Čo je kniha hostí a kde ju nájdem?

Je to zoznam hostí ubytovania za zvolené obdobie. Nájdete ju v Ubytovanie > Dane a právny súlad > Kniha hostí, viditeľná pre role manažér a asistent. Zadajte začiatočný a koncový dátum (až 366 dní) a stlačte Načítať.

Ktorú knihu a formát exportovať, a prečo môže byť žiadosť o vymazanie podľa GDPR zamietnutá?

Ponúkané knihy závisia od krajiny ubytovania: vždy je k dispozícii všeobecný register a súhrn dane z ubytovania, a niektoré krajiny majú navyše vlastnú knihu so stĺpcami zosúladenými so systémom, ktorý už používajú (pre Českú republiku Evidenční kniha a Domovní kniha). Exportuje sa v PDF, Excel alebo CSV. Ak je hosť stále v zákonnej lehote uchovávania svojej krajiny — v Českej republike 6 rokov — Vezpa žiadosť o vymazanie podľa GDPR preňho zamietne a zobrazí dôvod.

Sprievodca knihou hostí

Výber obdobiaFiltrujte hostí podľa rozsahu dátumov

Kniha hostí zobrazuje osoby zaregistrované vo vašom ubytovacom zariadení. Skôr než uvidíte výsledky, oznámte aplikácii Vezpa, ktoré obdobie chcete zobraziť.

Kde nájdete Knihu

Ubytovanie → Dane & právny súlad → Kniha hostí → Načítať

Ako nastaviť dátumy

Prehľad → ⋮ → Konfigurácia → Dane & právny súlad
Klepnite na tlačidlo Kniha hostí: otvorí sa stránka na výber obdobia.
Klepnite na Dátum od, potom na Dátum do, aby ste vybrali prvý a posledný deň požadovaného obdobia.
Stlačte Načítať, aby ste získali hostí s pobytom, aj čiastočným, v zadanom období.

Predvolene sú dátumy predvyplnené prvým a posledným dňom aktuálneho mesiaca. Môžete ich ľubovoľne meniť, aj naprieč viacerými mesiacmi alebo rokmi.

Obdobie nesmie presiahnuť 366 dní: pre dlhšie obdobia načítajte a exportujte vždy jeden rok.

Táto stránka je viditeľná pre roly Manažér a Asistent. Ostatné roly nevidia položku Kniha hostí v sekcii Dane & právny súlad.

Zobrazenie knihyZoznam hostí za obdobie

Po stlačení Načítať zoznam zobrazí každého hosťa s pobytom vo zvolenom období: meno a priezvisko, dátumy príchodu a odchodu, štátnu príslušnosť a ubytovaciu jednotku.

Hosť, ktorý je stále v ubytovacom zariadení, nemá dátum odchodu: namiesto toho vidíte „Prebieha“, nie vymyslený dátum.

Riadky na kontrolu pred exportom

Signál	Význam
Červená ikona	Osobné údaje sú neúplné: chýbajú informácie o hosťovi. Doplňte ich pred predložením knihy.
Ikona súkromia	Hosť je anonymizovaný: žiadosť o vymazanie podľa GDPR už bola vykonaná. Riadok zostáva ako dôkaz pobytu, bez osobných údajov.

V hornej časti zoznamu nájdete počet nájdených hostí a prípadne počet riadkov s neúplnými údajmi: rýchly prehľad toho, čo treba doplniť pred exportom.

Čo obsahuje exportovaná kniha

Zoznam na obrazovke slúži na rýchly prehľad. Kniha, ktorú exportujete (pozri ďalšiu časť), naopak obsahuje všetky údaje, ktoré vaše ubytovacie zariadenie zaznamenalo o každom hosťovi: priezvisko, meno, dátum narodenia, štátnu príslušnosť, druh a číslo dokladu, dátum príchodu, dátum odchodu, ubytovaciu jednotku — presné stĺpce závisia od zvolenej knihy.

Export knihyVyberte knihu a formát

Po načítaní zoznamu klepnite na Exportovať. Otvorí sa hárok, ktorý zobrazuje obdobie, ktoré chystáte exportovať — vždy práve načítané, aj keď ste medzitým už zmenili dátumy vyššie — a pýta sa na dve veci: ktorú knihu a aký formát.

Tri formáty, tri rôzne použitia

Formát	Na čo slúži
PDF	Kniha pripravená na predloženie, naformátovaná a v jazyku, ktorý používate v aplikácii.
Excel	Rovnaké údaje v tabuľkovom procesore, s ktorým sa dá ďalej pracovať: súčty, filtre, triedenie.
CSV	Jednoduchá tabuľka, kompatibilná s akýmkoľvek tabuľkovým programom.

Ktorú knihu zvoliť

Ponúkané knihy závisia od krajiny vášho ubytovacieho zariadenia. Vždy sú k dispozícii aspoň dve možnosti: všeobecný register a prehľad poplatku za pobyt určený na nahlásenie obci. Niektoré krajiny majú navyše vlastnú knihu so stĺpcami zosúladenými so systémom, ktorý daná krajina už používa. Tam, kde sme daň vašej krajiny zdokumentovali, prehľad ju nazýva jej miestnym názvom — napríklad poplatek z pobytu v Česku, taxe de séjour vo Francúzsku, daň za ubytovanie na Slovensku; v ostatných krajinách zostáva všeobecný prehľad. V každom prípade sumy, oslobodenia a lehoty určuje miestny orgán: prehľad usporiada vaše údaje, pravidlá vašej obce neuplatňuje.

Pre Českú republiku sú obe knihy zákonom stanovené: Evidenční kniha (všetci hostia, so stĺpcom poplatku — §3g zák. č. 565/1990 Sb.) a Domovní kniha (len cudzinci, s účelom pobytu — §101 zák. č. 326/1999 Sb.). Pre všetky ostatné krajiny má vlastná kniha stĺpce zosúladené s uvedeným systémom: vždy overte, či vaše miestne predpisy nevyžadujú niečo naviac.

Krajina	Kniha
Česko	Evidenční kniha (§3g zák. č. 565/1990 Sb.) · Domovní kniha, len cudzinci (§101 zák. č. 326/1999 Sb.)
Taliansko	Stĺpce zosúladené s Alloggiati Web / ISTAT + registračné údaje (ubytovacia jednotka, poplatok za pobyt)
Nemecko	Stĺpce zosúladené s formulárom Meldeschein + registračné údaje (ubytovacia jednotka)
Rakúsko	Stĺpce zosúladené s Meldeamt (Gästemeldung) + registračné údaje (ubytovacia jednotka)
Francúzsko	Stĺpce zosúladené s fiche de police + registračné údaje (ubytovacia jednotka)
Belgicko	Stĺpce zosúladené s knihou hostí + registračné údaje (ubytovacia jednotka)
Španielsko	Stĺpce zosúladené so SES Hospedajes + registračné údaje (ubytovacia jednotka)
Portugalsko	Stĺpce zosúladené so SIBA + registračné údaje (ubytovacia jednotka)
Chorvátsko	Stĺpce zosúladené s eVisitor + registračné údaje (ubytovacia jednotka)
Slovinsko	Stĺpce zosúladené s eTurizem + registračné údaje (ubytovacia jednotka)
Maďarsko	Stĺpce zosúladené s NTAK + registračné údaje (menné údaje)
Bulharsko	Stĺpce zosúladené s ESTI
Všetky ostatné krajiny	Všeobecný register — overte požiadavky svojej krajiny

Názov súboru

Stiahnutý súbor má v názve knihu a obdobie, napr. cz_evidencni_20260701_20260731.pdf: príjemca — účtovník, kontrolór — hneď vie, čo obsahuje, bez toho, aby ho musel otvoriť.

Po vygenerovaní sa otvorí ponuka zdieľania zariadenia: súbor môžete odoslať e-mailom, uložiť alebo nahrať do cloudového úložiska.

Uchovávanie a GDPRPrečo môže byť žiadosť o vymazanie zamietnutá

Kniha hostí existuje popri práve na vymazanie osobných údajov (GDPR). Ak sú tieto dve veci v rozpore, víťazí zákonná povinnosť: samotné GDPR to stanovuje v čl. 17 ods. 3 písm. b, ktorý z vymazania vynecháva údaje, ktorých uchovávanie ukladá vnútroštátny zákon.

Česká republika: zákon ukladá uchovávať knihu hostí 6 rokov od skončenia pobytu. Ak požiadate o vymazanie podľa GDPR pre hosťa, ktorý je stále v tomto období, Vezpa žiadosť zamietne a zobrazí dôvod: nejde o poruchu, ale o zákon, ktorému ubytovacie zariadenie podlieha.

Po uplynutí obdobia uchovávania sa vymazanie vykoná úspešne: hosť zostáva viditeľný v knihe s anonymizovanými údajmi (ikona súkromia), ako dôkaz, že pobyt sa uskutočnil, bez osobných údajov.

Pre krajiny iné ako Česká republika Vezpa dnes nemá overené obdobie uchovávania: overte lehoty stanovené miestnymi predpismi vášho ubytovacieho zariadenia.