Gästenachrichten: 10 Vorlagen für vor, während und nach dem Aufenthalt

Paolo Vezzola

Gründer · Vezpa PMS · Profil →

Die meisten Anrufe von Gästen („Ab wann können wir anreisen?“, „Wo parken wir?“, „Wie lautet der Code?“) gehen auf eine Nachricht zurück, die nicht angekommen ist, zu spät kam oder unklar war. In diesem Ratgeber finden Sie 10 Vorlagen für Gästenachrichten zum Kopieren, eine für jede Phase des Aufenthalts, mit Platzhaltern zum Ersetzen ({Name des Gastes}, {Anreisedatum}…) und praktischen Tipps zu Ton, Zeitpunkt, Sprache und zur Wahl zwischen E-Mail und WhatsApp.

1. Bevor Sie kopieren: vier Regeln für gute Gästenachrichten

• Ein Thema pro Nachricht. Die Anfahrtsbeschreibung gehört nicht in die Bestätigung, der Türcode nicht in die Mail mit der Hausordnung. Eine kurze Nachricht wird gelesen, eine lange wird archiviert.
• Der richtige Zeitpunkt. Ein Türcode, der drei Wochen vorher kommt, geht im Chat unter; einer am Morgen des Anreisetags steht ganz oben.
• Die Sprache des Gastes. Ein italienischer Gast, der Uhrzeiten und Anleitung auf Italienisch liest, ruft nicht zur Sicherheit noch einmal an. Wenn Sie seine Sprache nicht sprechen, ist einfaches Englisch besser als eine ungeprüfte maschinelle Übersetzung.
• Persönlich statt Paragrafen. Schreiben Sie so, wie Sie an der Tür mit dem Gast sprechen würden, freundlich und mit Ihrem Namen als Gruß.

In den Vorlagen sind alle Angaben in geschweiften Klammern Platzhalter: Ersetzen Sie sie durch die Daten der Buchung. Die Vorlagen siezen den Gast; wenn Ihr Haus lieber duzt, passen Sie einfach die Anrede an.

2. Vor der Anreise

Betreff: Ihre Buchung in {Name der Unterkunft} ist bestätigt

Guten Tag {Name des Gastes},
vielen Dank, dass Sie sich für {Name der Unterkunft} entschieden haben! Hier Ihre Buchungsdaten:

- Anreise: {Anreisedatum}, ab {Check-in-Uhrzeit}
- Abreise: {Abreisedatum}, bis {Check-out-Uhrzeit}
- Unterkunft: {Zimmer oder Ferienwohnung}
- Gäste: {Anzahl der Gäste}
- Gesamtbetrag: {Gesamtbetrag} (bereits bezahlt: {bezahlter Betrag})

Einige Tage vor Ihrer Anreise schicke ich Ihnen die Anfahrtsbeschreibung und alle Infos zum Einchecken.
Bei Fragen antworten Sie einfach auf diese E-Mail oder schreiben Sie mir unter {Telefon oder WhatsApp}.

Herzliche Grüße
{Ihr Name}

Guten Tag {Name des Gastes},
bald ist es so weit, wir freuen uns auf Ihre Anreise am {Anreisedatum}! So finden Sie uns:

Adresse: {Adresse}
Standort auf der Karte: {Kartenlink}

Mit dem Auto: {Wegbeschreibung ab Autobahnausfahrt oder Hauptstraße}
Parken: {wo Sie parken können, kostenlos oder kostenpflichtig}
Mit Bahn und Bus: {nächster Bahnhof oder Haltestelle und wie es von dort weitergeht}

Check-in ist ab {Check-in-Uhrzeit} möglich. Würden Sie mir kurz mitteilen, wann Sie ungefähr ankommen? Dann ist alles für Sie vorbereitet.

{Ihr Name}

Guten Tag {Name des Gastes},
damit es bei der Schlüsselübergabe schnell geht, können Sie den Check-in schon jetzt online erledigen:
{Link zum Online-Check-in}

Wir benötigen dafür einige Angaben zu den Gästen, einschließlich eines gültigen Ausweisdokuments. Das dauert nur ein paar Minuten.

Vielen Dank und bis bald!
{Ihr Name}

Welche Daten Sie erfassen müssen, hängt vom Land ab: In Deutschland gilt die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten seit dem 1. Januar 2025 nur noch für ausländische Gäste (Details in unserem Ratgeber zum digitalen Meldeschein), in Österreich führen Sie das Gästeverzeichnis nach dem Meldegesetz. Ein Link zum Online-Check-in ist besser als ein Foto des Ausweises im Chat: Die Daten kommen vollständig und an einem Ort an und liegen nicht verstreut auf Ihrem Handy.

Betreff: Zahlungserinnerung für Ihren Aufenthalt ab {Anreisedatum}

Guten Tag {Name des Gastes},
eine kurze Erinnerung: Bis zum {Fälligkeitsdatum} ist die {Anzahlung / Restzahlung} über {fälliger Betrag} für Ihren Aufenthalt vom {Anreisedatum} bis {Abreisedatum} fällig.

Hier können Sie sicher online bezahlen: {Zahlungslink}
Alternativ: {Überweisung mit IBAN und Verwendungszweck oder Zahlung bei Anreise}

Falls Sie bereits bezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Vielen Dank!
{Ihr Name}

Guten Tag {Name des Gastes}, heute ist Ihr Anreisetag!
So kommen Sie ab {Check-in-Uhrzeit} selbstständig hinein:

1. Haustür: {Hinweise zur Haustür, z. B. Klingel oder Zugangscode}
2. Wohnung: {Stockwerk und Wohnungsnummer}
3. Türcode: {Türcode}
   {Bedienung des Schlosses oder wo sich der Schlüsseltresor befindet}

WLAN: {Netzwerkname} / Passwort: {WLAN-Passwort}

Falls etwas nicht funktioniert, erreichen Sie mich unter {Telefon}, bis {Uhrzeit}.
Gute Anreise!
{Ihr Name}

3. Während des Aufenthalts

Guten Tag {Name des Gastes}, herzlich willkommen in {Name der Unterkunft}!
Ich hoffe, Sie hatten eine gute Reise und finden alles in Ordnung vor.

Ein paar Tipps für heute Abend:
- Abendessen: {empfohlenes Restaurant} ({Entfernung zu Fuß})
- Einkaufen: {nächster Supermarkt und Öffnungszeiten}
- Nicht verpassen: {Ausflugsziel oder Aussichtspunkt in der Nähe}

Wenn etwas fehlt oder Sie Hilfe brauchen, schreiben Sie mir einfach hier.
Einen schönen Aufenthalt!
{Ihr Name}

Guten Tag {Name des Gastes},
damit sich alle wohlfühlen, auch unsere Nachbarn, hier ein paar Punkte unserer Hausordnung:

- Ruhezeiten von {Uhrzeit} bis {Uhrzeit}
- Rauchen bitte nur {wo}, nicht in der Wohnung
- Haustiere: {erlaubt / nicht erlaubt / erlaubt unter diesen Bedingungen}
- Mülltrennung: {wo die Tonnen stehen und was wohin gehört}
- Beim Verlassen: bitte Fenster schließen und Heizung herunterdrehen

Alle Informationen finden Sie auch in der Gästemappe, {wo sie liegt}.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!
{Ihr Name}

4. Nach dem Aufenthalt

Guten Tag {Name des Gastes},
morgen ist Ihr Abreisetag: Der Check-out ist bis {Check-out-Uhrzeit}.

Bevor Sie gehen:
- Schlüssel bitte {wo sie hinterlegt werden}
- Türen und Fenster schließen
- {weitere Bitten, z. B. Geschirrspüler einräumen oder Müll entsorgen}

Sie möchten Ihr Gepäck noch abstellen oder etwas später auschecken? Schreiben Sie mir, ich schaue, was möglich ist.
Eine gute Heimreise!
{Ihr Name}

Guten Tag {Name des Gastes},
nochmals vielen Dank für Ihren Aufenthalt in {Name der Unterkunft}!

Wenn Sie zwei Minuten Zeit haben, hilft uns Ihre Bewertung sehr: Wir sind ein kleiner Betrieb, und die Meinung unserer Gäste macht für uns einen großen Unterschied.
{Link zur Bewertung}

Und falls etwas nicht so war, wie es sein sollte, sagen Sie es mir gern direkt: Ich möchte es wissen, um es besser zu machen.
Herzliche Grüße
{Ihr Name}

Betreff: Danke für Ihren Besuch, {Name des Gastes}

Guten Tag {Name des Gastes},
es war schön, Sie vom {Anreisedatum} bis {Abreisedatum} bei uns zu haben. Wir würden uns freuen, Sie wiederzusehen!

Wenn Sie wiederkommen möchten: Auf unserer Website sehen Sie bei einer Direktbuchung immer die aktuelle Verfügbarkeit: {Link zur Website}
{eventueller Vorteil bei Direktbuchung, z. B. Frühstück inklusive oder später Check-out}

Herzliche Grüße
{Ihr Name}
{Name der Unterkunft}

Vorlage 10 ist eine Gelegenheit, den Gast zur Direktbuchung zu führen, aber setzen Sie sie mit Maß ein: Es ist ein Dankeschön, kein Newsletter. Für spätere Werbung per E-Mail oder WhatsApp brauchen Sie grundsätzlich die Einwilligung des Gastes (DSGVO und UWG).

5. E-Mail oder WhatsApp? Vor- und Nachteile

Ein paar Vorsichtsregeln, ohne Rechtsberatung zu ersetzen:

• Schreiben Sie Gästen nur auf WhatsApp, wenn sie Ihnen ihre Nummer gegeben haben, und nur zu ihrem Aufenthalt. Werbung (Rabatte, Angebote fürs nächste Jahr) braucht eine ausdrückliche Einwilligung.
• Fragen Sie im Chat nicht mehr Daten ab als nötig. Schickt Ihnen ein Gast ein Foto seines Ausweises, nutzen Sie es für die Meldung und lassen Sie es danach nicht in der Galerie liegen.
• Halten Sie sich an die Regeln der Portale. Airbnb und Booking.com haben eigene Nachrichtensysteme und Regeln dazu, was außerhalb der Plattform laufen darf: Prüfen Sie sie, bevor Sie Zahlungen oder Kontakte nach außen verlagern.
• Nutzen Sie eine geschäftliche Nummer (WhatsApp Business genügt), wenn Sie das Handy teilen oder mehrere Personen den Gästen antworten.

6. So macht es Vezpa: Nachrichtenvorlagen direkt aus der Buchung

Vorlagen aus der Notiz-App zu kopieren funktioniert, solange es wenige Buchungen sind. Bei Dutzenden schickt man schnell den falschen Code oder die Daten eines anderen Gastes. Seit Version 3.8.1 gibt es in Vezpa fertige Nachrichten:

• Einmal schreiben (Anfahrt, Check-in, Türcode, Bewertung…), mit einem Namen und auf Wunsch in mehreren Sprachen. Eine vorgeschlagene Nachricht zur Erinnerung an den Online-Check-in ist bereits in allen Sprachen vorbereitet.
• Aus der Buchung senden: Nachricht wählen, und die Platzhalter für Name des Gastes, An- und Abreisedatum, Name der Unterkunft, Adresse oder Link zum Online-Check-in werden mit den Daten dieses Gastes gefüllt. Vor dem Senden können Sie den Text noch anpassen.
• E-Mail oder WhatsApp: Die E-Mail verschickt Vezpa; bei WhatsApp öffnet sich die Nachricht fertig geschrieben in der WhatsApp-App auf Ihrem Gerät, und Sie tippen selbst auf Senden. Es ist kein automatischer Versand.
• Versandverlauf: In der Buchung bleibt gespeichert, was wann über welchen Kanal und in welcher Sprache verschickt wurde. „Habe ich den Code schon geschickt?“ ist in einer Sekunde beantwortet.
• Sprache des Gastes: Jede Buchung hat eine Gastsprache (vom Buchungsportal oder aus dem Land des Gastes). Die Nachricht geht in dieser Sprache hinaus, wenn Sie sie darin geschrieben haben, sonst auf Englisch oder in der Sprache, die vorhanden ist.

Für Nachrichten, die von selbst hinausgehen sollen, gibt es automatische E-Mails: zeitlich bezogen auf Anreise, Abreise oder Buchungsdatum oder ausgelöst durch ein Ereignis (Online-Check-in abgeschlossen, Zahlung eingegangen, Stornierung). Buchungsbestätigung und Zahlungsaufforderung gehen bereits in der Sprache des Gastes hinaus: E-Mails, Online-Check-in und Buchungsmaschine gibt es in 22 Sprachen. WhatsApp-Nachrichten dagegen senden Sie immer selbst, von Ihrem Handy.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Nachrichten sollte ich einem Gast schicken?

Für einen normalen Aufenthalt reichen vier bis fünf: die Bestätigung, die Anreiseinformationen einige Tage vorher, die Willkommensnachricht, die Hinweise zum Check-out und der Dank mit der Bitte um eine Bewertung. Die übrigen (Meldedaten, Zahlungserinnerung, Hausordnung) verschicken Sie nur bei Bedarf.

Darf ich Gästen über WhatsApp schreiben?

Ja, wenn der Gast Ihnen seine Nummer gegeben hat und mit Nachrichten zu seinem Aufenthalt rechnet. Nutzen Sie WhatsApp für praktische Informationen zur Buchung, nicht für unerwünschte Werbung, und fragen oder speichern Sie im Chat nicht mehr personenbezogene Daten als nötig.

In welcher Sprache sollte ich dem Gast schreiben?

Wenn möglich in seiner Sprache, sonst in einfachem Englisch. Praktische Angaben wie Uhrzeiten, Türcode und Adresse müssen beim ersten Lesen verständlich sein: Eine Nachricht in der Sprache des Gastes spart Anrufe und Missverständnisse.

Darf ich für eine Bewertung einen Rabatt anbieten?

Besser nicht. Die großen Plattformen verbieten Bewertungen gegen Gegenleistung und können sie entfernen oder das Inserat abwerten. Bitten Sie um eine ehrliche Bewertung, zum richtigen Zeitpunkt und mit direktem Link: Das genügt.