Könyvelés útmutató

A könyvelést az «Irányítópult» oldalon nyitja meg a «Könyvelés» gombbal. Felül vannak a lapok: «Áttekintés», «Alakulás», «Eredménykimutatás», «Bevételek», «Kiadások», «Szállítók» és «Esedékességek»; hogy melyik szerepkör melyiket látja, a Ki mit lát részben találja.

Az időszakot az «Ez a hónap», «Előző hónap», «Idén» és «Tavaly» gombbal választja. Az áttekintésben három kártya van; ha valamelyikre koppint, megnyílik a lap, amely elmagyarázza:

• «Nyereség»: bevételek mínusz kiadások, pirossal, ha negatív. Az eredménykimutatást nyitja meg.
• «Fizetendő»: a még ki nem fizetett kiadások és azok száma. Az esedékességeket nyitja meg.
• «Beszedendő az időszakban»: ami a kiválasztott hónapokra jár, és még nincs kifizetve. A bevételeket nyitja meg.

Alattuk található a «Kiadások kategóriánként» diagram és a «Következő esedékességek».

Felül három szám: az év bevételei, kiadásai és nyeresége, az előző évhez képesti változással, ha van mivel összevetni. A diagram minden időszakra mutat egy bevételi és egy kiadási oszlopot, felettük a nyereség vonalával.

A «Hónap», «Negyedév» és «Év» a diagram lépését változtatja, a nyilak az évet. Ha egy vagy több kategóriára koppint, a diagram csak azok kiadásait mutatja: a nyereség a valódi marad, bevételek mínusz az összes kiadás. A «Csoportosítva» egy oszlopba teszi a kiadásokat, az «Egyenként» kategóriánként bontja őket.

Egy táblázat, oszlopokban az időszakokkal (telefonon oldalra görgethető), és ezekkel a sorokkal:

• «Bevételek»: tételenként nyílik, vagyis szobatípus, pénztárrészleg és Wellness szerint;
• «Kiadások»: kategóriánként nyílik;
• «Nyereség», kiemelve;
• «OTA-jutalékok (a nyereségen kívül)», ha vannak jutalékszámlák (lásd: OTA-jutalékok);
• «Előző évi nyereség», összehasonlításhoz.

A táblázat felett megjegyzések jelennek meg az ellenőrizendő számokról: áfa nélküli kiadások, a foglalás végösszegét meghaladó befizetések (a «Többlet» tétel, általában egy rögzítetlen visszatérítés), több cég között megosztott tartózkodások.

• Csak a beérkezett befizetések számítanak: a foglalások előlegei és hátralékai, a pénztár és a Wellness kifizetett eladásai. A garanciaként megadott kártya nem bevétel, amíg meg nem terheli.
• Abban a hónapban számítanak, amelyre vonatkoznak: a szállás éjszakánként oszlik meg, így egy április 30-tól május 3-ig tartó tartózkodás egy éjszakát ad áprilisnak és kettőt májusnak.
• Az idegenforgalmi adó kimarad: azt az önkormányzatnak szedi be.
• A Booking Engine-en lemondott foglalás visszatérítése csökkenti a bevételeket.

A lap hónap és tétel szerint csoportosít; minden tétel mutatja, mi jár azokra a hónapokra, és mi folyt be. Az összegek ezen a lapon mindig áfával értendők.

Alul található a «Kiállított bizonylatok»: az időszak számlái, helyesbítő számlái, nyugtái és pénztárblokkjai. Betekintésre vannak ott, és nem adódnak hozzá a bevételekhez, mert egy befizetés és a számlája ugyanaz a pénz.

1. Koppintson a + «Kiadás» gombra.
2. Írja be az «Összeg» mezőt, és válassza ki a «Kategória» mezőt: ez a kettő elég, utána «Mentés».
3. Ha kell, nyissa meg a «További részletek» részt: szállító (ha nincs, írja be a nevét: a Vezpa felajánlja a hozzáadását), cég, «Melyik hónapra vonatkozik», «Hónapok száma», esedékesség, kifizetve, «Áfakulcs (%)» (a kategória javasolja), «Bizonylatszám» és megjegyzés.

Az a hónap, amelyre vonatkozik, az a hónap, amelyhez a kiadás tartozik, akkor is, ha később fizeti ki. A «Hónapok száma» mezővel a kiadás egyenlő részekre oszlik: egy éves biztosítás 12 hónapra elosztva havonta egy tizenketted.

Az «XML feltöltése» beolvas egy olasz FatturaPA e-számlát .xml vagy aláírt .p7m formában: szállító, szám, dátum, összegek, áfa és esedékesség. A jóváírás negatívként kerül be. A kiadás ahhoz a céghez kerül, amelynek a számla szól (a címzett adószáma); ha ez egyik cége sem, a fájlt elutasítja. Fizetendőként kerül be, a szállító alapértelmezett kategóriájával.

Olaszországban a beszállítói számlák maguktól is megérkezhetnek. Ha a(z) «Cégek (adószámok)» oldalon egy cég kártyáján ott a(z) «Beszállítói számlák» sor, az igazgató a(z) «a Vezpán keresztül» lehetőséget választja: minden számla, amely az SDI-ből érkezik, a cég fizetendő kiadása lesz «Beérkezett számla» címkével, és nem törölhető. Ha már szerepelt kiadásként, kézzel vagy XML-ből rögzítve, a Vezpa ahhoz kapcsolja ahelyett, hogy újat hozna létre. A(z) «a könyvelőn keresztül» beállítással a könyvelő kapja őket, és itt az «XML feltöltése» gombbal veszed fel őket. A bekapcsolást a e-számlázási útmutatót magyarázza el.

A lista szűrhető kategória, szállító és állapot szerint («Összes», «Fizetendő», «Kifizetett»). Minden kiadás módosítható, törölhető, megjelölhető a «Megjelölés kifizetettként» vagy a «Megjelölés fizetendőként» gombbal, és a «Másolás» gombbal másik hónapba másolható, ami a közüzemi számláknál hasznos. A kategória nélküli kiadás «Kategória nélkül» néven jelenik meg; a más pénznemű kiadások kimaradnak az összesítésből.

Az ugyanúgy visszatérő kiadásokhoz (bérek, hitel, bérleti díj, előfizetések) használja a kiadás lapján a «Ismétlés» mezőt: «Havonta», «3 havonta» vagy «Évente», és «Eddig», ha az ismétlésnek vége van. A kézzel rögzített kiadásokra vonatkozik, az XML-ből érkezőkre nem. A Vezpa magától létrehozza minden időszak kiadását a hónap ugyanazon napján (a 31. a rövidebb hónapokban az utolsó nap lesz), fizetendőként, az első kiadás összegeivel, szállítójával, kategóriájával és cégével. A listában egy ismétlés kiadásait a körbe futó nyilas ikon jelzi. A «Ismétlés leállítása» gombbal állítható le, az első kiadásból vagy bármelyik létrehozottból; az első törlése is leállítja, a már létrehozott kiadások megmaradnak. Ha az első kiadás összegét vagy szállítóját módosítja, a következők változnak, a már létrehozottak nem. Egyetlen másolathoz továbbra is a «Másolás» való.

Ha online fizetést fogad a Stripe-pal, a díjai maguktól bekerülnek: havonta egy kiadás a Stripe szállítótól, a «Fizetési díjak» kategóriában, már kifizetve, «Automatikus» címkével. A Vezpa naponta frissíti, ezért nem módosítható és nem törölhető.

Minden szállítónál látja, mennyit költött, és mennyi a még fizetendő a kiválasztott időszakban. A szállítók maguktól jönnek létre, egy kiadásból vagy egy XML-fájlból.

Az igazgató módosítja a «Név», az «Adószám» és az «Alapértelmezett kategória» mezőt: alapértelmezett kategóriával az adott szállító új kiadásai, az XML-ből érkezők is, maguktól megkapják.

«Fizetendő kiadások»: a ki nem fizetett kiadások, a határidőn túliak «Lejárt» jelöléssel. A «Megjelölés kifizetettként» gombra közvetlenül itt koppinthat. A csatorna még nyitott jutalékszámlája az «Egyeztetéshez» címkét kapja.

«Várható befizetések»: az elmúlt 12 hónapban vagy a következő 30 napban érkező foglalások, amelyeknek még nyitott az egyenlegük. Egyre koppintva megnyílik a foglalás.

Ezen a lapon az összegek mindig áfával értendők: ezeket fizeti ki és kapja meg.

Minden szálláshely tíz alapkategóriával indul, köztük a «Csatornajutalékok». Az igazgató a Kiadások lap «Kategóriák» gombjával kezeli őket:

• «Átnevezés» és «Alapértelmezett áfakulcs (%)», amelyet az új kiadásoknál javasol;
• «Elrejtés» és «Megjelenítés»: az elrejtett kategóriát az új kiadásoknál már nem kínálja fel;
• «Kategória hozzáadása» a saját tételeihez.

Az alapkategóriák nem törölhetők; az Ön által hozzáadottak igen, ha egyetlen kiadás sem használja őket.

A felső % ikon vált a «Bruttó összegek (áfával)» és a «Nettó összegek (áfa nélkül)» között. Az Alakulásra és az eredménykimutatásra vonatkozik, az áttekintésben pedig a nyereségre az alatta lévő részletekkel és a «Kiadások kategóriánként» diagramra.

• Áfa nélkül a bevételek a saját kulcsukkal csökkentve jelennek meg: Olaszországban a szállás 10% nélkül, máshol a szálláshely kulcsával. A kiadások nettó értékükkel számítanak.
• Az a kiadás, amelynek áfája nem ismert, vagy a foglaláshoz nem kötött befizetés áfa nélkül is teljes összeggel számít: egy megjegyzés jelzi ezt.
• A «Fizetendő» és a «Beszedendő az időszakban» mindig áfával értendő, ahogy a Bevételek lap is: ez valóban kimenő és bejövő pénz.

A portálok jutalékait a foglalásokból számolja ki: a kiadások közé kerülnek, a «Csatornajutalékok» kategóriába, éjszakánként elosztva, mint a tartózkodás.

A csatorna által küldött jutalékszámla «Egyeztetéshez» szolgál: ugyanabban a kategóriában rögzíti, kézzel vagy XML-ből, hogy ellenőrizze, mennyit tartott vissza a csatorna, de a nyereségből nem vonódik le másodszor. Amíg kifizetetlen, megjelenik a «Fizetendő» összegben és az esedékességek között, mert valódi tartozás. Az eredménykimutatásban saját sora van: «OTA-jutalékok (a nyereségen kívül)».

Ha a fióknak több cége van (lásd az e-számlázási útmutatót), felül megjelenik a «Cég» választó: «Minden cég» vagy egyetlen cég. Egy céggel a választó nem jelenik meg.

• A bevétel a szoba vagy a részleg cégéhez kerül; a különböző cégek szobáiban töltött tartózkodás éjszakánként oszlik meg közöttük.
• Az XML-ből érkező kiadás ahhoz a céghez kerül, amelynek adószámára szól; a kézzel rögzített kiadás a «További részletek» részben választott céghez, ennek hiányában a szállító szokásos cégéhez, végül a fő céghez.
• Minden kimutatás egy cégre vagy az összesre együtt olvasható: egy cég összegei sosem kerülnek egy másik cég adószámára.

• Igazgató: minden lap, az áfakapcsoló, a kategóriák és a szállítók szerkesztése.
• Asszisztens: csak a «Kiadások» és a «Szállítók». Rögzít kiadásokat és tölt fel XML-t, a kiadásból új szállítókat hoz létre, és módosítja az általa kézzel rögzített kiadásokat; nem látja a bevételeket és a nyereséget, és nem módosít kategóriákat vagy szállítókat.
• A többi szerepkörnek nincs «Könyvelés» gombja.

A Statisztikák az árbevételt a távozás dátuma szerint számolják: mindent, amit a vendég elköltött, a portál jutalékával együtt, abban a hónapban, amikor távozik, kifizetve vagy sem. A könyvelés a befolyt pénzt számolja, abban a hónapban, amelyre az egyes éjszakák vonatkoznak. Ugyanazok a hónapok ezért eltérő összegeket adhatnak, és ez így helyes: a Statisztikák azt mutatják, mennyit adott el, a könyvelés azt, mennyi folyt be és mennyit költött.

A Statisztikák árbevétel-diagramja alatt az igazgató megtalálja a «Miért mutatnak más árbevételt a Statisztikák» megjegyzést.

A felső «Adóügyi bizonylatok» ikon megnyitja a szálláshelye által kiállított bizonylatok oldalait, például az e-számlázást és a számlákat: akkor jelenik meg, ha legalább egy aktív.

A könyvelés nem állít ki bizonylatot, és semmit nem küld az adóhatóságnak: a Bevételek lapon, a «Kiállított bizonylatok» alatt sorolja fel őket, anélkül, hogy a bevételekhez adná őket.