Leitfaden OTA-Aktionen

Eine OTA-Aktion lebt auf dem Portal, nicht in Vezpa: einmal veröffentlicht, zeigt das Inserat sie dem Gast mit der Sichtbarkeit und den Abzeichen, die dieses Portal Angeboten gibt. Von diesem Bildschirm aus erstellen Sie sie und schalten sie ab, ohne das Extranet von Booking.com, Airbnb, VRBO, Expedia oder Agoda zu betreten.

Sie kommen hierher über den Reiter Preise, Eintrag «Aktionen». Von derselben Seite erreichen Sie in der Leiste auch «Markt» (erst wenn ein Download für Ihre Unterkunft gelungen ist), «RMS» (wenn Ihr Tarif es enthält) und «Statistiken».

Die zwei Reiter

• «Vorschläge» — was Vezpa Ihnen vorschlägt: zuerst die Karten unter «Zu prüfen», dann die Vorschläge des Revenue Management, beide nach dem nächstliegenden Datum geordnet.
• «Aktiv» — jede Aktion, die Sie erstellt haben, jede mit ihrem Status. Es ist nicht die Liste der tatsächlich auf dem Portal laufenden: Entwürfe und fehlgeschlagene stehen auch darin.

Die Schaltfläche «Neue Aktion» erscheint nur, solange Sie auf dem Reiter «Aktiv» sind.

Die Status einer Aktion

Jede Zeile trägt ein farbiges Abzeichen mit ihrem Status:

Neben dem Status stehen der Name des Kanals und, bei Aktionen aus einem Vorschlag des Revenue Management, ein kleiner Stern.

Die Nächte, die niemand buchen kann

Oben im Reiter «Vorschläge», unter der Überschrift «Zu prüfen», stehen die gelben Karten. Sie melden nicht einfach jede freie Nacht: sie melden eine zu kurze Lücke — weniger freie Nächte als der Mindestaufenthalt dieses Zimmertyps, rechts von einem schon belegten Tag geschlossen. Niemand kann sie buchen, und ein Rabatt würde nichts ändern.

Die Schaltfläche auf der Karte heißt «Mindestaufenthalt reduzieren»: sie senkt die Mindestnächte dieses Zimmertyps auf die Länge der Lücke, nur an den Daten der Lücke, und veröffentlicht erneut an die Portale. Vorher wird eine Bestätigung verlangt, mit den Daten und der Anzahl der Nächte. Danach verschwindet der Hinweis von selbst.

Die Aktion erscheint nur, wenn Vezpa die genauen Daten der Lücke kennt: ohne sie gibt es nichts zu schreiben.

Die Vorschläge des Revenue Management

Unter den Hinweisen kommen die Vorschläge selbst: Vezpa sieht sich an, wie Ihre Buchungen laufen, und die Marktdaten für Ihr Gebiet, und schlägt eine fertige Aktion mit Typ, Rabatt, Kanal und Zeitraum vor. Der Typ folgt der Entfernung zur Anreise: nahe am Datum schlägt er ein Last Minute vor, weit entfernt einen Early Booker, dazwischen einen einfachen Rabatt.

Eine Aktion selbst erstellen

«Neue Aktion» öffnet ein Formular, der Reihe nach mit:

1. dem Zeitraum des Aufenthalts, über «Daten ändern» angepasst;
2. dem «Name der Aktion», der dafür da ist, dass Sie sie wiederfinden;
3. dem «Kanal»: die Liste enthält nur die Kanäle, die Sie schon verbunden haben;
4. dem «Typ», nach dem gewählten Kanal gefiltert: wechseln Sie den Kanal, und ein Typ, den dieser Kanal nicht kennt, fällt weg;
5. dem Abschnitt «Zu rabattierende Zimmertypen», mit einem eigenen Prozentsatz für jeden;
6. dem Schalter «Jetzt veröffentlichen» und schließlich «Erstellen».

Zimmertypen, die Sie weglassen, bleiben zum vollen Preis. Wählen Sie mehr als einen, erstellt Vezpa eine Aktion pro Zimmertyp: nur so können sie unterschiedliche Rabatte tragen.

Der Typ Early Booker fragt zusätzlich nach den «Tagen im Voraus» und, wenn Sie wollen, nach einem Fenster «Buchbar ab» / «Buchbar bis»: das sind Grenzen dafür, wann der Gast bucht, nicht für die Nächte des Aufenthalts.

Die vier Typen, und was sich ändert

Die verfügbaren Typen hängen vom Kanal ab: nicht jedes Portal bietet alle an, und das Formular listet nur die, die der gewählte Kanal annimmt.

Veröffentlichen, abschalten, löschen

Mit eingeschaltetem «Jetzt veröffentlichen» geht die Aktion an den Kanal, sobald Sie sie erstellen. Die Übertragung läuft über den Channel Manager, es kann also einige Minuten dauern, bis das Angebot auf dem Portal erscheint.

Mit ausgeschaltetem «Jetzt veröffentlichen» wird die Aktion als «Entwurf» geboren, und was sie an den Kanal sendet, ist der Schalter in ihrer Zeile in der Liste: schalten Sie ihn ein, und Vezpa erstellt sie auf dem Portal. Sie kann dort nicht ankommen, und der Status sagt es: scheitert die Erstellung, wird die Zeile «Fehler», mit dem Grund darunter. Der Typ ist dagegen kein Hindernis: das Formular bietet Ihnen nur die Typen an, die dieser Kanal annimmt, ein hier geborener Entwurf trägt also immer einen gültigen.

Eine laufende Aktion abzuschalten oder zu löschen kann eine andere einschalten. Wenn Sie an denselben Daten, für denselben Kanal und denselben Zimmertyp eine weitere Aktion liegen haben — einen Entwurf oder eine abgeschaltete —, veröffentlicht Vezpa diese anstelle der, die Sie entfernen, und wählt den Kandidaten mit dem höchsten Rabatt. Das ist so, damit ein Datum, das Sie rabattieren wollten, nicht unbedeckt bleibt, aber das Ergebnis kann ein größerer Rabatt sein als der, den Sie entfernen wollten. In dem Moment, in dem es passiert, sagt es die App, mit einem orangen Hinweis am Fuß des Bildschirms, der die Aktion nennt, die übernommen hat, ihren Prozentsatz und den Kanal. Wenn Sie an diesen Daten überhaupt keine Aktion wollen, schalten Sie alle ab oder löschen Sie sie.

Löschen ist nicht nur örtlich: Vezpa entfernt die Aktion auch vom Kanal. Antwortet der Kanal nicht, wird die Aktion in Vezpa nicht gelöscht, und Ihnen wird gesagt warum — besser eine Zeile zu viel in der Liste als ein Rabatt, der auf dem Portal weiterläuft, wo Sie ihn nicht mehr sehen.

Wenn das Veröffentlichen fehlschlägt

Die Aktion bleibt in der Liste mit dem Status «Fehler» und dem Grund darunter, genau so, wie das Portal ihn gemeldet hat. Solange sie in diesem Zustand ist, ist sie nicht auf dem Portal. Unter der Zeile erscheinen zwei Schaltflächen:

• «Erneut versuchen» — sendet dieselbe Aktion noch einmal an den Kanal. Scheitert es wieder, zeigt es Ihnen den aktualisierten Grund.
• «Datum ändern» — korrigiert den Zeitraum des Aufenthalts, die häufigste Ursache einer Ablehnung.

Auf Zeilen im Fehlerzustand gibt es keinen Schalter: es ist nichts abzuschalten, weil nichts hinausgegangen ist. Die zwei Schaltflächen sind umgekehrt nur im Fehlerzustand da: auf einem Entwurf oder auf einer abgeschalteten Aktion finden Sie sie nicht, und an ihrer Stelle steht der Schalter.

Auf dem Portal nachsehen

Der Kanal hat das letzte Wort. Nach dem Veröffentlichen lohnt es sich, dessen Extranet zu öffnen — etwa den Verwaltungsbereich von Booking.com — und nachzusehen, ob das Angebot mit dem Rabatt und den Daten läuft, die Sie erwarten. Vezpa sagt Ihnen, was es gesendet hat und was der Kanal geantwortet hat; wie das Portal es dann darstellt, ist die Entscheidung des Portals.

Überlappende Zeiträume

Berührt der Zeitraum, den Sie anlegen, auch nur teilweise eine Aktion, die auf demselben Kanal schon läuft, sagt es Vezpa mit einem Hinweis, der deren Prozentsatz und Daten trägt. Es schaltet nichts ab: beide bleiben aktiv, und auf dem Kanal addieren sich die zwei Rabatte. Die alte vor dem Veröffentlichen der neuen abzuschalten ist Ihre Entscheidung, und es ist eine Preisentscheidung, die die Software nicht für Sie trifft. Aber Achtung: die alte abzuschalten kann von selbst eine dritte Aktion veröffentlichen, die an denselben Daten liegt, wenn Sie eine haben — siehe „Veröffentlichen, abschalten, löschen“ oben. Passiert es, sagt es der orange Hinweis, mit Name, Prozentsatz und Kanal der Aktion, die übernommen hat.

Mobile-Aktionen haben einen festen Bereich

Beim Typ Mobile Rate muss der Rabatt zwischen 10 % und 80 % liegen: darunter oder darüber lehnt das Portal ihn ab. Bei den anderen Typen muss der Rabatt größer als null und kleiner als hundert sein.

Die Rabatte, die der automatische Motor selbst veröffentlicht

Ist der automatische Motor im RMS eingeschaltet und haben Sie die Phasen nahe am Datum für diese Saison konfiguriert, wird der Last-Minute-Rabatt zu einer echten Aktion, ohne hier vorbeizukommen. Der Prozentsatz ist der, den Sie in die Phase geschrieben haben, in voller Höhe: die prozentuale Obergrenze des RMS — «Darf höchstens senken um» — gilt nicht, wenn eine Phase über diesen Tag entscheidet, denn diese Zahl haben Sie selbst geschrieben und nicht die Signale errechnet. Was ihn weiterhin aufhält, ist das «Minimum» der Saison, der Preis, unter dem Sie nicht verkaufen wollten, und der wird nie überschritten. Und an einem Datum, das sich von selbst füllt, handelt die Phase überhaupt nicht: es geht keine Aktion hinaus. Diese Angebote sind nach der Entfernung zur Anreise benannt, und der Gast liest diese Namen auf dem Portal auf Englisch, unübersetzt: Last Minute innerhalb von drei Tagen vor der Anreise, Promo von vier bis dreißig, Early Booking über dreißig hinaus. Suchen Sie sie im Extranet unter diesen Namen.

Demo-Unterkünfte

Auf Demo-Konten ist das Erstellen, Veröffentlichen und Einschalten echter Aktionen gesperrt: der Bildschirm öffnet sich und lässt sich erkunden, aber nichts geht an ein Portal. Eine Meldung am Fuß des Bildschirms sagt es Ihnen.

Wenn der Reiter mit den Vorschlägen leer ist

Es gibt nichts vorzuschlagen, wenn es keine unverkäuflichen Lücken gibt und das Buchungsbild keinen Rabatt nahelegt. Bei einer neuen Unterkunft, oder ohne Marktdaten für das Gebiet, ist das der normale Zustand.

Wer eine Aktion erstellen darf

Sie erreichen diesen Bildschirm über die Leiste Preise, also öffnen ihn die Rollen, die diesen Reiter haben: Hoteldirektor, Assistent und Revenue Manager. Auf der Serverseite ist das Lesen der Liste jedem angemeldeten Konto offen, während Erstellen, Abschalten, erneut Versuchen und Löschen die Berechtigung brauchen, Preise zu schreiben: ohne sie wird die Anfrage abgelehnt, auch jemandem, der auf einem anderen Weg kommt.

• Ich finde «Neue Aktion» nicht. Sie erscheint nur auf dem Reiter «Aktiv»: wechseln Sie den Reiter, und die Schaltfläche ist wieder da.
• Ich habe die Aktion erstellt, aber sie ist nicht auf dem Portal. Sehen Sie auf den Status in der Zeile. Steht dort «Aktiv», warten Sie einige Minuten: der Kanal zeigt sie nicht sofort. Steht dort «Fehler», steht der Grund darunter, zusammen mit den zwei Schaltflächen zum erneuten Versuch oder zum Korrigieren der Daten. Steht dort «Entwurf», ist sie nie hinausgegangen: Sie haben sie mit ausgeschaltetem «Jetzt veröffentlichen» erstellt, und was sie sendet, ist der Schalter in der Zeile. Steht dort «Nicht unterstützt», bietet dieser Kanal diesen Typ nicht an: löschen Sie sie und erstellen Sie sie mit einem Typ neu, den dieser Kanal annimmt, oder auf einem anderen Kanal.
• Die Liste «Aktiv» enthält Aktionen, die aus sind. Das ist Absicht: der Reiter listet alles, was Sie erstellt haben, und jede Zeile trägt ihren Status.
• Der Typ, den ich will, steht nicht in der Liste. Die verfügbaren Typen hängen vom gewählten Kanal ab. Wechseln Sie den Kanal, und die Liste ändert sich.
• Der Mobile-Rabatt wird nicht angenommen. Bei diesem Typ muss er zwischen 10 % und 80 % liegen.
• Ich habe einen Rabatt gesetzt und der Preis auf dem Portal ist nicht so weit gefallen. Eine Aktion ist eine Bedingung auf dem Kanal: sie gilt für den, der in ihr Fenster fällt — früh buchen, vom Telefon buchen, nahe am Datum buchen. Wer außerhalb liegt, sieht den vollen Preis.
• Ich habe die Aktion abgeschaltet und es kommen weiter rabattierte Buchungen. Das Abschalten hält nur neue Buchungen auf. Die schon angenommenen behalten den angewandten Rabatt.
• Ich habe auf den Papierkorb getippt und die Aktion ist noch da. Der Kanal hat die Entfernung nicht bestätigt: Vezpa löscht sie nicht, bevor sie auch dort weg ist, und sagt Ihnen, welcher Kanal nicht geantwortet hat. Versuchen Sie es später noch einmal.
• Ich habe eine freie Nacht zwischen zwei Buchungen und niemand kauft sie. Sehen Sie auf die Karten unter «Zu prüfen»: ist die Lücke kürzer als der Mindestaufenthalt, ist es kein Preisproblem, und «Mindestaufenthalt reduzieren» ist das, was es löst.
• Ich sehe zwei Aktionen an denselben Daten. Vezpa schaltet bei Überlappung keine der beiden ab: auf dem Kanal addieren sich die Rabatte. Schalten Sie die ab, die Sie nicht wollen: lag an diesen Daten eine dritte, veröffentlicht Vezpa beim Abschalten einer laufenden Aktion diese, mit dem höchsten Rabatt unter den Kandidaten — und es sagt es von selbst, mit einem orangen Hinweis, der deren Namen, Prozentsatz und Kanal trägt.
• Ich habe im Extranet ein Angebot gefunden, das ich nicht erstellt habe. Heißt es Last Minute, Promo oder Early Booking, hat der automatische Motor des RMS es veröffentlicht.
• Ich bin auf einem Demo-Konto und kann nicht veröffentlichen. Das ist zu erwarten: auf Demo-Unterkünften sind echte Aktionen gesperrt.