Vejledning til gæsteregistrering

Registreringen begynder med gæstens personlige oplysninger. Hvert felt er designet til at minimere indtastningen: intelligent autocomplete, forslag fra historikken og automatisk forudfyldning gør processen hurtig, også med udenlandske gæster.

Udfyldning trin for trin

1. Efternavn — begynd at skrive, og systemet foreslår gæster, der allerede er registreret tidligere, takket være autocomplete fra kundehistorikken. Hvis du vælger et forslag, udfyldes alle felter i persondata automatisk (fornavn, fødselsdato, statsborgerskab, dokument osv.). Det er den hurtigste måde at registrere en tilbagevendende gæst på.
2. Fornavn — gæstens fornavn. Hvis du valgte et forslag i det foregående trin, er fornavnet allerede udfyldt.
3. Køn — feltet vises kun, hvor det faktisk er nødvendigt: hvor lovgivningen i indkvarteringens land kræver det, eller hvor gæstebogen trykker det. Ser du det ikke, er intet glemt: der beder ingen myndighed om det, og du skal ikke udfylde det. Hvor det vises, kan det også være obligatorisk: er det det, siger appen det, når du gemmer, og fører dig hen til feltet.
4. Fødselsdato — vælg den i den indbyggede kalender. Datoen bruges også til den automatiske beregning af fritagelser for turistskat (f.eks. mindreårige under 14 år) og til at registrere fødselsdage for gæster på stedet, som vises i Direktionens banner.
5. Fødested — felt med autocomplete og et landeflag ud for hvert forslag i menuen og ud for den allerede gemte værdi. På overnatningssteder i Italien foreslår det italienske kommuner med provins (f.eks. "ROMA - RM", "FIRENZE - FI") og udenlandske lande (f.eks. "Tyskland"); på overnatningssteder i andre lande foreslår det verdens vigtigste byer, hver med sit land (f.eks. "Berlin (Tyskland)"). Værdien skal vælges fra listen, der vises, mens du skriver: en indtastet, ubekræftet tekst fjernes, når du forlader feltet, for kun et valgt punkt bærer den reference, der udpeger stedet entydigt. Hvor landets regler ikke kræver det, er feltet valgfrit.
6. Statsborgerskab — autocomplete over de tilgængelige lande, som hvert vises på appens aktuelle sprog (italiensk, engelsk eller tysk). Når du vælger et land, indstilles den internationale landekode automatisk (f.eks. +39 for Italien, +49 for Tyskland, +33 for Frankrig). Landets flag vises ud for hvert forslag i menuen og ved siden af feltet, ligesom ved fødested og bopæl.
7. Bopæl — bopælskommune eller -by, med samme autocomplete, samme flag og samme format som fødestedet.

Fakturaoplysninger

I den valgfrie sektion Fakturaoplysninger (under kontaktoplysningerne, kun synlig for den ansvarlige for reservationen) ændrer felterne sig igen afhængigt af landet. For italienske overnatningssteder forbliver blokken som altid: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI og PEC. For alle andre overnatningssteder beder blokken hverken om SDI eller PEC — begreber, der kun findes i Italien — og viser i stedet en "Privatperson / Virksomhed"-vælger: ved "Privatperson" vises intet skattefelt; ved "Virksomhed" vises firmanavn, momsnummer og — når kundens land har et — virksomhedsregistreringsnummer.

Felternes etiketter bærer det rigtige navn, som identifikatoren har i det rette land: momsfeltet får sit navn fra overnatningsstedets land (et tjekkisk overnatningssted kalder det DIČ, uanset kundens land), mens feltet for virksomhedsregistret får sit navn fra kundens land og kun vises, hvis dette land har et register — en tysk virksomhed har intet IČO og ser derfor ikke feltet. Hvis kunden er en tjekkisk virksomhed, vises der desuden en knap, der udfylder firmanavn, momsnummer og fuld adresse (vej, husnummer, postnummer, by og region) fra det offentlige register ARES, uanset overnatningsstedets land. Endelig starter faktureringslandet ikke længere altid fra "Italien": det starter fra gæstens nationalitet, hvis den allerede er kendt, ellers fra overnatningsstedets land, og skal altid vælges fra den liste, der vises, mens du skriver — uden et gyldigt valg forbliver det blokeret at gemme.

Vezpa har et indbygget system til optisk tegngenkendelse (OCR), som læser oplysningerne direkte fra gæstens identitetsdokument. I stedet for manuelt at indtaste fornavn, efternavn, fødselsdato og dokumentnummer skal du blot holde kameraet hen over dokumentet, hvorefter systemet udfylder alt automatisk.

Sådan fungerer det

1. Tryk på "Scan dokument" i registreringsskærmen. Enhedens kamera åbnes.
2. Hold dokumentet i søgeren — systemet registrerer automatisk kanterne af identitetskortet eller passet og tager billedet, når dokumentet er placeret korrekt.
3. OCR analyserer billedet og udtrækker: fornavn, efternavn, fødselsdato, fødested, køn, dokumentnummer og udløbsdato. Oplysningerne indsættes i de tilsvarende felter i persondata.
4. Kontrollér og ret — gennemgå de forudfyldte felter. OCR har en meget høj nøjagtighed, men navne med specialtegn eller slidte dokumenter kan kræve små manuelle rettelser.

NFC-læsning

Hvor telefonen understøtter det, vises der ud over "Scan dokument" også "Læs med NFC": ved at holde dokumentet tæt på enheden overfører den elektroniske chip de samme data med større præcision end billedet alene.

Sådan holder du dokumentet: før det langsomt hen over telefonen, indtil chippen fanges. På iPhone sidder NFC-sensoren øverst: før dokumentet langs den øverste kant. På Android sidder den på bagsiden, i midten eller tæt på kameraerne: før dokumentet hen over telefonens bagside. Så snart du hører en lyd eller mærker en vibration, skal du stoppe og ikke røre noget, før aflæsningen er færdig: flytter dokumentet sig, afbrydes aflæsningen og skal gentages.

Tysk id-kort. Chippen kan kun læses af myndighederne: når kameraet genkender et tysk id-kort, forsøger appen slet ikke at læse den og siger det med det samme. Fotografér bagsiden af kortet, hvor linjerne med tegnene <<< står, eller indtast oplysningerne manuelt. Et tysk pas læses derimod helt normalt.

De accepterede dokumenttyper afhænger af det land, hvor overnatningsstedet ligger, og af den gældende lokale lovgivning. Vezpa viser automatisk kun de relevante dokumenter, hvilket undgår forvirring og sikrer overholdelse over for de kompetente myndigheder.

Dokumenter pr. land

Dokumentets felter

For hvert dokument bedes der mindst om type og nummer; de øvrige felter afhænger af indkvarteringens land:

• Dokumenttype — vælges fra landets specifikke liste
• Dokumentnummer — den alfanumeriske kode, der er trykt på dokumentet
• Udstedt af — det vises, hvor indkvarteringens land foreskriver det, og beder ikke om det samme alle steder: i Italien er det stedet eller myndigheden, der har udstedt dokumentet (nødvendigt for indsendelsen til Alloggiati Web), andre steder er det den stat, der har udstedt det. Ser du det ikke, kræves det ikke i dit land.
• Udløbsdato — systemet kontrollerer automatisk, at dokumentet stadig er gyldigt, og markerer dem, der er udløbet

Fotoene af identitetsdokumentet

Har du slået «Foto af identitetsdokument» til under «Konfiguration» › «Skat & juridisk overholdelse» › «Online check-in», fotograferer gæsten, der laver online check-in, for- og bagsiden af dokumentet, og her vises feltet «Foto af identitetsdokument» med miniaturerne «Forside» og «Bagside». Tryk på en miniature for at forstørre den og på skraldespanden for at slette den. Feltet findes kun, hvis gæsten har uploadet mindst ét foto, og kun de roller, der håndterer bookinger, ser det.

Hvor de vises, afhænger af skærmen. På en computer eller en bred tablet står billederne i et panel til højre for formularen: det billede, du trykker på, forstørres i panelet, og felterne er frie ved siden af, så du kan skrive data af, mens du ser på dokumentet. På en telefon er miniaturerne sidens første blok: det billede, du trykker på, åbner i en boks øverst, og formularen ruller nedenunder; «Fuld skærm» viser det på hele skærmen, og et tryk fører dig tilbage til boksen. I begge tilfælde skifter «Forside» og «Bagside» mellem siderne, fingrene eller musehjulet zoomer ind, og X lukker billedet og giver hele siden tilbage til formularen.

Fotoene gemmes krypteret og slettes af sig selv 7 dage efter afrejse. Hvordan det slås til, og hvorfor kun når det virkelig er nødvendigt, står i vejledningen til Indkvartering.

Under dokumentet dukker der i nogle lande to felter mere op: visumnummer og formål med opholdet. I dag beder Tjekkiet om dem, hvor udlændingepolitiet har dem med i indkvarteringsanmeldelsen. Som med adressen skal du ikke indstille noget: de dukker op af sig selv, hvor de skal bruges.

Ingen af dem er obligatoriske, og det er med vilje: mange udenlandske gæster har ikke noget visum, og et formål, der ikke er angivet, registrerer myndigheden som «andet». Udfyld dem, når gæsten giver dig svaret, og lad dem stå tomme, når der ikke er noget: et tomt felt er en manglende oplysning, et tilfældigt udfyldt felt er en forkert oplysning.

Blokken med bopælsadressen er ikke ens for alle: hvad appen viser dig, bestemmes af indkvarteringens land. I en del lande vises blokken slet ikke, og bopælen angives blot med byen i persondataene; andre steder vises den med flere felter, og de er ikke de samme alle steder.

Der er kun én regel at huske: udfyld de felter, du ser. De obligatoriske siger det selv — lader du et stå tomt, stopper gemningen, og appen viser hvilket; de øvrige må gerne stå tomme. Der findes ingen liste over felter, der gælder alle steder, og et felt, du ikke ser, er ikke skjult ved en fejl: i dit land bliver det ikke krævet.

Underskriftsafsnittet vises kun, hvor loven kræver gæstens underskrift på registreringsblanketten: i Tyskland, Østrig, Frankrig og Spanien. Underskriften er frivillig. I de øvrige lande med en registreringsblanket er knappen, der danner den, der stadig, og PDF'en udskrives med en linje til underskrift på papir. Der er intet at indstille.

Underskriften tjener indkvarteringen som bevis, ikke myndigheden: ingen af de tilsluttede offentlige systemer modtager den. Derfor er det, hvor blanketten findes, at indsamle og opbevare den sammen med PDF'en, der beskytter dig ved et tilsyn.

Sådan indsamler du underskriften

1. Tryk på knappen "Gæstens underskrift" i registreringsskærmen. Der åbnes et hvidt felt i fuld skærm.
2. Gæsten skriver under på skærmen med fingeren eller med en stylus. Feltet understøtter flydende streger og gør det muligt at slette og begynde forfra.
3. Tryk på "Bekræft" for at gemme underskriften. Underskriften gemmes som et vektorbillede i høj opløsning.
4. Underskriften inkluderes automatisk i PDF'en med den registreringsblanket, dit land foreskriver, klar til udskrift eller digital arkivering.

Under registreringen kan du angive, om gæsten har ret til fritagelser eller nedsættelser af turistskatten (eller city tax / Kurtaxe). Denne sektion vises kun, hvis overnatningsstedet har konfigureret mindst én skat i indstillingerne.

Automatisk fritagelse efter alder

Hvis du har konfigureret aldersgrupper i skattens indstillinger (f.eks. mindreårige under 14 år fritaget, over 65 år med nedsættelse), beregner systemet automatisk fritagelsen ud fra gæstens fødselsdato, som er indtastet i persondata. Der kræves ingen manuel handling: Vezpa sammenligner gæstens alder med de konfigurerede grupper og anvender den korrekte fritagelse eller nedsættelse.

Manuel fritagelse

For fritagelser, der ikke kan beregnes automatisk ud fra alderen, kan du vælge årsagen manuelt på listen. Nogle almindelige eksempler:

• Personer bosat i kommunen — mange kommuner fritager deres borgere for turistskatten
• Ordensmagten i tjeneste — militær og politi på operativ mission
• Patienter i behandling — gæster, der er indlagt eller i dagbehandling på nærliggende sundhedsinstitutioner
• Chauffører for turistgrupper — rejseledere og buschauffører
• Personer med handicap og ledsagere — fastsat i mange kommunale bestemmelser

Nedsættelse

Hvis kommunen har nedsatte takster for bestemte kategorier af gæster, kan du anvende den procentvise eller faste nedsættelse, der er konfigureret i skattens indstillinger. Nedsættelsen beregnes automatisk på dagsbeløbet for antallet af overnatninger i opholdet.

I rullelisten «Værelse», hvor du vælger, hvilket værelse den gæst, du registrerer, hører til, står posten for en booking uden tildelt indkvartering med rødt og fed og bærer «Værelse ikke tildelt» efter bookingnummeret i stedet for indkvarteringens navn. Teksten siger det, farven siger, så det forstås uden at skelne rødt.

Du kan registrere gæsten alligevel: registreringen afhænger ikke af, at indkvarteringen er tildelt, og det gør indberetningen til myndighederne heller ikke. Det røde minder blot om, at der stadig mangler at blive tildelt en indkvartering på den booking; det gør du fra bookingkortet med knappen «Tildel værelse».

Når formularen er udfyldt, registrerer du gæsten med en orange knap — og der er to af dem. Den ene sidder nederst på siden og bærer den fuldt udskrevne tekst «Registrer gæst» (eller «Registrer hovedgæst», når du registrerer den ansvarlige for bookingen) sammen med antallet af nætter i opholdet. Den anden sidder øverst, lige ved siden af tilbagepilen, og bærer kun ordet «REGISTRÉR».

Det er den samme handling, ikke to forskellige funktioner: at trykke på den ene eller den anden gør præcis det samme. Der er to, fordi registreringsformularen er lang: når du udfylder de første felter, behøver du ikke længere at rulle helt ned for at gemme — knappen øverst bliver ved med at være synlig, mens du ruller. Mens registreringen kører, slukkes begge samtidig og viser ventesymbolet, så gæsten ikke registreres to gange.

Når du gemmer, udfører Vezpa de kontroller, der er beskrevet i denne vejledning: de felter, som indkvarteringens land kræver, legitimationsdokumentet der hvor det kræves, og underskriften der hvor loven foreskriver den. Mangler der noget, eller er en værdi ikke valgt fra listen, forbliver formularen åben, og du får vist, hvad der skal rettes; er alt i orden, føjes gæsten til bookingen, og formularen lukkes.