Návod k Pokladně (POS)

Pokladna (POS) vám umožňuje inkasovat platbu přímo z aplikace, ať už je spojená s rezervací, nebo je volná (kolemjdoucí host, neplánovaný extra prodej).

V Pokladně si vyberete ze dvou výchozích bodů:

• Na rezervaci: seznam rezervací s probíhajícím nebo blížícím se pobytem, připravený bez nutnosti cokoliv hledat. Vyberete rezervaci a aplikace už navrhne zbývající částku k inkasu. Navržená částka se řídí stejným nastavením jako platební odkaz: lázeňský poplatek zahrnuje jen tehdy, když je «Zahrnout daně do online plateb» zapnuto.
• Volná částka: inkaso na přepážce bez přiřazené rezervace (např. doplňková služba, jednorázový prodej).

Kvůli konzistenci se v celé aplikaci způsoby platby zobrazují vždy ve stejném pořadí:

Zvolte Kartu mezi způsoby inkasa: aplikace zobrazí obrazovku s částkou (upravitelnou) a popisem platby (předvyplněným názvem zařízení a daty pobytu, upravitelným do 50 znaků). Potvrďte pro pokračování.

1. Pokud je na telefonu k dispozici Tap to Pay on iPhone a je zároveň spárovaná Bluetooth čtečka, aplikace se zeptá, kterou z nich chcete použít.
2. Pokud jste ještě nespárovali Bluetooth čtečku a Tap to Pay není k dispozici, aplikace vás provede spárováním čtečky.
3. Na celou obrazovku se zobrazí „Přiložte kartu“: host přiloží kartu (nebo telefon/chytré hodinky) ke čtečce nebo k vašemu iPhonu.
4. Během zpracování vidíte indikátor čekání; po dokončení operace obdržíte výsledek: úspěšné inkaso (s tisknutelnou nebo sdílitelnou účtenkou), nebo jasnou chybovou zprávu, pokud platba neproběhne úspěšně, takže hned víte, jak postupovat (zkusit znovu, změnit způsob).

Doklad o platbě

Po platbě kartou používají «Vytisknout účtenku» a «Odeslat účtenku» «Potvrzení o platbě», který připraví server v jazyce hosta. Nahoře je název ubytování s pořadovým číslem pro ubytování a rok (například R-2026-0042), datum a čas; pak «Příjemce platby»: obchodní firma, adresa na dvou řádcích (ulice, číslo a PSČ; obec a provincie) a daňové číslo, DIČ nebo údaje dodavatele z fakturace a CIN, jen pokud existují. Pokud je platba spojená s rezervací, následuje «Týká se», bez jména hosta a bez počtu hostů: číslo rezervace, pobyt (data a noci) a «Ubytování» nebo «Ubytování»; když není co ukázat, blok se vynechá.

Následují částky: «Celkem za rezervaci», «Záloha» (jen pokud už předtím proběhla platba), «Zaplaceno» a «Doplatek» (doplatek jen u plateb od této verze); pak karta: značka a jen poslední čtyři číslice (**** **** **** 1234), způsob načtení (bezkontaktně, čip, wallet), typ účtu, aplikace, AID, autorizační kód, identifikátor transakce a «SCHVÁLENO». Dole poznámka, že nejde o daňový doklad, a kopie pro zákazníka. Účtenka 80 mm místo hosta ukazuje «Ubytování» nebo «Ubytování».

«Vytisknout účtenku» se zeptá na formát: «Dokument A5» («Pro běžné tiskárny, jako faktura») nebo «Účtenka 80 mm» («Pro termální tiskárny na role»). «Odeslat účtenku» otevře odeslání jen e-mailem, s adresou hosta už vyplněnou a upravitelnou a PDF v příloze; «Sdílet PDF» předá PDF do nabídky sdílení v telefonu.

Také platby kartou ve wellness — rezervace služeb a prodeje produktů — mají úplný «Potvrzení o platbě» ve stejné číselné řadě: místo pobytu ukazuje datum a čas termínu a terapeuta a položky jsou účet (služba a doplňky, například «2 × Krém») nebo prodané produkty s dopravou. Jednoduchý doklad kreslený aplikací s poznámkou «Nejedná se o daňový doklad» zůstává jen v demu. U platby přijaté před touto verzí vznikne doklad při prvním otevření: údaje karty se znovu načtou ze Stripe, doplatek ne.

Doklad není jen na obrazovce s výsledkem: v rezervaci má mezi zaznamenanými platbami každá platba kartou na POS ikonu dokladu («Potvrzení o platbě») s volbami «Vytisknout účtenku», «Odeslat účtenku» a «Sdílet PDF», abyste ho mohli kdykoli znovu vytisknout nebo poslat.

Tap to Pay on iPhone je funkce Apple, která promění váš iPhone v platební terminál: host přiloží svou kartu, telefon nebo chytré hodinky k vašemu iPhonu a platba je přijata bez nutnosti externí čtečky.

Požadavky:

• Kompatibilní iPhone s nainstalovanou nejnovější verzí iOS.
• Zařízení se musí nacházet v jedné ze 27 zemí, kde Apple a Stripe podporují Tap to Pay on iPhone.
• Funkci musí povolit manažer nebo asistent; při prvním použití aplikace zobrazí informační obrazovku s podmínkami použití.

Když je k dispozici, zvolíte ji přímo v procesu Karta na přepážce: není potřeba žádné další nastavení ani nákup hardwaru.

Pro volné inkaso zobrazí aplikace číselnou klávesnici ve stylu POS terminálu, na telefonu na celou obrazovku; na tabletu nebo na otočeném telefonu je vedle popisu a částky: zadáte částku, doplníte (nebo upravíte) popis platby a potvrdíte.

Obrazovka na celou plochu eliminuje rušivé prvky během inkasa na přepážce a je navržena tak, aby byla dobře čitelná i při ukázání telefonu hostovi.

Pokud jste aktivovali modul Wellness, v podzáložce Pokladna prodáváte produkty a služby stejnou logikou jako obecná Pokladna: přidáte položky do košíku a zvolíte způsob inkasa, vždy v pořadí Ručně · Karta · Stripe · Připsat.

Při platbě se automaticky aktualizuje skladová zásoba produktů a vystaví se účtenka.

U způsobu Připsat se částka neinkasuje ihned: přidá se k účtu rezervace a host ji doplatí při check-outu spolu se zbytkem pobytu.

Je to užitečné pro hosty, kteří již jsou ubytovaní a preferují zaplatit vše najednou při odjezdu.

• Platba Kartou selže: aplikace zobrazí důvod (např. zamítnutá karta, nestabilní připojení); můžete to hned zkusit znovu nebo přejít na jiný způsob (Ručně, Odkaz Stripe), aniž byste ztratili již zadanou částku nebo popis platby.
• Žádná čtečka není k dispozici: použijte Odkaz Stripe, aby host zaplatil ze svého telefonu, nebo označte inkaso jako Ručně, pokud jste přijali hotovost.
• Tap to Pay se nezobrazuje: zkontrolujte, že iPhone má nejnovější verzi iOS a že se zařízení nachází v podporované zemi; mezitím použijte spárovanou Bluetooth čtečku.

V seznamu rezervací u pultu se, pokud rezervace ještě nemá přiřazené ubytování, místo názvu pokoje objeví upozornění: výstražná ikona a nápis «Pokoj nepřiřazen» červeně. Jméno a data zůstávají pod ním, takže řádek se pozná stejně dobře.

Inkaso funguje jako vždy. Vyberete řádek, přijmete platbu jakoukoli metodou a můžete ji připsat na pobyt: upozornění nic neblokuje, jen připomíná, že u té rezervace zůstává práce.

Na vytištěném účtu — a na výtiscích záloh a poplatků — stojí místo interního kódu věta «Pokoj nepřiřazen»: to, co host dostane do ruky, je čitelná věta, ne číslo bez významu.