Guía Promociones OTA

Una promoción OTA vive en el portal, no en Vezpa: una vez publicada, el anuncio se la muestra al huésped con la visibilidad y las etiquetas que ese portal da a las ofertas. Desde esta pantalla la creas y la apagas sin entrar en el extranet de Booking.com, Airbnb, VRBO, Expedia o Agoda.

Llegas aquí desde la pestaña Tarifas, entrada «Promociones». Desde la misma página, en la barra, alcanzas también «Mercado» (solo cuando una descarga para tu alojamiento ha ido bien), «RMS» (si tu tarifa lo incluye) y «Estadísticas».

Las dos pestañas

• «Sugerencias» — lo que Vezpa te propone: primero las tarjetas bajo «Por revisar», después las propuestas del revenue management, ambas ordenadas por la fecha más cercana.
• «Activas» — todas las promociones que has creado, cada una con su estado. No es la lista de las que están corriendo de verdad en el portal: los borradores y las fallidas también están ahí.

El botón «Nueva promoción» aparece solo mientras estás en la pestaña «Activas».

Los estados de una promoción

Cada fila lleva una etiqueta de color con su estado:

Junto al estado están el nombre del canal y, en las promociones nacidas de una propuesta del revenue management, una estrellita.

Las noches que nadie puede reservar

Arriba en la pestaña «Sugerencias», bajo el título «Por revisar», están las tarjetas amarillas. No señalan cualquier noche libre: señalan un hueco demasiado corto — menos noches libres que la estancia mínima de ese tipo de habitación, cerrado a la derecha por un día ya ocupado. Nadie puede reservarlo, y un descuento no cambiaría nada.

El botón de la tarjeta se llama «Reducir estancia mínima»: baja las noches mínimas de ese tipo de habitación hasta la longitud del hueco, solo en las fechas del hueco, y vuelve a publicar en los portales. Antes se pide una confirmación, con las fechas y el número de noches. Después el aviso desaparece por sí solo.

La acción aparece solo si Vezpa conoce las fechas exactas del hueco: sin ellas no hay nada que escribir.

Las propuestas del revenue management

Debajo de los avisos llegan las propuestas: Vezpa mira cómo van tus reservas y los datos de mercado de tu zona, y propone una promoción ya hecha con tipo, descuento, canal y periodo. El tipo sigue la distancia hasta la llegada: cerca de la fecha propone un last minute, lejos un early booker, en medio un descuento simple.

Crear una promoción tú mismo

«Nueva promoción» abre un formulario, en orden con:

1. el periodo de la estancia, ajustado con «Cambiar fechas»;
2. el «Nombre de la promoción», que sirve para que la vuelvas a encontrar;
3. el «Canal»: la lista contiene solo los canales que ya has conectado;
4. el «Tipo», filtrado por el canal elegido: cambia el canal y un tipo que ese canal no conozca desaparece;
5. los «Tipos de habitación a descontar», con un porcentaje propio para cada uno;
6. el interruptor «Publicar ahora» y por último «Crear».

Los tipos de habitación que dejes fuera se quedan a precio completo. Si eliges más de uno, Vezpa crea una promoción por tipo de habitación: es la única manera de que lleven descuentos distintos.

El tipo early booker pide además los «Días de antelación» y, si quieres, una ventana «Reservable desde» / «Reservable hasta»: son límites sobre cuándo reserva el huésped, no sobre las noches de la estancia.

Los cuatro tipos, y qué cambia

Los tipos disponibles dependen del canal: no todos los portales los ofrecen todos, y el formulario lista solo los que acepta el canal elegido.

Publicar, apagar, eliminar

Con «Publicar ahora» encendido, la promoción va al canal en cuanto la creas. La transmisión pasa por el channel manager, así que pueden pasar algunos minutos antes de que la oferta aparezca en el portal.

Con «Publicar ahora» apagado, la promoción nace como «Borrador», y lo que la envía al canal es el interruptor de su fila en la lista: enciéndelo y Vezpa la crea en el portal. Puede no llegar, y el estado lo dice: si la creación falla, la fila pasa a «Error», con el motivo debajo. El tipo, en cambio, no es un obstáculo: el formulario te ofrece solo los tipos que ese canal acepta, así que un borrador nacido aquí lleva siempre uno válido.

Apagar o eliminar una promoción en marcha puede encender otra. Si en las mismas fechas, para el mismo canal y el mismo tipo de habitación tienes otra promoción — un borrador o una apagada —, Vezpa publica esa en lugar de la que estás quitando, y elige al candidato con el descuento más alto. Es así para que una fecha que querías descontar no se quede sin cubrir, pero el resultado puede ser un descuento mayor que el que querías quitar. En el momento en que ocurre, la app lo dice, con un aviso naranja al pie de la pantalla que nombra la promoción que ha tomado el relevo, su porcentaje y el canal. Si no quieres ninguna promoción en esas fechas, apágalas o elimínalas todas.

Eliminar no es solo local: Vezpa quita la promoción también del canal. Si el canal no responde, la promoción no se elimina en Vezpa, y se te dice por qué — mejor una fila de más en la lista que un descuento que sigue corriendo en el portal, donde ya no lo ves.

Si la publicación falla

La promoción se queda en la lista con el estado «Error» y el motivo debajo, tal como lo ha comunicado el portal. Mientras esté así, no está en el portal. Debajo de la fila aparecen dos botones:

• «Reintentar» — envía la misma promoción otra vez al canal. Si vuelve a fallar, te muestra el motivo actualizado.
• «Cambiar fechas» — corrige el periodo de la estancia, la causa más frecuente de un rechazo.

En las filas en error no hay interruptor: no hay nada que apagar, porque nada ha salido. Los dos botones, al contrario, están solo en estado de error: en un borrador o en una promoción apagada no los encuentras, y en su lugar está el interruptor.

Comprobar en el portal

El canal tiene la última palabra. Después de publicar vale la pena abrir su extranet — por ejemplo el área de gestión de Booking.com — y comprobar que la oferta corre con el descuento y las fechas que esperas. Vezpa te dice qué ha enviado y qué ha respondido el canal; cómo lo presenta después el portal es decisión del portal.

Periodos que se solapan

Si el periodo que estás creando toca, aunque sea en parte, una promoción que ya corre en el mismo canal, Vezpa lo dice con un aviso que lleva su porcentaje y sus fechas. No apaga nada: las dos siguen activas, y en el canal los dos descuentos se suman. Apagar la antigua antes de publicar la nueva es tu decisión, y es una decisión de precio que el software no toma por ti. Pero cuidado: apagar la antigua puede publicar por sí solo una tercera promoción que esté en las mismas fechas, si la tienes — mira «Publicar, apagar, eliminar» más arriba. Si ocurre, lo dice el aviso naranja, con nombre, porcentaje y canal de la promoción que ha tomado el relevo.

Las promociones mobile tienen un rango fijo

En el tipo mobile rate el descuento debe estar entre el 10 % y el 80 %: por debajo o por encima el portal lo rechaza. En los demás tipos el descuento debe ser mayor que cero y menor que cien.

Los descuentos que publica el motor automático por su cuenta

Si el motor automático del RMS está encendido y has configurado las fases cercanas a la fecha para esa temporada, el descuento de last minute se convierte en una promoción real sin pasar por aquí. El porcentaje es el que escribiste en la fase, entero: el techo porcentual del RMS — «Puede bajar como máximo» — no se aplica cuando es una fase la que decide ese día, porque ese número lo escribiste tú y no lo calcularon las señales. Lo que sí sigue deteniéndolo es el «Mínimo» de la temporada, el precio por debajo del cual dijiste que no querías vender, y ese nunca se cruza. Y en una fecha que se está llenando por sí sola la fase no actúa en absoluto: no sale ninguna promoción. Esas ofertas se llaman según la distancia hasta la llegada, y el huésped lee esos nombres en el portal en inglés, sin traducir: Last Minute dentro de los tres días previos a la llegada, Promo de cuatro a treinta, Early Booking más allá de treinta. Búscalas en el extranet con esos nombres.

Alojamientos de demostración

En las cuentas de demostración, crear, publicar y encender promociones reales está bloqueado: la pantalla se abre y se puede explorar, pero nada sale hacia un portal. Un mensaje al pie de la pantalla te lo dice.

Si la pestaña de las sugerencias está vacía

No hay nada que proponer si no hay huecos invendibles y el cuadro de reservas no sugiere ningún descuento. En un alojamiento nuevo, o sin datos de mercado de la zona, ese es el estado normal.

Quién puede crear una promoción

Llegas a esta pantalla desde la barra Tarifas, así que la abren los roles que tienen esa pestaña: Director, Asistente y Revenue Manager. En el lado del servidor, leer la lista está abierto a cualquier cuenta conectada, mientras que crear, apagar, reintentar y eliminar necesitan el permiso de escribir precios: sin él la petición se rechaza, también a quien llegue por otro camino.

• No encuentro «Nueva promoción». Aparece solo en la pestaña «Activas»: cambia de pestaña y el botón vuelve.
• He creado la promoción, pero no está en el portal. Mira el estado de la fila. Si dice «Activa», espera algunos minutos: el canal no la muestra al instante. Si dice «Error», el motivo está debajo, junto con los dos botones para reintentar o corregir las fechas. Si dice «Borrador», nunca ha salido: la creaste con «Publicar ahora» apagado, y lo que la envía es el interruptor de la fila. Si dice «No compatible», ese canal no ofrece ese tipo: elimínala y vuelve a crearla con un tipo que ese canal acepte, o en otro canal.
• La lista «Activas» contiene promociones apagadas. Es a propósito: la pestaña lista todo lo que has creado, y cada fila lleva su estado.
• El tipo que quiero no está en la lista. Los tipos disponibles dependen del canal elegido. Cambia el canal y la lista cambia.
• El descuento mobile no se acepta. En ese tipo debe estar entre el 10 % y el 80 %.
• He puesto un descuento y el precio en el portal no ha bajado tanto. Una promoción es una condición en el canal: vale para quien cae en su ventana — reservar pronto, reservar desde el teléfono, reservar cerca de la fecha. Quien queda fuera ve el precio completo.
• He apagado la promoción y siguen llegando reservas con descuento. Apagar detiene solo las reservas nuevas. Las ya aceptadas conservan el descuento aplicado.
• He tocado la papelera y la promoción sigue ahí. El canal no ha confirmado la retirada: Vezpa no la elimina antes de que desaparezca también allí, y te dice qué canal no ha respondido. Vuelve a intentarlo más tarde.
• Tengo una noche libre entre dos reservas y nadie la compra. Mira las tarjetas bajo «Por revisar»: si el hueco es más corto que la estancia mínima, no es un problema de precio, y «Reducir estancia mínima» es lo que lo resuelve.
• Veo dos promociones en las mismas fechas. Vezpa no apaga ninguna de las dos cuando se solapan: en el canal los descuentos se suman. Apaga la que no quieras: si en esas fechas había una tercera, al apagar una promoción en marcha Vezpa publica esa, con el descuento más alto entre los candidatos — y lo dice por sí sola, con un aviso naranja que lleva su nombre, su porcentaje y el canal.
• He encontrado en el extranet una oferta que no he creado. Si se llama Last Minute, Promo o Early Booking, la ha publicado el motor automático del RMS.
• Estoy en una cuenta de demostración y no puedo publicar. Es lo esperado: en los alojamientos de demostración las promociones reales están bloqueadas.