Ръководство за регистрация на гост

Регистрацията започва с личните данни на госта. Всяко поле е проектирано така, че да сведе въвеждането от клавиатурата до минимум: интелигентното автоматично довършване, предложенията от историята и автоматичното предварително попълване правят процеса бърз дори при чуждестранни гости.

Попълване стъпка по стъпка

1. Фамилия — започнете да пишете и системата предлага гости, които вече са били регистрирани в миналото, благодарение на автоматичното довършване от историята на клиентите. Ако изберете предложение, всички полета с лични данни се попълват автоматично (име, дата на раждане, гражданство, документ и т.н.). Това е най-бързият начин да регистрирате гост, който се завръща.
2. Име — собственото име на госта. Ако сте избрали предложение в предишната стъпка, името вече е попълнено.
3. Пол — полето се показва само там, където наистина е нужно: където го изисква законодателството на държавата на обекта или където го отпечатва регистърът на гостите. Ако не го виждате, нищо не е пропуснато: там никой орган не го изисква и не е нужно да го попълвате. Там, където се показва, може да бъде и задължително: ако е, приложението ви го казва при запазване и ви отвежда до полето.
4. Дата на раждане — изберете от вградения календар. Датата се използва и за автоматичното изчисляване на освобождаванията от туристическия данък (напр. деца под 14 години), както и за откриване на рождените дни на гостите, настанени в обекта, показвани в банера на Дирекцията.
5. Място на раждане — поле с автоматично довършване и знаме на държавата до всяко предложение в менюто и до вече запазената стойност. В обектите в Италия предлага италианските общини с провинция (напр. „ROMA - RM“, „FIRENZE - FI“) и чужди държави (напр. „Германия“); в обектите в други държави предлага основните градове в света, всеки заедно с държавата си (напр. „Berlin (Германия)“). Стойността трябва да се избере от списъка, който се появява докато пишете: въведен и непотвърден текст се премахва, когато напуснете полето, защото само избраният запис носи препратката, която определя мястото еднозначно. Там, където правилата на държавата не го изискват, полето не е задължително.
6. Гражданство — автоматично довършване на наличните държави, всяка от които е показана на текущия език на приложението (италиански, английски или немски). Когато изберете държава, международният телефонен код се задава автоматично (напр. +39 за Италия, +49 за Германия, +33 за Франция). Знамето на държавата се показва до всяко предложение в менюто и до полето, както при мястото на раждане и адреса.
7. Местоживеене — община или град на пребиваване, със същото автоматично довършване, същото знаме и същия формат като мястото на раждане.

Данни за фактура

В незадължителния раздел Данни за фактура (под контактите, видим само за отговорника на резервацията) полетата отново се променят според държавата. За италиански обекти блокът остава същият както винаги: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI и PEC. За всички останали обекти блокът не изисква нито SDI, нито PEC — понятия, които съществуват само в Италия — и вместо това показва превключвател Физическо лице / Фирма: при „Физическо лице“ не се показва никакво данъчно поле; при „Фирма“ се показват фирменото наименование, идентификаторът по ДДС и — когато държавата на клиента има такъв — номерът от търговския регистър.

Етикетите на тези полета носят истинското име, което идентификаторът има в правилната държава: полето за ДДС взима името си от държавата на обекта (чешки обект го нарича DIČ, независимо от държавата на клиента), а полето за търговския регистър взима името си от държавата на клиента и се появява само ако тази държава има такъв — германска фирма няма IČO и наистина не го вижда. Ако клиентът е чешка фирма, се появява и бутон, който попълва фирменото наименование, идентификатора по ДДС и пълния адрес (улица, номер, пощенски код, град и област) от публичния регистър ARES, независимо от държавата на обекта. Накрая, държавата на фактуриране вече не тръгва винаги от „Италия“: тя тръгва от националността на госта, ако вече е известна, иначе от държавата на обекта, и винаги трябва да се избере от списъка, който се появява, докато пишете — без валиден избор запазването остава блокирано.

Vezpa включва система за оптично разпознаване на символи (OCR), която чете данните директно от документа за самоличност на госта. Вместо да въвеждате ръчно име, фамилия, дата на раждане и номер на документа, е достатъчно да насочите камерата към документа и системата попълва всичко автоматично.

Как работи

1. Докоснете „Сканиране на документ“ в екрана за регистрация. Отваря се камерата на устройството.
2. Насочете камерата към документа — системата автоматично разпознава краищата на личната карта или на паспорта и прави снимка, когато документът е добре позициониран.
3. OCR анализира изображението и извлича: име, фамилия, дата на раждане, място на раждане, пол, номер на документа и срок на валидност. Данните се въвеждат в съответните полета с лични данни.
4. Проверете и коригирайте — прегледайте предварително попълнените полета. OCR има отлична точност, но имена със специални знаци или износени документи може да изискват малки ръчни корекции.

Четене чрез NFC

Където телефонът го поддържа, до "Сканиране на документ" се появява и „Прочети с NFC“: доближавайки документа до устройството, електронният чип предава същите данни с по-голяма точност от самата снимка.

Как да поднесете документа: движете го бавно върху телефона, докато чипът бъде уловен. При iPhone NFC сензорът е в горната част: прекарайте документа по горния ръб. При Android е отзад, в средата или близо до камерите: прекарайте документа по гърба на телефона. Щом чуете звук или усетите вибрация, спрете и не местете нищо, докато четенето не приключи: ако документът се премести, четенето прекъсва и трябва да се повтори.

Германска лична карта. Чипът ѝ може да се чете само от властите: когато камерата разпознае германска лична карта, приложението дори не опитва да го прочете и ви казва веднага. Снимайте гърба на картата, където са редовете със знаците <<<, или въведете данните ръчно. Германският паспорт, напротив, се чете нормално.

Приетите видове документи зависят от държавата, в която се намира обектът, и от действащата местна нормативна уредба. Vezpa автоматично показва само относимите документи, като избягва объркване и гарантира съответствието с изискванията на компетентните органи.

Документи по държави

Полета на документа

За всеки документ се изискват поне видът и номерът; останалите полета зависят от държавата на обекта:

• Вид документ — избран от специфичния за държавата списък
• Номер на документа — буквено-цифровият код, отпечатан върху документа
• Издаден от — появява се там, където държавата на обекта го предвижда, и не пита навсякъде едно и също: в Италия това е мястото или органът, издал документа (нужно за изпращането към Alloggiati Web), другаде — държавата, която го е издала. Ако не го виждате, във вашата държава не се изисква.
• Срок на валидност — системата проверява автоматично дали документът е още валиден и сигнализира за изтеклите

Снимките на документа

Ако в «Конфигурация» › «Данъчно & правно съответствие» › «Онлайн регистрация» сте включили «Снимка на документа за самоличност», гостът, който прави онлайн регистрацията, снима лицевата и обратната страна на документа, а тук се появява полето «Снимка на документа за самоличност» с миниатюрите «Лицева страна» и «Обратна страна». Докоснете миниатюра, за да я увеличите, и кошчето, за да я изтриете. Полето се показва само ако гостът е качил поне една снимка и го виждат само ролите, които управляват резервациите.

Къде се показват, зависи от екрана. На компютър или широк таблет снимките са в панел вдясно от формуляра: докоснатата снимка се уголемява в панела, а полетата до нея остават свободни, така че преписвате данните, докато гледате документа. На телефон миниатюрите са първият блок на страницата: докоснатата снимка се отваря в рамка горе, а формулярът се превърта под нея; «Цял екран» я показва на целия екран, а едно докосване ви връща в рамката. И в двата случая «Лицева страна» и «Обратна страна» сменят страната, пръстите или колелцето на мишката уголемяват, а X затваря снимката и връща цялата страница на формуляра.

Снимките се съхраняват криптирани и се изтриват сами 7 дни след заминаването. Как се включва и защо само когато наистина е нужно, е обяснено в ръководството за Обекта.

Под документа в някои държави се появяват още две полета: номер на визата и цел на престоя. Днес ги изисква Чехия, където полицията за чужденци ги предвижда в уведомлението за настаняване. Както при адреса, няма какво да настройваш: появяват се сами там, където са нужни.

Нито едно от двете не е задължително, и това е нарочно: много чужденци нямат виза, а непосочена цел на престоя органът вписва като «друго». Попълни ги, когато гостът ти даде отговора, и ги остави празни, когато няма: празно поле е липсващи данни, случайно попълнено е невярно.

Блокът с адреса по местоживеене не е еднакъв за всички: това, което приложението ви показва, се определя от държавата на обекта. В част от държавите блокът изобщо не се появява и местоживеенето се посочва само с града в личните данни; другаде се появява с няколко полета, които не са навсякъде едни и същи.

Има само едно правило за помнене: попълнете полетата, които виждате. Задължителните сами ви го казват — ако оставите някое празно, запазването спира и приложението ви показва кое; останалите може да оставите празни. Не съществува списък с полета, валиден навсякъде, а поле, което не виждате, не е скрито по погрешка: във вашата държава не се изисква.

Разделът с подписа се появява само там, където законът изисква подписа на госта върху регистрационния формуляр: в Германия, Австрия, Франция и Испания. Подписът не е задължителен. В останалите държави, които имат регистрационен формуляр, бутонът, който го създава, остава, а PDF-ът се отпечатва с ред за подпис на хартия. Няма какво да се настройва.

Подписът служи като доказателство на обекта, не на органа: нито една от свързаните държавни системи не го получава. Затова там, където формулярът съществува, именно събирането и съхраняването му заедно с PDF-а ви пази при проверка.

Как да съберете подписа

1. Докоснете бутона „Подпис на госта“ в екрана за регистрация. Отваря се бяло поле за подписване на цял екран.
2. Гостът се подписва върху екрана с пръст или със стилус. Полето поддържа плавни линии и позволява изтриване и започване отначало.
3. Докоснете „Потвърди“, за да запазите подписа. Подписът се запазва като векторно изображение с висока разделителна способност.
4. Подписът се включва автоматично в PDF на регистрационния формуляр, предвиден от вашата държава, готов за печат или дигитално архивиране.

По време на регистрацията можете да посочите дали гостът има право на освобождаване или на намаление на туристическия данък (city tax или Kurtaxe). Този раздел се показва само ако обектът е конфигурирал поне един данък в настройките.

Автоматично освобождаване според възрастта

Ако сте конфигурирали възрастови групи в настройките на данъка (напр. децата под 14 години са освободени, лицата над 65 години ползват намаление), системата изчислява автоматично освобождаването въз основа на датата на раждане на госта, въведена в личните данни. Не е необходима никаква ръчна намеса: Vezpa сравнява възрастта на госта с конфигурираните групи и прилага правилното освобождаване или намаление.

Ръчно освобождаване

За освобождаванията, които не могат да бъдат изчислени автоматично според възрастта, можете да изберете основанието ръчно от списъка. Някои чести примери:

• Жители на общината — много общини освобождават своите жители от туристическия данък
• Служители на реда при изпълнение на служебни задължения — военнослужещи и полицаи в оперативна мисия
• Пациенти на лечение — гости, настанени в болница или на дневен стационар в близки здравни заведения
• Шофьори на туристически групи — придружители и водачи на автобуси
• Хора с увреждания и придружителите им — предвидено в много общински наредби

Намаление

Ако общината предвижда намалени тарифи за определени категории гости, можете да приложите процентното или фиксираното намаление, конфигурирано в настройките на данъка. Намалението се изчислява автоматично върху дневната сума за броя нощувки на престоя.

В падащия списък «Стая / Помещение», където избирате към коя стая принадлежи гостът, когото регистрирате, редът на резервация без разпределено настаняване е изписан в червено и удебелено и носи «Стаята не е разпределена» след номера на резервацията, вместо името на настаняването. Текстът казва това, което казва цветът, така че се разбира и без различаване на червеното.

Можете да регистрирате госта въпреки това: регистрацията не зависи от разпределянето на настаняването, нито изпращането към властите. Червеното само напомня, че по тази резервация остава настаняване за разпределяне; разпределяте го от картона на резервацията с бутона «Разпредели стая».

След като формулярът е попълнен, гостът се регистрира с оранжев бутон — а бутоните са два. Единият е в долния край на страницата и носи изписания докрай надпис «Регистриране на гост» (или «Регистриране на отговорен гост», когато регистрирате отговорния гост на резервацията), заедно с броя нощувки на престоя. Другият е горе, непосредствено до стрелката за връщане, и носи само думата «РЕГИСТРИРАЙ».

Това е едно и също действие, а не две различни функции: натискането на единия или на другия прави точно същото. Бутоните са два, защото формулярът за регистрация е дълъг: докато попълвате първите полета, вече не се налага да превъртате чак до края, за да запишете — бутонът горе остава видим при превъртане. Докато регистрацията тече, и двата се изключват заедно и показват индикатора за изчакване, така че гостът да не бъде регистриран два пъти.

При записване Vezpa извършва проверките, описани в това ръководство: задължителните полета според държавата на обекта, документа за самоличност там, където се изисква, и подписа там, където законът го предвижда. Ако нещо липсва или не е избрано от списъка, формулярът остава отворен и ви се посочва какво да поправите; когато всичко е наред, гостът се добавя към резервацията и формулярът се затваря.