Guide Kassesystem (POS)

Kassesystemet (POS) giver dig mulighed for at opkræve en betaling direkte fra appen, enten knyttet til en booking eller uafhængigt (en gæst der lige er på gennemrejse, en ikke-planlagt ekstraydelse).

Fra POS vælger du mellem to udgangspunkter:

• Fra en booking: en liste over bookinger med et igangværende eller forestående ophold, allerede klar uden at du behøver at søge efter noget. Du vælger bookingen, og appen foreslår straks det resterende beløb, der skal opkræves. Det foreslåede beløb følger samme indstilling som betalingslinket: turistskatten er kun med, hvis «Inkluder afgifter i onlinebetalinger» er slået til.
• Frit beløb: opkrævning ved disken uden en tilknyttet booking (f.eks. en ekstra ydelse, et enkeltstående salg).

Af hensyn til konsistens vises betalingsmetoderne altid i samme rækkefølge i hele appen:

Vælg Kort blandt betalingsmetoderne: appen viser en skærm med beløbet (redigerbart) og beskrivelsen (forudfyldt med indkvartering og opholdsdatoer, redigerbar op til 50 tegn). Bekræft for at fortsætte.

1. Hvis Tap to Pay on iPhone er tilgængelig på telefonen, og der også er tilkoblet en Bluetooth-læser, spørger appen, hvilken af de to du vil bruge.
2. Hvis du endnu ikke har tilkoblet en Bluetooth-læser, og Tap to Pay ikke er tilgængelig, guider appen dig gennem tilkoblingen af læseren.
3. Der vises »Hold kortet hen til læseren« i fuld skærm: gæsten holder kortet (eller telefonen/smartwatchet) hen til læseren eller din iPhone.
4. Under behandlingen ser du en venteindikator; når handlingen er afsluttet, får du resultatet: vellykket opkrævning (med udskrivelig eller delbar kvittering) eller en tydelig fejlmeddelelse, hvis betalingen mislykkes, så du straks ved, hvordan du skal gå videre (prøve igen, skifte metode).

Betalingskvitteringen

Efter en kortbetaling bruger «Udskriv kvittering» og «Send kvittering» «Betalingskvittering», som serveren laver på gæstens sprog. Øverst står stedets navn med et løbenummer pr. sted og år (for eksempel R-2026-0042), dato og klokkeslæt; derefter «Betalingsmodtager»: firmanavn, adresse på to linjer (gade, nummer og postnummer; by og provins) samt skattenummer, momsnummer eller leverandøroplysninger fra faktureringen og CIN, kun hvis de findes. Hører betalingen til en booking, følger «Reference», uden gæstens navn og uden antal gæster: bookingnummer, ophold (datoer og nætter) og «Overnatningssted» eller «Overnatningssteder»; er der intet at vise, udelades blokken.

Så følger beløbene: «Reservation i alt», «Depositum» (kun hvis der allerede var en betaling), «Betalt» og «Restbeløb» (saldoen kun for betalinger fra denne version); derefter kortet: mærke og kun de sidste fire cifre (**** **** **** 1234), indlæsningsmåde (kontaktløs, chip, wallet), kontotype, applikation, AID, autorisationskode, transaktions-ID og «GODKENDT». Nederst bemærkningen om, at det ikke er et skattedokument, og kundens kopi. 80 mm-bonen viser «Overnatningssted» eller «Overnatningssteder» i stedet for gæsten.

«Udskriv kvittering» spørger om formatet: «A5-dokument» («Til almindelige printere, som fakturaen») eller «80 mm-bon» («Til termiske rulleprintere»). «Send kvittering» åbner afsendelsen, kun e-mail, med gæstens adresse allerede udfyldt og redigerbar og PDF'en vedhæftet; «Del PDF'en» giver PDF'en videre til telefonens delingsmenu.

Også kortbetalinger i Wellness — bookinger af behandlinger og salg af produkter — får den fulde «Betalingskvittering» i samme nummerserie: i stedet for opholdet viser den dato og klokkeslæt for aftalen og terapeuten, og linjerne er regningen (behandling og ekstra, for eksempel «2 × Creme») eller de solgte produkter med forsendelse. Den enkle kvittering, som appen tegner, med bemærkningen «Ikke et skattedokument», bliver kun i demoen. For en betaling fra før denne version oprettes kvitteringen første gang, du åbner den: kortoplysningerne læses igen fra Stripe, restbeløbet ikke.

Kvitteringen er ikke kun til resultatskærmen: i bookingen, blandt de registrerede betalinger, har hver kortbetaling på POS ikonet for kvitteringen («Betalingskvittering») med «Udskriv kvittering», «Send kvittering» og «Del PDF'en», så du kan udskrive eller sende den igen, når det er nødvendigt.

Tap to Pay on iPhone er Apples funktion, der forvandler din iPhone til en betalingsterminal: gæsten holder sit kort, sin telefon eller sit smartwatch hen til din iPhone, og betalingen accepteres, uden behov for en ekstern læser.

Krav:

• En egnet iPhone med den nyeste version af iOS installeret.
• Indkvarteringen skal befinde sig i et af de 27 lande, hvor Apple og Stripe understøtter Tap to Pay on iPhone.
• Funktionen skal aktiveres af en direktør eller assistent; ved første brug viser appen en informationsskærm med brugsbetingelserne.

Når den er tilgængelig, vælger du den direkte i forløbet Kort ved disken: der kræves ingen ekstra konfiguration eller hardware, der skal købes.

Til den frie opkrævning viser appen et tastatur i stil med en POS-terminal, i fuld skærm på telefonen; på tabletten, eller med telefonen vendt på tværs, står det ved siden af beskrivelsen og beløbet: du taster beløbet, tilføjer (eller redigerer) beskrivelsen og bekræfter.

Fuldskærmsvisningen forhindrer distraktioner under opkrævningen ved disken og er designet til også at være behageligt at læse, når du viser telefonen til gæsten.

Hvis du har aktiveret modulet Wellness, sælger du fra underfanen Kasse produkter og ydelser med samme logik som det generelle POS: du tilføjer varer til kurven og vælger betalingsmetode, altid i rækkefølgen Manuel · Kort · Stripe · Tilføj til regning.

Ved betaling opdateres produktbeholdningen automatisk, og kvitteringen udstedes.

Med metoden Tilføj til regning opkræves beløbet ikke straks: det tilføjes til bookingens regning, og gæsten betaler det ved check-ud sammen med resten af opholdet.

Nyttigt for gæster, der allerede er til stede, og som foretrækker at betale alt samlet ved afrejsen.

• Betalingen med Kort mislykkes: appen viser årsagen (f.eks. kort afvist, ustabil forbindelse); du kan prøve igen med det samme eller skifte til en anden metode (Manuel, Stripe-link) uden at miste det allerede indtastede beløb eller beskrivelsen.
• Ingen læser tilgængelig: brug Stripe-link til at lade gæsten betale fra sin egen telefon, eller registrer opkrævningen som Manuel, hvis du har modtaget kontanter.
• Tap to Pay vises ikke: kontrollér, at iPhonen har den nyeste version af iOS, og at indkvarteringen befinder sig i et understøttet land; brug i mellemtiden en tilkoblet Bluetooth-læser.

På listen over bookinger i skranken vises der, hvis en booking endnu ikke har en indkvartering tildelt, i stedet for værelsesnavnet advarslen: et advarselsikon og teksten «Værelse ikke tildelt» med rødt. Navnet og datoerne står stadig nedenunder, så linjen kan stadig genkendes.

Betalingen virker som altid. Du vælger linjen, modtager betaling med enhver metode og kan sætte den på opholdet: advarslen blokerer intet, den minder blot om, at der stadig er arbejde på den booking.

På den udskrevne regning — og på udskrifter af depositum og debiteringer — står sætningen «Værelse ikke tildelt» i stedet for den interne kode: det, gæsten får i hånden, er en læsbar sætning, ikke et tal uden betydning.