Számlázási útmutató

Ez a funkció számlát állít ki egy szobafoglalásból vagy a Wellness modul egy értékesítéséből. A Vezpa kitölti a sorokat, alkalmazza a beállított kulcsot, vezeti a számozást és előállítja a PDF-et. Közvetítőn nem megy át: nincs dokumentumonkénti díj és nincs feltöltendő egyenleg.

Azokra a szálláshelyekre érvényes, amelyek ebben a 21 országban vannak bejelentve: Ausztria, Belgium, Bulgária, Csehország, Dánia, Írország, Finnország, Franciaország, Görögország, Hollandia, Horvátország, Lengyelország, Luxemburg, Magyarország, Németország, Portugália, Románia, Spanyolország, Svédország, Szlovákia és Szlovénia.

A dokumentum valutája és nyelve

A sorok leírásai és a PDF feliratai a beállításokban választott ország alapértelmezett nyelvén jelennek meg, az összegek pedig annak az országnak a valutájában: korona, złoty, forint, lej vagy euró, attól függően, hol van. Az országot az oldal első megnyitásakor a szálláshelyéből veszi át, és továbbra is módosítható.

Ki használhatja

A beállítások és a kiállítás az «Igazgató» és az «Asszisztens» számára vannak fenntartva: minden más szerepnél a kiszolgáló elutasítja a kérést, akkor is, ha az alkalmazásban egy út megnyitja a képernyőt.

Amit ez a funkció nem tesz

• Semmit nem jelent be az adóhatóságnak, a 21 ország egyikében sem. A Vezpa előállítja a dokumentumot, megszámozza és megőrzi; a bevallások és a könyvelés kívül maradnak, és úgy végzi őket, mint ma, a könyvelőjével.
• Nincs jóváírás. A hibás számlát sztornózzák, és a sztornó nem állít elő második dokumentumot.
• Nem számol újra árakat: azokat az összegeket veszi, amelyek már a foglaláson vagy a wellness-számlán vannak.

Az út a Konfiguráció → Számlázás, az «Adó & jogi megfelelőség» csoporton belül. Erről az oldalról dokumentum nem indul el: egyszer írja be azt, ami minden számlára rákerül.

A két felső kapcsoló

• A «Számlázás engedélyezése» bekapcsolja a funkciót. Amíg ki van kapcsolva, aki foglalásból akar kiállítani, azt a jelzést kapja, hogy a számlázás nem aktív, és nem jut tovább.
• Az «Áfaalany» azt jelenti ki, hogy Ön áfaalany. Ha nem az, hagyja kikapcsolva: a számlák minden soron adó nélkül jelennek meg.

A dokumentum alján lévő megjegyzés nevet vált a kapcsolóval

Mindig ugyanaz a mező, és a név, amelyet visel, megmondja, a két rendszer melyikében ír.

• A kapcsoló kikapcsolt állapotában a neve Mentességi megjegyzés, és kötelező: nélküle a Vezpa elutasítja a kiállítást. Az egyetlen kivétel Csehország, ahol az üresen hagyása az arra az országra már ellenőrzött szöveget nyomtatja; a másik húszban a Vezpa nem talál ki jogszabályi hivatkozást Ön helyett.
• A kapcsoló bekapcsolt állapotában a neve Nem kötelező megjegyzés: hagyja üresen, és a számla alján nem jelenik meg sor. Azoknak szól, akiknek áfaalanyként is jogszabályi hivatkozást kell mutatniuk, például fordított adózásnál.

Amit Ön ír, az mindig győz, mindkét rendszerben és Csehországban is.

A mezők

A szám előtag + számláló + év, például FA12/2026. A számláló minden új évvel újraindul 1-től.

Egyetlen igazi szabály van: a sorozat az előtagot követi. Két ugyanolyan előtagú számla osztozik a számlálón, két különböző előtagnak független számlálója van. Ezért nem lehet két dokumentumnak soha ugyanaz a száma.

Nincs lyuk, nincs újrahasználat

• Ha a kiállítás félúton elbukik, akár csak a PDF előállításakor, egyetlen szám sem kerül elhasználásra: az egész művelet visszaáll.
• Ha ketten ugyanabban a pillanatban állítanak ki, a két kiállítás sorba kerül, és két egymást követő számot kap.
• A sztornózott számla megtartja a számát, és azt soha nem osztják ki újra.

Két forma ugyanarra a számra

A «Számformátum» mezőben választja ki, hogyan nyomtatódik. Az «Előtag + szám / év (pl. 54/2026)» az alapértelmezett, a fent leírt forma, és aki már állított ki számlát, annál semmi nem változik. Az «Előtag + év + 4 jegyű szám (pl. 20260054)» a cseh számlázórendszerekben elterjedt forma: elöl az év, utána a sorszám négy számjegyen — FA előtaggal FA20260054. Csak a nyomtatás változik: a sorozat, az előtag és a sorszám ugyanaz marad, a már kiállított számlákat pedig nem számozzuk át.

A korábbi rendszer számozásának folytatása

Ha egy másik rendszerből érkezik már futó sorozattal — például a korábbi számlázórendszeréből, amely az 53-as számlánál tart —, először válassza ki az ott használt formátumot; majd az első Vezpából kiállított számlán érintse meg a ceruzát a «Számlaszám» mellett, és írja be az 54-et a «Sorszám» mezőbe. Innen a Vezpa magától folytatja: 55, 56…

1. Nyissa meg a foglalást, érintse meg a három pontos menüt és válassza a «Számlázás» pontot: megnyílik a «Számla kiállítása» oldal
2. Válassza az «Ügyféltípus»-t: «Magánszemély» vagy «Cég»
3. Cég esetén töltse ki az Az ügyfél adóazonosító jele mezőt, amely csak akkor szükséges, ha a saját szálláshelye Csehországban van, máshol nem kötelező. Ha az ügyfél cseh cég, a mező mellett megjelenik a «Betöltés ARES-ből»: érintse meg, és a cégnév, az áfaszám és a cím maguktól kitöltődnek a cseh nyilvános cégnyilvántartásból
4. Ellenőrizze a sorokat, és érintse meg a «Kiállítás» gombot
5. A PDF azonnal megnyílik: onnan nyomtassa vagy mentse

Mi kerül a sorokba

Ha nem áfaalany, minden sor adó nélkül jelenik meg, és a mentesség szövege a dokumentum alján tűnik fel.

A szám, kiállítás előtt

A «Számla kiállítása» képernyő tetején megjelenik a «Számlaszám»: az a szám, amelyet ez a számla kapni fog, vagyis a sorozata következő száma, már a választott formátumban. Általában nincs teendő. A mellette lévő ceruza, a «Szám módosítása», egyetlen esetre szolgál — a korábban használt rendszer számozásának folytatására —, és megnyit egy figyelmeztetést, a «Sorszám» mezőt, ahová csak a sorszámot írja (például 54), valamint a szám nyomtatott előnézetét. Megerősítéskor a Vezpa ellenőrzi, hogy szabad-e; ha nem, ez jelenik meg: «Ezt a számot már egy kiállított számla használja.»

Az ügyfél e-mailje, és a küldés közvetlenül utána

Az ügyfél adatai alatt van a «Ügyfél e-mail-címe» mező, a foglalás e-mailjével már kitöltve: rákerül a számlára, és eldönti, hová küldjük. Javítsa, ha a számla például egy cég könyvelésére megy. A «Kiállítás» után megnyílik a PDF előnézete, felül a sávban pedig ott a «Számla küldése» gomb.

A tételek javítása, és a saját szöveg

Az ügyfél adatai alatt találja a «Számlatételek» részt, amelyet a foglalás már kitöltött: minden tételnek van «Leírás», «Mennyiség» és «Egységár» mezője, és kiállítás előtt mindet javíthatja. A szállás tétele tartalmazza a tartózkodás dátumait, az éjszakák számát, a személyek számát és a szálláshely nevét. A «Tétel hozzáadása» hozzáad egyet, a tétel melletti kuka törli, az «Összesen» pedig gépelés közben frissül. Ugyanez érvényes a wellness tételére is. A «Saját szöveg a számlán» mező nem kötelező, és rákerül a PDF-re: például egy köszönet vagy fizetési útmutató. A PDF blokkokba rendezett — az Ön szállítói adatai és az ügyfél adatai, a dokumentum dátumai a fizetési határidővel, a tételek táblázata.

Idegenforgalmi adó és áfa, ha Ön áfaalany. Az számít, ki tartozik az adóval a törvény szerint. Ha a vendég, és Ön az önkormányzat vagy a turisztikai szervezet nevében szedi be, az áfaalapon kívül marad (2006/112/EK irányelv, 79. cikk c) pont), és a tétel az áfa alapjába nem tartozó tételként jelenik meg: a PDF-ben az adókulcs oszlopában «–» áll 0 helyett, az áfaösszesítőben saját sort kap, «Nem része az áfa alapjának», és a nyomtatott adóalap nem tartalmazza; ha a szálláshely tartozik vele, az ár része, és a szállás áfáját viseli. Ezt a «Idegenforgalmi adó és áfa» beállítás dönti el: alapértéke «Automatikus (ország szerint)», és a menü alatt olvashatja, mi érvényes most az Ön országára.

• Automatikusan az áfaalapban: Spanyolország, Belgium és Bulgária. A tétel a szállás kulcsát kapja, és nem visel indoklást. Spanyolországban ez az adóhatóság álláspontja (DGT V0507-26 állásfoglalás). Belgiumban, ha ezt választja: «Az áfaalapon kívül (a hatóság javára beszedve)», kinyomtatjuk az indoklást a belga jogszabályra hivatkozva.
• Az áfaalapon kívül, nyomtatott indoklással: Csehország, Szlovákia, Lengyelország, Magyarország, Ausztria, Luxemburg, Portugália, Horvátország, Szlovénia és Hollandia. A tétel alatt kis, dőlt betűvel megjelenik az indoklás a nemzeti jogszabályra hivatkozva — például Nem része az áfa alapjának – az önkormányzat javára beszedett helyi adó (Htv. 34. §).; a PDF-ben a tétel leírása alatt és az áfaösszesítő «Nem része az áfa alapjának» sorában szerepel. Hollandiában az adó akkor is az alapon kívül marad, ha a szálláshely tartozik vele, feltéve hogy éjszakánként számítják és külön sorban tüntetik fel (Hoge Raad, 1985).
• Önnek kell választania: Németország (Kurtaxe vagy City-Tax), Franciaország (taxe de séjour au réel vagy forfaitaire) és Románia, ahol ez az önkormányzattól vagy a rendszertől függ. Amíg nem választ, az adóval járó foglalás számlájának kiállításakor megjelenik a «Hogyan kezelendő az idegenforgalmi adó az áfa szempontjából?» kártya két gombbal, «Az áfaalapon kívül (a hatóság javára beszedve)» és «Az áfaalapban (szállás áfakulcsa)», a «Kiállítás» pedig nem érhető el; a szerver is elutasítja. A választás a beállításokba kerül, és a tételek újratöltődnek: «Az áfaalapon kívül (a hatóság javára beszedve)» esetén kinyomtatjuk az indoklást az ország jogszabályi hivatkozásával, «Az áfaalapban (szállás áfakulcsa)» esetén a tétel a szállás kulcsát kapja.
• Más országokban a tétel az áfa alapján kívül marad, indoklás nélkül; ha az adóval a szálláshely tartozik, válassza ezt: «Az áfaalapban (szállás áfakulcsa)». Görögországban a klímaellenállósági díj soha nem kerül a számlára: a külön különleges bizonylatra («ειδικό στοιχείο») kerül, amelyet a myDATA-szolgáltatóján keresztül állít ki a számla számára és dátumára hivatkozva; a Vezpa ezt nem állítja ki, és a tételt nem teszi a számlára.

Az idegenforgalmi adó tétele egység × díjtétel formában jelenik meg — például 14 × 2,00 —, ha minden adóköteles egység (személyenkénti vagy szobánkénti éjszaka) díjtétele azonos; eltérő díjtételeknél 1 × összeg marad. Katalónia előírja az éjszakákat és a díjtételt a számlán, Hollandiában pedig az éjszakánkénti számítás tartja az adót az alapon kívül. Kétség esetén kérdezze a könyvelőjét: a választás az attól kezdve kiállított számlákra érvényes. Ha nem áfaalany, semmi nem változik: a menü nem jelenik meg, a tétel adó nélkül jelenik meg, és az egész dokumentumra a lábléc mentességi megjegyzése vonatkozik.

Ugyanaz a kiállító művelet ott van egy wellness-foglaláson is. Az út azonos — ügyféltípus, adatok, «Kiállítás», PDF —, de a számla egyetlen sorral jelenik meg, amelynek címe Wellness, és a számla végösszegét viszi: az egyes tételek nem kerülnek külön felsorolásra.

A fizetési blokk csak akkor kerül nyomtatásra, ha legalább az egyiket kitöltötte az IBAN és a cseh számlaszám közül. Ha mindkettő üres, a számla banki adatok nélkül jelenik meg.

Hogy melyik szám szolgál variabilní symbol-ként, az a formátumtól függ. A «Előtag + szám / év (pl. 54/2026)» esetén, vagy betűket tartalmazó előtaggal, ez külön számláló, a szálláshelyre egyedi és soha újra nem használt, amely nem egyezik a számlaszámmal. A «Előtag + év + 4 jegyű szám (pl. 20260054)» esetén, csak számjegyekből álló (legfeljebb 10 jegyű) számmal a VS maga a számlaszám — 20260054-es számla, VS 20260054, a QR-kódban is —, mint a cseh könyvelőrendszerekben: aki fizet, második szám nélkül találja meg a számlát a kivonatán.

Az «Online fizetés» sor

Ha Stripe-pal fogad kártyás fizetést, a PDF visz egy sort egy címmel is: az ügyfél megnyitja és kártyával fizet, átutalás nélkül. Nem váltja fel sem az IBAN-t, sem a QR-kódot, és akkor is nyomtatásra kerül, ha egyáltalán nincsenek banki adatai — aki csak kártyát fogad, nem marad út nélkül.

A cím rövid — a szálláshely nyilvános domainje, utána /f/ és egy 16 karakteres kód, https:// nélkül nyomtatva — és az egész sor a hivatkozás. Az alkalmazáson belüli PDF-előnézetben a hivatkozások nem érinthetők meg; az ügyfélnek küldött PDF-ben bármelyik PDF-olvasóban kattintható a sor.

A «Számlázás» oldalon a felső ikon megnyitja a «Kiállított számlák» listát, amely a szállást és a wellnesst együtt tartja. Minden sor viszi a számot, a dátumot, az összeget és az állapotot.

A legrövidebb út az «Irányítópult» felől vezet: a POS melletti «Könyvelés» csempe közvetlenül megnyitja a «Kiállított számlák» listát.

A lista tetején van a «Keresés» («Szám, vevő, adószám vagy vendég»): a számban, a vevő nevében, adószámában vagy közösségi adószámában és a foglalás vendégének nevében keres. Alatta az állapotszűrők — «Összes», «Kiállítva», «Kifizetve», «Sztornózva» —, és ha a számlák több évet fednek le, az év menüje a «Minden év» lehetőséggel. A felső sávban a «Rendezés» ezeket kínálja: «Legújabb elöl», «Legrégebbi elöl», «Szám: a legnagyobbtól», «Szám: a legkisebbtől», «Összeg: a legnagyobbtól», «Összeg: a legkisebbtől», «Vevő (A–Z)»; alapértelmezés: «Legújabb elöl». A lista egyszerre 50 számlát tölt be: alul a «Továbbiak betöltése» hozza a következőket.

Az ügyfél neve alatt az «Elküldve: …» mutatja, mikor ment ki utoljára a számla e-mailben. Ha ez a sor hiányzik, a számlát még nem küldték el.

A PDF újranyitása

Érintse meg a «PDF megnyitása» pontot: a megőrzött dokumentum pontosan úgy jelenik meg újra, ahogy a kiállítás pillanatában volt, nem kerül újra előállításra. A kivétel néhány nagyon régi számla, amelyeket még a PDF megőrzése előtt állítottak ki: azokat a mai nyomtatási elrendezéssel építjük újra.

A számla küldése e-mailben

A «Számla küldése» gomb a PDF-előnézet sávjában van, a kiállítás után és akkor is, ha a listából nyit meg újra egy számlát, a sor menüjében pedig továbbra is megtalálható. Megnyitja a küldési lapot, csak e-mailre: a «Címzett címe» szerkeszthető, és a számlán szereplő ügyfél-e-maillel indul, ha az nincs, a vendégével. A Vezpa ellenőrzi, hogy érvényes címről van-e szó, és valóban oda küldi, a tárolt PDF-fel mellékletként.

Az e-mail szövegét a számlázási beállítások «A számlához tartozó e-mail szövege» részében írja meg: válassza ki a «A szöveg nyelve» mezőt, majd a «Tárgy» és a «Szöveg» mezőt. Az üres mezőben az alapértelmezett szöveg látszik, amely addig érvényes, amíg sajátot nem ír, és használhatja ezeket: {ospite_nome}, {struttura_nome}, {numero_fattura}; a «Alapértelmezett szöveg visszaállítása» visszaállítja az alapértelmezettet. Az e-mail a vendég nyelvén megy ki, az aláírás pedig a szálláshely neve, amelyet a vendég ismer, nem az Ön cégneve.

Elküldés az ügyfélnek

A sor menüjéből a «Számla küldése» e-mailben küldi el, a megőrzött PDF-fel csatolva, nem friss másolattal. Az e-mail az egyetlen csatorna: egy dokumentum nem fér el egy WhatsApp-üzenetben. Sztornózott számlán a pontot fel sem ajánlja.

Sztornózás

1. Nyissa meg a számlát a listából, és válassza a «Számla sztornózása» pontot
2. Erősítse meg: a számla «Sztornózva» állapotba kerül
3. A szám fenntartva marad, és nem kerül újraosztásra

• A Konfigurációban nincs «Számlázás» pont. Vagy a szerepe nem «Igazgató» és nem «Asszisztens», vagy a szálláshelye országa nem a 21 fedett ország egyike. Ha Olaszország, a helyes funkció az elektronikus számla.
• Foglalásból az alkalmazás azt mondja, a számlázás nem aktív. A «Számlázás engedélyezése» kapcsoló ki van kapcsolva: kapcsolja be a beállításokban. Maga a jelzés mutatja az utat: «Konfiguráció» → «Számlázás».
• A kiállítást elutasítja, és hiányzó adatokról beszél. Hiányzik a cégnév vagy a cím, vagy az adóazonosító, ha Csehországban van, vagy az áfaszám, ha bekapcsolta az «Áfaalany»-t. Az üzenet felsorolja, melyek: szám nem került elhasználásra.
• A kiállítást elutasítja, és a szövegről beszél. Nem áfaalany, és a Mentességi megjegyzés mező üres. Töltse ki: Csehországon kívül a Vezpa nem írja meg Ön helyett azt a mondatot.
• A «Betöltés ARES-ből» gomb nem jelenik meg. Sem az ügyfél, sem a szálláshelye nem cseh, vagy az ügyféltípus még «Magánszemély». Írja be az adatokat kézzel: a kiállítás pontosan ugyanúgy működik.
• A számla banki adatok nélkül jelenik meg. Az IBAN és a számlaszám is üres. Elég az egyiket kitölteni.
• A számlámon nincs QR-kód. A QR Platba csak a Csehországban bejelentett szálláshelyeknél létezik. Máshol a banki adatokat tartalmazó sor minden, amit a dokumentum visz.
• Javítottam az adataimat, és a régi számla változatlan. Ez szándékos: a kiállító adatai a kiállított dokumentumra megfagynak. A javítás a következő számlákra érvényes.
• A «Kiállítás» nem érhető el. A tételek végösszege nulla: írja be az összeget egy tételbe. Az iCal-naptárakból érkező foglalások ár nélkül jönnek.
• A «Kiállítás» megérintésére megnyílik az «Egészítse ki a szállítói adatokat» ablak. Az Ön saját adatai hiányoznak, a számlát kiállítóé, nem az imént kitöltött ügyfélé. Érintse meg a «Számlázási beállítások megnyitása» gombot, egészítse ki őket, és állítsa ki újra: egyetlen szám sem fogyott el.
• Csehországban a beállítások az IČO vagy a DIČ miatt nem menthetők. Az IČO 8 számjegy CZ nélkül, ellenőrző számjeggyel; a DIČ CZ és 8–10 számjegy, akkor is, ha nem áfaalany. Ellenőrizze, hogy nem cserélte-e fel őket.