Οδηγός Καταχώρισης Επισκέπτη

Η καταχώριση ξεκινά με τα προσωπικά στοιχεία του επισκέπτη. Κάθε πεδίο έχει σχεδιαστεί ώστε να ελαχιστοποιεί την πληκτρολόγηση: η έξυπνη αυτόματη συμπλήρωση, οι προτάσεις από το ιστορικό και η αυτόματη προσυμπλήρωση κάνουν τη διαδικασία γρήγορη ακόμη και με αλλοδαπούς επισκέπτες.

Συμπλήρωση βήμα προς βήμα

1. Επώνυμο — αρχίστε να πληκτρολογείτε και το σύστημα προτείνει επισκέπτες που έχουν ήδη καταχωριστεί στο παρελθόν, χάρη στην αυτόματη συμπλήρωση από το ιστορικό πελατών. Αν επιλέξετε μια πρόταση, όλα τα πεδία των προσωπικών στοιχείων προσυμπληρώνονται αυτόματα (όνομα, ημερομηνία γέννησης, υπηκοότητα, έγγραφο κ.λπ.). Είναι ο ταχύτερος τρόπος για να καταχωρίσετε έναν επισκέπτη που επιστρέφει.
2. Όνομα — το βαπτιστικό όνομα του επισκέπτη. Αν επιλέξατε μια πρόταση στο προηγούμενο βήμα, το όνομα είναι ήδη συμπληρωμένο.
3. Φύλο — το πεδίο εμφανίζεται μόνο όπου πράγματι χρειάζεται: όπου το απαιτεί η νομοθεσία της χώρας του καταλύματος ή όπου το τυπώνει το βιβλίο πελατών. Αν δεν το βλέπετε, δεν έχει ξεχαστεί τίποτα: εκεί δεν το ζητά καμία αρχή και δεν χρειάζεται να το συμπληρώσετε. Όπου εμφανίζεται μπορεί να είναι και υποχρεωτικό: αν είναι, η εφαρμογή σάς το λέει κατά την αποθήκευση και σας πηγαίνει στο πεδίο.
4. Ημερομηνία γέννησης — επιλέξτε την από το ενσωματωμένο ημερολόγιο. Η ημερομηνία χρησιμοποιείται επίσης για τον αυτόματο υπολογισμό των απαλλαγών από τον τουριστικό φόρο (π.χ. ανήλικοι κάτω των 14 ετών) και για τον εντοπισμό των γενεθλίων των επισκεπτών που βρίσκονται στο κατάλυμα, τα οποία εμφανίζονται στο banner της Διεύθυνσης.
5. Τόπος γέννησης — πεδίο με αυτόματη συμπλήρωση και μια σημαία χώρας δίπλα σε κάθε πρόταση του μενού και δίπλα στην ήδη αποθηκευμένη τιμή. Στις εγκαταστάσεις στην Ιταλία προτείνει τους ιταλικούς δήμους με την επαρχία (π.χ. «ROMA - RM», «FIRENZE - FI») και ξένες χώρες (π.χ. «Γερμανία»)· στις εγκαταστάσεις σε άλλες χώρες προτείνει τις κυριότερες πόλεις του κόσμου, κάθε μία με τη χώρα της (π.χ. «Berlin (Γερμανία)»). Η τιμή πρέπει να επιλέγεται από τη λίστα που εμφανίζεται καθώς πληκτρολογείτε: κείμενο που πληκτρολογήθηκε αλλά δεν επιβεβαιώθηκε αφαιρείται μόλις φύγετε από το πεδίο, γιατί μόνο μια επιλεγμένη εγγραφή φέρει την αναφορά που προσδιορίζει τον τόπο χωρίς αμφισημία. Όπου η νομοθεσία της χώρας δεν το απαιτεί, το πεδίο είναι προαιρετικό.
6. Υπηκοότητα — αυτόματη συμπλήρωση των διαθέσιμων χωρών, καθεμία από τις οποίες εμφανίζεται στην τρέχουσα γλώσσα της εφαρμογής (ιταλικά, αγγλικά ή γερμανικά). Όταν επιλέγετε μια χώρα, ο διεθνής τηλεφωνικός κωδικός ορίζεται αυτόματα (π.χ. +39 για την Ιταλία, +49 για τη Γερμανία, +33 για τη Γαλλία). Η σημαία της χώρας εμφανίζεται δίπλα σε κάθε πρόταση του μενού και δίπλα στο πεδίο, όπως και στον τόπο γέννησης και στην κατοικία.
7. Κατοικία — δήμος ή πόλη κατοικίας, με την ίδια αυτόματη συμπλήρωση, την ίδια σημαία και την ίδια μορφή με τον τόπο γέννησης.

Στοιχεία τιμολογίου

Στην προαιρετική ενότητα Στοιχεία τιμολογίου (κάτω από τα στοιχεία επικοινωνίας, ορατή μόνο για τον υπεύθυνο της κράτησης) τα πεδία αλλάζουν και πάλι ανάλογα με τη χώρα. Για ιταλικά καταλύματα το μπλοκ παραμένει όπως πάντα: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI και PEC. Για όλα τα υπόλοιπα καταλύματα το μπλοκ δεν ζητά ούτε SDI ούτε PEC — έννοιες που υπάρχουν μόνο στην Ιταλία — και εμφανίζει αντ' αυτού έναν διακόπτη Ιδιώτης / Εταιρεία: στο «Ιδιώτης» δεν εμφανίζεται κανένα φορολογικό πεδίο· στο «Εταιρεία» εμφανίζονται η επωνυμία, το ΑΦΜ και — όταν η χώρα του πελάτη διαθέτει έναν — ο αριθμός εμπορικού μητρώου.

Οι ετικέτες αυτών των πεδίων φέρουν το πραγματικό όνομα που έχει το αναγνωριστικό στη σωστή χώρα: το πεδίο ΦΠΑ παίρνει το όνομά του από τη χώρα του καταλύματος (ένα τσεχικό κατάλυμα το ονομάζει DIČ, ανεξάρτητα από τη χώρα του πελάτη)· το πεδίο εμπορικού μητρώου αντίθετα παίρνει το όνομά του από τη χώρα του πελάτη και εμφανίζεται μόνο αν αυτή η χώρα διαθέτει μητρώο — μια γερμανική εταιρεία δεν έχει IČO και επομένως δεν το βλέπει. Αν ο πελάτης είναι τσεχική εταιρεία, εμφανίζεται επίσης ένα κουμπί που συμπληρώνει την επωνυμία, το ΑΦΜ και την πλήρη διεύθυνση (οδός, αριθμός, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη και περιφέρεια) από το δημόσιο μητρώο ARES, όποια κι αν είναι η χώρα του καταλύματος. Τέλος, η χώρα τιμολόγησης δεν ξεκινά πλέον πάντα από την «Ιταλία»: ξεκινά από την εθνικότητα του επισκέπτη αν είναι ήδη γνωστή, διαφορετικά από τη χώρα του καταλύματος, και πρέπει πάντα να επιλέγεται από τη λίστα που εμφανίζεται καθώς πληκτρολογείτε — χωρίς έγκυρη επιλογή, η αποθήκευση παραμένει μπλοκαρισμένη.

Το Vezpa ενσωματώνει ένα σύστημα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) που διαβάζει τα στοιχεία απευθείας από το έγγραφο ταυτότητας του επισκέπτη. Αντί να πληκτρολογείτε χειροκίνητα όνομα, επώνυμο, ημερομηνία γέννησης και αριθμό εγγράφου, αρκεί να εστιάσετε στο έγγραφο με την κάμερα και το σύστημα συμπληρώνει τα πάντα αυτόματα.

Πώς λειτουργεί

1. Πατήστε «Σάρωση εγγράφου» στην οθόνη καταχώρισης. Ανοίγει η κάμερα της συσκευής.
2. Εστιάστε στο έγγραφο — το σύστημα εντοπίζει αυτόματα τα περιγράμματα της ταυτότητας ή του διαβατηρίου και τραβάει τη φωτογραφία μόλις το έγγραφο τοποθετηθεί σωστά.
3. Το OCR αναλύει την εικόνα και εξάγει: όνομα, επώνυμο, ημερομηνία γέννησης, τόπο γέννησης, φύλο, αριθμό εγγράφου και ημερομηνία λήξης. Τα δεδομένα εισάγονται στα αντίστοιχα πεδία των προσωπικών στοιχείων.
4. Ελέγξτε και διορθώστε — εξετάστε τα προσυμπληρωμένα πεδία. Το OCR έχει εξαιρετική ακρίβεια, αλλά ονόματα με ειδικούς χαρακτήρες ή φθαρμένα έγγραφα μπορεί να απαιτήσουν μικρές χειροκίνητες διορθώσεις.

Ανάγνωση NFC

Όπου το τηλέφωνο το υποστηρίζει, δίπλα στη "Σάρωση εγγράφου" εμφανίζεται και η «Ανάγνωση με NFC»: πλησιάζοντας το έγγραφο στη συσκευή, το ηλεκτρονικό τσιπ μεταδίδει τα ίδια στοιχεία με μεγαλύτερη ακρίβεια σε σύγκριση με μόνη τη φωτογραφία.

Πώς πλησιάζετε το έγγραφο: περάστε το αργά πάνω από το τηλέφωνο μέχρι να εντοπιστεί το τσιπ. Στο iPhone ο αισθητήρας NFC βρίσκεται στο επάνω μέρος: περάστε το έγγραφο κατά μήκος της επάνω ακμής. Στο Android βρίσκεται στην πίσω πλευρά, στο κέντρο ή κοντά στις κάμερες: περάστε το έγγραφο πάνω από την πίσω πλευρά του τηλεφώνου. Μόλις ακούσετε έναν ήχο ή νιώσετε δόνηση, σταματήστε και μην κουνήσετε τίποτα μέχρι να ολοκληρωθεί η ανάγνωση: αν το έγγραφο μετακινηθεί, η ανάγνωση διακόπτεται και πρέπει να επαναληφθεί.

Γερμανική ταυτότητα. Το τσιπ της μπορούν να το διαβάσουν μόνο οι αρχές: όταν η κάμερα αναγνωρίσει γερμανική ταυτότητα, η εφαρμογή δεν προσπαθεί καν να το διαβάσει και σας το λέει αμέσως. Φωτογραφίστε την πίσω όψη της κάρτας, όπου βρίσκονται οι γραμμές με τους χαρακτήρες <<<, ή καταχωρίστε τα στοιχεία χειροκίνητα. Το γερμανικό διαβατήριο, αντίθετα, διαβάζεται κανονικά.

Οι αποδεκτοί τύποι εγγράφων εξαρτώνται από τη χώρα στην οποία βρίσκεται το κατάλυμα και από την ισχύουσα τοπική νομοθεσία. Το Vezpa εμφανίζει αυτόματα μόνο τα σχετικά έγγραφα, αποφεύγοντας τη σύγχυση και διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τις αρμόδιες αρχές.

Έγγραφα ανά χώρα

Πεδία του εγγράφου

Για κάθε έγγραφο ζητούνται τουλάχιστον ο τύπος και ο αριθμός· τα υπόλοιπα πεδία εξαρτώνται από τη χώρα του καταλύματος:

• Τύπος εγγράφου — επιλέγεται από τον κατάλογο που ισχύει για τη συγκεκριμένη χώρα
• Αριθμός εγγράφου — ο αλφαριθμητικός κωδικός που είναι τυπωμένος στο έγγραφο
• Εκδόθηκε από — εμφανίζεται όπου το προβλέπει η χώρα του καταλύματος και δεν ζητά παντού το ίδιο: στην Ιταλία είναι ο τόπος ή η αρχή που εξέδωσε το έγγραφο (χρειάζεται για την αποστολή στο Alloggiati Web), αλλού είναι το κράτος που το εξέδωσε. Αν δεν το βλέπετε, στη χώρα σας δεν ζητείται.
• Ημερομηνία λήξης — το σύστημα ελέγχει αυτόματα αν το έγγραφο είναι ακόμη σε ισχύ και επισημαίνει όσα έχουν λήξει

Οι φωτογραφίες του εγγράφου

Αν στη «Διαμόρφωση» › «Φορολογική & νομική συμμόρφωση» › «Online check-in» ενεργοποιήσατε τη «Φωτογραφία εγγράφου ταυτότητας», ο επισκέπτης που κάνει το online check-in φωτογραφίζει την μπροστινή και την πίσω όψη του εγγράφου, και εδώ εμφανίζεται το πλαίσιο «Φωτογραφία εγγράφου ταυτότητας» με τις μικρογραφίες «Μπροστινή όψη» και «Πίσω όψη». Πατήστε μια μικρογραφία για να τη μεγεθύνετε, τον κάδο για να τη διαγράψετε. Το πλαίσιο υπάρχει μόνο αν ο επισκέπτης ανέβασε τουλάχιστον μία φωτογραφία, και το βλέπουν μόνο οι ρόλοι που διαχειρίζονται τις κρατήσεις.

Το πού εμφανίζονται εξαρτάται από την οθόνη. Σε υπολογιστή ή φαρδύ tablet οι φωτογραφίες βρίσκονται σε ένα πλαίσιο δεξιά από τη φόρμα: η φωτογραφία που πατάτε μεγεθύνεται μέσα στο πλαίσιο και τα πεδία μένουν ελεύθερα δίπλα, ώστε να αντιγράφετε τα στοιχεία κοιτάζοντας το έγγραφο. Στο τηλέφωνο οι μικρογραφίες είναι το πρώτο μπλοκ της σελίδας: η φωτογραφία που πατάτε ανοίγει σε ένα πλαίσιο στο πάνω μέρος και η φόρμα κυλά από κάτω· το «Πλήρης οθόνη» τη δείχνει σε όλη την οθόνη, και ένα πάτημα σας επιστρέφει στο πλαίσιο. Και στις δύο περιπτώσεις τα «Μπροστινή όψη» και «Πίσω όψη» αλλάζουν όψη, τα δάχτυλα ή η ροδέλα του ποντικιού μεγεθύνουν, και το X κλείνει τη φωτογραφία αφήνοντας όλη τη σελίδα στη φόρμα.

Οι φωτογραφίες φυλάσσονται κρυπτογραφημένες και διαγράφονται μόνες τους 7 ημέρες μετά την αναχώρηση. Πώς ενεργοποιείται, και γιατί μόνο όταν χρειάζεται πραγματικά, εξηγείται στον οδηγό για το Κατάλυμα.

Κάτω από το έγγραφο, σε ορισμένες χώρες εμφανίζονται άλλα δύο πεδία: ο αριθμός θεώρησης και ο σκοπός διαμονής. Σήμερα τα ζητά η Τσεχία, όπου η αστυνομία αλλοδαπών τα προβλέπει στη δήλωση καταλύματος. Όπως και με τη διεύθυνση, δεν χρειάζεται να ρυθμίσεις τίποτα: εμφανίζονται μόνα τους εκεί που χρειάζονται.

Κανένα από τα δύο δεν είναι υποχρεωτικό, και είναι σκόπιμο: πολλοί αλλοδαποί δεν έχουν θεώρηση, και έναν σκοπό διαμονής που δεν δηλώθηκε η αρχή τον καταγράφει ως «άλλο». Συμπλήρωσέ τα όταν ο επισκέπτης σου δώσει την απάντηση και άφησέ τα κενά όταν δεν υπάρχει: ένα κενό πεδίο είναι στοιχείο που λείπει, ένα τυχαία συμπληρωμένο είναι ψευδές στοιχείο.

Το μπλοκ της διεύθυνσης κατοικίας δεν είναι ίδιο για όλους: αυτό που σας δείχνει η εφαρμογή το αποφασίζει η χώρα του καταλύματος. Σε ένα μέρος των χωρών το μπλοκ δεν εμφανίζεται καθόλου και η κατοικία δηλώνεται μόνο με την πόλη στα προσωπικά στοιχεία· αλλού εμφανίζεται με περισσότερα πεδία, που δεν είναι παντού τα ίδια.

Ένας μόνο κανόνας υπάρχει να θυμάστε: συμπληρώστε τα πεδία που βλέπετε. Τα υποχρεωτικά σας το λένε μόνα τους — αν αφήσετε ένα κενό, η αποθήκευση σταματά και η εφαρμογή σας δείχνει ποιο· τα υπόλοιπα μπορείτε να τα αφήσετε κενά. Δεν υπάρχει κατάλογος πεδίων που να ισχύει παντού, και ένα πεδίο που δεν βλέπετε δεν είναι κρυμμένο κατά λάθος: στη χώρα σας δεν ζητείται.

Η ενότητα της υπογραφής εμφανίζεται μόνο όπου ο νόμος απαιτεί την υπογραφή του επισκέπτη στο έντυπο καταχώρισης: στη Γερμανία, την Αυστρία, τη Γαλλία και την Ισπανία. Η υπογραφή είναι προαιρετική. Στις υπόλοιπες χώρες που έχουν έντυπο καταχώρισης, το κουμπί που το παράγει παραμένει και το PDF τυπώνεται με γραμμή για υπογραφή στο χαρτί. Δεν υπάρχει τίποτα να ρυθμίσετε.

Η υπογραφή χρησιμεύει στο κατάλυμα ως απόδειξη, όχι στην αρχή: κανένα από τα συνδεδεμένα κρατικά συστήματα δεν τη λαμβάνει. Γι' αυτό, όπου υπάρχει το έντυπο, η συλλογή και η φύλαξή της μαζί με το PDF είναι εκείνο που σας καλύπτει σε έλεγχο.

Πώς συλλέγεται η υπογραφή

1. Πατήστε το κουμπί «Υπογραφή επισκέπτη» στην οθόνη καταχώρισης. Ανοίγει μια λευκή περιοχή υπογραφής σε πλήρη οθόνη.
2. Ο επισκέπτης υπογράφει στην οθόνη με το δάχτυλο ή με γραφίδα. Η περιοχή υπογραφής υποστηρίζει ομαλές γραμμές και επιτρέπει τη διαγραφή και την επανάληψη.
3. Πατήστε «Επιβεβαίωση» για να αποθηκεύσετε την υπογραφή. Η υπογραφή αποθηκεύεται ως διανυσματική εικόνα υψηλής ανάλυσης.
4. Η υπογραφή ενσωματώνεται αυτόματα στο PDF του εντύπου καταχώρισης που προβλέπει η χώρα σας, έτοιμο για εκτύπωση ή ψηφιακή αρχειοθέτηση.

Κατά την καταχώριση μπορείτε να δηλώσετε αν ο επισκέπτης δικαιούται απαλλαγές ή μειώσεις στον τουριστικό φόρο (ή city tax / Kurtaxe). Η ενότητα αυτή εμφανίζεται μόνο αν το κατάλυμα έχει ρυθμίσει τουλάχιστον έναν φόρο στις ρυθμίσεις.

Αυτόματη απαλλαγή βάσει ηλικίας

Αν έχετε ρυθμίσει ηλικιακές κλίμακες στις ρυθμίσεις του φόρου (π.χ. ανήλικοι κάτω των 14 ετών απαλλάσσονται, άνω των 65 με μείωση), το σύστημα υπολογίζει αυτόματα την απαλλαγή από την ημερομηνία γέννησης του επισκέπτη που έχει καταχωριστεί στα προσωπικά στοιχεία. Δεν χρειάζεται καμία χειροκίνητη ενέργεια: το Vezpa συγκρίνει την ηλικία του επισκέπτη με τις ρυθμισμένες κλίμακες και εφαρμόζει τη σωστή απαλλαγή ή μείωση.

Χειροκίνητη απαλλαγή

Για τις απαλλαγές που δεν μπορούν να υπολογιστούν αυτόματα από την ηλικία, μπορείτε να επιλέξετε χειροκίνητα τον λόγο από τον κατάλογο. Ορισμένα συνήθη παραδείγματα:

• Κάτοικοι του δήμου — πολλοί δήμοι απαλλάσσουν τους κατοίκους από τον τουριστικό φόρο
• Σώματα ασφαλείας εν υπηρεσία — στρατιωτικοί και αστυνομικοί σε επιχειρησιακή αποστολή
• Ασθενείς υπό θεραπεία — επισκέπτες που νοσηλεύονται ή βρίσκονται σε ημερήσια νοσηλεία σε κοντινές υγειονομικές μονάδες
• Οδηγοί τουριστικών γκρουπ — συνοδοί και οδηγοί πούλμαν
• Άτομα με αναπηρία και συνοδοί — προβλέπεται σε πολλούς δημοτικούς κανονισμούς

Μείωση

Αν ο δήμος προβλέπει μειωμένους συντελεστές για ορισμένες κατηγορίες επισκεπτών, μπορείτε να εφαρμόσετε τη ποσοστιαία ή κατ' αποκοπή μείωση που έχει ρυθμιστεί στις ρυθμίσεις του φόρου. Η μείωση υπολογίζεται αυτόματα επί του ημερήσιου ποσού για τον αριθμό των διανυκτερεύσεων της διαμονής.

Στην αναπτυσσόμενη λίστα «Δωμάτιο», όπου επιλέγετε σε ποιο δωμάτιο ανήκει ο επισκέπτης που καταχωρείτε, η εγγραφή μιας κράτησης χωρίς εκχωρημένο κατάλυμα είναι γραμμένη με κόκκινο και έντονα και φέρει «Δεν έχει εκχωρηθεί δωμάτιο» μετά τον αριθμό κράτησης, στη θέση του ονόματος του καταλύματος. Το κείμενο λέει ό,τι λέει το χρώμα, οπότε γίνεται κατανοητό και χωρίς διάκριση του κόκκινου.

Μπορείτε να καταχωρίσετε τον επισκέπτη κανονικά: η καταχώριση δεν εξαρτάται από την εκχώρηση του καταλύματος, ούτε η αποστολή στις αρχές. Το κόκκινο απλώς θυμίζει ότι σε εκείνη την κράτηση μένει ένα κατάλυμα να εκχωρηθεί· το εκχωρείτε από την καρτέλα της κράτησης, με το κουμπί «Εκχώρηση δωματίου».

Όταν η φόρμα συμπληρωθεί, ο επισκέπτης καταχωρίζεται με ένα πορτοκαλί κουμπί — και τα κουμπιά είναι δύο. Το ένα βρίσκεται στο κάτω μέρος της σελίδας και φέρει την πλήρη ένδειξη «Καταχώριση Επισκέπτη» (ή «Καταχώριση Κύριου Επισκέπτη» όταν καταχωρίζετε τον κύριο επισκέπτη της κράτησης), μαζί με τον αριθμό των διανυκτερεύσεων της διαμονής. Το άλλο βρίσκεται επάνω, ακριβώς δίπλα στο βέλος επιστροφής, και φέρει μόνο τη λέξη «ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ».

Πρόκειται για την ίδια ενέργεια, όχι για δύο διαφορετικές λειτουργίες: πατώντας το ένα ή το άλλο γίνεται ακριβώς το ίδιο πράγμα. Είναι δύο επειδή η φόρμα καταχώρισης είναι μεγάλη: όποιος συμπληρώνει τα πρώτα πεδία δεν χρειάζεται πια να κυλήσει ως το τέλος για να αποθηκεύσει — το επάνω κουμπί παραμένει ορατό καθώς κυλάτε. Όσο τρέχει η καταχώριση, απενεργοποιούνται και τα δύο μαζί και δείχνουν την ένδειξη αναμονής, ώστε ο επισκέπτης να μην καταχωρηθεί δύο φορές.

Κατά την αποθήκευση το Vezpa εκτελεί τους ελέγχους που περιγράφονται σε αυτόν τον οδηγό: τα υποχρεωτικά πεδία που ορίζει η χώρα του καταλύματος, το έγγραφο ταυτότητας όπου απαιτείται και την υπογραφή όπου την προβλέπει η νομοθεσία. Αν κάτι λείπει ή δεν έχει επιλεγεί από τη λίστα, η φόρμα παραμένει ανοιχτή και σας υποδεικνύεται τι να διορθώσετε· όταν όλα είναι εντάξει, ο επισκέπτης προστίθεται στην κράτηση και η φόρμα κλείνει.