Vodnik za avtomatizacije e-pošte

Nastavite avtomatska e-poštna sporočila za vsako fazo bivanja: pred prihodom, prijava, turistična taksa, zahvala in še veliko več

Kazalo

1. Kaj je avtomatizacija e-pošte 2. 6 predlog 3. Sprožilci — kdaj se pošlje e-poštno sporočilo 4. Večjezična besedila 5. Polja za združevanje 6. Aktivacija 7. Dovoljenja, nastanitve in omejitve

1. Kaj je avtomatizacija e-pošteNastavljiva avtomatska e-poštna sporočila za vsak objekt

Avtomatizacije e-pošte vam omogočajo pošiljanje avtomatskih e-poštnih sporočil gostom (in sebi) v različnih fazah bivanja brez kakršnega koli ročnega posredovanja. Vsaka avtomatizacija se sproži z sprožilcem (dogodkom ali časovnim trenutkom) in pošlje besedilo, ki ste ga napisali v jeziku gosta.

Čemu služijo

  • Gost: prejme koristne informacije ob pravem trenutku (navodila za prihod, koda dostopa, opomnik za takso, zahvala).
  • Gostitelj: prejme avtomatska obvestila, ko gost zaključi spletno prijavo ali ko so potrebna dejanja.

Obseg po sobi

Vsaka avtomatizacija se lahko dodeli določenim vrstam sob vašega objekta: za različne enote lahko uporabite različna besedila ali onemogočite avtomatizacijo za sobo v vzdrževanju.

Avtomatizacije nikoli ne motijo toka rezervacij: če pošiljanje ne uspe zaradi manjkajoče e-poštne naslovke ali začasne napake, rezervacija ostane nespremenjena in napaka se zabeleži v dnevniku pošiljanja.

2. 6 predlogPripravljeni modeli za takojšnjo aktivacijo

Vezpa samodejno ustvari 6 vnaprej nastavljenih avtomatizacij za vaš objekt. Ustvarjene so s praznimi besedili in izklopljenim stikalom: napišite besedilo v jezikih, ki jih uporabljate, in aktivirajte. Gumb "Uporabi vzorčno besedilo" vnaprej izpolni začetno besedilo v vsakem jeziku, ki ga lahko prosto urejate.

Pred prihodom
2 dni pred prijavo
Opomnik s časi, navodili in praktičnimi informacijami o prihodu.
Hišni red / Kode dostopa
Po zaključku spletne prijave
Pošlje kodo vrat, Wi-Fi, hišni red in končna navodila za dostop.
Opozorilo gostitelja — podatki gosta pripravljeni
Po zaključku spletne prijave
Obvesti upravljavca, da je gost zaključil registracijo in podatki so na voljo.
Opomnik za turistično takso
1 dan pred odhodom
Opomni gosta na stanje turistične takse z zneskom in plačilno povezavo.
Zahvala / Prošnja za oceno
1 dan po odhodu
Posloviti se od gosta in ga povabi, da pusti oceno na Bookingu, Airbnbu ali Googlu.
Opomnik za nedokončano plačilo
Pri neuspešnem ali nedokončanem plačilu
Obvesti gosta, da plačilo ni uspelo, in zagotovi povezavo za ponovni poskus.
Predloge pokrivajo najpogostejše primere uporabe. Ustvarite lahko tudi prilagojene avtomatizacije z gumbom "+" na seznamu avtomatizacij in svobodno izbirate sprožilce in besedila.

3. Sprožilci — kdaj se pošlje e-poštno sporočiloČasovni ali dogodkovni

Vsaka avtomatizacija ima sprožilec, ki določa, kdaj se pošlje e-poštno sporočilo. Obstajata dve družini sprožilcev:

Časovni sprožilci

E-poštno sporočilo se pošlje na podlagi referenčnega datuma z nastavljivo zamikom v dneh, urah ali minutah, pred ali po:

  • Relativno glede na prijavo — npr. «2 dni pred prijavo» (za pred prihodom)
  • Relativno glede na odhod — npr. «1 dan pred odhodom» (za opomnik za takso) ali «1 dan po odhodu» (za zahvalo)
  • Relativno glede na rezervacijo — npr. «1 uro po rezervaciji» (za prilagojeno potrditev)

Časovni sprožilci se ocenjujejo vsakih 30 minut s strani razporejevalnika. Čas se izračuna v časovnem pasu objekta.

Kadar je razmik izražen v dnevih, izbereš tudi čas pošiljanja po lokalnem času nastanitve: na primer na dan odjave ob 10:00. Pri urah ali minutah se čas ne prikaže, ker se štetje začne ob polnoči referenčnega dne.

Dogodkovni sprožilci

E-poštno sporočilo se pošlje v trenutku, ko se v sistemu zgodi določen dogodek:

  • Spletna prijava zaključena — gost je zaključil samopostrežno registracijo
  • Plačilo uspešno — Stripe plačilo je bilo uspešno
  • Plačilo neuspešno — poskus plačila ni bil uspešen
  • Odpoved — rezervacija je bila odpovedana
Zagotovljena idempotentnost: vsako e-poštno sporočilo se pošlje največ enkrat na rezervacijo in pojav, tudi pri večkratnih bližnjih sweepih ali podvojenih dogodkih.
Brez retroaktivnega polnjenja: avtomatizacije se ne pošiljajo za rezervacije, nastale pred aktivacijo avtomatizacije. Upoštevajo se samo nove rezervacije (po aktivaciji).

4. Večjezična besedilaEno besedilo za vsak jezik Booking Enginea

Za vsako avtomatizacijo lahko napišete ločeno besedilo v vsakem od aktivnih jezikov vašega Booking Enginea. Ko se pošlje e-poštno sporočilo, sistem samodejno zazna jezik gosta in pošlje ustrezno besedilo.

Kako deluje izbira jezika

  • Prednost 1: jezik portala, ki ga je gost uporabil za rezervacijo (npr. če je uporabil Booking Engine v angleščini, prejme e-poštno sporočilo v angleščini)
  • Prednost 2: privzeti jezik podenote (konfiguriran v razdelku Konfiguracija)
  • Nadomestek: italijanščina

Vzorčno besedilo

Gumb "Uporabi vzorčno besedilo", ki je v urejevalniku na voljo za vsak jezik, vnaprej izpolni izhodiščno besedilo z že vstavljenimi polji za spajanje. Lahko ga prosto uredite in obdržite nadomestne znake, ki jih potrebujete.

Izpolniti vseh jezikov ni obvezno. Če besedilo za neki jezik manjka, e-poštno sporočilo ni poslano gostom tega jezika (brez praznega ali privzetega italijanskega pošiljanja).

5. Polja za združevanjeDinamični nadomestni znaki v besedilu

V besedilo lahko vstavljate nadomestne znake, ki se ob pošiljanju samodejno zamenjajo z dejanskimi podatki rezervacije. Nadomestni znaki uporabljajo sintakso enojnih zavitih oklepajev: Ni jih treba pomniti: v urejevalniku jih gumb «Vstavi polje» našteje skupaj z imenom podatka, ki ga vstavijo.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Opis nadomestnih znakov

  • {ospite_nome} — ime nosilca rezervacije
  • {ospiti_num} — skupno število gostov
  • {check_in} / {check_out} — datumi, oblikovani v jeziku e-poštnega sporočila
  • {notti} — število nočitev bivanja
  • {camera_nome} — ime tipa sobe/nastanitvene enote
  • {struttura_nome} — ime vaše nastanitve
  • {indirizzo} — naslov nastanitve
  • {link_self_checkin} — neposredna povezava do gostove spletne prijave
  • {link_pagamento_tassa} — povezava za plačilo turistične takse
  • {importo_tassa} — znesek turistične takse, ki ga je še treba plačati (preostanek), v valuti nastanitve
  • {importo_tassa_totale} — skupni znesek turistične takse za celotno bivanje
  • {saldo_residuo} — preostali saldo rezervacije
  • {link_prenotazione} — povezava na stran s pregledom rezervacije
  • {whatsapp_struttura} — WhatsApp številka nastanitve (če je nastavljena)
Neznani nadomestni znaki (ki niso na tem seznamu) ostanejo v besedilu točno tako, kot so napisani, brez napak. Pisati besedila, kot je «Wi-Fi: {wifi_ključ}», je brez težav — ampak ta nadomestni znak ne bo zamenjan.
Ne uporabljajte sintakse dvojnih zavitih oklepajev (kot v spletnih predlogah): besedila avtomatizacij niso Django predloge, zato dvojni zaviti oklepaji povzročajo napake upodabljanja.
{importo_tassa} je turistična taksa, ki še ni plačana (preostanek), in ne celoten znesek; oblikovana je z valuto in ločili nastanitve. Za skupni znesek uporabite {importo_tassa_totale}.

Pri rezervacijah s portalov s klepetom (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) lahko avtomatizacija za gosta prispe v pogovor na portalu namesto po e-pošti. Besedilo s povezavo, na primer {link_self_checkin}, najprej poskusi gostov pravi e-poštni naslov; če ga ni, gre v klepet, kjer povezave Vezpa (vezpa.it in vaša aktivna lastna domena) ostanejo vedno, na Airbnb in na Booking.com. Na Expedii in VRBO se povezave odstranijo.

Na Booking.com je treba samo enkrat narediti en korak v ekstranetu: Nastanitev → Nastavitve sporočil → Varnostne nastavitve → »Dodaj povezavo« → vezpa.it, in tudi svojo domeno, če jo nastanitev uporablja (od tam se začne povezava za prijavo). Dokler tega ne storite, gost prejme besedilo sporočila, namesto povezave pa prebere [Link was removed]: Booking.com zamenja povezave, ki jih niste odobrili. Na Airbnb ni treba storiti ničesar.

Sporočilo s povezavo nikoli ne odide pohabljeno: če je edina pot klepet, ki bi povezavo odstranil (Expedia, VRBO), se pošiljanje preskoči in zabeleži v dnevnik pošiljanj z razlogom.

6. AktivacijaStikalo, sobe in predogled v živo

Avtomatizacija ne pošilja ničesar, dokler ni aktivirana. Za aktivacijo:

  1. Odprite avtomatizacijo s seznama v razdelku Avtomatizacije aplikacije
  2. Napišite (ali vnaprej izpolnite z vzorčnim besedilom) besedilo v privzetem jeziku vašega objekta — to je obvezno za aktivacijo
  3. Dodajte besedila v drugih jezikih, ki jih želite podpirati
  4. V razdelku Sobe graditelja izberite vrste sob, za katere velja avtomatizacija (privzeto so vse izbrane)
  5. Vklopite stikalo "Aktiviraj avtomatizacijo"
Predogled v živo v graditelju prikazuje, kako bo izgledalo e-poštno sporočilo z zamenjani polji za združevanje z vzorčnimi vrednostmi. Uporabite predogled za preverjanje oblikovanja pred aktivacijo.

Deaktivacija in urejanje

Avtomatizacijo lahko kadar koli deaktivirate z enostavnim izklopom stikala. Spremembe besedila ali dodeljenih sob se shranijo takoj in se uveljavijo za naslednja e-poštna sporočila v čakalni vrsti.

Ne pozabite: avtomatizacije se nikoli ne pošiljajo za demo objekte ali goste brez registrirane e-poštne naslovke.

7. Dovoljenja, nastanitve in omejitve Kdo lahko ureja, za katero nastanitev in s katerimi omejitvami

Več nastanitev in samo za branje

Če vaš račun upravlja več nastanitev, v Avtomatizacijah vsaka kartica na seznamu pod povzetkom prikaže nastanitev, ki ji pripada, pri ustvarjanju pa nastanitev izberete iz spustnega menija. Nastanitev izberete samo pri ustvarjanju: pri urejanju ostane zaklenjena. Če vaša vloga ne more nastavljati nastanitve, je stran še vedno berljiva, a samo za branje: brez gumba +, brez stikal, brez Shrani.

Kdo lahko ureja avtomatizacije

Ustvarjanje, urejanje, vklop ali brisanje avtomatizacije zahteva dovoljenje za nastavljanje nastanitve: imata ga vodja in pomočnik. Tudi dnevnik pošiljanja je pridržan zanju, ker prikazuje e-poštne naslove gostov; opazovalec in gospodinja do njega ne dostopata.

Predogled in omejitve polj

Predogled prikaže besedilo s primeri podatkov v vašem jeziku, z datumi blizu današnjega in zneski v valuti nastanitve. Če vpišete polje, ki ne obstaja, se pod predogledom pojavi rdeče opozorilo s seznamom neprepoznanih polj: popravite jih pred vklopom. Pozor: {importo_tassa} je taksa, ki še ni plačana, {importo_tassa_totale} pa celoten znesek. Številska polja imajo omejitev: največ 10 opomnikov, razmik ponavljanja največ 30 in zamik največ 60; prazno polje se vrne na zadnjo veljavno vrednost, namesto da bi shranilo nič.

Potrebujete pomoč?

Če imate vprašanja o konfiguraciji avtomatizacij, odprite zahtevo za podporo neposredno iz aplikacije Vezpa — naša ekipa odgovori v najkrajšem možnem času.