Kirjanpidon opas

Kirjanpito avataan sivulta «Hallintapaneeli» painikkeella «Kirjanpito». Ylhäällä ovat välilehdet «Yleiskatsaus», «Kehitys», «Tuloslaskelma», «Tulot», «Kulut», «Toimittajat» ja «Eräpäivät»: mitkä kukin rooli näkee, löydät kohdasta Kuka näkee mitä.

Jakson valitset painikkeilla «Tämä kuukausi», «Viime kuukausi», «Tämä vuosi» ja «Viime vuosi». Yleiskatsauksessa on kolme korttia; kortin napauttaminen avaa välilehden, joka selittää sen:

• «Voitto»: tulot miinus kulut, punaisella, kun se on negatiivinen. Avaa tuloslaskelman.
• «Maksettavana»: kulut, joita ei ole vielä maksettu, ja niiden määrä. Avaa eräpäivät.
• «Saatavat jaksolta»: se, mikä valituille kuukausille kuuluu eikä ole vielä maksettu. Avaa tulot.

Alla ovat kaavio «Kulut luokittain» ja «Seuraavat eräpäivät».

Ylhäällä kolme lukua, vuoden tulot, kulut ja voitto, sekä muutos edelliseen vuoteen, kun vertailtavaa edellistä vuotta on. Kaavio näyttää jokaiselle jaksolle tulopylvään ja kulupylvään sekä niiden yllä voiton viivan.

«Kuukausi», «Neljännes» ja «Vuosi» vaihtavat kaavion askelta, nuolet vaihtavat vuotta. Kun napautat yhtä tai useampaa luokkaa, kaavio näyttää vain niiden kulut: voitto pysyy todellisena, tulot miinus kaikki kulut. «Ryhmiteltyinä» kokoaa kulut yhteen pylvääseen, «Yksi kerrallaan» jakaa ne luokittain.

Taulukko, jossa jaksot ovat sarakkeina (puhelimessa se vierii sivusuunnassa), ja nämä rivit:

• «Tulot»: avautuu erittäin eli huonetyypin, kassan osaston ja Hyvinvoinnin mukaan;
• «Kulut»: avautuu luokittain;
• «Voitto», korostettuna;
• «OTA-palkkiot (eivät voitossa)», kun palkkiolaskuja on (katso OTA-palkkiot);
• «Edellisen vuoden voitto», vertailua varten.

Taulukon yläpuolella näkyy huomautuksia tarkistettavista luvuista: kulut ilman alv:tä, varauksen loppusumman ylittävät maksut (erä «Ylijäämä», yleensä kirjaamaton palautus), useamman yrityksen kesken jaetut oleskelut.

• Vain saadut maksut lasketaan: varausten ennakot ja loppumaksut sekä kassan ja Hyvinvoinnin maksetut myynnit. Takuuna annettu kortti ei ole tuloa, ennen kuin veloitat sitä.
• Ne lasketaan sille kuukaudelle, jolle ne kuuluvat: majoitus jaetaan yö kerrallaan, joten oleskelu 30. huhtikuuta–3. toukokuuta antaa yhden yön huhtikuulle ja kaksi toukokuulle.
• Matkailuvero jää ulkopuolelle: perit sen kunnalle.
• Booking Enginen kautta perutun varauksen palautus pienentää tuloja.

Välilehti ryhmittelee kuukausittain ja erittäin; jokainen erä näyttää, mitä noille kuukausille kuuluu ja mitä on saatu. Tämän välilehden summat sisältävät aina alv:n.

Alimpana on «Laaditut tositteet»: jakson laskut, hyvityslaskut, kuitit ja kassakuitit. Ne ovat siellä tarkastelua varten eikä niitä lasketa tuloihin, koska maksu ja sen lasku ovat samaa rahaa.

1. Napauta painiketta + «Kulu».
2. Kirjoita «Summa» ja valitse «Luokka»: nämä kaksi riittävät, sitten «Tallenna».
3. Avaa tarvittaessa «Lisätietoja»: toimittaja (jos sitä ei ole, kirjoita sen nimi: Vezpa tarjoutuu lisäämään sen), yritys, «Kuukausi, jolle kuuluu», «Kuukausien määrä», eräpäivä, maksettu, «Alv-kanta (%)» (luokka ehdottaa sitä), «Tositteen numero» ja muistiinpanot.

Kuukausi, jolle kuuluu, on kuukausi, jota kulu koskee, vaikka maksaisit sen myöhemmin. «Kuukausien määrä» jakaa kulun yhtä suuriin osiin: vuosivakuutus 12 kuukaudelle painaa kuukaudessa kahdestoistaosan.

«Lataa XML» lukee italialaisen FatturaPA-verkkolaskun .xml-muodossa tai allekirjoitettuna .p7m-muodossa: toimittajan, numeron, päivämäärän, summat, alv:n ja eräpäivän. Hyvityslasku tulee negatiivisena. Kulu menee sille yritykselle, jolle lasku on osoitettu (vastaanottajan ALV-tunnus); jos se ei ole mikään yrityksistäsi, tiedosto hylätään. Se tulee maksettavana, toimittajan oletusluokalla.

Italiassa toimittajien laskut voivat tulla myös itsestään. Jos sivulla «Yritykset (ALV-tunnukset)» yrityksen kortissa on rivi «Toimittajien laskut», johtaja valitsee «Vezpan kautta»: jokaisesta SDI:n kautta tulevasta laskusta tulee yrityksen maksettava kulu merkinnällä «Vastaanotettu lasku», eikä sitä voi poistaa. Jos se oli jo kuluna, käsin tai XML:stä syötettynä, Vezpa yhdistää sen siihen eikä luo toista. Valinnalla «kirjanpitäjän kautta» kirjanpitäjä vastaanottaa ne, ja lisäät ne tänne painikkeella «Lataa XML». Käyttöönotto kerrotaan verkkolaskutuksen opas.

Luetteloa voi suodattaa luokan, toimittajan ja tilan mukaan («Kaikki», «Maksettavana», «Maksetut»). Jokaista kulua voi muokata, sen voi poistaa, merkitä valinnalla «Merkitse maksetuksi» tai «Merkitse maksamattomaksi» ja kopioida toiseen kuukauteen valinnalla «Monista», mikä on kätevää laskuille. Kulu ilman luokkaa näkyy nimellä «Ei luokkaa»; muussa valuutassa olevat kulut jäävät summan ulkopuolelle.

Samanlaisina toistuville kuluille (palkat, laina, vuokra, maksut) käytä kulun kortissa kohtaa «Toista»: «Joka kuukausi», «3 kuukauden välein» tai «Joka vuosi», ja «Asti», jos toistolla on loppu. Koskee käsin syötettyjä kuluja, ei XML:stä tulevia. Vezpa luo itse kunkin jakson kulun samana kuukauden päivänä (31. päivästä tulee lyhyempinä kuukausina kuun viimeinen päivä), maksettavana, ensimmäisen kulun summilla, toimittajalla, luokalla ja yrityksellä. Luettelossa toiston kuluissa on ympyränuolikuvake. Toisto lopetetaan painikkeella «Lopeta toisto», ensimmäisestä kulusta tai mistä tahansa luodusta; myös ensimmäisen poistaminen lopettaa sen, ja jo luodut kulut jäävät. Kun muutat ensimmäisen kulun summaa tai toimittajaa, seuraavat muuttuvat, jo luodut eivät. «Monista» on yhä yksittäistä kopiota varten.

Jos otat vastaan verkkomaksuja Stripellä, sen maksut tulevat itsestään: joka kuukausi yksi kulu toimittajalta Stripe, luokassa «Maksukulut», jo maksettuna, merkinnällä «Automaattinen». Vezpa päivittää sen joka päivä, joten sitä ei voi muokata eikä poistaa.

Jokaisesta toimittajasta näet, paljonko olet käyttänyt ja paljonko on vielä maksettavana valitulla jaksolla. Toimittajat syntyvät itsestään, kulusta tai XML-tiedostosta.

Johtaja muuttaa «Nimi»-, «ALV-tunnus»- ja «Oletusluokka»-tietoja: oletusluokan kanssa toimittajan uudet kulut, myös XML:stä tulevat, saavat sen itsestään.

«Maksettavat kulut»: maksamattomat kulut, eräpäivän ohittaneet merkittyinä «Erääntynyt». «Merkitse maksetuksi» napautetaan suoraan tässä. Kanavan palkkiolasku, joka on vielä avoin, saa merkinnän «Täsmäytykseen».

«Odotetut maksut»: varaukset, joiden saapuminen osuu viimeiseen 12 kuukauteen tai seuraaviin 30 päivään ja joilla on vielä avoin saldo. Napautus avaa varauksen.

Tällä välilehdellä summat sisältävät aina alv:n: ne ovat summia, jotka maksat ja saat.

Jokainen kohde aloittaa kymmenellä vakioluokalla, joiden joukossa on «Kanavapalkkiot». Johtaja hallitsee niitä Kulut-välilehden painikkeella «Luokat»:

• «Nimeä uudelleen» ja «Oletus-alv-kanta (%)», jota ehdotetaan uusiin kuluihin;
• «Piilota» ja «Näytä»: piilotettua luokkaa ei enää tarjota uusiin kuluihin;
• «Lisää luokka» omia eriäsi varten.

Vakioluokkia ei voi poistaa; itse lisäämäsi voi, jos mikään kulu ei käytä niitä.

Ylhäällä oleva %-kuvake vaihtaa tilojen «Summat sis. alv» ja «Summat ilman alv:tä» välillä. Se koskee Kehitystä ja tuloslaskelmaa sekä yleiskatsauksessa voittoa sen alla olevine erittelyineen ja kaaviota «Kulut luokittain».

• Ilman alv:tä tulot näytetään ilman omaa verokantaansa: Italiassa majoitus ilman 10 %:a, muualla kohteen verokannalla. Kulut lasketaan veron perusteella.
• Kulu, jonka alv ei ole tiedossa, tai maksu, joka ei liity varaukseen, lasketaan kokonaan myös ilman alv:tä: huomautus kertoo siitä.
• «Maksettavana» ja «Saatavat jaksolta» sisältävät aina alv:n, kuten Tulot-välilehti: se on rahaa, joka todella lähtee ja tulee.

Portaalien palkkiot lasketaan varauksista: ne tulevat kuluihin luokkaan «Kanavapalkkiot», jaettuina yö kerrallaan kuten oleskelu.

Kanavan lähettämä palkkiolasku on «Täsmäytykseen»: kirjaat sen samaan luokkaan, käsin tai XML:stä, tarkistaaksesi, paljonko kanava pidätti, mutta sitä ei vähennetä voitosta toiseen kertaan. Niin kauan kuin se on maksamatta, se näkyy kohdassa «Maksettavana» ja eräpäivissä, koska se on todellinen velka. Tuloslaskelmassa sillä on oma rivinsä, «OTA-palkkiot (eivät voitossa)».

Jos tilillä on useampi yritys (katso verkkolaskutuksen opas), ylhäällä näkyy valitsin «Yritys»: «Kaikki yritykset» tai yksi. Yhden yrityksen kanssa valitsinta ei ole.

• Tulo menee huoneen tai osaston yritykselle; oleskelu eri yritysten huoneissa jaetaan niiden kesken yö kerrallaan.
• XML:stä tullut kulu menee sille yritykselle, jonka ALV-tunnukselle se on osoitettu; käsin syötetty kulu kohdassa «Lisätietoja» valitulle yritykselle, muuten toimittajan tavalliselle yritykselle, muuten pääyritykselle.
• Jokaisen raportin voi lukea yhdelle yritykselle tai kaikille yhdessä: yhden yrityksen summat eivät koskaan päädy toisen ALV-tunnukselle.

• Johtaja: kaikki välilehdet, alv-kytkin, luokat ja toimittajien muokkaus.
• Avustaja: vain «Kulut» ja «Toimittajat». Syöttää kuluja ja lataa XML:iä, luo uusia toimittajia kulusta ja muokkaa kuluja, jotka on itse syöttänyt käsin; ei näe tuloja eikä voittoa eikä muuta luokkia tai toimittajia.
• Muilla rooleilla ei ole painiketta «Kirjanpito».

Tilastot laskevat myynnin lähtöpäivän mukaan: kaiken, mitä vieras on käyttänyt, portaalin palkkio mukaan lukien, sille kuukaudelle, jona hän lähtee, maksettuna tai ei. Kirjanpito laskee saadun rahan sille kuukaudelle, jolle kukin yö kuuluu. Samat kuukaudet voivat siksi antaa eri summia, ja niin kuuluukin: Tilastot kertovat, paljonko myit, Kirjanpito, paljonko sait ja käytit.

Tilastojen myyntikaavion alta johtaja löytää huomautuksen «Miksi Tilastot näyttävät eri myynnin».

Ylhäällä oleva kuvake «Verotositteet» avaa kohteesi laatimien tositteiden sivut, esimerkiksi verkkolaskutuksen ja laskut: se näkyy, kun vähintään yksi niistä on käytössä.

Kirjanpito ei laadi tositteita eikä lähetä mitään verottajalle: se luettelee ne Tulot-välilehdellä kohdassa «Laaditut tositteet» laskematta niitä tuloihin.