Guide Moteur de réservation

Qu'est-ce que le Moteur de réservation ?

Le Moteur de réservation est un site web dédié à votre établissement où les clients peuvent vérifier la disponibilité, choisir la chambre et réserver directement, sans commissions OTA. Le site est accessible à l'adresse vezpa.it/prenota/votre-nom (ou avec un domaine personnalisé).

Ce que les clients peuvent faire

Sur le Booking Engine, le client choisit sur une seule page les dates et le nombre de logements dont il a besoin, jusqu'à 5, en indiquant les occupants de chacun. Les prix s'affichent juste en dessous : pour chaque logement libre, une ligne par formule de repas que vous proposez (nuitée seule, petit-déjeuner, demi-pension ou pension complète), avec le prix du logement dans cette formule pour tout le séjour et son propre bouton «Réserver». Sous les lignes, il lit comment se fait le paiement — paiement à la réservation, acompte, carte en garantie ou paiement sur place — selon ce que vous avez réglé dans l'onglet «Paiement». Au même endroit, il voit aussi les extras obligatoires et les éventuels frais automatiques, qui s'ajoutent dans le récapitulatif avant le paiement. Les débits automatiques se comptent pour chaque logement réservé, lorsque le prix du logement dépasse leur seuil ; les extras choisis ne le font pas jouer. Ils se configurent dans le catalogue. La taxe de séjour, s'il y en a une, est indiquée à part et n'entre ni dans le prix de la ligne ni dans le total payé sur le site. Elle se paie sur place, sauf si vous avez activé «Inclure les taxes dans les paiements en ligne» dans «Fiscalité & conformité légale» → «Taxes» : elle est alors encaissée avec les liens de paiement Stripe, et le récapitulatif ne demande plus de la payer après le check-in. Avec la carte en garantie, quand l'arrivée est si proche que le jour du débit est déjà arrivé, il lit que l'annulation n'est plus gratuite. Les logements non disponibles restent en bas, en gris, avec le motif écrit (complet, séjour minimum, trop de personnes, pas de prix) et le bouton «Voir les dates libres», qui ouvre le calendrier de ce logement avec les nuits déjà complètes signalées. Le même calendrier s'ouvre quand le client appuie sur «Réserver» avant d'avoir choisi ses dates. Si moins de logements sont libres que demandé, le moteur le signale et propose les premières dates où ils sont tous disponibles. Au-delà de 5 logements, le client est invité à vous contacter directement. S'il a déjà choisi un logement et lance une nouvelle recherche, le site l'avertit et lui demande de confirmer, car la nouvelle recherche retire de la réservation ce qu'il avait choisi. Une fois les dates choisies, la grande photo, la galerie et les équipements de votre établissement cèdent la place aux résultats, qui remontent en haut de la page. Si la Su est gérée comme des appartements ou des maisons et non comme un hôtel, le site n'écrit pas «chambre» mais «logement», dans toutes les langues : c'est ce que le client réserve réellement.

Photos : établissement et logements

Le bloc Images liste toutes les galeries : celle de l'établissement et une par type de chambre, chacune avec son nom et le nombre de photos déjà présentes. Touchez une ligne pour l'ouvrir et ajouter ou réorganiser les photos : au retour, le nombre se met à jour tout seul. Les photos du type de chambre sont celles que le client regarde au moment de choisir, il vaut donc mieux en avoir au moins une par type.

Apparence du site

Depuis Booking Engine › Apparence du site, choisissez les couleurs, les polices et l'arrondi des angles de votre site de réservation, et rédigez les avantages de la réservation directe. Ce que vous ne touchez pas reste tel quel : tant que vous ne changez rien, le site ne bouge pas d'un pixel.

Chaque champ part de la valeur par défaut et affiche «Rétablir» dès que vous y touchez ; l'aperçu en haut vous montre tout de suite le bouton qui encaisse. Si une combinaison rend le texte illisible — une couleur claire avec du blanc dessus, par exemple — Vezpa la refuse à l'enregistrement et vous indique la paire, le contraste atteint et la valeur à mettre : c'est une obligation d'accessibilité, pas un caprice. Les avantages de la réservation directe s'écrivent un par ligne, dans chaque langue de votre site : le client voit la sienne, avec repli sur l'anglais.

Seul le directeur peut modifier «Apparence du site», y compris les «Avantages de la réservation directe» : pour les autres rôles, le bouton est grisé, avec la phrase «Seul le directeur peut modifier l'apparence du site.»

Comment ça marche : préparez, puis publiez

1. Ouvrez Établissement › Moteur de réservation : la page de configuration est déjà disponible, même avant d'être en ligne
2. Préparez tranquillement photos, descriptions et adresse : aucun client ne les voit tant que vous n'avez pas publié
3. Choisissez l'adresse du site (obligatoire pour publier) et appuyez sur « Publier » : à partir de ce moment les clients peuvent réserver, et c'est réversible
4. Le paiement en ligne avec Stripe est une étape à part, non obligatoire : sans lui, vous encaissez sur place
5. Partagez le lien et commencez à recevoir des réservations directes !

1. Ouvrez l'app Vezpa et allez dans Établissement → Moteur de réservation : la page de configuration est déjà disponible, même avant de publier
2. Préparez tranquillement photos, descriptions et les autres réglages : personne ne les voit tant que vous n'avez pas publié
3. Ouvrez l'onglet Types dans le Booking Engine et rendez au moins un type visible : après la configuration initiale, les types sont créés exclus du site, et tant qu'ils le restent, les voyageurs ouvrent la page et ne trouvent rien à réserver. L'application vous le signale avant la publication
4. Choisissez l'adresse du site en bas de la page : sans adresse la page n'a pas de lien où répondre, et ne peut pas être publiée
5. Appuyez sur « Publier » : à partir de ce moment les clients peuvent réserver. Vous pouvez la retirer de la mise en ligne à tout moment avec le même bouton (il devient « Dépublier »), et la republier quand vous voulez

Les équipements indiquent au client ce qu'il trouve : dans la chambre (TV, Wi-Fi, réfrigérateur, sèche-cheveux, cuisine) et dans l'établissement (parking, ascenseur, piscine, petit-déjeuner).

Ceux de la chambre se configurent dans la configuration du logement, dans le panneau Équipements sous les caractéristiques. Si vous travaillez par catégories, vous les définissez sur la catégorie et ils se propagent aux logements qui en font partie. Ceux de l'établissement se configurent une seule fois sur la page du Booking Engine et ne doivent pas être répétés sur chaque chambre.

Les entrées de notre catalogue ont leur propre icône et arrivent déjà traduites dans toutes les langues de votre Booking Engine. S'il vous manque quelque chose, le directeur peut ajouter une entrée personnalisée : vous pouvez aussi lui donner une icône, choisie parmi toutes celles disponibles, et la même icône peut figurer sur autant d'entrées que vous voulez. Vous l'écrivez dans les langues dans lesquelles vous vendez. Une entrée sans traduction s'affiche quand même, dans le texte que vous avez écrit, afin qu'elle ne disparaisse pas sans que vous vous en rendiez compte.

Le client les voit sur le Booking Engine : celles de la chambre sur la fiche du logement, aussi bien lorsqu'il choisit parmi les hébergements disponibles que sur la page de l'établissement ; celles de l'établissement au-dessus de la liste des hébergements.

Partager le lien

Depuis la section Configuration de l'application, la carte du Moteur de réservation affiche deux boutons pour partager le lien :

• Copier — copie le lien dans le presse-papiers pour le coller où vous voulez
• Partager — ouvre le menu de partage de l'appareil (WhatsApp, e-mail, réseaux sociaux, etc.)

Vous pouvez insérer le lien dans votre site web, dans la signature d'e-mail, sur les profils des réseaux sociaux et partout où les clients potentiels peuvent le voir.

Réservations reçues

Les réservations du Moteur de réservation arrivent comme toute autre réservation :

• Elles apparaissent dans le calendrier de l'application avec le canal « Booking Engine »
• Vous recevez une notification push sur le téléphone pour chaque nouvelle réservation
• Le client reçoit un e-mail de confirmation automatique avec les informations d'arrivée

Modifier les paramètres

Vous pouvez modifier les paramètres du Moteur de réservation à tout moment depuis la page de gestion. Les modifications sont immédiatement visibles sur le site après l'enregistrement.