Guide till gästregistrering

Registreringen börjar med gästens personuppgifter. Varje fält är utformat för att minimera inmatningen: smart autocomplete, förslag från historiken och automatisk förifyllning gör processen snabb, även med utländska gäster.

Fyll i steg för steg

1. Efternamn — börja skriva så föreslår systemet gäster som redan registrerats tidigare, tack vare autocomplete från kundhistoriken. Om du väljer ett förslag fylls alla personuppgiftsfält i automatiskt (förnamn, födelsedatum, medborgarskap, handling och så vidare). Det är det snabbaste sättet att registrera en återkommande gäst.
2. Förnamn — gästens förnamn. Om du valde ett förslag i föregående steg är förnamnet redan ifyllt.
3. Kön — fältet visas bara där det verkligen behövs: där lagstiftningen i boendets land kräver det, eller där gästregistret trycker det. Ser du det inte har inget glömts: där begär ingen myndighet det och du behöver inte fylla i det. Där det visas kan det också vara obligatoriskt: är det så säger appen till när du sparar och tar dig till fältet.
4. Födelsedatum — välj i den inbyggda kalendern. Datumet används även för automatisk beräkning av undantag från turistskatten (t.ex. minderåriga under 14 år) och för att upptäcka födelsedagar bland gästerna på plats, som visas i Ledningens banner.
5. Födelseort — fält med autocomplete och en landsflagga bredvid varje förslag i menyn och bredvid det redan sparade värdet. På boenden i Italien föreslås italienska kommuner med provins (t.ex. "ROMA - RM", "FIRENZE - FI") och utländska länder (t.ex. "Tyskland"); på boenden i andra länder föreslås världens viktigaste städer, var och en med sitt land (t.ex. "Berlin (Tyskland)"). Värdet måste väljas från listan som visas medan du skriver: en inskriven, obekräftad text tas bort när du lämnar fältet, eftersom bara ett valt alternativ bär referensen som pekar ut platsen entydigt. Där landets regler inte kräver det är fältet valfritt.
6. Medborgarskap — autocomplete över tillgängliga länder, var och en visad på appens aktuella språk (italienska, engelska eller tyska). När du väljer ett land ställs det internationella riktnumret in automatiskt (t.ex. +39 för Italien, +49 för Tyskland, +33 för Frankrike). Landets flagga visas vid varje förslag i menyn och bredvid fältet, precis som vid födelseort och bosättning.
7. Hemvist — kommun eller stad där gästen är bosatt, med samma autocomplete, samma flagga och samma format som födelseorten.

Fakturauppgifter

I den valfria sektionen Fakturauppgifter (under kontakterna, synlig endast för den som ansvarar för bokningen) ändras fälten återigen beroende på land. För italienska boenden förblir blocket som vanligt: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI och PEC. För alla andra boenden begär blocket varken SDI eller PEC — begrepp som bara finns i Italien — och visar i stället en "Privatperson / Företag"-omkopplare: vid "Privatperson" visas inget skattefält alls; vid "Företag" visas företagsnamn, momsregistreringsnummer och, när kundens land har ett, organisationsnummer från handelsregistret.

Etiketterna på dessa fält bär det verkliga namn som identifieraren har i rätt land: momsfältet får sitt namn från boendets land (ett tjeckiskt boende kallar det DIČ, oavsett kundens land); fältet för handelsregistret får i stället sitt namn från kundens land och visas bara om det landet har ett sådant register — ett tyskt företag saknar IČO och ser därför inte det fältet. Om kunden är ett tjeckiskt företag visas dessutom en knapp som fyller i företagsnamn, momsregistreringsnummer och fullständig adress (gata, gatunummer, postnummer, ort och region) från det offentliga registret ARES, oavsett vilket land boendet ligger i. Slutligen utgår faktureringslandet inte längre alltid från "Italien": det utgår från gästens nationalitet om den redan är känd, annars från boendets land, och måste alltid väljas från listan som visas medan du skriver — utan ett giltigt val förblir sparandet blockerat.

Vezpa har ett inbyggt system för optisk teckenigenkänning (OCR) som läser uppgifterna direkt från gästens identitetshandling. I stället för att manuellt skriva in förnamn, efternamn, födelsedatum och handlingens nummer räcker det att rikta kameran mot handlingen, så fyller systemet i allt automatiskt.

Så fungerar det

1. Tryck på "Skanna handling" i registreringsskärmen. Enhetens kamera öppnas.
2. Rikta kameran mot handlingen — systemet identifierar automatiskt kanterna på identitetskortet eller passet och tar fotot när handlingen är rätt placerad.
3. OCR analyserar bilden och hämtar: förnamn, efternamn, födelsedatum, födelseort, kön, handlingens nummer och giltighetstid. Uppgifterna förs in i motsvarande personuppgiftsfält.
4. Kontrollera och rätta — granska de förifyllda fälten. OCR har mycket hög noggrannhet, men namn med specialtecken eller slitna handlingar kan kräva små manuella rättelser.

NFC-läsning

Där telefonen stöder det visas förutom "Skanna handling" även "Läs med NFC": genom att hålla dokumentet nära enheten överför det elektroniska chippet samma uppgifter med större precision än enbart fotot.

Så håller du dokumentet: för det långsamt över telefonen tills chippet fångas upp. På iPhone sitter NFC-sensorn upptill: för dokumentet längs överkanten. På Android sitter den på baksidan, i mitten eller nära kamerorna: för dokumentet över telefonens baksida. Så snart du hör ett ljud eller känner en vibration stannar du och rör ingenting förrän avläsningen är klar: om dokumentet flyttar sig avbryts avläsningen och måste göras om.

Tyskt id-kort. Dess chip kan bara läsas av myndigheter: när kameran känner igen ett tyskt id-kort försöker appen inte ens läsa det och säger det direkt. Fotografera kortets baksida, där raderna med tecknen <<< finns, eller ange uppgifterna manuellt. Ett tyskt pass läses däremot som vanligt.

Vilka handlingstyper som godkänns beror på landet där boendet ligger och på gällande lokal lagstiftning. Vezpa visar automatiskt endast de relevanta handlingarna, vilket undviker förvirring och säkerställer efterlevnad gentemot behöriga myndigheter.

Handlingar per land

Handlingens fält

För varje handling efterfrågas minst typ och nummer; övriga fält beror på boendets land:

• Typ av handling — väljs från landets specifika lista
• Handlingens nummer — den alfanumeriska koden som är tryckt på handlingen
• Utfärdat av — det visas där boendets land föreskriver det, och frågar inte efter samma sak överallt: i Italien är det orten eller myndigheten som utfärdat handlingen (behövs för insändningen till Alloggiati Web), på andra håll den stat som utfärdat den. Ser du det inte krävs det inte i ditt land.
• Giltighetstid — systemet kontrollerar automatiskt att handlingen fortfarande är giltig och flaggar dem som har gått ut

Fotona av id-handlingen

Har du slagit på «Foto av id-handling» under «Konfiguration» › «Skatt & juridisk efterlevnad» › «Online-incheckning», fotograferar gästen som gör online-incheckningen fram- och baksidan av handlingen, och här visas rutan «Foto av id-handling» med miniatyrerna «Framsida» och «Baksida». Tryck på en miniatyr för att förstora den och på papperskorgen för att radera den. Rutan finns bara om gästen har laddat upp minst ett foto, och bara de roller som hanterar bokningar ser den.

Var de visas beror på skärmen. På en dator eller en bred surfplatta ligger bilderna i en panel till höger om formuläret: bilden du trycker på förstoras i panelen och fälten är fria bredvid, så att du kan skriva av uppgifterna medan du tittar på handlingen. På en telefon är miniatyrerna sidans första block: bilden du trycker på öppnas i en ruta överst och formuläret rullar under den; «Helskärm» visar den på hela skärmen, och ett tryck tar dig tillbaka till rutan. I båda fallen växlar «Framsida» och «Baksida» mellan sidorna, fingrarna eller mushjulet zoomar in, och X stänger bilden och ger hela sidan tillbaka till formuläret.

Fotona sparas krypterade och raderas av sig själva 7 dagar efter avresan. Hur det slås på, och varför bara när det verkligen behövs, står i guiden om Boende.

Under handlingen dyker det i vissa länder upp två fält till: visumnummer och syfte med vistelsen. I dag ber Tjeckien om dem, där utlänningspolisen har med dem i inkvarteringsanmälan. Precis som med adressen behöver du inte ställa in något: de dyker upp av sig själva där de behövs.

Ingen av dem är obligatorisk, och det är avsiktligt: många utländska gäster har inget visum, och ett syfte som inte angetts registrerar myndigheten som «annat». Fyll i dem när gästen ger dig svaret och lämna dem tomma när det inte finns något: ett tomt fält är en uppgift som saknas, ett slumpmässigt ifyllt fält är en felaktig uppgift.

Blocket för bostadsadress ser inte likadant ut för alla: vad appen visar bestäms av boendets land. I en del länder visas blocket inte alls, och bosättningen anges bara med orten bland personuppgifterna; på andra håll visas det med flera rutor, och de är inte desamma överallt.

Det finns bara en regel att komma ihåg: fyll i de fält du ser. De obligatoriska säger det själva — lämnar du ett tomt stoppar sparandet och appen visar vilket; de övriga får vara tomma. Det finns ingen fältlista som gäller överallt, och en ruta du inte ser är inte dold av misstag: i ditt land efterfrågas den inte.

Underskriftsdelen visas bara där lagen kräver gästens underskrift på registreringsformuläret: i Tyskland, Österrike, Frankrike och Spanien. Underskriften är frivillig. I de övriga länderna med ett registreringsformulär finns knappen som skapar det kvar, och PDF:en skrivs ut med en rad att skriva under på papper. Det finns inget att ställa in.

Underskriften tjänar boendet som bevis, inte myndigheten: inget av de anslutna statliga systemen tar emot den. Därför är det, där formuläret finns, att samla in och spara den tillsammans med PDF:en som skyddar dig vid en kontroll.

Så samlar du in signaturen

1. Tryck på knappen "Gästens signatur" i registreringsskärmen. En vit rityta öppnas i helskärm.
2. Gästen signerar på skärmen med fingret eller med en penna. Ritytan stöder mjuka penndrag och gör det möjligt att radera och börja om.
3. Tryck på "Bekräfta" för att spara signaturen. Signaturen sparas som en vektorbild med hög upplösning.
4. Signaturen inkluderas automatiskt i PDF:en med det registreringsformulär som ditt land föreskriver, klart att skriva ut eller arkivera digitalt.

Under registreringen kan du ange om gästen har rätt till undantag eller nedsättningar av turistskatten (eller city tax / Kurtaxe). Det här avsnittet visas endast om boendet har konfigurerat minst en skatt i inställningarna.

Automatiskt undantag efter ålder

Om du har konfigurerat åldersintervall i skattens inställningar (t.ex. minderåriga under 14 år undantagna, över 65 år med nedsättning) beräknar systemet automatiskt undantaget utifrån gästens födelsedatum som angetts i personuppgifterna. Ingen manuell åtgärd behövs: Vezpa jämför gästens ålder med de konfigurerade intervallen och tillämpar rätt undantag eller nedsättning.

Manuellt undantag

För undantag som inte kan beräknas automatiskt utifrån åldern kan du välja skälet manuellt i listan. Några vanliga exempel:

• Bosatta i kommunen — många kommuner undantar sina invånare från turistskatten
• Ordningsmakten i tjänst — militär och polis på operativt uppdrag
• Patienter under behandling — gäster som är inlagda eller i dagvård på närliggande vårdinrättningar
• Förare för turistgrupper — reseledare och bussförare
• Personer med funktionsnedsättning och ledsagare — föreskrivet i många kommunala regelverk

Nedsättning

Om kommunen har nedsatta taxor för vissa kategorier av gäster kan du tillämpa den procentuella eller schablonmässiga nedsättning som konfigurerats i skattens inställningar. Nedsättningen beräknas automatiskt på dagsbeloppet för antalet nätter i vistelsen.

I rullgardinen «Rum», där du väljer vilket rum gästen du registrerar hör till, står posten för en bokning utan tilldelat boende i rött och fetstil och bär «Rum ej tilldelat» efter bokningsnumret i stället för boendets namn. Texten säger det färgen säger, så det förstås utan att särskilja rött.

Du kan registrera gästen ändå: registreringen beror inte på att boendet är tilldelat, och inte heller rapporteringen till myndigheterna. Det röda påminner bara om att den bokningen har ett boende kvar att tilldela; det gör du från bokningskortet med knappen «Tilldela rum».

När formuläret är ifyllt registrerar du gästen med en orange knapp — och det finns två av dem. Den ena sitter längst ned på sidan och har den fullt utskrivna texten «Registrera gäst» (eller «Registrera huvudgäst» när du registrerar bokningens huvudgäst), tillsammans med antalet nätter i vistelsen. Den andra sitter högst upp, precis intill bakåtpilen, och har bara ordet «REGISTRERA».

Det är samma åtgärd, inte två olika funktioner: att trycka på den ena eller den andra gör exakt samma sak. Det finns två eftersom registreringsformuläret är långt: den som fyller i de första fälten behöver inte längre bläddra hela vägen ned för att spara — knappen högst upp förblir synlig medan du bläddrar. Medan registreringen pågår släcks båda samtidigt och visar väntindikatorn, så att gästen inte registreras två gånger.

Vid sparandet utför Vezpa de kontroller som beskrivs i den här guiden: de fält som krävs av boendets land, id-handlingen där den krävs och underskriften där lagstiftningen föreskriver den. Om något saknas eller ett värde inte har valts från listan förblir formuläret öppet och du får veta vad som behöver rättas; när allt är i ordning läggs gästen till i bokningen och formuläret stängs.