Handleiding Boekingsmotor

Wat is de Boekingsmotor?

De Boekingsmotor is een website die volledig aan uw accommodatie is gewijd, waar gasten de beschikbaarheid kunnen controleren, een kamer kunnen kiezen en rechtstreeks kunnen boeken, zonder OTA-commissies. De website is bereikbaar op het adres vezpa.it/prenota/il-tuo-nome (of met een eigen domein).

Wat gasten kunnen doen

In de Booking Engine kiest de gast op één pagina de data en hoeveel accommodaties hij nodig heeft, tot 5, met wie er in elke accommodatie verblijft. Direct daaronder verschijnen de prijzen: voor elke vrije accommodatie één regel per maaltijdarrangement dat u aanbiedt (alleen overnachting, ontbijt, halfpension of volpension), met de prijs van de accommodatie met dat maaltijdarrangement voor het hele verblijf en een eigen knop «Boeken». Onder de regels leest hij hoe er betaald wordt — betaling bij het boeken, een aanbetaling, een kaart als garantie of betaling in de accommodatie — zoals u het hebt ingesteld op het tabblad «Betaling». Daar ziet hij ook de verplichte extra's en eventuele automatische toeslagen, die in het overzicht vóór de betaling worden opgeteld. De automatische toeslagen worden geteld voor elke geboekte accommodatie, wanneer de prijs van de accommodatie hun drempel overschrijdt; gekozen extra's laten die drempel niet aanspringen. U stelt ze in via de catalogus. De toeristenbelasting, als die er is, wordt apart vermeld en zit noch in de prijs van de regel noch in het totaal dat op de site wordt betaald. Die wordt ter plaatse betaald, tenzij u «Belastingen opnemen in online betalingen» hebt ingeschakeld onder «Belasting & juridische naleving» → «Belastingen»: dan wordt ze geïnd via de Stripe-betaallinks, en vraagt het overzicht niet meer om ze na het inchecken te betalen. Bij een kaart als garantie leest hij, als de aankomst zo dichtbij is dat de dag van de afschrijving al is aangebroken, dat annuleren niet meer gratis is. Accommodaties die niet vrij zijn, blijven onderaan staan, in grijs, met de reden erbij (vol, minimaal verblijf, te veel gasten, geen prijs) en de knop «Vrije data bekijken», die de kalender van die accommodatie opent met de al volle nachten gemarkeerd. Dezelfde kalender gaat open als hij op «Boeken» drukt voordat hij data heeft gekozen. Zijn er minder accommodaties vrij dan gevraagd, dan meldt de engine dat en stelt de eerste data voor waarop ze allemaal beschikbaar zijn. Boven de 5 accommodaties wordt de gast gevraagd rechtstreeks contact met u op te nemen. Heeft hij al een accommodatie gekozen en start hij een nieuwe zoekopdracht, dan waarschuwt de site hem en vraagt om bevestiging, want de nieuwe zoekopdracht haalt het gekozene uit de boeking. Zodra de data gekozen zijn, maken de grote foto, de galerij en de voorzieningen van uw bedrijf plaats voor de resultaten, die bovenaan de pagina komen te staan. Als de Su wordt beheerd als appartementen of huizen en niet als hotel, schrijft de site geen «kamer» maar «accommodatie», in alle talen: dat is wat de gast daadwerkelijk boekt.

Foto's: accommodatie en eenheden

Het blok Afbeeldingen toont alle galerijen: die van de accommodatie en één per kamertype, elk met zijn naam en het aantal foto's dat er al is. Tik op een regel om hem te openen en foto's toe te voegen of te herschikken: bij terugkomst werkt het aantal zichzelf bij. De foto's van het kamertype zijn wat de gast bekijkt terwijl hij kiest, dus minstens één per type is de moeite waard.

Uiterlijk van de site

Bij Booking Engine › Uiterlijk van de site kies je de kleuren, de lettertypen en de afronding van de hoeken van je boekingssite, en schrijf je de voordelen van direct boeken. Wat je niet aanraakt blijft precies zo: zolang jij niets verandert, verschuift er geen pixel.

Elk veld begint bij de standaardwaarde en toont «Herstellen» zodra je het aanraakt; het voorbeeld bovenaan laat meteen de knop zien die het geld binnenhaalt. Maakt een combinatie de tekst onleesbaar — bijvoorbeeld een lichte kleur met wit erop — dan weigert Vezpa hem bij het opslaan en noemt het paar, het behaalde contrast en de juiste waarde: dat is een toegankelijkheidsplicht, geen gril. De voordelen van direct boeken schrijf je één per regel, in elke taal van je site: de gast ziet de zijne, met terugval op het Engels.

Alleen de directeur kan «Uiterlijk van de site» wijzigen, ook de «Voordelen van direct boeken»: voor de andere rollen is de knop uitgeschakeld, met de zin «Alleen de directeur kan het uiterlijk van de site wijzigen.»

Zo werkt het: eerst voorbereiden, dan publiceren

1. Open Accommodatie › Boekingsmotor: de configuratiepagina is al beschikbaar, ook voordat u online gaat
2. Bereid rustig foto's, beschrijvingen en het adres voor: geen enkele gast ziet ze totdat u publiceert
3. Kies het site-adres (verplicht om te publiceren) en tik op "Publiceren": vanaf dat moment kunnen gasten boeken, en het is omkeerbaar
4. Online betalen via Stripe is een aparte stap, niet verplicht: zonder Stripe int u ter plaatse
5. Deel de link en begin met het ontvangen van directe boekingen!

1. Open de Vezpa-app en ga naar Accommodatie → Boekingsmotor: de configuratiepagina is al beschikbaar, ook voordat u publiceert
2. Bereid rustig foto's, beschrijvingen en de overige instellingen voor: niemand ziet ze totdat u publiceert
3. Open het tabblad Types in de Booking Engine en maak minstens één type zichtbaar: na de eerste configuratie worden de types uitgesloten van de website aangemaakt, en zolang dat zo blijft openen gasten de pagina en vinden ze niets om te boeken. De app waarschuwt u daarvoor vóór het publiceren
4. Kies het site-adres onderaan de pagina: zonder adres heeft de pagina geen link om op te reageren, en kan ze niet gepubliceerd worden
5. Tik op "Publiceren": vanaf dat moment kunnen gasten boeken. U kunt de pagina op elk moment offline halen met dezelfde knop (die wordt dan "Offline halen"), en later opnieuw publiceren

De voorzieningen vertellen de gast wat hij aantreft: in de kamer (tv, wifi, koelkast, föhn, keuken) en in de accommodatie (parkeerplaats, lift, zwembad, ontbijt).

Die van de kamer stelt u in bij de configuratie van de accommodatie-eenheid, in het paneel Voorzieningen onder de kenmerken. Werkt u met kamertypes, dan stelt u ze in op het type en worden ze doorgegeven aan de eenheden die daarbij horen. Die van de accommodatie stelt u eenmalig in op de pagina van de Booking Engine en hoeft u niet voor elke kamer te herhalen.

De items in onze catalogus hebben een eigen icoon en zijn al vertaald in alle talen van uw Booking Engine. Ontbreekt er iets, dan kan de directeur zelf een item toevoegen: u kunt het ook een icoon geven, gekozen uit alle beschikbare, en hetzelfde icoon mag op zoveel items staan als u wilt. U schrijft het in de talen waarin u verkoopt. Een item zonder vertaling wordt toch getoond, in de tekst die u heeft geschreven, zodat het niet ongemerkt verdwijnt.

De gast ziet ze op de Booking Engine: die van de kamer op de kaart van de accommodatie-eenheid, zowel bij het kiezen tussen de beschikbare eenheden als op de pagina van de accommodatie; die van de accommodatie boven de lijst met eenheden.

De link delen

In de sectie Configuratie van de app toont de kaart van de Boekingsmotor twee knoppen om de link te delen:

• Kopiëren — kopieert de link naar het klembord zodat u hem kunt plakken waar u wilt
• Delen — opent het deelmenu van het apparaat (WhatsApp, e-mail, social media enz.)

U kunt de link op uw website plaatsen, in uw e-mailhandtekening, in uw socialmediaprofielen en overal waar potentiële gasten hem kunnen zien.

Ontvangen boekingen

De boekingen via de Boekingsmotor komen binnen zoals elke andere boeking:

• Ze verschijnen in de kalender van de app met het kanaal "Boekingsmotor"
• U ontvangt een pushmelding op uw telefoon voor elke nieuwe boeking
• De gast ontvangt automatisch een bevestigingsmail met de aankomstinformatie

De instellingen wijzigen

U kunt de instellingen van de Boekingsmotor op elk moment wijzigen vanaf de beheerpagina. De wijzigingen zijn na het opslaan onmiddellijk zichtbaar op de website.