Průvodce registrací hosta

Registrace začíná osobními údaji hosta. Každé pole je navrženo tak, aby minimalizovalo psaní: inteligentní automatické doplňování, návrhy z historie a automatické předvyplnění zrychlují celý proces i u zahraničních hostů.

Vyplnění krok za krokem

1. Příjmení — začněte psát a systém vám nabídne hosty, kteří již byli v minulosti zaregistrováni, díky automatickému doplňování z historie klientů. Když návrh vyberete, všechna pole osobních údajů se automaticky předvyplní (jméno, datum narození, státní příslušnost, doklad atd.). Je to nejrychlejší způsob, jak zaregistrovat vracejícího se hosta.
2. Jméno — křestní jméno hosta. Pokud jste v předchozím kroku vybrali návrh, jméno je již vyplněno.
3. Pohlaví — pole se objeví jen tam, kde je opravdu potřeba: kde to předepisuje právo země ubytování nebo kde je tiskne kniha hostů. Pokud je nevidíte, nic se nezapomnělo: tam je nežádá žádný úřad a nemusíte je vyplňovat. Tam, kde se objeví, může být i povinné: pokud je, aplikace vám to při uložení řekne a přenese vás na pole k doplnění.
4. Datum narození — vyberte je z integrovaného kalendáře. Datum se používá také pro automatický výpočet osvobození od poplatku z pobytu (např. děti do 14 let) a pro rozpoznání narozenin hostů ubytovaných v zařízení, které se zobrazují v banneru Vedení.
5. Místo narození — pole s automatickým doplňováním a vlajkou země vedle každého návrhu v nabídce a vedle už uložené hodnoty. V zařízeních v Itálii nabízí italské obce s provincií (např. „ROMA - RM“, „FIRENZE - FI“) a zahraniční země (např. „Německo“); v zařízeních v jiných zemích nabízí hlavní světová města, každé i se svou zemí (např. „Berlin (Německo)“). Hodnotu je třeba vybrat ze seznamu, který se zobrazuje během psaní: napsaný a nepotvrzený text se po opuštění pole odstraní, protože jen vybraná položka nese odkaz, který místo určuje jednoznačně. Tam, kde to předpisy země nevyžadují, je pole nepovinné.
6. Státní příslušnost — automatické doplňování dostupných zemí, každá je zobrazena v aktuálním jazyce aplikace (italsky, anglicky nebo německy). Když vyberete zemi, automaticky se nastaví mezinárodní telefonní předvolba (např. +39 pro Itálii, +49 pro Německo, +33 pro Francii). Vlajka země se zobrazí u každého návrhu v nabídce i vedle pole, stejně jako u místa narození a bydliště.
7. Bydliště — obec nebo město trvalého bydliště, se stejným automatickým doplňováním, stejnou vlajkou a stejným formátem jako místo narození.

Fakturační údaje

Ve volitelné sekci Fakturační údaje (pod kontakty, viditelná pouze pro odpovědnou osobu rezervace) se pole opět mění podle země. U italských ubytovacích zařízení zůstává blok stejný jako vždy: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI a PEC. U všech ostatních zařízení blok nevyžaduje ani SDI, ani PEC — pojmy, které existují pouze v Itálii — a místo toho zobrazuje přepínač Soukromá osoba / Firma: u volby „Soukromá osoba“ se nezobrazí žádné daňové pole; u volby „Firma“ se zobrazí obchodní firma, identifikátor DPH a — pokud jej země zákazníka má — číslo z obchodního rejstříku.

Popisky těchto polí nesou skutečný název, který má identifikátor ve správné zemi: pole pro DPH nese název podle země ubytovacího zařízení (české zařízení jej nazve DIČ, bez ohledu na zemi zákazníka), zatímco pole pro obchodní rejstřík nese název podle země zákazníka a zobrazí se jen tehdy, pokud tato země nějaký rejstřík má — německá firma nemá IČO, a proto toto pole nevidí. Pokud je zákazníkem česká firma, zobrazí se navíc tlačítko, které načte obchodní firmu, identifikátor DPH a celou adresu (ulice, číslo popisné, PSČ, obec a kraj) z veřejného rejstříku ARES, bez ohledu na zemi ubytovacího zařízení. Země fakturace už konečně nezačíná vždy od „Itálie“: vychází z národnosti hosta, pokud je již známá, jinak ze země ubytovacího zařízení, a musí se vždy vybrat ze seznamu, který se zobrazí při psaní — bez platného výběru uložení zůstane zablokované.

Vezpa obsahuje systém optického rozpoznávání znaků (OCR), který načte údaje přímo z dokladu totožnosti hosta. Místo ručního psaní jména, příjmení, data narození a čísla dokladu stačí zaměřit doklad fotoaparátem a systém vyplní vše automaticky.

Jak to funguje

1. Klepněte na „Naskenovat doklad“ na obrazovce registrace. Otevře se fotoaparát zařízení.
2. Zaměřte doklad — systém automaticky rozpozná okraje občanského průkazu nebo cestovního pasu a pořídí snímek, jakmile je doklad správně umístěn.
3. OCR analyzuje obrázek a extrahuje: jméno, příjmení, datum narození, místo narození, pohlaví, číslo dokladu a datum platnosti. Údaje se vloží do příslušných polí osobních údajů.
4. Zkontrolujte a opravte — ověřte předvyplněná pole. OCR má vysokou přesnost, ale jména se speciálními znaky nebo opotřebované doklady mohou vyžadovat drobné ruční opravy.

Čtení NFC

Tam, kde to telefon podporuje, se vedle "Naskenovat doklad" objeví i „Načíst přes NFC“: přiblížením dokladu k zařízení elektronický čip přenese stejné údaje s vyšší přesností než pouhá fotografie.

Jak doklad přiložit: pomalu jím posouvejte po telefonu, dokud se čip nezachytí. U iPhonu je čtečka NFC nahoře: veďte doklad podél horní hrany. U Androidu je vzadu, uprostřed nebo poblíž fotoaparátů: veďte doklad po zadní straně telefonu. Jakmile uslyšíte zvuk nebo ucítíte vibraci, zastavte se a s ničím nehýbejte, dokud čtení neskončí: pokud se doklad pohne, čtení se přeruší a musí se opakovat.

Německý občanský průkaz. Jeho čip mohou číst jen úřady: když fotoaparát rozpozná německý občanský průkaz, aplikace se ho ani nepokusí přečíst a hned vám to řekne. Vyfoťte zadní stranu průkazu s řádky znaků <<<, nebo zadejte údaje ručně. Německý cestovní pas se naopak čte normálně.

Přijímané typy dokladů závisejí na zemi, ve které se ubytovací zařízení nachází, a na platné místní legislativě. Vezpa automaticky zobrazuje pouze relevantní doklady, čímž předchází nejasnostem a zajišťuje soulad s požadavky příslušných úřadů.

Doklady podle země

Pole dokladu

U každého dokladu se vyžaduje alespoň druh a číslo; ostatní pole závisejí na zemi ubytování:

• Typ dokladu — vybraný ze seznamu specifického pro danou zemi
• Číslo dokladu — alfanumerický kód vytištěný na dokladu
• Vydal — objeví se tam, kde to země ubytování předepisuje, a neptá se všude na totéž: v Itálii je to místo nebo orgán, který doklad vydal (potřeba pro odeslání do Alloggiati Web), jinde je to stát, který jej vydal. Pokud je nevidíte, ve vaší zemi se nevyžaduje.
• Datum platnosti — systém automaticky ověří, zda je doklad stále platný, a upozorní na prošlé doklady

Fotografie dokladu

Pokud jste v «Konfigurace» › «Daně & právní soulad» › «Online check-in» zapnuli «Fotografie dokladu totožnosti», host, který dělá online check-in, vyfotí přední a zadní stranu dokladu a zde se objeví rámeček «Fotografie dokladu totožnosti» s náhledy «Přední strana» a «Zadní strana». Klepnutím na náhled ho zvětšíte, klepnutím na koš ho smažete. Rámeček je tu jen tehdy, když host nahrál aspoň jednu fotografii, a vidí ho jen role, které spravují rezervace.

Kde se zobrazí, záleží na obrazovce. Na počítači nebo širokém tabletu jsou fotografie v panelu vpravo od formuláře: fotografie, na kterou klepnete, se zvětší uvnitř panelu a pole vedle zůstanou volná, takže údaje opisujete při pohledu na doklad. Na telefonu jsou náhledy prvním blokem stránky: fotografie, na kterou klepnete, se otevře v rámečku nahoře a formulář se posouvá pod ním; «Celá obrazovka» ji ukáže přes celou obrazovku a jedno klepnutí vás vrátí do rámečku. V obou případech «Přední strana» a «Zadní strana» přepínají mezi stranami, prsty nebo kolečko myši zvětšují a X fotografii zavře a vrátí celou stránku formuláři.

Fotografie se ukládají šifrovaně a samy se smažou 7 dní po odjezdu. Jak se funkce zapíná a proč jen tehdy, když je opravdu potřeba, vysvětluje průvodce Ubytováním.

Pod dokladem se v některých zemích objeví další dvě políčka: číslo víza a účel pobytu. Dnes je vyžaduje Česká republika, kde je cizinecká policie má v oznámení o ubytování. Stejně jako u adresy nemusíš nic nastavovat: objeví se sama tam, kde jsou potřeba.

Ani jedno není povinné, a je to záměrné: mnozí cizinci vízum nepotřebují a neuvedený účel pobytu úřad zaeviduje jako «ostatní». Vyplň je, když ti host odpověď dá, a nech je prázdná, když žádná není: prázdné políčko je chybějící údaj, náhodně vyplněné je údaj nepravdivý.

Blok s adresou bydliště není pro všechny stejný: co vám aplikace zobrazí, rozhoduje země ubytování. V části zemí se blok vůbec neobjeví a bydliště se uvádí jen městem v osobních údajích; jinde se objeví s více poli, a ta nejsou všude stejná.

Zapamatovat si stačí jedno pravidlo: vyplňte pole, která vidíte. Povinná to řeknou sama — když některé necháte prázdné, uložení se zastaví a aplikace vám ukáže které; ostatní můžete nechat prázdná. Neexistuje seznam polí platný všude a pole, které nevidíte, není skryté omylem: ve vaší zemi se nevyžaduje.

Oddíl podpisu se objeví jen tam, kde zákon vyžaduje podpis hosta na přihlašovacím formuláři: v Německu, Rakousku, Francii a Španělsku. Podpis je nepovinný. V ostatních zemích, které přihlašovací formulář mají, tlačítko, které ho vytvoří, zůstává a PDF se vytiskne s řádkem k podpisu na papíře. Není co nastavovat.

Podpis slouží jako důkaz ubytování, nikoli úřadu: žádný z připojených státních systémů ho nedostává. Proto tam, kde formulář existuje, vás při kontrole chrání právě to, že podpis seberete a uschováte spolu s PDF.

Jak získat podpis

1. Klepněte na tlačítko „Podpis hosta“ na obrazovce registrace. Otevře se bílá plocha pro podpis přes celou obrazovku.
2. Host se podepíše na obrazovku prstem nebo stylusem. Plocha podporuje plynulé tahy a umožňuje podpis smazat a začít znovu.
3. Klepněte na „Potvrdit“ a podpis se uloží. Podpis se ukládá jako vektorový obrázek ve vysokém rozlišení.
4. Podpis se automaticky vloží do PDF přihlašovacího formuláře, který předepisuje vaše země, připraveného k tisku nebo digitální archivaci.

Během registrace můžete uvést, zda má host nárok na osvobození nebo slevu z poplatku z pobytu (nebo city tax / Kurtaxe). Tato sekce se zobrazí jen tehdy, pokud zařízení nastavilo v nastavení alespoň jeden poplatek.

Automatické osvobození podle věku

Pokud jste v nastavení poplatku nakonfigurovali věkové kategorie (např. děti do 14 let osvobozené, osoby nad 65 let se slevou), systém vypočítá osvobození automaticky z data narození hosta zadaného v osobních údajích. Není nutný žádný ruční zásah: Vezpa porovná věk hosta s nastavenými kategoriemi a použije správné osvobození nebo slevu.

Ruční osvobození

U osvobození, která nelze automaticky vypočítat podle věku, můžete důvod vybrat ručně ze seznamu. Několik běžných příkladů:

• Obyvatelé obce — mnoho obcí osvobozuje své obyvatele od turistického poplatku
• Bezpečnostní složky ve službě — vojáci a policisté na operační misi
• Pacienti v léčbě — hosté hospitalizovaní nebo v denním stacionáři blízkých zdravotnických zařízení
• Řidiči turistických skupin — průvodci a řidiči autobusů
• Osoby se zdravotním postižením a jejich doprovod — stanoveno v mnoha obecních vyhláškách

Sleva

Pokud obec stanoví snížené sazby pro určité kategorie hostů, můžete uplatnit procentní nebo paušální slevu nastavenou v nastavení poplatku. Sleva se automaticky vypočítá z denní částky za počet nocí pobytu.

V rozbalovacím seznamu «Pokoj», kde vybíráte, ke kterému pokoji host, jehož registrujete, patří, je položka rezervace bez přiřazeného ubytování napsaná červeně a tučně a nese «Pokoj nepřiřazen» za číslem rezervace místo názvu ubytování. Text říká to, co říká barva, takže je to srozumitelné i bez rozlišení červené.

Hosta můžete registrovat i tak: registrace nezávisí na přiřazení ubytování, stejně jako hlášení úřadům. Červená jen připomíná, že u té rezervace zbývá přiřadit ubytování; přiřadíte je z karty rezervace tlačítkem «Přiřadit pokoj».

Jakmile je formulář vyplněn, hosta zaregistrujete oranžovým tlačítkem — a jsou dvě. Jedno je na konci stránky a nese celý popisek «Registrovat hosta» (nebo «Registrovat hlavního hosta», když registrujete hlavního hosta rezervace) spolu s počtem nocí pobytu. Druhé je nahoře, hned vedle šipky zpět, a nese jen slovo «ZAREGISTROVAT».

Je to totéž gesto, ne dvě různé funkce: stisk jednoho nebo druhého udělá přesně totéž. Jsou dvě proto, že registrační formulář je dlouhý: kdo vyplňuje první pole, už nemusí kvůli uložení rolovat až dolů — tlačítko nahoře zůstává při rolování viditelné. Během registrace se obě zároveň vypnou a zobrazí ukazatel čekání, takže se host nezaregistruje dvakrát.

Při uložení Vezpa provede kontroly popsané v této příručce: povinná pole podle země ubytovacího zařízení, doklad totožnosti tam, kde se vyžaduje, a podpis tam, kde jej ukládá zákon. Pokud něco chybí nebo nebylo vybráno ze seznamu, formulář zůstane otevřený a zobrazí se, co opravit; když je vše v pořádku, host se přidá k rezervaci a formulář se zavře.