Kako upravljam ekipo v Vezpi?

V Nastanitev > Ekipa lahko povabite sodelavce s 6 različnimi vlogami: «Pomočnik», «Revenue Manager», «Wellness sodelavec», «Uporabnik», «Gospodinja» in «Opazovalec», vsaka s posebnimi pravicami.

Vodnik za upravljanje ekipe

Vabljenje članaUstvarjanje računov za osebje namestitve

Samo lastnik računa — tisti, ki je nastanitev registriral in se pogodba ter plačila glasijo nanj — lahko dodaja ali odstranjuje člane ekipe. Račun sodelavca ustvarite sami in sami izberete uporabniško ime in geslo: Vezpa ne pošlje nobenega vabila po e-pošti.

Kako ustvariti račun za sodelavca

Nadzorna plošča → ⋮ → Konfiguracija → Ekipa
Na dnu strani Upravljanje ekipe tapnite Dodaj uporabnika — gumb je tam, dokler ima vaš paket prosta mesta, števec na vrhu pa pove, koliko ste jih že porabili
V oknu Nov uporabnik vpišite Uporabniško ime, ki ga želite dati sodelavcu: prosto izbrano prijavno ime, vsaj 3 znake, drugačno od imena vsakega drugega uporabnika Vezpe. E-poštni naslov ni potreben
Vpišite začetno Geslo — ikona na desni ga prikaže ali skrije. Prestati mora standardna varnostna preverjanja, torej nobenih prekratkih ali preveč pogostih gesel
Izberite jezik, v katerem bo sodelavec uporabljal aplikacijo in prejemal obvestila: privzeto je jezik nastanitve
Tapnite Dodaj: račun je takoj pripravljen in se pojavi na seznamu ekipe z vlogo Uporabnik

Vezpa sodelavcu ne pošlje nobene e-pošte. Uporabniško ime in geslo ste izbrali vi, zato mu ju sami sporočite, kakor želite — osebno, s sporočilom, po telefonu. Dokler ju ne dobi, se v aplikacijo ne more prijaviti.

Nastanitev → Ekipa → Dodaj uporabnika → Predaja podatkov → Vezava naprave

Sodelavec prenese aplikacijo Vezpa in se prijavi z uporabniškim imenom in geslom, ki ste mu ju dali. Ob prvi prijavi se račun samodejno poveže z uporabljeno napravo (vezava naprave).

Vloge se tu ne izbira: vsak nov član nastane kot Uporabnik. Za spremembo odprite Konfiguracija → Vloge in dovoljenja (postavka, namenjena vodji): od tam dodelite Pomočnika, Revenue Managerja, Wellness sodelavca, Uporabnika, Gospodinjo ali Opazovalca in povišate v Vodjo.

Če sodelavec izgubi geslo, računa ni treba ustvarjati znova: na strani Upravljanje ekipe na njegovi kartici uporabite Spremeni geslo, nastavite novo in mu ga sporočite.

VlogeSedem ravni dostopa, po ena za vsak profil

Vezpa razdeli ekipo v 7 vlog. Pet jih dela na standardni nadzorni plošči aplikacije, dve imata svojo. Vsakemu sodelavcu dodelite vlogo, ki je najbližje temu, kar dejansko počne.

Vloga	Dostop	Tipičen primer uporabe
Vodja	Poln in neomejen dostop: cene in upravljanje prihodkov, konfiguracija OTA, upravljanje ekipe, statistike, administratorska plošča, nastavitve namestitve, rezervacijski sistem.	Lastnik, glavni upravitelj, upravljavec namestitve
Pomočnik	Popoln operativni dostop: rezervacije sob in wellnessa, prijava/odjava, registracija gostov, stroški in predplačila, cene, konfiguracija nastanitve, OTA in Booking Engine, davčni podatki. Ne upravlja ekipe in ne vlog.	Namestnik vodje, vodja recepcije
Revenue Manager	Cene in prihodkovna strategija: vidi in spreminja cene ter odpira RMS — če je modul aktiven —, koledar in rezervacije vidi samo za branje. Ne posega v konfiguracijo, ekipo, wellness ali davčne podatke; razveljavitev samodejnih dejanj RMS ostaja vodji.	Zunanji revenue svetovalec, odgovoren za cene
Wellness sodelavec	Spa in wellness storitve: ustvarja in vodi wellness rezervacije ter odpira wellness razdelek. Ne vidi cen sob, konfiguracije ali ekipe.	Sodelavec v spa centru, kozmetičarka, vodja wellness centra
Uporabnik	Osnovno delo z rezervacijami, sobe in wellness: ustvarjanje in urejanje, prijava/odjava in stroški. Brez cen, konfiguracije, ekipe in davčnih podatkov. S to vlogo nastane vsak nov član.	Sezonski sodelavec, pomoč na recepciji
Gospodinja	Namenski vmesnik za čiščenje: stanje sob (očiščeno), opombe sob, oglasna deska oddelka. Ne vidi zneskov, podatkov o gostih ali rezervacij.	Osebje za čiščenje, vodja gospodinjstva
Opazovalec	Dostop samo za branje, omejen izključno na dodeljene sobe. Vidi filtriran koledar in rezervacije. Brez dostopa do cen, OTA, ekipe ali statistik.	Lastnik apartmaja v skupini, partner z delno vidnostjo

Vodij je lahko več. Vsak vodja lahko v razdelku «Vloge in dovoljenja» imenuje še enega; vlogo vodje lahko odvzame samo lastnik nastanitve, vedno pa mora ostati vsaj eden. Deaktiviranje ali brisanje vodje ostaja onemogočeno, dokler mu vloga ni odvzeta.

Dve družini nadzornih plošč

Pet vlog dela na standardni nadzorni plošči aplikacije, vsaka s postavkami, ki jih omogoča njena vloga:

Vodja Pomočnik Revenue Manager Wellness sodelavec Uporabnik

Gospodinja in opazovalec imata namesto tega svojo nadzorno ploščo, izdelano samo za njuno delo:

Gospodinja Opazovalec

Gospodinja ima popolnoma namenski vmesnik: vidi samo seznam sob z enim stanjem (očiščeno), lahko pusti opombe in komunicira z vodstvom na oglasni deski oddelka. Nikoli ne vidi zneskov, cen ali osebnih podatkov gostov.

Vsako noč sistem samodejno ponastavi v za čiščenje zasedene sobe in tiste z odhodom ali menjavo, tako da ima gospodinja zjutraj vedno posodobljen pregled.

Dovoljenja po vlogahCelovita tabela funkcij

Funkcija	Vodja	Pomočnik	Revenue Manager	Wellness sodelavec	Uporabnik	Gospodinja	Opazovalec
Nadzorna plošča (statistike in povzetki)	Da	Da	Da	Da	Da	Ne	Samo branje*
Koledar rezervacij	Da	Da	Samo branje	Samo branje	Da	Ne	Samo branje*
Oddelki (seznam rezervacij sob)	Da	Da	Samo branje	Ne	Da	Ne	Samo branje*
Ustvarjanje / urejanje rezervacij sob	Da	Da	Ne	Ne	Da	Ne	Ne
Prijava / Odjava in registracija gostov	Da	Da	Ne	Ne	Da	Ne	Ne
Stroški, predplačila in plačila	Da	Da	Ne	Ne	Da	Ne	Ne
Wellness rezervacije (ustvarjanje / urejanje)	Da	Da	Ne	Da	Da	Ne	Ne
Razdelek Wellness / Spa	Da	Da	Ne	Da	Ne	Ne	Ne
Cene	Da	Da	Da	Ne	Ne	Ne	Ne
RMS — Revenue Management (odpiranje in nastavitve)	Da	Da	Da	Ne	Ne	Ne	Ne
Razveljavitev samodejnih dejanj RMS	Da	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne
OTA / Upravitelj kanalov	Da	Da	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne
Booking Engine (nastavitve)	Da	Da	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne
Konfiguracija sobe	Da	Da	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne
Davčni podatki in turistična taksa	Da	Da	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne
Status čiščenja sob	Da	Da	Samo branje	Samo branje	Da	Da	Ne
Oglasna deska oddelka	Da	Da	Ne	Ne	Da	Da	Ne
Vloge in dovoljenja	Da	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne
Upravljanje ekipe (Ekipa)	Samo lastnik	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne	Ne
Sprememba lastnega gesla	Da	Da	Da	Da	Da	Da	Da

* Opazovalec vidi koledar v načinu samo za branje in omejen samo na sobe, ki mu jih je dodelil vodja.

Dovoljenja se uveljavljajo na strani strežnika: tudi če bi član poskusil dostopati do nepooblaščene funkcije, bi zaledni sistem zahtevo blokiral. Varnost ni odvisna samo od vmesnika.

Upravljanje napravEn račun, ena naprava — zagotovljena varnost

Za zaščito podatkov namestitve Vezpa uporablja vezavo naprave: vsak račun ekipe je vezan na eno samo napravo ob prvi prijavi. To preprečuje uporabo istega računa na več napravah in ščiti pred nepooblaščenim dostopom.

Kako deluje vezava naprave

Ob prvi prijavi aplikacija registrira edinstven identifikator naprave (UUID) in ga veze na račun
Od te točke naprej račun deluje izključno na tej napravi
Vsak poskus prijave z druge naprave je blokiran s sporočilom o napaki

Situacija	Kaj storiti
Član je zamenjal telefon ali tablico	Vodja mora izvesti ponastavitev naprave s strani Vloge in dovoljenja
Član se ne more prijaviti	Preverite, ali je naprava vezana. Če je potrebno, izvedite ponastavitev
Član je znova namestil aplikacijo	Če je ista naprava, prijava deluje normalno. Če je druga, je potrebna ponastavitev
Vodja dostopa z več naprav	Ni potrebnih dejanj: vodja je izvzet iz vezave naprave

Kako izvesti ponastavitev

Pojdite v Konfiguracija > Vloge in dovoljenja
Izberite člana, ki potrebuje ponastavitev
Tapnite gumb Ponastavi napravo
Član se lahko prijavi z nove naprave — vezava se samodejno izvede ob naslednji prijavi

Dostop se zapre z onemogočitvijo ali izbrisom računa: «Vloge in dovoljenja» → «Onemogoči uporabnika» / «Izbriši uporabnika».

Vodja (lastnik) je izvzet iz vezave naprave in lahko prosto dostopa z katere koli naprave: telefona, tablice, namiznega računalnika.

Varnost računaPozabljeno geslo, koda za obnovitev in izgubljen authenticator

Če izgubite dostop do svojega računa — pozabljeno geslo ali aplikacija authenticator ni več na voljo — ga lahko obnovite sami, brez stika s podporo.

Pozabljeno geslo

Če se ne spomnite gesla, ga lahko sami ponastavite neposredno z zaslona za prijavo.

Na zaslonu za prijavo tapnite Ste pozabili geslo?
Vnesite e-pošto ali uporabniško ime svojega računa in potrdite
Preverite svojo e-pošto — če je naslov registriran, boste prejeli povezavo za ponastavitev gesla
Odprite povezavo in nastavite novo geslo

Iz varnostnih razlogov je prikazano sporočilo vedno enako, ne glede na to, ali je naslov registriran: nihče ne more ugotoviti, ali je e-pošta povezana z računom Vezpa.

Koda za obnovitev

Ko vklopite dvostopenjsko preverjanje (2FA), vam aplikacija prikaže osebno kodo za obnovitev: shranite jo na varno mesto. Uporabite jo lahko namesto kode iz aplikacije authenticator vsakič, ko se prijavite, če nimate telefona z authenticatorjem pri roki.

Koda za obnovitev je edinstvena: vedno obstaja samo ena aktivna na račun
Vsakič, ko jo uporabite za prijavo, jo sistem samodejno nadomesti z novo — takoj shranite na novo prikazano kodo
Nova koda se ustvari in prikaže tudi vsakič, ko znova nastavite dvostopenjsko preverjanje (na primer po »Izgubil/-a sem authenticator«)
Če izgubite kodo in authenticator, ob prijavi uporabite »Izgubil/-a sem authenticator«, da dvostopenjsko preverjanje ponastavite prek e-pošte

Koda za obnovitev omogoča dostop do vašega računa enako kot geslo: ravnajte z njo z enako zaupnostjo in je ne delite z nikomer.

Izgubil/-a sem authenticator

Če ste izgubili tako dostop do aplikacije authenticator kot kodo za obnovitev, lahko dvostopenjsko preverjanje izklopite prek e-pošte.

Na zaslonu za preverjanje kode tapnite Izgubil/-a sem authenticator
Potrdite svoje podatke za prijavo (uporabniško ime in geslo)
Preverite svojo e-pošto in odprite prejeto povezavo
Dvostopenjsko preverjanje se izklopi: ob naslednji prijavi vas bo sistem pozval, da ga znova nastavite

Tudi ta postopek zahteva pravilno geslo: nihče ne more izklopiti vašega dvostopenjskega preverjanja, ne da bi poznal tudi geslo računa.

Sobe opazovalcaVidnost omejena na dodeljene sobe

Ko ustvarite uporabnika z vlogo Opazovalec, morate natančno določiti, katere sobe lahko vidi. Ta mehanizem je bistven za namestitve z več lastniki ali za dodelitev delnega dostopa zunanjim sodelavcem.

Kako dodeliti sobe

Ustvarite novega člana z vlogo Opazovalec iz razdelka Ekipa
Na konfiguracijskem zaslonu izberite eno ali več sob za dodelitev iz celotnega seznama sob
Potrdite izbiro — opazovalec bo videl izključno rezervacije in koledar za izbrane sobe

Kaj vidi opazovalec

Koledar — samo vrstice za dodeljene sobe; vse ostale vrstice so popolnoma skrite
Rezervacije — samo rezervacije, ki vključujejo vsaj eno dodeljeno sobo, s povezanimi podrobnostmi
Nadzorna plošča — ni na voljo, namenjena vodji in pomočniku
Cene, OTA, ekipa, statistike — popolnoma skrite, niso v meniju

Primer uporabe: upravljavci apartmajev

V namestitvi, ki upravlja apartmaje različnih lastnikov, lahko vsak lastnik prejme račun opazovalca z vidnostjo, omejeno na lasten apartma. Na ta način:

Vsak lastnik vidi samo rezervacije lastnega apartmaja
Nima dostopa do podatkov, cen ali rezervacij drugih apartmajev
Lahko spremlja zasedenost in datume, ne da bi lahko karkoli spremenil

Transparentnost brez tveganja: opazovalec lahko samostojno preveri rezervacije lastne enote, kar zmanjša število vprašanj vodji in poveča zaupanje v storitev.

Če opazovalcu ne dodelite nobene sobe, bo videl prazen zaslon. Prepričajte se, da med ustvarjanjem računa izberete vsaj eno sobo.

Kdo upravlja dostopeLastnik, vodja in odvzem dostopa

Strani, ki urejata dostope, imata različne naslovnike in se v aplikaciji prikažeta samo tistim, ki ju res lahko uporabljajo.

Stran	Kdo jo vidi	Kaj omogoča
Ekipa	Samo lastnik računa	Dodajanje in odstranjevanje članov, ponastavitev gesla člana, odklep naprave, sprememba jezika člana
Vloge in dovoljenja	Samo vodja	Dodelitev vloge, aktivacija ali deaktivacija računa, izbira enot, vidnih opazovalcu

Pomočnik teh dveh postavk na strani Nastanitev ne vidi več: prej ju je odprl in prejel le sporočila o zavrnitvi, saj jih je strežnik vedno pridržal lastniku in vodji.

Odstranitev sodelavca, ki dela na več nepremičninah

Če ima sodelavec dostop do več nepremičnin, odstranitev z ene ne izbriše njegovega računa: izgubi dostop samo do nepremičnine, s katere ga odstranite, in normalno dela naprej na ostalih. Aplikacija vam to potrdi s posebnim sporočilom.

Sodelavec prisoten samo v tej nepremičnini → račun se izbriše, kot doslej
Sodelavec prisoten tudi v drugih nepremičninah → odvzame se samo dostop do te nepremičnine
Enako velja za deaktivacijo iz »Vloge in dovoljenja«: ne ugasne računa v drugih nepremičninah

Vodje ni mogoče odstraniti iz ekipe: da ga odstranite, ga morate najprej razrešiti vloge v »Vloge in dovoljenja«. Lastnika računa ni mogoče odstraniti v nobenem primeru.

Sprememba lastnega gesla

Geslo je osebni podatek: vsaka vloga — vključno z gospodinjo in opazovalcem — ga spremeni iz menija računa zgoraj desno na svojem zaslonu, brez posredovanja vodstva. Lastnik lahko vseeno ponastavi geslo člana s strani Ekipa, na primer če sodelavec ostane zaklenjen zunaj aplikacije.

Nadzorni plošči gospodinje in opazovalca

Kdor ima vlogo gospodinje ali opazovalca, dela na namenskem zaslonu. Zgornja vrstica zdaj ponuja enake pripomočke kot ostale nadzorne plošče:

»?« — znova odpre vodnik po korakih za ta zaslon, kadar želite
Tema — preklop med svetlo in temno
Jezik — spremeni jezik aplikacije, neodvisno od države namestitve; velja tudi za obvestila in e-poštna sporočila, ki vam jih pošilja Vezpa
Meni računa — sprememba lastnega gesla in odjava; odjava vas vrne na zaslon za prijavo

Gospodinja vidi seznam sob za izbrani dan, okvirčki povzetka pa delujejo kot filter; opazovalec ima tri zavihke samo za branje (rezervacije, statistike, koledar), omejene na dodeljene enote.