A pré-visualização mostra o texto com dados de exemplo no seu idioma, datas próximas de hoje e valores na moeda da propriedade. Se escrever um campo que não existe, por baixo da pré-visualização surge um aviso vermelho com a lista de campos não reconhecidos: corrija-os antes de ativar. Atenção: {importo_tassa} é a taxa que falta pagar, enquanto {importo_tassa_totale} é o valor total. Os campos numéricos têm um limite: no máximo 10 lembretes, intervalo de repetição no máximo 30 e desfasamento no máximo 60; um campo deixado vazio volta ao último valor válido em vez de guardar zero.

Precisa de ajuda?

Se tiver dúvidas sobre a configuração das automatizações, abra um ticket de suporte diretamente na app Vezpa — a nossa equipa responde o mais brevemente possível.