Οδηγός Μηνυμάτων OTA

Λάβετε και απαντήστε στα μηνύματα των επισκεπτών από Booking.com, Airbnb, Expedia και VRBO απευθείας από τη Vezpa, σε ένα ενιαίο φάκελο εισερχομένων

1. Τι είναι τα Μηνύματα OTA Ένας ενιαίος φάκελος εισερχομένων για τα μηνύματα των επισκεπτών

Τα Μηνύματα OTA σας επιτρέπουν να λαμβάνετε και να απαντάτε στα μηνύματα των επισκεπτών από Booking.com, Airbnb, Expedia και VRBO απευθείας από τη Vezpa, χωρίς να χρειάζεται να μπείτε στο extranet ή στην εφαρμογή της πύλης. Όλα τα μηνύματα συγκεντρώνονται σε έναν ενιαίο φάκελο εισερχομένων μέσα στην εφαρμογή Vezpa.

Γιατί είναι χρήσιμο

  • Όλα σε ένα μέρος: διαχειριστείτε τις συνομιλίες δίπλα στις υπόλοιπες δραστηριότητες του καταλύματος.
  • Γρήγορες απαντήσεις: διαβάστε και απαντήστε χωρίς να περνάτε από άλλη εφαρμογή.
  • Πλήρες ιστορικό: έχετε πάντα στη διάθεσή σας το ιστορικό της συνομιλίας με τον επισκέπτη.
Τα κανάλια είναι τέσσερα: Booking.com, Airbnb, Expedia και VRBO. Είναι τα μόνα κανάλια για τα οποία το channel manager μεταδίδει τα μηνύματα: μια κράτηση από άλλη πύλη, ή που πήρατε εσείς τηλεφωνικά, δεν έχει συνομιλία εδώ, και δεν είναι σφάλμα.

2. Πού θα τα βρείτε Ενότητα Μηνύματα και λεπτομέρειες κράτησης

Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις συνομιλίες με δύο τρόπους:

Από την ενότητα Μηνύματα

Από τον πίνακα ελέγχου της εφαρμογής Vezpa ανοίξτε την ενότητα Μηνύματα: θα βρείτε τη λίστα των συνομιλιών.

  • Η σειρά: στην κορυφή βρίσκεται η συνομιλία με το πιο πρόσφατο μήνυμα. Η ημερομηνία αυτού του τελευταίου μηνύματος είναι γραμμένη σε κάθε γραμμή: αυτή καθορίζει τη θέση, όχι οι ημερομηνίες της διαμονής.
  • Τι δεν βλέπετε: οι συνομιλίες των διαμονών που έχουν ήδη ολοκληρωθεί (αναχώρηση πριν από σήμερα) μένουν εκτός λίστας. Το κουμπί Εμφάνιση και των ολοκληρωμένων διαμονών στη γραμμή τις επαναφέρει.
  • Μια συνομιλία με μη αναγνωσμένα μηνύματα δεν κρύβεται ποτέ, ακόμη και μετά το τέλος της διαμονής: αν ο επισκέπτης γράψει μετά την αναχώρηση, για ένα τιμολόγιο ή για ένα ξεχασμένο αντικείμενο, θα τη βρείτε εδώ και ο μετρητής των μη αναγνωσμένων τη μετρά.
  • Αν η κράτηση ακυρώθηκε, η συνομιλία παραμένει και η γραμμή το δηλώνει με την ένδειξη Ακυρωμένη. Ένα μήνυμα που δεν έφυγε παραμένει ορατό, σημειωμένο ως Η αποστολή απέτυχε.

Από τις λεπτομέρειες της κράτησης

Ανοίγοντας μια κράτηση από Booking.com, Airbnb, Expedia ή VRBO, θα βρείτε το κουμπί Μηνύματα: σας οδηγεί απευθείας στη συνομιλία με εκείνον τον επισκέπτη, ήδη στο πλαίσιο της κράτησής του.

Το κουμπί Μηνύματα στις λεπτομέρειες της κράτησης είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να απαντήσετε σε έναν συγκεκριμένο επισκέπτη ενώ διαχειρίζεστε την κράτησή του.
Η ίδια συνομιλία εμφανίζεται και στις λεπτομέρειες της κράτησης, στην ενότητα Συνομιλία, μαζί με όλα όσα στείλατε στον επισκέπτη από το Vezpa (email, WhatsApp, αυτοματισμοί): δείτε τον Οδηγό Λεπτομερειών Κράτησης.

3. Πώς λειτουργεί Λήψη, ειδοποίηση και απάντηση

Ένα νέο μήνυμα φτάνει από την πύλη μόλις το γράψει ο επισκέπτης, και η Vezpa σας στέλνει μια ειδοποίηση. Η λίστα που είναι ήδη ανοιχτή στην οθόνη όμως δεν ανανεώνεται μόνη της: φορτώστε την ξανά με «Ανανέωση» στη γραμμή ή σύροντας τη λίστα προς τα κάτω.

  1. Λαμβάνετε την ειδοποίηση ενός νέου μηνύματος
  2. Ανοίξτε τη συνομιλία από την ενότητα Μηνύματα ή από τις λεπτομέρειες της κράτησης
  3. Διαβάστε το πλήρες ιστορικό της ανταλλαγής με τον επισκέπτη
  4. Απαντήστε: το μήνυμα αποστέλλεται στον επισκέπτη μέσω του καναλιού της πύλης από την οποία προέρχεται η κράτηση

Ένα μήνυμα με συνημμένο δείχνει το ίδιο το αρχείο: μια φωτογραφία εμφανίζεται στη φούσκα και ανοίγει σε πλήρη οθόνη με ένα άγγιγμα, όπου το «Κοινοποίηση» τη μεταβιβάζει σε όποιον χρειάζεται· ένα PDF είναι μια γραμμή που αγγίζετε για να ανοίξει. Τα αρχεία φτάνουν λίγα δευτερόλεπτα μετά το μήνυμα. Αν κάποιο δεν μπορεί να ληφθεί — μορφή διαφορετική από φωτογραφίες και PDF ή αρχείο που η πύλη δεν παρέχει πια — η φούσκα το λέει: ανοίξτε το στην πύλη.

Το ιστορικό σας βοηθά να ξαναπιάσετε το νήμα της συνομιλίας ακόμα και μετά από μέρες, χωρίς να χρειάζεται να ανασυνθέσετε το πλαίσιο.

4. Αυτοματισμοί στο κανάλι OTA Τα αυτόματα μηνύματα στη συνομιλία της πύλης

Για τις κρατήσεις από πύλες με συνομιλία (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO), τα αυτόματα μηνύματα που έχουν ρυθμιστεί με τους Αυτοματισμούς μπορούν να παραδοθούν μέσα στη συνομιλία. Ένα κείμενο χωρίς στοιχεία επικοινωνίας πηγαίνει κατά προτίμηση στη συνομιλία· ένα κείμενο με σύνδεσμο ή στοιχείο επικοινωνίας δοκιμάζει πρώτα το πραγματικό email του επισκέπτη. Χωρίς πραγματικό email πηγαίνει στη συνομιλία: εκεί η Vezpa αφαιρεί email, αριθμούς τηλεφώνου και συνδέσμους προς άλλους ιστότοπους, αλλά κρατά τους δικούς της συνδέσμους (vezpa.it και το ενεργό δικό σας domain) — πάντα στο Airbnb και στο Booking.com.

Το Booking.com αντικαθιστά τους μη εγκεκριμένους συνδέσμους με [Link was removed]: κάντε μία φορά το βήμα στο extranet: Κατάλυμα → Προτιμήσεις μηνυμάτων → Ρυθμίσεις ασφαλείας → «Προσθήκη συνδέσμου» → vezpa.it (και το δικό σας domain, αν χρησιμοποιείτε — από εκεί ξεκινά ο σύνδεσμος του check-in). Αν η συνομιλία θα αφαιρούσε τον σύνδεσμο (Expedia, VRBO), ο αυτοματισμός δεν στέλνεται ακρωτηριασμένος: παραλείπεται και ο λόγος καταγράφεται στο αρχείο αποστολών.
Θέλετε να εμβαθύνετε στους αυτοματισμούς; Συμβουλευτείτε τον Οδηγό Αυτοματισμών Email για να ανακαλύψετε triggers, πολύγλωσσα κείμενα και merge-field.

5. Σημαντικές σημειώσεις Τι να έχετε κατά νου

  • Η ανταλλαγή μηνυμάτων καλύπτει τα Booking.com, Airbnb, Expedia και VRBO: μια κράτηση από άλλο κανάλι δεν έχει συνομιλία.
  • Οι λογαριασμοί demo δεν μπορούν να στείλουν ή να λάβουν πραγματικά μηνύματα: η λειτουργία είναι αποκλεισμένη για τα δοκιμαστικά καταλύματα.
  • Ένα νέο μήνυμα φτάνει μόλις το γράψει ο επισκέπτης, με ειδοποίηση· η λίστα που είναι ήδη ανοιχτή δεν ανανεώνεται μόνη της: πατήστε «Ανανέωση» ή σύρετε τη λίστα προς τα κάτω.

Χρειάζεστε βοήθεια;

Αν έχετε απορίες σχετικά με τα μηνύματα OTA, ανοίξτε ένα αίτημα υποστήριξης απευθείας από την εφαρμογή Vezpa — η ομάδα μας σας απαντά το συντομότερο δυνατόν.