Οδηγός Λογιστικής

Η λογιστική ανοίγει από τη σελίδα «Πίνακας ελέγχου» με το κουμπί «Λογιστική». Επάνω βρίσκονται οι καρτέλες «Επισκόπηση», «Εξέλιξη», «Αποτελέσματα χρήσης», «Έσοδα», «Έξοδα», «Προμηθευτές» και «Λήξεις»: ποιες βλέπει κάθε ρόλος θα το βρείτε στο Ποιος βλέπει τι.

Την περίοδο την επιλέγετε με «Αυτός ο μήνας», «Προηγούμενος μήνας», «Φέτος» και «Πέρσι». Η επισκόπηση έχει τρεις κάρτες· πατώντας μία ανοίγει η καρτέλα που την εξηγεί:

• «Κέρδος»: έσοδα μείον έξοδα, με κόκκινο όταν είναι αρνητικό. Ανοίγει τα αποτελέσματα χρήσης.
• «Προς πληρωμή»: τα έξοδα που δεν έχουν πληρωθεί ακόμη, και πόσα είναι. Ανοίγει τις λήξεις.
• «Προς είσπραξη στην περίοδο»: ό,τι αναλογεί στους επιλεγμένους μήνες και δεν έχει πληρωθεί ακόμη. Ανοίγει τα έσοδα.

Από κάτω υπάρχουν το γράφημα «Έξοδα ανά κατηγορία» και οι «Επόμενες λήξεις».

Επάνω τρεις αριθμοί, τα έσοδα, τα έξοδα και το κέρδος του έτους, με τη μεταβολή σε σχέση με το προηγούμενο έτος όταν υπάρχει προηγούμενο έτος για σύγκριση. Το γράφημα δείχνει για κάθε περίοδο μια στήλη εσόδων και μια εξόδων, με τη γραμμή του κέρδους από πάνω.

Τα «Μήνας», «Τρίμηνο» και «Έτος» αλλάζουν το βήμα του γραφήματος, τα βέλη αλλάζουν το έτος. Αν πατήσετε μία ή περισσότερες κατηγορίες, το γράφημα δείχνει μόνο τα έξοδά τους: το κέρδος μένει το πραγματικό, έσοδα μείον όλα τα έξοδα. Το «Ομαδοποιημένες» βάζει τα έξοδα σε μία στήλη, το «Μία μία» τα χωρίζει ανά κατηγορία.

Ένας πίνακας με τις περιόδους σε στήλες (στο κινητό κυλά στο πλάι) και αυτές τις γραμμές:

• «Έσοδα»: ανοίγει ανά στοιχείο, δηλαδή ανά τύπο δωματίου, τμήμα του ταμείου και Ευεξία·
• «Έξοδα»: ανοίγει ανά κατηγορία·
• «Κέρδος», τονισμένο·
• «Προμήθειες OTA (εκτός κέρδους)», όταν υπάρχουν τιμολόγια προμηθειών (βλ. Προμήθειες OTA)·
• «Κέρδος προηγούμενου έτους», για σύγκριση.

Πάνω από τον πίνακα εμφανίζονται σημειώσεις για αριθμούς που χρειάζονται έλεγχο: έξοδα χωρίς ΦΠΑ, πληρωμές πάνω από το σύνολο της κράτησης (το στοιχείο «Πλεόνασμα», συνήθως μια επιστροφή που δεν καταχωρίστηκε), διαμονές μοιρασμένες σε περισσότερες εταιρείες.

• Μετρούν μόνο οι πληρωμές που ελήφθησαν: προκαταβολές και εξοφλήσεις κρατήσεων, πληρωμένες πωλήσεις του ταμείου και της Ευεξίας. Μια κάρτα ως εγγύηση δεν είναι έσοδο μέχρι να τη χρεώσετε.
• Μετρούν στον μήνα που ανήκουν: η διανυκτέρευση μοιράζεται νύχτα προς νύχτα, οπότε μια διαμονή από 30 Απριλίου έως 3 Μαΐου δίνει μία νύχτα στον Απρίλιο και δύο στον Μάιο.
• Ο τουριστικός φόρος μένει εκτός: τον εισπράττετε για τον δήμο.
• Η επιστροφή χρημάτων μιας κράτησης που ακυρώθηκε από το Booking Engine μειώνει τα έσοδα.

Η καρτέλα ομαδοποιεί ανά μήνα και ανά στοιχείο· κάθε στοιχείο δείχνει τι αναλογεί σε αυτούς τους μήνες και τι εισπράχθηκε. Τα ποσά αυτής της καρτέλας είναι πάντα με ΦΠΑ.

Στο κάτω μέρος βρίσκονται τα «Εκδοθέντα παραστατικά»: τιμολόγια, πιστωτικά, αποδείξεις και αποδείξεις λιανικής της περιόδου. Είναι εκεί για αναζήτηση και δεν προστίθενται στα έσοδα, γιατί μια πληρωμή και το τιμολόγιό της είναι τα ίδια χρήματα.

1. Πατήστε το κουμπί + «Έξοδο».
2. Γράψτε το «Ποσό» και επιλέξτε την «Κατηγορία»: αυτά τα δύο αρκούν, μετά «Αποθήκευση».
3. Αν χρειάζεται, ανοίξτε τις «Περισσότερες λεπτομέρειες»: προμηθευτής (αν δεν υπάρχει, γράψτε το όνομά του: το Vezpa προτείνει να τον προσθέσει), εταιρεία, «Μήνας στον οποίο ανήκει», «Αριθμός μηνών», λήξη, πληρωμένο, «Συντελεστής ΦΠΑ (%)» (τον προτείνει η κατηγορία), «Αριθμός παραστατικού» και σημειώσεις.

Ο μήνας στον οποίο ανήκει είναι ο μήνας που αφορά το έξοδο, ακόμη κι αν το πληρώσετε αργότερα. Με τον «Αριθμός μηνών» το έξοδο μοιράζεται σε ίσα μέρη: μια ετήσια ασφάλεια σε 12 μήνες μετρά ένα δωδέκατο τον μήνα.

Η «Μεταφόρτωση XML» διαβάζει ένα ιταλικό ηλεκτρονικό τιμολόγιο FatturaPA, ως .xml ή υπογεγραμμένο ως .p7m: προμηθευτή, αριθμό, ημερομηνία, ποσά, ΦΠΑ και λήξη. Ένα πιστωτικό μπαίνει αρνητικό. Το έξοδο πηγαίνει στην εταιρεία στην οποία απευθύνεται το τιμολόγιο (ο ΑΦΜ του παραλήπτη): αν δεν είναι καμία από τις δικές σας, το αρχείο απορρίπτεται. Μπαίνει ως προς πληρωμή, με την προεπιλεγμένη κατηγορία του προμηθευτή.

Στην Ιταλία τα τιμολόγια προμηθευτών μπορούν να φτάνουν και μόνα τους. Στη σελίδα «Εταιρείες (ΑΦΜ)», αν η κάρτα μιας εταιρείας έχει τη γραμμή «Τιμολόγια προμηθευτών», ο διευθυντής επιλέγει «μέσω Vezpa»: κάθε τιμολόγιο που φτάνει από το SDI γίνεται έξοδο προς πληρωμή αυτής της εταιρείας, με την ετικέτα «Ληφθέν τιμολόγιο», και δεν διαγράφεται. Αν υπήρχε ήδη ως έξοδο, καταχωρισμένο χειροκίνητα ή από XML, το Vezpa το συνδέει με αυτό αντί να δημιουργήσει άλλο. Με «μέσω του λογιστή» τα λαμβάνει ο λογιστής και εδώ τα προσθέτετε με «Μεταφόρτωση XML». Πώς ενεργοποιείται το εξηγεί ο οδηγό ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Η λίστα φιλτράρεται ανά κατηγορία, προμηθευτή και κατάσταση («Όλες», «Προς πληρωμή», «Πληρωμένα»). Κάθε έξοδο μπορείτε να το τροποποιήσετε, να το διαγράψετε, να το σημειώσετε με «Σήμανση ως πληρωμένο» ή «Σήμανση ως απλήρωτο» και να το αντιγράψετε σε άλλον μήνα με «Αντιγραφή», πρακτικό για τους λογαριασμούς. Ένα έξοδο χωρίς κατηγορία εμφανίζεται ως «Χωρίς κατηγορία»· τα έξοδα σε άλλο νόμισμα μένουν εκτός συνόλου.

Για τα έξοδα που επανέρχονται ίδια (μισθοί, δάνειο, ενοίκιο, συνδρομές) χρησιμοποιήστε «Επανάληψη» στην καρτέλα του εξόδου: «Κάθε μήνα», «Κάθε 3 μήνες» ή «Κάθε χρόνο», με «Έως» αν η επανάληψη έχει τέλος. Ισχύει για έξοδα που καταχωρίζονται με το χέρι, όχι για όσα έρχονται από XML. Το Vezpa δημιουργεί μόνο του το έξοδο κάθε περιόδου, την ίδια ημέρα του μήνα (η 31η γίνεται η τελευταία ημέρα στους μικρότερους μήνες), προς πληρωμή, με τα ποσά, τον προμηθευτή, την κατηγορία και την εταιρεία του πρώτου. Στη λίστα, τα έξοδα μιας επανάληψης έχουν το εικονίδιο με τα βέλη σε κύκλο. Τη σταματάτε με «Διακοπή επανάληψης», από το πρώτο έξοδο ή από οποιοδήποτε από όσα δημιουργήθηκαν· και η διαγραφή του πρώτου τη σταματά, ενώ τα έξοδα που έχουν ήδη δημιουργηθεί μένουν. Αν αλλάξετε ποσό ή προμηθευτή του πρώτου εξόδου, αλλάζουν τα επόμενα, όχι όσα έχουν ήδη δημιουργηθεί. Η «Αντιγραφή» μένει για ένα μόνο αντίγραφο.

Αν εισπράττετε online με το Stripe, οι χρεώσεις του μπαίνουν μόνες τους: κάθε μήνα ένα έξοδο από τον προμηθευτή Stripe, στην κατηγορία «Χρεώσεις πληρωμών», ήδη πληρωμένο, με την ετικέτα «Αυτόματο». Το Vezpa το ενημερώνει κάθε μέρα, γι' αυτό δεν τροποποιείται ούτε διαγράφεται.

Κάθε προμηθευτής δείχνει πόσα ξοδέψατε και πόσα μένουν προς πληρωμή στην επιλεγμένη περίοδο. Οι προμηθευτές δημιουργούνται μόνοι τους, από ένα έξοδο ή ένα αρχείο XML.

Ο διευθυντής αλλάζει «Όνομα», «ΑΦΜ» και «Προεπιλεγμένη κατηγορία»: με προεπιλεγμένη κατηγορία, τα νέα έξοδα αυτού του προμηθευτή, και όσα από XML, την παίρνουν μόνα τους.

«Έξοδα προς πληρωμή»: τα απλήρωτα έξοδα, με όσα πέρασαν τη λήξη τους σημειωμένα ως «Ληξιπρόθεσμο». Τη «Σήμανση ως πληρωμένο» την πατάτε απευθείας εδώ. Ένα τιμολόγιο προμηθειών του καναλιού που είναι ακόμη ανοιχτό έχει την ετικέτα «Για συμφωνία».

«Αναμενόμενες εισπράξεις»: οι κρατήσεις με άφιξη τους τελευταίους 12 μήνες ή τις επόμενες 30 ημέρες που έχουν ακόμη ανοιχτό υπόλοιπο. Πατώντας μία ανοίγει η κράτηση.

Σε αυτή την καρτέλα τα ποσά είναι πάντα με ΦΠΑ: είναι αυτά που πληρώνετε και εισπράττετε.

Κάθε κατάλυμα ξεκινά με δέκα βασικές κατηγορίες, ανάμεσά τους οι «Προμήθειες καναλιών». Ο διευθυντής τις διαχειρίζεται με το κουμπί «Κατηγορίες» της καρτέλας Έξοδα:

• «Μετονομασία» και «Προεπιλεγμένος συντελεστής ΦΠΑ (%)», που προτείνεται στα νέα έξοδα·
• «Απόκρυψη» και «Εμφάνιση»: μια κρυμμένη κατηγορία δεν προτείνεται πια για νέα έξοδα·
• «Προσθήκη κατηγορίας» για τα δικά σας στοιχεία.

Οι βασικές κατηγορίες δεν διαγράφονται· όσες προσθέσατε εσείς διαγράφονται, αν δεν τις χρησιμοποιεί κανένα έξοδο.

Το εικονίδιο % επάνω εναλλάσσει μεταξύ «Ποσά με ΦΠΑ» και «Ποσά χωρίς ΦΠΑ». Ισχύει για την Εξέλιξη και τα αποτελέσματα χρήσης και, στην επισκόπηση, για το κέρδος με την ανάλυση από κάτω και για το γράφημα «Έξοδα ανά κατηγορία».

• Χωρίς ΦΠΑ τα έσοδα είναι καθαρά από τον συντελεστή τους: στην Ιταλία η διανυκτέρευση χωρίς το 10%, αλλού με τον συντελεστή του καταλύματος. Τα έξοδα μετρούν με την καθαρή τους αξία.
• Ένα έξοδο του οποίου ο ΦΠΑ δεν είναι γνωστός, ή μια πληρωμή που δεν συνδέεται με κράτηση, μετρά ολόκληρο και χωρίς ΦΠΑ: μια σημείωση το επισημαίνει.
• Τα «Προς πληρωμή» και «Προς είσπραξη στην περίοδο» είναι πάντα με ΦΠΑ, όπως η καρτέλα Έσοδα: είναι χρήματα που πραγματικά βγαίνουν και μπαίνουν.

Οι προμήθειες των πλατφορμών υπολογίζονται από τις κρατήσεις: μπαίνουν στα έξοδα, στην κατηγορία «Προμήθειες καναλιών», μοιρασμένες νύχτα προς νύχτα όπως η διαμονή.

Το τιμολόγιο προμηθειών που σας στέλνει το κανάλι είναι «Για συμφωνία»: το καταχωρίζετε στην ίδια κατηγορία, χειροκίνητα ή από XML, για να ελέγξετε πόσα κράτησε το κανάλι, αλλά δεν αφαιρείται από το κέρδος δεύτερη φορά. Όσο είναι απλήρωτο, εμφανίζεται στο «Προς πληρωμή» και στις λήξεις, γιατί είναι πραγματικό χρέος. Στα αποτελέσματα χρήσης έχει δική του γραμμή, «Προμήθειες OTA (εκτός κέρδους)».

Αν ο λογαριασμός έχει περισσότερες εταιρείες (βλ. τον οδηγό ηλεκτρονικής τιμολόγησης), επάνω εμφανίζεται η επιλογή «Εταιρεία»: «Όλες οι εταιρείες» ή μία μόνο. Με μία εταιρεία η επιλογή δεν υπάρχει.

• Ένα έσοδο πηγαίνει στην εταιρεία του δωματίου ή του τμήματος· μια διαμονή σε δωμάτια διαφορετικών εταιρειών μοιράζεται ανάμεσά τους νύχτα προς νύχτα.
• Ένα έξοδο από XML πηγαίνει στην εταιρεία του ΑΦΜ στον οποίο απευθύνεται· ένα έξοδο που καταχωρίστηκε χειροκίνητα στην εταιρεία που επιλέχθηκε στις «Περισσότερες λεπτομέρειες», αλλιώς στη συνήθη εταιρεία του προμηθευτή, αλλιώς στην κύρια.
• Κάθε αναφορά διαβάζεται για μία εταιρεία ή για όλες μαζί: τα ποσά μιας εταιρείας δεν καταλήγουν ποτέ στον ΑΦΜ άλλης.

• Διευθυντής: όλες οι καρτέλες, ο διακόπτης ΦΠΑ, οι κατηγορίες και η επεξεργασία προμηθευτών.
• Βοηθός: μόνο «Έξοδα» και «Προμηθευτές». Καταχωρίζει έξοδα και μεταφορτώνει XML, δημιουργεί νέους προμηθευτές από το έξοδο και τροποποιεί τα έξοδα που καταχώρισε ο ίδιος χειροκίνητα· δεν βλέπει έσοδα ούτε κέρδος και δεν αλλάζει κατηγορίες ούτε προμηθευτές.
• Οι άλλοι ρόλοι δεν έχουν το κουμπί «Λογιστική».

Τα Στατιστικά μετρούν τον τζίρο κατά ημερομηνία αναχώρησης: ό,τι ξόδεψε ο επισκέπτης, μαζί με την προμήθεια της πλατφόρμας, στον μήνα που φεύγει, πληρωμένο ή όχι. Η λογιστική μετρά τα χρήματα που εισπράχθηκαν, στον μήνα στον οποίο ανήκει κάθε νύχτα. Οι ίδιοι μήνες μπορεί λοιπόν να δώσουν διαφορετικά σύνολα, και έτσι πρέπει: τα Στατιστικά λένε πόσα πουλήσατε, η λογιστική πόσα εισπράξατε και ξοδέψατε.

Κάτω από το γράφημα τζίρου στα Στατιστικά ο διευθυντής βρίσκει τη σημείωση «Γιατί τα Στατιστικά δείχνουν διαφορετικό τζίρο».

Το εικονίδιο «Φορολογικά παραστατικά» επάνω ανοίγει τις σελίδες των παραστατικών που εκδίδει το κατάλυμά σας, για παράδειγμα την ηλεκτρονική τιμολόγηση και τα τιμολόγια: εμφανίζεται όταν τουλάχιστον ένα από αυτά είναι ενεργό.

Η λογιστική δεν εκδίδει παραστατικά και δεν στέλνει τίποτα στην εφορία: τα παραθέτει στην καρτέλα Έσοδα, στα «Εκδοθέντα παραστατικά», χωρίς να τα προσθέτει στα έσοδα.