Vodič Povijest klijenata

Kartica klijenta skuplja sve što znate o jednom gostu: osobne podatke, dokument, kontakte, bilješke, podatke za račun i popis svakog boravka. Odavde ispravljate ono što se može ispraviti, u dva dotika ponovno rezervirate i, ako zatraže, brišete njihove osobne podatke.

Kako se dolazi ovamo

Kartica «Odjeli» u navigacijskoj traci ima tri jezičca: «Sobe», «Rezervacije» i «Klijenti». Treći je ovaj. Ovamo dolazite i s kartice rezervacije, kroz stavku njezina menija s tri točke koja otvara klijenta.

To je pretraga, a ne imenik

Jezičac «Klijenti» ne popisuje sve vaše goste: kad je pretraga prazna, prikazuje najnovije klijente, a sve ostale tražite pretragom. Dva kriterija, a aplikacija sama pogodi koji koristite.

Pretraga se izvodi na pritisak entera, a ne dok tipkate. Prezimena se traže i bez dijakritika: ako točan oblik ne nađe ništa, Vezpa pokušava ponovno preskačući dijakritičke znakove, pa Cesko nalazi Česko. Vraća se najviše dvadeset rezultata, posljednje uređivani prvi.

Svaka kartica rezultata nosi ime i, ispod, datum rođenja, državljanstvo, telefonski broj i prvi red bilješki. Dotaknite je da otvorite cijelu karticu.

Šest odjeljaka kartice

Od vrha prema dolje: «Osobni podaci», «Dokument», «Kontakti i bilješke», «Podaci za račun», «Povijest rezervacija» s brojem u zagradama, i na dnu ponovna rezervacija te brisanje podataka.

Olovka: što zaista otvara

Ikona olovke u traci stavlja dva odjeljka u način uređivanja, a ne jedan: «Kontakti i bilješke» i «Podaci za račun». Sve ostalo — prezime, ime, datum i mjesto rođenja, državljanstvo, prebivalište, dokument — ostaje samo za čitanje: ti se podaci ispravljaju tamo gdje se prikupljaju, na zaslonu prijave gosta.

U načinu uređivanja dobivate «Telefon», «E-pošta», «Bilješke / Memorija» i dva prekidača: «Oslobođen turističke pristojbe» i «Zapamti rođendan». U bilješke idu želje koje se ponavljaju — visoka etaža, dodatni jastuk, netolerancija — a njihov prvi red već se pokazuje u rezultatima pretrage. Kvačica u traci sprema, križić odustaje i vraća početne vrijednosti.

«Podaci za račun»: adresa ovdje je adresa računa

Pod «Podaci za račun» nalazite porezne oznake klijenta i adresu. Ta je adresa adresa za račun — ona koja završava na dokumentu koji izdajete — a ne prebivalište osobe, to jest adresa koju državni sustavi prijavljuju vlastima. To su dva različita podatka, i s ovog se zaslona upisuje samo prvi.

Nazivi oznaka slijede dva različita pravila. PDV broj nosi naziv koji ima u zemlji vašeg smještaja, jer vi izdajete račun; šifra iz registra poduzeća slijedi pak zemlju klijenta, a gdje ta zemlja nema poznatu, polje se uopće ne pojavljuje. «SDI šifra primatelja (7 znakova)» i «Certificirani email» postoje samo za talijanske smještaje: to je talijanska obveza, a ne funkcija oduzeta ostalima.

Ako klijent još nema podatke za račun, umjesto redova čitate da ih nema, s pozivom da upotrijebite olovku.

Povijest boravaka

Ispod dolazi popis svih rezervacija te osobe, najnovija prva. Svaka kartica nosi obojenu oznaku kanala, plan prehrane, datume dolaska i odlaska i ukupan iznos u valuti smještaja; otkazana rezervacija nosi i oznaku «Otkazana». Dotik na karticu otvara tu rezervaciju, s terećenjima, plaćanjima i svim ostalim.

Zelena oznaka boravaka

U rezultatima pretrage, ispod imena, i na vrhu kartice klijenta pojavljuje se zelena oznaka s boravcima koje je osoba imala u Vašem smještaju: «1 boravak» prvi put, a od dva naviše «Stalni gost · 3 boravka». Izračunava se sama, nema ništa za postaviti: broje se rezervacije osobe koje nisu otkazane i već su započele, a osoba se prepoznaje kroz povijest, dakle uključujući i s njom povezane prošle rezervacije. Buduća rezervacija ne broji se dok gost ne stigne.

Ista informacija pojavljuje se u kartici rezervacije: ako je glavni gost već boravio kod Vas, vidite «Stalni gost · 2 prethodna boravka», a tamo je dovoljan i jedan jedini prethodni boravak. Opisana je u vodiču za rezervaciju.

VIP i oznake gosta

Ispod zelene oznake boravaka kartica klijenta nosi pločicu «VIP»: dodirnite je da je uključite, dodirnite je ponovno da je isključite. Vrijedi za cijelu povijest osobe: vide je uključenu i kasnije rezervacije, koje za svaki boravak stvaraju novu karticu. Zvjezdica se pojavljuje i u popisu klijenata i u kartici rezervacije tog gosta.

Pokraj nje su obojene oznake gosta: sklonosti koje želite zapamtiti, na primjer «visoki kat» ili «dodatni jastuk». x na oznaci je uklanja; «Oznaka», sa znakom +, otvara list u kojem birate postojeću ili stvarate novu s «Nova oznaka»: naziv do 30 znakova, boja i «Dodaj». I oznake vrijede za cijelu povijest, a kad jednu uklonite, uklanjate je sa svih kartica povezanih s osobom.

U popisu klijenata, kad je pretraga prazna, pojavljuju se najnoviji klijenti, a iznad popisa su filtri «VIP», «Stalni gost», «Oznaka» i «Državljanstvo». Pojedinosti su u vodiču za rezervacije.

Ponovna rezervacija

«Nova rezervacija s ovim gostom» ne skače ravno na zaslon rezervacije: prvo provjerava podatke koje zemlja vašeg smještaja zahtijeva za prijavu gosta.

• Ako ništa ne manjka, zelena poruka to potvrđuje i zaslon se otvara.
• Ako nešto manjka, obavijest navodi točno koji podaci nedostaju. Odande se možete vratiti i dopuniti ih, ili pritisnuti «Svejedno rezerviraj»: rezervacija ipak ide dalje, a podaci se dopunjuju u trenutku prijave.

U svakom slučaju zaslon nove rezervacije otvara se već ispunjen onim što znate o osobi: ništa se ne mora ponovno upisivati.

Brisanje osobnih podataka gosta

Na dnu kartice odjeljak «GDPR brisanje» nosi crveni gumb «Obriši osobne podatke». Tu je da odgovori gostu koji zatraži brisanje.

1. Prva obavijest objašnjava da ćete nepovratno obrisati sve osobne podatke toga gosta. Nastavljate s «Nastavi».
2. Druga traži konačnu potvrdu. Nastavljate s «Trajno obriši».

Potvrde su dvije namjerno, jer nema puta natrag.

Što se prazni: prezime i ime, spol, datum i mjesto rođenja, državljanstvo, prebivalište, vrsta i broj dokumenta te izdavatelj, telefon, e-pošta, bilješke, potpis, porezne oznake i adresa za račun. Podsjetnik na rođendan i oslobođenje od pristojbe također se gase.

Što ostaje: redovi rezervacija s njihovim datumima i iznosima — računovodstvo smještaja ne prepisujemo — i prijave već poslane vlastima, koje žive u arhivima onih koji su ih primili, a ne u vašima. U registru gostiju red boravka ostaje vidljiv s anonimiziranim podacima.

Kad se brisanje odbije

U nekim zemljama zakon nalaže čuvanje registra gostiju najmanje neko vrijeme, i tamo dužnost čuvanja pobjeđuje zahtjev za brisanje. Ako je gost — ili čak samo jedan povezani zapis — još unutar toga roka, Vezpa odbija i ispisuje razlog.

Na računalu je kartica panel

Na širokom zaslonu «Klijenti» se dijeli na dva: popis lijevo i kartica desno, koja se mijenja kad odaberete drugog klijenta. U tom panelu vodič korak po korak ne pokreće se sam, jer bi se iznova gradio za svakog odabranog klijenta: otvarate ga kad želite iz menija gore desno, stavka «Vodič na zaslonu». Ikona uvećanja u traci otvara istu karticu na cijeloj stranici.

Tko što može

Otvoriti i pročitati karticu klijenta otvoreno je svima osim promatraču. Ispravljanje podataka, ponovna rezervacija i brisanje osobnih podataka slijede pak dopuštenje za pisanje po rezervacijama: imaju ga upravitelj, asistent i uloga Korisnik. Brisanje osobnih podataka nije dakle pridržano samo upravitelju: dogovorite u timu tko ga izvodi.

Uključivanje i isključivanje «VIP» te dodavanje i uklanjanje oznaka gosta slijede isto dopuštenje za pisanje po rezervacijama: tko otvori karticu bez tog dopuštenja, vidi zvjezdicu i oznake, ali ih ne mijenja.

• Upišem ime i ne izlazi ništa. Pretraga gleda prezime, i samo od početka riječi. Ime nije kriterij pretrage, a ni e-pošta.
• Upisao sam i nije se dogodilo ništa. Pretraga se izvodi na enter, a ne dok tipkate.
• Tražim telefonski broj i ne nalazi ga. Trebaju najmanje dvije brojke; razmaci se ne računaju. Ako ste upisali i slova, aplikacija traži prezime.
• Klijenta kojeg želim nema, a znam da je boravio. Vraća se najviše dvadeset rezultata: sužite s još nekoliko slova.
• Ne mogu odavde ispraviti prebivalište. Namjerno je samo za čitanje. Prebivalište je adresa prijavljena vlastima i ispravlja se na zaslonu prijave gosta; tu se upisuje samo adresa za račun.
• Ispravio sam adresu za račun i prebivalište je ostalo kakvo je bilo. To je ispravno ponašanje: dva su različita podatka.
• Ne vidim SDI šifru primatelja ni Certificirani email. Pojavljuju se samo za talijanske smještaje.
• Ne vidim polje poreznog broja klijenta. Izvan Italije pojavljuje se samo ako zemlja klijenta ima registar poduzeća koji možemo nazvati. PDV broj je, naprotiv, uvijek tu.
• Spremio sam i kaže da PDV broj nije valjan. Provjera talijanskog oblika nastupa samo kad je zemlja klijenta Italija. Za stranog klijenta oba su polja slobodna.
• Rezervacija s popisa se ne otvara. Otvaraju se one kojima je pridružena soba; ako je nema, do rezervacije dođite s popisa rezervacija.
• Vodič korak po korak nije se pokrenuo. Na računalu, u kartici prikazanoj uz popis ne pokreće se sam: otvorite ga iz menija gore desno.
• Klijent je već boravio kod mene, ali oznake boravaka nema ili je broj manji. Broje se samo neotkazane i već započete rezervacije ovog smještaja: buduća rezervacija još se ne broji. Prošli boravak upisan kao druga osoba, a nepovezan s ovom karticom, ne broji se.
• S uključenim filtrom ne nalazim klijenta za kojeg znam da je VIP. Kad je pretraga prazna, filtri gledaju među nedavno izmijenjenim klijentima, a ne u cijeloj arhivi: za klijenta od prije dugo vremena upišite i prezime.