Ako sa vo Vezpe spravuje tím?

Sprievodca správou tímu

Pozvanie členaVytváranie účtov pre personál ubytovania

Iba majiteľ účtu — ten, kto ubytovanie zaregistroval a je uvedený na zmluve a platbách — môže pridávať alebo odoberať členov tímu. Účet spolupracovníka vytvárate vy sami a sami volíte prihlasovacie meno aj heslo: Vezpa neposiela žiadny pozývací e-mail.

Ako vytvoriť účet spolupracovníkovi

Otvorte sekciu Nehnuteľnosť v spodnej navigačnej lište a ťuknite na Tím: položka sa zobrazuje len majiteľovi účtu
Dole na stránke Správa tímu ťuknite na Pridať používateľa — tlačidlo tam je, kým má váš plán voľné miesta, a počítadlo hore ukazuje, koľko ste ich už využili
V okne Nový používateľ napíšte Prihlasovacie meno, ktoré chcete spolupracovníkovi dať: voľne zvolené meno na prihlásenie, aspoň 3 znaky, odlišné od mena každého iného používateľa Vezpa. E-mailová adresa nie je potrebná
Napíšte počiatočné Heslo — ikona vpravo ho zobrazí alebo skryje. Musí prejsť štandardnými bezpečnostnými kontrolami, takže žiadne príliš krátke ani príliš bežné heslá
Vyberte jazyk, v ktorom bude spolupracovník aplikáciu používať a dostávať oznámenia: prednastavený je jazyk ubytovania
Ťuknite na Pridať: účet je hneď pripravený a objaví sa v zozname tímu s rolou Používateľ

Vezpa spolupracovníkovi neposiela žiadny e-mail. Prihlasovacie meno a heslo ste zvolili vy, takže mu ich sami odovzdáte, ako vám vyhovuje — osobne, správou, telefonicky. Kým ich nedostane, do aplikácie sa neprihlási.

Nehnuteľnosť → Tím → Pridať používateľa → Odovzdanie údajov → Väzba zariadenia

Spolupracovník si stiahne aplikáciu Vezpa a prihlási sa prihlasovacím menom a heslom, ktoré ste mu dali. Pri prvom prihlásení sa účet automaticky naviaže na použité zariadenie (väzba zariadenia).

Rola sa tu nevyberá: každý nový člen vzniká ako Používateľ. Rolu zmeníte v Nehnuteľnosť → Role a oprávnenia (položka vyhradená manažérovi): odtiaľ prideľujete Asistenta, Revenue Managera, Wellness pracovníka, Používateľa, Chyžnú alebo Pozorovateľa a povyšujete na Manažéra.

Ak spolupracovník heslo stratí, účet netreba zakladať znova: na stránke Správa tímu pri jeho karte použite Zmeniť heslo, nastavte nové a oznámte mu ho.

RoleSedem úrovní prístupu, po jednej pre každý profil

Vezpa rozdeľuje tím do 7 rolí. Päť pracuje na štandardnom prehľade aplikácie, dve majú vlastný prehľad. Každému spolupracovníkovi prideľte rolu, ktorá najviac zodpovedá tomu, čo naozaj robí.

Rola	Prístup	Typické použitie
Manažér	Plný a neobmedzený prístup: sadzby a riadenie výnosov, konfigurácia OTA, správa tímu, štatistiky, administračný panel, nastavenia ubytovania, Booking Engine.	Vlastník, hlavný manažér, správca ubytovania
Asistent	Plný prevádzkový prístup: rezervácie izieb aj wellnessu, check-in/out, registrácia hostí, poplatky a zálohy, sadzby a ceny, nastavenia ubytovania, OTA a Booking Engine, daňové údaje. Nespravuje tím ani role.	Zástupca manažéra, vedúci recepcie
Revenue Manager	Ceny a výnosová stratégia: vidí a upravuje sadzby a otvára RMS — ak je modul aktívny —, kalendár a rezervácie vidí len na čítanie. Nezasahuje do nastavení, tímu, wellnessu ani daňových údajov; zrušenie automatických akcií RMS zostáva manažérovi.	Externý revenue konzultant, zodpovedný za pricing
Wellness pracovník	Wellness a kúpeľné služby: vytvára a spravuje wellness rezervácie a otvára wellness sekciu. Nevidí ceny izieb, nastavenia ani tím.	Pracovník wellnessu, kozmetička, vedúci wellness centra
Používateľ	Základná práca s rezerváciami izieb aj wellnessu: vytváranie a úprava, check-in/out a poplatky. Bez sadzieb, nastavení, tímu a daňových údajov. S touto rolou vzniká každý nový člen.	Sezónny spolupracovník, výpomoc na recepcii
Chyžná	Vyhradené rozhranie upratovania: stav izieb (upratané), poznámky k izbám, nástenka úseku. Nevidí sumy, údaje hostí ani rezervácie.	Upratovací personál, vedúca upratovania
Pozorovateľ	Prístup len na čítanie, obmedzený výlučne na priradené izby. Vidí filtrovaný kalendár a rezervácie. Bez prístupu k sadzbám, OTA, tímu ani štatistikám.	Vlastník apartmánu v skupine, partner s čiastočnou viditeľnosťou

Manažérov môže byť viac. Ktorýkolľvek manažér môže v časti «Roly a oprávnenia» vymenovať ďalšieho; rolu manažéra môže odobrať iba vlastník ubytovania a vždy musí zostať aspoň jeden. Deaktivácia alebo zmazanie manažéra zostáva zablokované, kým sa mu rola neodoberie.

Dve rodiny prehľadov

Päť rolí pracuje na štandardnom prehľade aplikácie, každá s položkami, ktoré jej rola sprístupňuje:

Manažér Asistent Revenue Manager Wellness pracovník Používateľ

Chyžná a pozorovateľ majú naopak vlastný prehľad, postavený len pre ich prácu:

Chyžná Pozorovateľ

Chyžná má úplne vyhradené rozhranie: vidí iba zoznam izieb s jedným stavom (upratané), môže zanechávať poznámky a komunikovať s vedením na nástenke úseku. Nikdy nevidí sumy, ceny ani osobné údaje hostí.

Každú noc systém automaticky resetuje do stavu na upratanie obsadené izby a tie s odchodom alebo výmenou, takže chyžná má ráno vždy aktuálny prehľad.

Oprávnenia podľa rolyKompletná tabuľka funkcií

Funkcia	Manažér	Asistent	Revenue Manager	Wellness pracovník	Používateľ	Chyžná	Pozorovateľ
Prehľad (štatistiky a súhrny)	Áno	Áno	Áno	Áno	Áno	Nie	Len čítanie*
Kalendár rezervácií	Áno	Áno	Len čítanie	Len čítanie	Áno	Nie	Len čítanie*
Oddelenia (zoznam rezervácií izieb)	Áno	Áno	Len čítanie	Nie	Áno	Nie	Len čítanie*
Vytvorenie / úprava rezervácií izieb	Áno	Áno	Nie	Nie	Áno	Nie	Nie
Check-in / Check-out a registrácia hostí	Áno	Áno	Nie	Nie	Áno	Nie	Nie
Poplatky, zálohy a platby	Áno	Áno	Nie	Nie	Áno	Nie	Nie
Wellness rezervácie (vytvorenie / úprava)	Áno	Áno	Nie	Áno	Áno	Nie	Nie
Sekcia Wellness / Kúpele	Áno	Áno	Nie	Áno	Nie	Nie	Nie
Sadzby a ceny	Áno	Áno	Áno	Nie	Nie	Nie	Nie
RMS — Revenue Management (otvorenie a nastavenie)	Áno	Áno	Áno	Nie	Nie	Nie	Nie
Zrušenie automatických akcií RMS	Áno	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
OTA / Channel Manager	Áno	Áno	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Booking Engine (nastavenia)	Áno	Áno	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Nastavenia ubytovania	Áno	Áno	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Daňové údaje a daň za ubytovanie	Áno	Áno	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Stav upratovania izieb	Áno	Áno	Len čítanie	Len čítanie	Áno	Áno	Nie
Nástenka úseku	Áno	Áno	Nie	Nie	Áno	Áno	Nie
Role a oprávnenia	Áno	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Správa tímu (Tím)	Iba majiteľ	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie	Nie
Zmena vlastného hesla	Áno	Áno	Áno	Áno	Áno	Áno	Áno

* Pozorovateľ vidí kalendár v režime len na čítanie a obmedzený iba na izby priradené manažérom.

Oprávnenia sú vynucované na strane servera: aj keby sa člen pokúsil pristúpiť k neautorizovanej funkcii, backend by požiadavku zablokoval. Bezpečnosť nezávisí iba od rozhrania.

Správa zariadeníJeden účet, jedno zariadenie — zaručená bezpečnosť

Na ochranu údajov ubytovania Vezpa používa viazanie zariadení: každý tímový účet je viazaný na jedno zariadenie pri prvom prihlásení. To zabraňuje použitiu rovnakého účtu na viacerých zariadeniach a chráni pred neoprávneným prístupom.

Ako funguje viazanie zariadení

Pri prvom prihlásení aplikácia zaregistruje jedinečný identifikátor zariadenia (UUID) a naviaže ho na účet
Od toho momentu účet funguje výlučne na tomto zariadení
Akýkoľvek pokus o prihlásenie z iného zariadenia je zablokovaný s chybovou správou

Situácia	Čo robiť
Člen zmenil telefón alebo tablet	Manažér musí vykonať reset zariadenia zo stránky Role a oprávnenia
Člen sa nemôže prihlásiť	Skontrolujte, či je zariadenie to viazané. V prípade potreby vykonajte reset
Člen preinštaloval aplikáciu	Ak je to rovnaké zariadenie, prihlásenie funguje normálne. Ak iné, je potrebný reset
Manažér pristupuje z viacerých zariadení	Nie je potrebná žiadna akcia: manažér je oslobodený od viazania zariadení

Ako vykonať reset

Prejdite na Konfigurácia > Role a oprávnenia
Vyberte člena, ktorý potrebuje reset
Ťuknite na tlačidlo Resetovať zariadenie
Člen sa môže prihlásiť z nového zariadenia — viazanie sa uskutoční automaticky pri ďalšom prihlásení

Prístup sa ukončí deaktivovaním alebo vymazaním účtu: «Role a oprávnenia» → «Deaktivovať používateľa» / «Vymazať používateľa».

Manažér (vlastník) je oslobodený od viazania zariadení a môže voľne pristupovať z akéhokoľvek zariadenia: telefón, tablet, stolný počítač.

Bezpečnosť účtuZabudnuté heslo, obnovovací kód a stratený authenticator

Ak stratíte prístup k svojmu účtu — zabudnuté heslo alebo aplikácia authenticator už nie je dostupná — môžete si ho obnoviť sami, bez kontaktovania podpory.

Zabudnuté heslo

Ak si nepamätáte heslo, môžete si ho sami obnoviť priamo z prihlasovacej obrazovky.

Na prihlasovacej obrazovke ťuknite na Zabudnuté heslo?
Zadajte e-mail alebo používateľské meno svojho účtu a potvrďte
Skontrolujte svoj e-mail — ak je adresa registrovaná, dostanete odkaz na obnovenie hesla
Otvorte odkaz a nastavte nové heslo

Z bezpečnostných dôvodov je zobrazená správa vždy rovnaká bez ohľadu na to, či je adresa registrovaná: nikto nemôže zistiť, či je e-mail spojený s účtom Vezpa.

Obnovovací kód

Keď aktivujete dvojfaktorové overenie (2FA), aplikácia vám zobrazí osobný obnovovací kód: uložte si ho na bezpečné miesto. Môžete ho použiť namiesto kódu z aplikácie authenticator vždy, keď sa prihlasujete a nemáte pri sebe telefón s authenticatorom.

Obnovovací kód je jedinečný: pre účet je vždy aktívny iba jeden
Zakaždým, keď ho použijete na prihlásenie, systém ho automaticky nahradí novým — nový zobrazený kód si hneď uložte
Nový kód sa tiež vygeneruje a zobrazí zakaždým, keď znova nastavíte dvojfaktorové overenie (napríklad po „Stratil/a som authenticator“)
Ak stratíte kód aj authenticator, použite pri prihlásení „Stratil/a som authenticator“ na obnovenie dvojfaktorového overenia cez e-mail

Obnovovací kód poskytuje prístup k vášmu účtu rovnako ako heslo: zaobchádzajte s ním s rovnakou dôvernosťou a nezdieľajte ho s nikým.

Stratil/a som authenticator

Ak ste stratili prístup k aplikácii authenticator aj obnovovací kód, môžete dvojfaktorové overenie deaktivovať cez e-mail.

Na obrazovke overenia kódu ťuknite na Stratil/a som authenticator
Potvrďte svoje prihlasovacie údaje (používateľské meno a heslo)
Skontrolujte svoj e-mail a otvorte prijatý odkaz
Dvojfaktorové overenie sa deaktivuje: pri ďalšom prihlásení budete požiadaní o jeho opätovné nastavenie

Aj tento proces vyžaduje správne heslo: nikto nemôže deaktivovať vaše dvojfaktorové overenie bez znalosti hesla účtu.

Izby pozorovateľaViditeľnosť obmedzená na priradené izby

Keď vytvoríte používateľa s rolou Pozorovateľ, musíte presne určiť, ktoré izby môže vidieť. Tento mechanizmus je nevyhnutný pre ubytovania s viacerými vlastníkmi alebo na udelenie čiastočného prístupu externým spolupracovníkom.

Ako priradiť izby

Vytvorte nového člena s rolou Pozorovateľ zo sekcie Tím
Na konfiguračnej obrazovke vyberte jednu alebo viac izieb na priradenie z úplného zoznamu izieb
Potvrďte výber — pozorovateľ uvidí výlučne rezervácie a kalendár pre vybrané izby

Čo pozorovateľ vidí

Kalendár — iba riadky pre priradené izby; všetky ostatné riadky sú kompletne skryté
Rezervácie — iba rezervácie, ktoré zahŕňajú aspoň jednu priradenú izbu, s príslušnými detailmi
Prehľad — nedostupný, vyhradený pre manažéra a asistenta
Sadzby, OTA, tím, štatistiky — kompletne skryté, nie sú v menu

Prípad použitia: správcovia apartmánov

V ubytovaní spravujúcom apartmány od rôznych vlastníkov môže každý vlastník dostať účet pozorovateľa s viditeľnosťou obmedzenou na jeho vlastný apartmán. Takto:

Každý vlastník vidí iba rezervácie svojho vlastného apartmánu
Nemá prístup k údajom, cenám ani rezerváciám iných apartmánov
Môže sledovať obsadenosť a dátumy bez možnosti čokoľvek upravovať

Transparentnosť bez rizika: pozorovateľ si môže samostatne overiť rezervácie svojej vlastnej jednotky, čím sa znižuje počet otázok manažérovi a rastie dôvera v službu.

Ak pozorovateľovi nepriradíte žiadne izby, uvidí prázdnu obrazovku. Počas vytvárania účtu sa uistite, že ste vybrali aspoň jednu izbu.

Kto spravuje prístupyMajiteľ, manažér a odobratie prístupu

Dve stránky, ktoré riadia prístupy, majú rôznych adresátov a v aplikácii sa zobrazujú len tomu, kto ich naozaj môže použiť.

Stránka	Kto ju vidí	Čo umožňuje
Tím	Iba majiteľ účtu	Pridávať a odstraňovať členov, resetovať heslo člena, odblokovať zariadenie, zmeniť jazyk člena
Role a oprávnenia	Iba manažér	Prideliť rolu, aktivovať alebo deaktivovať účet, vybrať jednotky viditeľné pre pozorovateľa

Asistent už tieto dve položky na stránke Štruktúra nevidí: predtým ich otváral a dostával len správy o odmietnutí, pretože server ich vždy vyhradzoval majiteľovi a manažérovi.

Odstránenie spolupracovníka, ktorý pracuje na viacerých nehnuteľnostiach

Ak má spolupracovník prístup k viacerým nehnuteľnostiam, jeho odstránenie z jednej nezmaže jeho účet: stratí prístup len k nehnuteľnosti, z ktorej ho odstránite, a na ostatných pracuje ďalej normálne. Aplikácia vám to potvrdí osobitnou správou.

Spolupracovník prítomný iba v tejto nehnuteľnosti → účet sa zmaže, ako predtým
Spolupracovník prítomný aj v iných nehnuteľnostiach → odoberie sa len prístup k tejto nehnuteľnosti
To isté platí pre deaktiváciu z „Rolí a oprávnení“: nevypne účet v ostatných nehnuteľnostiach

Manažéra nemožno odstrániť z tímu: aby ste ho odobrali, treba ho najprv preradiť nižšie v „Roliach a oprávneniach“. Majiteľa účtu nemožno odstrániť v žiadnom prípade.

Zmena vlastného hesla

Heslo je osobný údaj: každá rola — vrátane chyžnej a pozorovateľa — si ho mení z ponuky účtu vpravo hore na svojej obrazovke, bez toho, aby musela ísť cez vedenie. Majiteľ však môže heslo člena resetovať zo stránky Tím, napríklad ak sa spolupracovník do aplikácie nedostane.

Prehľady chyžnej a pozorovateľa

Kto má rolu chyžná alebo pozorovateľ, pracuje na vyhradenej obrazovke. Horná lišta teraz ponúka rovnaké pohodlie ako ostatné prehľady:

„?“ — znova otvorí sprievodcu obrazovkou krok za krokom, kedykoľvek chcete
Téma — prepnutie medzi svetlou a tmavou
Jazyk — zmena jazyka aplikácie, nezávisle od krajiny ubytovania; platí aj pre oznámenia a e-maily, ktoré vám Vezpa posiela
Ponuka účtu — zmena vlastného hesla a odhlásenie; odhlásenie vás vráti na prihlasovaciu obrazovku

Chyžná vidí zoznam izieb zvoleného dňa a dlaždice súhrnu fungujú ako filter; pozorovateľ má tri záložky len na čítanie (rezervácie, štatistiky, kalendár) obmedzené na jednotky, ktoré mu boli priradené.