Hugbúnaður fyrir lítið hótel á Íslandi: þetta þarf hann að geta 2026
Á hóteli með tíu til þrjátíu herbergjum er það sama fólkið sem stendur í móttökunni, ákveður verðin, svarar tölvupósti og gerir þrifalistann. Hótelhugbúnaðurinn (PMS, property management system) á að fjarlægja endurtekna vinnu, ekki bæta við hana. Ef kerfið kallar á annað tól sem þarf að uppfæra handvirkt hefur það ekki unnið sitt verk. Þessi leiðbeining fer yfir hvað hugbúnaður fyrir lítið hótel á Íslandi ætti að geta árið 2026 og hvað þú ættir að spyrja um áður en þú skrifar undir.
- Kjarninn er herbergjadagatalið: herbergjagerðir, herbergisnúmer og flutningur gesta á milli herbergja.
- Channel manager ætti að vera hluti af sama kerfi, ekki sérstök þjónusta sem þarf að samstilla.
- Gestaskráin verður einfaldari þegar gesturinn fyllir út upplýsingarnar á netinu fyrir komu.
- Gistináttaskatturinn er föst upphæð á hverja gistieiningu og nótt, ekki hlutfall af verði.
1. Herbergjadagatal, herbergjagerðir og máltíðir
Hótel selur herbergi eftir gerð (tveggja manna herbergi, fjölskylduherbergi, svíta) en setur gestina í tiltekið herbergi. Dagatalið þarf að sýna hvort tveggja í einu: hversu mörg tveggja manna herbergi eru laus í nótt og hver sefur í 104. Auk þess þarf máltíðapakka (aðeins gisting, morgunverður, hálft fæði, fullt fæði) með eigin verði, möguleika á að færa gest í annað herbergi í miðri dvöl og stað þar sem bókanir án lauss herbergis lenda í stað þess að hverfa.
2. Channel manager í sama kerfi
Booking.com, Expedia og Airbnb þurfa að fá framboð og verð úr sama dagatali og þú skráir beinar bókanir í. Sérstakur channel manager sem er tengdur við PMS-kerfið með viðmóti er enn einn staðurinn þar sem tölurnar geta farið hvor í sína áttina. Spurðu söluaðilann hversu margar sölurásir eru í boði, hvort hægt sé að setja hlutfallslegt álag á hverja sölurás og hvað gerist með dagsetningu sem hefur ekkert verð. Rétta svarið er að dagsetningunni sé lokað á sölurásunum en hún ekki seld á núll krónur. Nánar um þetta í leiðbeiningunum um channel manager fyrir Airbnb og Booking.com.
3. Beinar bókanir og greiðslur
Hver bókun af eigin vefsíðu sparar þóknun sölurásarinnar, oft 15–18 %. Bókunarvélin þarf að lesa sama framboð og dagatalið, taka fyrirframgreiðslu eða geyma kort sem tryggingu og senda greiðslutengil fyrir eftirstöðvunum. Bakgrunninn finnur þú í greininni um beinar bókanir.
4. Innritun og gestaskrá
Samkvæmt lögum nr. 85/2007 um veitingastaði, gististaði og skemmtanahald og reglugerð nr. 1277/2016 þarf gististaður að halda gestaskrá. Ísland hefur ekki daglegt rafrænt skilakerfi eins og Ítalía eða Króatía, en upplýsingunum þarf að safna rétt og varðveita þær. Einfaldasta leiðin er innritun á netinu: gesturinn fyllir út upplýsingarnar fyrir komu og enginn þarf að ljósrita vegabréf í móttökunni. Nánar í leiðbeiningunum um gestaskráningu.
5. Gistináttaskattur og VSK
Gistináttaskattur var tekinn upp að nýju og er nú 800 kr. á hverja gistieiningu fyrir hverja nótt á hótelum, gistiheimilum og öðrum gististöðum í flokki II–IV, en 400 kr. á tjaldsvæðum. Hver hótelíbúð telst sérstök gistieining. Frá 1. janúar 2025 er skatturinn ekki hluti af skattstofni virðisaukaskatts. Virðisaukaskattur á gistingu er 11 %. Skatturinn er gerður upp á tveggja mánaða fresti, og gjalddagar ársins standa í skattadagatali Skattsins. Hugbúnaðurinn þarf að halda utan um seldar nætur á hverja einingu svo uppgjörið sé einfalt. Nánar í leiðbeiningunum um VSK á gistingu.
6. Þrif, viðbótarþjónusta og starfsfólk
- Þrif: starfsfólk í þrifum þarf að sjá brottfarir dagsins, gesti sem verða áfram og komur, og merkja herbergi tilbúin, án aðgangs að verðum.
- Viðbótarþjónusta: morgunverður, bílastæði, ferðir eða síðbúin útritun fer á herbergisreikninginn og er greitt við brottför.
- Hlutverk: sá sem vinnur í móttökunni þarf ekki að sjá tekjuskýrslur og sá sem þrífur þarf ekki að sjá persónuupplýsingar gesta. Allir hafa eigin innskráningu, ekki sameiginlegt lykilorð.
7. Verð og árstíðir
Frá norðurljósavetri til sumarhámarks á Suðurlandi: íslensk hótel búa við miklar sveiflur. Jafnvel lítið hótel þarf árstíðaverð, lágmarksdvöl og reglur fyrir síðustu stundu, helst byggðar á eigin sölusögu. Lestu meira í leiðbeiningunum um verðlagningu á gistingu og árstíðir.
Gátlisti fyrir kynninguna
| Svið | Spurning |
|---|---|
| Dagatal | Get ég fært gest í annað herbergi í miðri dvöl án þess að búa til nýja bókun? |
| Sölurásir | Er channel manager hluti af sama forriti? Hvað gerist með dagsetningu sem hefur ekkert verð? |
| Gestir | Getur gesturinn fyllt út upplýsingar á netinu fyrir komu? Hvar eru þær geymdar? |
| Starfsfólk | Fær starfsfólk í þrifum eigin aðgang án aðgangs að verðum? |
| Kostnaður | Hvað borga ég á mánuði, hvað er innifalið, er stofngjald eða uppsagnargjald? |
Svona gerir Vezpa það
Vezpa varð til á raunverulegum gististað og er gert fyrir fólk sem rekur staðinn sjálft. Fyrir hótel þýðir það í reynd:
- Herbergjadagatal með herbergjagerðum og fjórum máltíðavalkostum, skipti á herbergi og dagsetningum beint af bókunarspjaldinu og sérstök undantekningalína fyrir bókanir án lauss herbergis.
- Innbyggður channel manager með yfir 60 sölurásum (Booking.com, Expedia, Airbnb og fleiri) og álagi á hverja sölurás. Dagsetningu án verðs er lokað á sölurásunum í stað þess að hún sé seld.
- Eigin bókunarvél án þóknunar á hverja bókun. Greiðslur á netinu fara í gegnum Stripe: hlutur Vezpa er 0,5 % og eigin kortagjöld Stripe bætast við. Fyrirframgreiðsla eða kort sem trygging og greiðslutengill fyrir eftirstöðvunum.
- Innritun á netinu með PIN-kóða og upplýsingar gesta í gestaskránni. Vezpa sendir ekki upplýsingar til yfirvalda á Íslandi.
- Sjálfvirkur tölvupóstur á tungumáli gestsins, íslensku þar með talinni: staðfesting, upplýsingar fyrir komu og þakkir eftir brottför.
- Hlutverk fyrir aðstoðarmann, þrifastjóra og áhorfanda og þrifastjórnun frá Smart+; tekjustýring (RMS) í Pro.
Viðmót appsins er á ensku og fleiri tungumálum, en ekki á íslensku. Áskriftir byrja á 5.590 kr. á mánuði (Smart: allt að 8 herbergi og 3 íbúðir). Smart+ kostar 8.490 kr. fyrir 15 herbergi og Pro 12.900 kr. fyrir 25 herbergi. Allt er á verðsíðunni.
Prófaðu tilbúið hótel í vafranum
Herbergjagerðir, sölurásir, innritun á netinu og þrifalisti. Án skráningar.
Prófa í vafranum →Algengar spurningar
- Hvað kostar hótelhugbúnaður fyrir lítið hótel?
- Það fer eftir fjölda herbergja og hvað er innifalið. Berðu saman heildarverð á mánuði: sum verð innihalda hvorki channel manager né bókunarvél, sem eru þá rukkuð sér. Hjá Vezpa kosta áskriftirnar 5.590 til 12.900 kr. á mánuði eftir fjölda herbergja, með channel manager í þeim öllum.
- Þarf ég sérstakan channel manager?
- Helst ekki. Channel manager sem er hluti af hótelkerfinu les sama dagatal og beinu bókanirnar og þarf ekki að stemma af handvirkt. Tvö kerfi tengd saman eru enn einn staðurinn þar sem framboð og verð geta orðið ólík.
- Hversu hár er gistináttaskatturinn?
- Samkvæmt Skattinum er hann 800 kr. á hverja gistieiningu fyrir hverja nótt á hótelum og gistiheimilum í flokki II til IV og 400 kr. á tjaldsvæðum. Athugaðu gildandi fjárhæð á vef Skattsins.
- Hversu langan tíma tekur að skipta um kerfi?
- Uppsetning herbergja, herbergjagerða og verða tekur yfirleitt nokkra klukkutíma. Viðkvæmasta skrefið er að tengja sölurásirnar: það ætti að gera þegar framtíðarbókanir eru komnar í nýja dagatalið, svo sama herbergið sé ekki selt tvisvar.
Heimildir og fyrirvarar. Lög nr. 85/2007 og reglugerð nr. 1277/2016; gistináttaskattur og gjalddagar hjá Skattinum. Þóknanir sölurása eru leiðbeinandi. Verð og eiginleikar Vezpa miðast við október 2026, með VSK.