Vieraan rekisteröinnin opas

Vieraan rekisteröinti alkaa aina hänen henkilötiedoistaan. Jokainen kenttä on suunniteltu niin, että kirjoittamista tarvitaan mahdollisimman vähän: älykäs automaattinen täydennys, asiakashistoriasta poimitut ehdotukset ja kenttien automaattinen esitäyttö tekevät koko prosessista nopean ja vaivattoman myös silloin, kun vastassa on ulkomaalainen vieras.

Tietojen täyttäminen vaihe vaiheelta

1. Sukunimi — ala kirjoittaa sukunimeä, ja järjestelmä ehdottaa aiemmin rekisteröityjä vieraita asiakashistoriasta tulevan automaattisen täydennyksen ansiosta. Kun valitset jonkin ehdotuksista, kaikki henkilötietojen kentät täyttyvät automaattisesti (etunimi, syntymäaika, kansalaisuus, asiakirjan tiedot ja niin edelleen). Tämä on kaikkein nopein tapa rekisteröidä vieras, joka on jo aiemmin majoittunut luonasi.
2. Etunimi — vieraan etunimi. Jos valitsit ehdotuksen edellisessä vaiheessa, etunimi on jo valmiiksi täytetty.
3. Sukupuoli — kenttä näkyy vain siellä, missä sitä todella tarvitaan: missä kohteen maan lainsäädäntö sitä edellyttää tai missä vierasrekisteri sen tulostaa. Jos et näe sitä, mitään ei ole unohtunut: siellä yksikään viranomainen ei sitä kysy eikä sinun tarvitse täyttää sitä. Missä se näkyy, se voi olla myös pakollinen: jos on, sovellus kertoo sen tallennettaessa ja vie sinut kentälle.
4. Syntymäaika — valitse päivämäärä sovelluksen sisäänrakennetusta kalenterista. Syntymäaikaa käytetään myös matkailijamaksun vapautusten automaattiseen laskentaan (esimerkiksi alle 14-vuotiaat lapset) sekä majoitusliikkeessä parhaillaan oleskelevien vieraiden syntymäpäivien tunnistamiseen; nämä syntymäpäivät näytetään johdon banneripalkissa.
5. Syntymäpaikka — kenttä, jossa on automaattinen täydennys ja maan lippu jokaisen valikkoehdotuksen ja jo tallennetun arvon vieressä. Italiassa sijaitsevissa majoituskohteissa se ehdottaa italialaisia kuntia provinssitietoineen (esim. "ROMA - RM", "FIRENZE - FI") ja ulkomaita (esim. "Saksa"); muissa maissa sijaitsevissa majoituskohteissa se ehdottaa maailman tärkeimpiä kaupunkeja, kunkin oman maansa kanssa (esim. "Berlin (Saksa)"). Arvo on valittava luettelosta, joka avautuu kirjoittaessa: kirjoitettu mutta vahvistamaton teksti poistetaan, kun poistut kentästä, koska vain valittu rivi kantaa viitteen, joka yksilöi paikan yksiselitteisesti. Siellä missä maan säännökset eivät sitä vaadi, kenttä on vapaaehtoinen.
6. Kansalaisuus — käytettävissä olevien maiden automaattinen täydennys, jossa jokainen maa näkyy sovelluksen nykyisellä kielellä (italia, englanti tai saksa). Kun valitset maan, kansainvälinen suuntanumero asetetaan automaattisesti (esimerkiksi +39 Italialle, +49 Saksalle ja +33 Ranskalle). Maan lippu näkyy jokaisen valikon ehdotuksen vieressä ja kentän vieressä, kuten syntymäpaikan ja asuinpaikan kohdalla.
7. Asuinpaikka — asuinkunta tai -kaupunki, samalla automaattisella täydennyksellä, samalla lipulla ja samassa muodossa kuin syntymäpaikka.

Laskutustiedot

Valinnaisessa Laskutustiedot-osiossa (yhteystietojen alapuolella, näkyy vain varauksen vastuuhenkilölle) kentät muuttuvat jälleen maan mukaan. Italialaisissa majoituskohteissa lohko pysyy ennallaan: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI ja PEC. Kaikissa muissa majoituskohteissa lohko ei kysy SDI:tä eikä PEC:tä — käsitteitä, joita on olemassa vain Italiassa — ja näyttää sen sijaan valitsimen Yksityishenkilö / Yritys: kohdassa "Yksityishenkilö" ei näy yhtään verokenttää; kohdassa "Yritys" näkyvät yrityksen nimi, ALV-tunnus ja — kun asiakkaan maassa sellainen on olemassa — kaupparekisterinumero.

Näiden kenttien nimet kantavat sen oikean nimen, joka tunnisteella on oikeassa maassa: ALV-kenttä saa nimensä majoituskohteen maasta (tšekkiläinen majoituskohde kutsuu sitä nimellä DIČ riippumatta asiakkaan maasta), kun taas kaupparekisterikenttä saa nimensä asiakkaan maasta ja näkyy vain, jos kyseisessä maassa on sellainen rekisteri — saksalaisella yrityksellä ei ole IČO:ta, eikä se siksi näe kyseistä kenttää. Jos asiakas on tšekkiläinen yritys, näkyviin tulee myös painike, joka täyttää yrityksen nimen, ALV-tunnuksen ja koko osoitteen (katu, talon numero, postinumero, kaupunki ja alue) julkisesta ARES-rekisteristä riippumatta majoituskohteen maasta. Lopuksi, laskutusmaa ei enää aina ala "Italiasta": se alkaa vieraan kansalaisuudesta, jos se on jo tiedossa, muuten majoituskohteen maasta, ja se pitää aina valita kirjoittaessa avautuvasta luettelosta — ilman kelvollista valintaa tallennus jää estetyksi.

Vezpaan sisältyy optinen tekstintunnistusjärjestelmä (OCR), joka lukee tiedot suoraan vieraan henkilöllisyystodistuksesta. Sen sijaan, että kirjoittaisit etunimen, sukunimen, syntymäajan ja asiakirjan numeron käsin näppäimistöllä, sinun riittää rajata asiakirja kameran näkymään, ja järjestelmä täyttää kaikki kentät automaattisesti puolestasi.

Näin se toimii

1. Kosketa kohtaa "Skannaa asiakirja" rekisteröintinäkymässä. Laitteen kamera avautuu.
2. Rajaa asiakirja kuvaan — järjestelmä tunnistaa automaattisesti henkilökortin tai passin reunat ja ottaa kuvan heti, kun asiakirja on hyvin asetettu.
3. OCR analysoi kuvan ja poimii siitä seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, syntymäpaikka, sukupuoli, asiakirjan numero ja voimassaolon päättymispäivä. Tiedot siirretään henkilötietojen vastaaviin kenttiin.
4. Tarkista ja korjaa — käy esitäytetyt kentät läpi. OCR on erittäin tarkka, mutta erikoismerkkejä sisältävät nimet tai kuluneet asiakirjat voivat vaatia pieniä käsin tehtäviä korjauksia.

NFC-luku

Siellä missä puhelin sitä tukee, kohdan "Skannaa asiakirja" vieressä näkyy myös "Lue NFC:llä": kun viet asiakirjan lähelle laitetta, sähköinen siru välittää samat tiedot tarkemmin kuin pelkkä kuva.

Näin asetat asiakirjan: liikuta sitä hitaasti puhelimen päällä, kunnes siru löytyy. iPhonessa NFC-lukija on yläreunassa: vie asiakirja puhelimen yläreunaa pitkin. Androidissa se on takana, keskellä tai kameroiden lähellä: vie asiakirja puhelimen takapuolelle. Heti kun kuulet äänen tai tunnet värinän, pysähdy äläkä liikuta mitään ennen kuin luku on valmis: jos asiakirja liikkuu, luku keskeytyy ja se on toistettava.

Saksalainen henkilökortti. Sen sirua voivat lukea vain viranomaiset: kun kamera tunnistaa saksalaisen henkilökortin, sovellus ei edes yritä lukea sitä vaan kertoo sen heti. Kuvaa kortin kääntöpuoli, jossa ovat <<<-merkkien rivit, tai syötä tiedot käsin. Saksalainen passi sen sijaan luetaan normaalisti.

Hyväksytyt asiakirjatyypit riippuvat siitä, missä maassa majoitusliike sijaitsee, sekä kyseisessä maassa voimassa olevasta paikallisesta lainsäädännöstä. Vezpa näyttää automaattisesti vain ne asiakirjat, joilla on kyseisessä maassa merkitystä. Näin vältetään turhat sekaannukset ja varmistetaan vaatimustenmukaisuus toimivaltaisiin viranomaisiin nähden.

Asiakirjat maittain

Asiakirjan kentät

Jokaisesta asiakirjasta kysytään vähintään tyyppi ja numero; muut kentät riippuvat kohteen maasta:

• Asiakirjan tyyppi — valitaan kyseisen maan omasta luettelosta
• Asiakirjan numero — asiakirjaan painettu kirjaimista ja numeroista koostuva tunnus
• Myöntäjä — se näkyy siellä, missä kohteen maa sitä edellyttää, eikä se kysy kaikkialla samaa: Italiassa se on asiakirjan myöntänyt paikka tai viranomainen (tarvitaan Alloggiati Web -lähetykseen), muualla sen myöntänyt valtio. Jos et näe sitä, maassasi sitä ei kysytä.
• Voimassaolon päättymispäivä — järjestelmä tarkistaa automaattisesti, onko asiakirja edelleen voimassa, ja merkitsee vanhentuneet asiakirjat

Henkilöllisyystodistuksen kuvat

Jos olet ottanut käyttöön asetuksen «Kuva henkilöllisyystodistuksesta» kohdassa «Asetukset» › «Vero & lakisääteinen vaatimustenmukaisuus» › «Verkkosisäänkirjautuminen», verkkosisäänkirjautumisen tekevä vieras kuvaa asiakirjan etu- ja takapuolen, ja tähän ilmestyy ruutu «Kuva henkilöllisyystodistuksesta» pienoiskuvineen «Etupuoli» ja «Takapuoli». Napauta pienoiskuvaa suurentaaksesi sen ja roskakoria poistaaksesi sen. Ruutu näkyy vain, jos vieras on ladannut vähintään yhden kuvan, ja sen näkevät vain varauksia hoitavat roolit.

Niiden paikka riippuu näytöstä. Tietokoneella tai leveällä tabletilla kuvat ovat paneelissa lomakkeen oikealla puolella: napautettu kuva suurenee paneelissa ja kentät jäävät vapaiksi sen viereen, joten kopioit tiedot asiakirjaa katsoen. Puhelimessa pienoiskuvat ovat sivun ensimmäinen lohko: napautettu kuva avautuu ruutuun ylös ja lomake vierii sen alla; «Koko näyttö» näyttää sen koko näytöllä, ja napautus palauttaa sinut ruutuun. Molemmissa tapauksissa «Etupuoli» ja «Takapuoli» vaihtavat puolta, sormet tai hiiren rulla suurentavat, ja X sulkee kuvan ja antaa koko sivun takaisin lomakkeelle.

Kuvat säilytetään salattuina, ja ne poistuvat itsestään 7 päivää lähdön jälkeen. Miten asetus otetaan käyttöön ja miksi vain todellisessa tarpeessa, kerrotaan majoituskohteen oppaassa.

Asiakirjan alle ilmestyy joissakin maissa kaksi kenttää lisää: viisumin numero ja oleskelun tarkoitus. Nykyään niitä pyytää Tšekki, jossa ulkomaalaispoliisi sisällyttää ne majoitusilmoitukseen. Kuten osoitteen kohdalla, sinun ei tarvitse asettaa mitään: ne ilmestyvät itsestään sinne missä niitä tarvitaan.

Kumpikaan ei ole pakollinen, ja se on tarkoituksellista: monilla ulkomaalaisilla ei ole viisumia, ja ilmoittamattoman oleskelun tarkoituksen viranomainen kirjaa «muuksi». Täytä ne kun vieras antaa sinulle vastauksen, ja jätä ne tyhjiksi kun sellaista ei ole: tyhjä kenttä on puuttuva tieto, umpimähkään täytetty on väärä tieto.

Kotiosoitteen lohko ei ole kaikille sama: sen, mitä sovellus näyttää, ratkaisee kohteen maa. Osassa maista lohkoa ei näy lainkaan, ja asuinpaikka ilmoitetaan pelkällä kaupungilla henkilötiedoissa; muualla se näkyy useampana kenttänä, eivätkä ne ole kaikkialla samat.

Muistettavia sääntöjä on vain yksi: täytä ne kentät, jotka näet. Pakolliset kertovat sen itse — jos jätät yhden tyhjäksi, tallennus pysähtyy ja sovellus näyttää kumman; muut saat jättää tyhjiksi. Ei ole olemassa kenttäluetteloa, joka pätisi kaikkialla, eikä kenttä, jota et näe, ole piilotettu vahingossa: sinun maassasi sitä ei kysytä.

Allekirjoitusosio näkyy vain siellä, missä laki edellyttää vieraan allekirjoitusta ilmoittautumislomakkeeseen: Saksassa, Itävallassa, Ranskassa ja Espanjassa. Allekirjoitus on vapaaehtoinen. Muissa maissa, joissa ilmoittautumislomake on, lomakkeen luova painike on edelleen käytössä, ja PDF tulostetaan paperilla allekirjoitettavan rivin kanssa. Mitään ei tarvitse asettaa.

Allekirjoitus on todiste majoitusliikkeelle, ei viranomaiselle: mikään liitetyistä viranomaisjärjestelmistä ei sitä vastaanota. Siksi siellä, missä lomake on olemassa, juuri sen kerääminen ja säilyttäminen PDF:n kanssa suojaa sinua tarkastuksessa.

Näin keräät allekirjoituksen

1. Kosketa "Vieraan allekirjoitus" -painiketta rekisteröintinäkymässä. Näytölle avautuu tyhjä, koko näytön kokoinen piirtoalue.
2. Vieras allekirjoittaa näytölle sormella tai kynällä. Piirtoalue tukee sujuvia vetoja ja antaa mahdollisuuden pyyhkiä pois ja aloittaa alusta.
3. Kosketa "Vahvista" tallentaaksesi allekirjoituksen. Allekirjoitus tallennetaan korkearesoluutioisena vektorikuvana.
4. Allekirjoitus liitetään automaattisesti maasi edellyttämän ilmoittautumislomakkeen PDF-tiedostoon, valmiina tulostettavaksi tai arkistoitavaksi digitaalisesti.

Rekisteröinnin yhteydessä voit ilmoittaa, onko vieras oikeutettu matkailijamaksua (eli city taxia tai Kurtaxea) koskeviin vapautuksiin tai alennuksiin. Tämä osio tulee näkyviin ainoastaan siinä tapauksessa, että majoitusliikkeelle on määritetty asetuksissa vähintään yksi matkailijamaksu.

Automaattinen vapautus iän perusteella

Jos olet määrittänyt maksun asetuksissa ikäryhmät (esimerkiksi alle 14-vuotiaat vapautettuja, yli 65-vuotiaille alennus), järjestelmä laskee vapautuksen automaattisesti henkilötietoihin syötetystä vieraan syntymäajasta. Mitään käsin tehtävää toimenpidettä ei tarvita: Vezpa vertaa vieraan ikää määritettyihin ikäryhmiin ja soveltaa oikeaa vapautusta tai alennusta.

Manuaalinen vapautus

Niitä vapautuksia varten, joita ei voida laskea automaattisesti iän perusteella, voit valita perusteen käsin luettelosta. Muutamia yleisiä esimerkkejä:

• Kunnassa asuvat — monet kunnat vapauttavat omat asukkaansa matkailijamaksusta
• Virantoimituksessa olevat turvallisuusviranomaiset — operatiivisella tehtävällä olevat sotilaat ja poliisit
• Hoidossa olevat potilaat — lähellä sijaitseviin hoitolaitoksiin otetut tai päiväsairaalassa käyvät vieraat
• Matkailuryhmien kuljettajat — ryhmänvetäjät ja linja-autonkuljettajat
• Vammaiset henkilöt ja heidän avustajansa — sisältyy moniin kunnallisiin säännöksiin

Alennus

Jos kunta myöntää alennettuja maksuja tietyille vierasryhmille, voit soveltaa matkailijamaksun asetuksissa määritettyä prosentuaalista tai kiinteämääräistä alennusta. Alennus lasketaan automaattisesti päiväkohtaisesta summasta sen mukaan, kuinka monta yötä oleskelu kestää.

Valintalistassa «Huone / Majoitustila», jossa valitset, mihin huoneeseen rekisteröitävä vieras kuuluu, ilman määritettyä majoitusta olevan varauksen rivi on kirjoitettu punaisella ja lihavoituna, ja siinä lukee varausnumeron perässä «Huonetta ei ole määritetty» majoituksen nimen sijaan. Teksti sanoo saman kuin väri, joten sen ymmärtää erottamatta punaista.

Voit rekisteröidä vieraan silti: rekisteröinti ei riipu majoituksen määrittämisestä, eikä myöskään viranomaisilmoitus. Punainen muistuttaa vain, että tuolla varauksella on vielä majoitus määritettävänä; määrität sen varauskortilta painikkeella «Määritä huone».

Kun lomake on täytetty, vieras rekisteröidään oranssilla painikkeella — ja niitä on kaksi. Toinen on sivun alalaidassa, ja siinä lukee koko teksti «Rekisteröi vieras» (tai «Rekisteröi päävieras», kun rekisteröit varauksen päävieraan) sekä oleskelun öiden määrä. Toinen on ylhäällä, aivan paluunuolen vieressä, ja siinä lukee vain sana «REKISTERÖI».

Kyse on samasta toiminnosta, ei kahdesta eri toiminnosta: kumman tahansa painaminen tekee täsmälleen saman asian. Painikkeita on kaksi, koska rekisteröintilomake on pitkä: ensimmäisiä kenttiä täyttävän ei tarvitse enää vierittää sivun loppuun tallentaakseen — ylhäällä oleva painike pysyy näkyvissä vierittäessäsi. Rekisteröinnin ollessa käynnissä molemmat poistuvat käytöstä yhtä aikaa ja näyttävät odotusilmaisimen, jottei vierasta rekisteröidä kahdesti.

Tallennettaessa Vezpa suorittaa tässä oppaassa kuvatut tarkistukset: majoituskohteen maan edellyttämät pakolliset kentät, henkilöllisyystodistuksen siellä missä sitä vaaditaan ja allekirjoituksen siellä missä laki sen edellyttää. Jos jokin puuttuu tai arvoa ei ole valittu luettelosta, lomake jää auki ja sinulle kerrotaan, mitä korjata; kun kaikki on kunnossa, vieras lisätään varaukseen ja lomake sulkeutuu.