Tap to Pay: Kartenzahlung per Smartphone in Hotel, Pension und Ferienwohnung

Paolo Vezzola

Gründer · Vezpa PMS · Profil →

Es ist sieben Uhr früh, die Gäste müssen zum Zug, und Restbetrag samt Kurtaxe sind noch offen. Das Kartenterminal liegt mit leerem Akku in der Schublade — und die Terminalmiete läuft trotzdem jeden Monat weiter. Mit Tap to Pay ist das Kartenterminal das Smartphone, das Sie ohnehin dabeihaben: Der Gast hält Karte, Handy oder Uhr ans Telefon, und die Zahlung landet direkt bei seiner Buchung. Dieser Leitfaden zeigt, was Sie damit kassieren können, wann sich ein separates Lesegerät trotzdem lohnt, wie es um die Sicherheit steht und was vor der ersten Zahlung einzurichten ist.

1. Was Tap to Pay ist — und was nicht

Tap to Pay macht aus einem Smartphone mit NFC-Chip ein Terminal für kontaktlose Kartenzahlungen. Auf dem iPhone heißt die Funktion Tap to Pay auf dem iPhone, unter Android Tap to Pay auf Android. In beiden Fällen öffnet Ihre Hotelsoftware einen Zahlungsbildschirm, der Gast hält seine Karte (oder die Wallet auf Handy oder Uhr) daran, und die Zahlung wird autorisiert wie an einem klassischen Kartenterminal.

Was es nicht ist:

• Kein gemietetes Bankterminal: keine monatliche Terminalgebühr, keine Papierrolle, kein zusätzliches Gerät, das geladen werden muss.
• Keine Fernzahlung: Die Karte muss physisch am Telefon sein. Für Gäste, die nicht vor Ort sind, braucht es einen Zahlungslink (dazu weiter unten mehr).
• Keine Registrierkasse: Der Beleg bestätigt dem Gast die Zahlung, ersetzt aber weder Ihre Rechnung noch die Kassen- und Aufzeichnungspflichten Ihres Landes.

2. Was Sie mit dem Telefon kassieren können

Zahlungen an der Rezeption einer kleinen Unterkunft folgen einer Handvoll Mustern, und Tap to Pay passt zu allen:

• Der Restbetrag beim Check-out: der häufigste Fall, vor allem bei Direktbuchungen und Buchungen mit Zahlung vor Ort.
• Die Anzahlung bei Anreise: Wer ohne Vorauszahlung ankommt, zahlt einen Teil jetzt und den Rest bei der Abreise.
• Die Kurtaxe bzw. Ortstaxe: zusammen mit dem Restbetrag oder separat, etwa bei Gästen aus Buchungsportalen, die die Abgabe vor Ort zahlen.
• Extras: Frühstück, Getränke, Transfer, später Check-out, Fahrradverleih, eine Behandlung im Wellnessbereich.
• Freie Beträge: ein Verkauf an der Rezeption, der zu keinem Aufenthalt gehört, mit eigenem Verwendungszweck.

3. Drei Situationen aus dem Alltag

Der Check-out um sieben

Die Rezeption öffnet um acht, die Gäste reisen früher ab. Wer Dienst hat, öffnet die Buchung auf dem Handy, sieht den bereits berechneten Restbetrag (Übernachtung, Extras und, falls so eingestellt, Kurtaxe), bestätigt den Betrag und lässt den Gast die Karte anhalten. Dreißig Sekunden, kein Suchen nach dem Terminal, und der offene Betrag der Buchung steht von selbst auf null.

Das Extra an der Bar oder im Garten

Ein Glas Wein auf der Terrasse, eine Flasche fürs Zimmer, ein kurzfristig bestellter Flughafentransfer. Sie haben zwei Möglichkeiten: sofort als freien Betrag mit dem Telefon kassieren oder aufs Zimmer buchen und beim Check-out alles zusammen mit einem einzigen Antippen bezahlen lassen.

Der Gast ohne Bargeld

Immer mehr Gäste, gerade aus dem Ausland, reisen nur noch mit Karte oder Handy. Wenn Sie bisher für Kurtaxe oder Extras Bargeld verlangt haben, begannen genau dort die unangenehmen Gespräche und die Wege zum nächsten Geldautomaten. Mit Tap to Pay nehmen Sie kontaktlose Karten und digitale Wallets an, ohne etwas erklären zu müssen.

4. Telefon, Lesegerät oder Link: was wann passt

Tap to Pay deckt die meisten Situationen ab, aber nicht alle. Ein Bluetooth-Kartenlesegerät, das mit Stripe Terminal funktioniert, ist in manchen Fällen weiterhin praktisch, und der Zahlungslink löst die Fälle, in denen der Gast gar nicht vor Ihnen steht.

In der Praxis heißt das: mit dem Telefon starten und ein Lesegerät erst anschaffen, wenn Sie merken, dass Sie es brauchen — etwa weil häufig Karten ohne Kontaktlosfunktion kommen oder Sie einen festen Kassenplatz an der Rezeption möchten.

5. Sicherheit: was mit der Karte des Gastes passiert

Fast jeder Gastgeber fragt, ob es sicher ist, Gäste ihre Karte ans eigene Handy halten zu lassen. Die kurze Antwort lautet ja, aus drei Gründen:

• Kartendaten laufen nicht über Ihre Hotelsoftware. Auslesen und Abwicklung übernimmt Stripe, das sich um die PCI-DSS-Konformität kümmert. Weder das Telefon noch Vezpa speichern die vollständige Kartennummer.
• Kontaktloses Bezahlen ist verschlüsselt. Die Zahlung nutzt dieselben EMV-Standards wie ein klassisches Terminal, mit einem Einmalcode pro Transaktion. Wenn eine PIN nötig ist, gibt der Gast sie direkt auf dem Telefonbildschirm ein.
• Nur die richtigen Personen kassieren. In Vezpa ist das Kartenterminal den Rollen vorbehalten, die mit Geld umgehen: Housekeeping und reine Beobachter-Konten sehen die Zahlungsschaltfläche nicht.

6. Der Zahlungsbeleg für den Gast

Nach einer Kartenzahlung erwartet der Gast etwas in der Hand oder im Postfach. In Vezpa wählen Sie nach erfolgreicher Zahlung Beleg drucken oder Beleg senden:

• Format A5 für normale Drucker oder 80-mm-Bon für Thermorollendrucker;
• Versand per E-Mail mit PDF im Anhang und bereits eingetragener Adresse des Gastes, oder Teilen des PDFs direkt vom Telefon;
• Inhalt: Name der Unterkunft, fortlaufende Nummer, Datum und Uhrzeit, Buchungsreferenz, Beträge (Gesamt, Anzahlung, bezahlt, Restbetrag) und die Transaktionsdaten, wobei die Karte nur mit den letzten vier Ziffern erscheint.

Der Beleg bleibt anschließend an der Zahlung in der Buchung hängen, sodass Sie ihn auch Wochen später erneut drucken oder senden können. Wichtig: Es ist ein Zahlungsbeleg, keine Rechnung und kein Kassenbeleg im steuerlichen Sinn. Eine Rechnung stellen Sie bei Bedarf gesondert aus.

7. Zahlung mit Buchung und Gästekonto verknüpft

Der eigentliche Vorteil, direkt aus der Hotelsoftware zu kassieren statt mit einem separaten Terminal: Es gibt nichts abzugleichen. Mit einem Bankterminal haben Sie am Abend eine Liste von Beträgen und müssen herausfinden, zu welchem Zimmer welcher gehört. Mit dem integrierten Kartenterminal:

• wählen Sie die Buchung (die Abreisen, Anreisen und Gäste im Haus von heute stehen schon in der Liste, alle anderen finden Sie über die Suche);
• schlägt die App den offenen Restbetrag vor, den Sie vor der Bestätigung ändern können, etwa um nur eine Anzahlung zu kassieren;
• wird die Zahlung nach dem Kassieren bei der Buchung erfasst und der Restbetrag aktualisiert sich von selbst.

Mit der Vezpa-Kasse bleiben Aufenthaltskonto und Verzehrkonto in der Buchung getrennt: Getränke von der Bar oder Artikel aus dem Shop der Unterkunft lassen sich aufs Zimmer buchen und beim Check-out begleichen, und die Tagesübersicht der Kasse zeigt, wie viel bar, per Karte oder als Zimmerbelastung eingegangen ist.

8. Der Zahlungslink für Gäste, die nicht da sind

Tap to Pay hilft nicht, wenn der Gast nicht vor Ort ist: die Gruppe, die eine Woche vorher anzahlen soll, der Gast, der ein Extra vergessen hat, oder jemand, der lieber in Ruhe vom Sofa aus bezahlt. Dafür gibt es den Zahlungslink zur Buchung, mit bereits berechnetem Restbetrag:

• Link kopieren, um ihn einzufügen, wo Sie möchten;
• WhatsApp, das den Chat mit diesem Gast öffnet, den Link bereits in der Nachricht, bereit zum Senden von Ihrem eigenen Gerät;
• E-Mail, sofort an die Adresse des Gastes verschickt.

Am Computer (App für Windows oder macOS) macht das Kartenterminal genau das: Es liest keine Karten, sondern lässt Sie den Link versenden. Karten lesen kann nur die App auf Telefon und Tablet.

9. Was es kostet

Das Kartenterminal ist im Vezpa-Abonnement enthalten: kein Terminal zu mieten, keine zusätzliche Monatsgebühr. Bei jeder Transaktion, die über Vezpa und Stripe kassiert wird (Buchungsmaschine, Zahlungslink, Kartenzahlung vor Ort), behält Vezpa 0,5 % ein. Dazu kommt die Gebühr von Stripe, die je nach Land und Kartenart unterschiedlich ist und von Stripe von Zeit zu Zeit angepasst wird: Die aktuellen Werte finden Sie immer unter stripe.com/pricing. Das Geld geht auf das Stripe-Konto Ihrer Unterkunft und von dort nach dem Auszahlungsrhythmus von Stripe auf Ihr Bankkonto.

10. Checkliste vor der ersten Zahlung

1. Stripe verbinden und die Kontoverifizierung abschließen: Ohne verifiziertes Konto kann nicht kassiert werden.
2. Adresse der Unterkunft vollständig eintragen: Sie gehört zu den Angaben, die für die Aktivierung von Tap to Pay nötig sind.
3. Das Kartenterminal-Modul einschalten, auf der Seite Unterkunft in der App.
4. Telefon prüfen: ein aktuelles iPhone mit aktuellem iOS oder ein Android-Gerät mit NFC und aktuellem System. Auf dem iPhone aktiviert die Geschäftsführung oder die Assistenz die Funktion und akzeptiert dabei die Apple-Bedingungen.
5. Ortungsdienste einschalten: Stripe verlangt sie bei jeder Suche nach einem Lesegerät, Tap to Pay eingeschlossen.
6. Prüfen, ob Tap to Pay in Ihrem Land verfügbar ist. Falls nicht, ist ein Bluetooth-Lesegerät die Alternative.
7. Festlegen, ob der Restbetrag die Kurtaxe enthält: Es gilt dieselbe Einstellung wie bei Online-Zahlungen.
8. Mit einem kleinen Betrag testen und Beleg drucken und senden ausprobieren, bevor der erste echte Check-out kommt.
9. Das Team einweisen, was zu tun ist, wenn die App das Ergebnis nicht bestätigen kann: nicht noch einmal kassieren, sondern zuerst das Konto der Buchung prüfen.

Tap to Pay auf dem iPhone — Es gelten die Geschäftsbedingungen. Tap to Pay auf dem iPhone erfordert eine unterstützte Zahlungs-App und die neueste iOS-Version. Einige kontaktlose Karten werden möglicherweise nicht akzeptiert. Das Kontaktlos-Symbol ist eine Marke von EMVCo, LLC und wird mit deren Genehmigung verwendet.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich ein Kartenterminal meiner Bank, um Tap to Pay zu nutzen?

Nein. Bei Tap to Pay ist das Smartphone selbst das Lesegerät: Sie brauchen ein mit Ihrer Hotelsoftware verbundenes Stripe-Konto und ein kompatibles Telefon (iPhone oder Android mit NFC). Es gibt kein Terminal zu mieten. Wer lieber ein eigenes Gerät nutzt, kann ein Bluetooth-Lesegerät koppeln, das mit Stripe Terminal funktioniert.

Was kostet das Kassieren mit Tap to Pay?

Die Funktion ist im Vezpa-Abonnement enthalten. Bei jeder Transaktion, die über Vezpa und Stripe kassiert wird, Kartenzahlungen vor Ort eingeschlossen, behält Vezpa 0,5 % ein. Die Gebühren von Stripe hängen vom Land und von der Kartenart ab: Sie finden sie stets aktuell unter stripe.com/pricing.

Werden die Kartendaten auf meinem Telefon gespeichert?

Nein. Das Auslesen der Karte und die Abwicklung der Zahlung übernimmt Stripe, das sich um die PCI-Konformität kümmert. Weder das Telefon noch die Hotelsoftware speichern die vollständige Kartennummer: Auf dem Beleg stehen nur Kartenmarke und die letzten vier Ziffern.

Ist der Zahlungsbeleg eine Rechnung oder ein Kassenbeleg?

Nein. Es ist ein Zahlungsbeleg, der dem Gast die Kartenzahlung bestätigt. Rechnung und steuerliche Pflichten richten sich nach den Vorgaben Ihres Landes und werden gesondert erledigt.

Kann ich von einem Gast kassieren, der nicht vor Ort ist?

Ja, aber nicht mit Tap to Pay, denn dafür muss die Karte direkt am Telefon sein. Für abwesende Gäste gibt es den Zahlungslink: kopieren, per E-Mail senden oder fertig formuliert in WhatsApp öffnen, und der Gast bezahlt auf seinem eigenen Gerät.