Príručka automatizácií e-mailov

Nastavte automatické e-maily pre každú fázu pobytu: pred príchodom, check-in, turistický poplatok, poďakovanie a oveľa viac

Obsah

1. Čo je automatizácia e-mailu 2. 6 šablón 3. Spúšťače — kedy sa e-mail odošle 4. Viacjazyčné texty 5. Zlučovacie polia 6. Aktivácia 7. Povolenia, zariadenia a limity

1. Čo je automatizácia e-mailuKonfigurovateľné automatické e-maily pre každé ubytovanie

Automatizácie e-mailov vám umožňujú odosielať automatické e-maily hosťom (a sebe) v rôznych fázach pobytu bez akejkoľvek ručnej akcie. Každá automatizácia sa spustí spúšťačom (udalosťou alebo časovým okamihom) a odošle text, ktorý ste napísali v jazyku hosťa.

Na čo slúžia

  • Hosť: dostáva užitočné informácie v správny čas (pokyny k príchodu, prístupový kód, pripomienka poplatku, poďakovanie).
  • Hostiteľ: dostáva automatické oznámenia, keď hosť dokončí online check-in alebo keď sú potrebné akcie.

Rozsah podľa izby

Každá automatizácia môže byť priradená konkrétnym typom izieb vášho ubytovania: pre rôzne jednotky môžete používať rôzne texty alebo automatizáciu pre izbu v rekonštrukcii zakázať.

Automatizácie nikdy nenarúšajú tok rezervácií: ak sa odoslanie nepodarí kvôli chýbajúcemu e-mailu alebo dočasnej chybe, rezervácia zostane nezmenená a chyba sa zaznamená do protokolu odosielania.

2. 6 šablónPripravené modely na okamžitú aktiváciu

Vezpa automaticky vytvorí 6 prednastavených automatizácií pre vaše ubytovanie. Sú vytvorené s prázdnymi textami a vypnutým prepínačom: stačí napísať text v jazykoch, ktoré používate, a aktivovať. Tlačidlo "Použiť vzorový text" predvyplní štartovací text v každom jazyku, ktorý môžete voľne upravovať.

Pred príchodom
2 dni pred check-inom
Pripomienka s časmi, trasou a praktickými informáciami o príchode.
Domáci poriadok / Prístupové kódy
Po dokončení online check-inu
Odošle kód dverí, Wi-Fi, domáci poriadok a záverečné pokyny pre prístup.
Upozornenie hostiteľa — údaje hosťa pripravené
Po dokončení online check-inu
Upozorní manažéra, že hosť dokončil registráciu a údaje sú dostupné.
Pripomienka turistického poplatku
1 deň pred check-outom
Pripomenie hosťovi zostatok turistického poplatku so sumou a platobným odkazom.
Poďakovanie / Žiadosť o recenziu
1 deň po check-oute
Rozlúči sa s hosťom a pozve ho zanechať recenziu na Booking, Airbnb alebo Google.
Pripomienka neúplnej platby
Pri neúspešnej alebo neúplnej platbe
Upozorní hosťa, že platba sa nepodarila, a poskytne odkaz pre opakovanie.
Šablóny pokrývajú najčastejšie prípady použitia. Vlastné automatizácie môžete vytvoriť tlačidlom "+" v zozname automatizácií a voľne vyberať spúšťače a texty.

3. Spúšťače — kedy sa e-mail odošleČasové alebo udalostné

Každá automatizácia má spúšťač, ktorý určuje, kedy sa e-mail odošle. Existujú dve rodiny spúšťačov:

Časové spúšťače

E-mail sa odosiela na základe referenčného dátumu s konfigurovateľným posunom v dňoch, hodinách alebo minútach, pred alebo po:

  • Relatívne k check-inu — napr. «2 dni pred check-inom» (pred príchodom)
  • Relatívne k check-outu — napr. «1 deň pred check-outom» (pripomienka poplatku) alebo «1 deň po check-oute» (poďakovanie)
  • Relatívne k rezervácii — napr. «1 hodina po rezervácii» (personalizované potvrdenie)

Časové spúšťače sa vyhodnocujú každých 30 minút plánovačom. Čas sa počíta v časovom pásme ubytovania.

Keď je interval zadaný v dňoch, zvolíte aj čas odoslania v miestnom čase ubytovania: napríklad v deň odchodu o 10:00. Pri hodinách alebo minútach sa čas nezobrazuje, pretože sa počíta od polnoci referenčného dňa.

Udalostné spúšťače

E-mail sa odošle vo chvíli, keď v systéme nastane konkrétna udalosť:

  • Online check-in dokončený — hosť dokončil samoobslužnú registráciu
  • Platba úspešná — platba Stripe prebehla úspešne
  • Platba neúspešná — pokus o platbu sa nepodaril
  • Storno — rezervácia bola zrušená
Garantovaná idempotencia: každý e-mail sa odošle najviac raz na rezerváciu a výskyt, a to aj pri viacerých po sebe idúcich sweepoch alebo duplicitných udalostiach.
Žiadne spätné doplnenie: automatizácie sa neodosielajú pre rezervácie vytvorené pred aktiváciou automatizácie. Zohľadňujú sa iba nové rezervácie (po aktivácii).

4. Viacjazyčné textyJeden text na jazyk Booking Engine

Pre každú automatizáciu môžete písať samostatný text v každom z aktívnych jazykov vášho Booking Engine. Pri odoslaní e-mailu systém automaticky zistí jazyk hosťa a odošle zodpovedajúci text.

Ako funguje výber jazyka

  • Priorita 1: jazyk portálu, ktorý hosť použil na rezerváciu (napr. ak použil Booking Engine v angličtine, dostane e-mail v angličtine)
  • Priorita 2: predvolený jazyk pododdelenia (nakonfigurovaný v sekcii Konfigurácia)
  • Záložný: taliančina

Vzorový text

Tlačidlo "Použiť vzorový text", dostupné pre každý jazyk v editore, predvyplní východiskový text s už vloženými zlučovacími poľami. Môžete ho voľne upraviť a ponechať si zástupné symboly, ktoré potrebujete.

Vyplnenie všetkých jazykov nie je povinné. Ak text pre jazyk chýba, e-mail hosťom v tomto jazyku odoslaný nie je (žiadne prázdne odoslanie ani predvolená taliančina).

5. Zlučovacie poliaDynamické zástupné symboly v texte

Do textu môžete vkladať zástupné symboly, ktoré sú pri odoslaní automaticky nahradené skutočnými údajmi rezervácie. Zástupné symboly používajú syntax jednoduchých zložených závoriek: Nemusíte si ich pamätať: v editore ich tlačidlo «Vložiť pole» vypíše spolu s názvom údaja, ktorý vkladajú.

{ospite_nome} {ospiti_num} {check_in} {check_out} {notti} {camera_nome} {struttura_nome} {indirizzo} {link_self_checkin} {link_pagamento_tassa} {importo_tassa} {importo_tassa_totale} {saldo_residuo} {link_prenotazione} {whatsapp_struttura}

Popis zástupných symbolov

  • {ospite_nome} — meno hlavného hosťa
  • {ospiti_num} — celkový počet hostí
  • {check_in} / {check_out} — dátumy naformátované v jazyku e-mailu
  • {notti} — počet nocí pobytu
  • {camera_nome} — názov typu izby/ubytovacej jednotky
  • {struttura_nome} — názov vášho ubytovania
  • {indirizzo} — adresa ubytovania
  • {link_self_checkin} — priamy odkaz na online prihlásenie hosťa
  • {link_pagamento_tassa} — odkaz na zaplatenie pobytového poplatku
  • {importo_tassa} — suma pobytového poplatku, ktorú ešte treba zaplatiť (zostatok), v mene ubytovania
  • {importo_tassa_totale} — celková suma pobytového poplatku za celý pobyt
  • {saldo_residuo} — zostávajúci zostatok rezervácie
  • {link_prenotazione} — odkaz na stránku s náhľadom rezervácie
  • {whatsapp_struttura} — WhatsApp číslo ubytovania (ak je nastavené)
Neznáme zástupné symboly (nie v tomto zozname) zostanú v texte presne tak, ako boli napísané, bez chýb. Vďaka tomu môžete bez problémov písať texty ako «Wi-Fi: {wifi_kluc}» — ale tento zástupný symbol sa nenahradí.
Nepoužívajte syntax dvojitých zložených závoriek (ako vo webových šablónach): texty automatizácií nie sú Django šablóny, takže dvojité závorky spôsobujú chyby vykresľovania.
{importo_tassa} je poplatok z pobytu, ktorý ešte zostáva zaplatiť (zostatok), nie celková suma, a je formátovaný menou a oddeľovačmi zariadenia. Pre celkovú sumu použite {importo_tassa_totale}.

Pri rezerváciách z portálov s chatom (Booking.com, Airbnb, Expedia, VRBO) môže automatizácia pre hosťa prísť do konverzácie na portáli namiesto e-mailu. Text s odkazom, napríklad {link_self_checkin}, najprv skúša skutočný e-mail hosťa; ak chýba, ide do chatu, kde odkazy Vezpa (vezpa.it a vaša aktívna vlastná doména) zostávajú vždy, na Airbnb aj na Booking.com. Na Expedii a VRBO sa odkazy odstraňujú.

Na Booking.com treba len raz urobiť jeden krok v extranete: Ubytovanie → Predvoľby správ → Nastavenia zabezpečenia → „Pridať odkaz“ → vezpa.it, a tiež svoju vlastnú doménu, ak ju ubytovanie používa (odtiaľ začína odkaz na check-in). Kým to neurobíte, hosť dostane text správy, ale namiesto odkazu uvidí [Link was removed]: Booking.com nahrádza odkazy, ktoré ste neschválili. Na Airbnb netreba nič robiť.

Správa s odkazom nikdy neodíde skomolená: ak je jedinou cestou chat, ktorý by odkaz odstránil (Expedia, VRBO), odoslanie sa preskočí a zapíše do protokolu odoslaní aj s dôvodom.

6. AktiváciaPrepínač, izby a živý náhľad

Automatizácia nič neodosiela, kým nie je aktivovaná. Ako ju aktivovať:

  1. Otvorte automatizáciu zo zoznamu v sekcii Automatizácie aplikácie
  2. Napíšte (alebo predvyplňte vzorový text) text v predvolenom jazyku vášho ubytovania — to je povinné pre aktiváciu
  3. Pridajte texty v ďalších jazykoch, ktoré chcete podporovať
  4. V sekcii Izby editora vyberte typy izieb, na ktoré sa automatizácia vzťahuje (predvolene sú všetky vybrané)
  5. Zapnite prepínač "Aktivovať automatizáciu"
Živý náhľad v editore ukazuje, ako bude e-mail vyzerať so zlučovacími poľami nahradenými vzorkovými hodnotami. Použite náhľad na overenie formátovania pred aktiváciou.

Deaktivácia a úprava

Automatizáciu môžete kedykoľvek deaktivovať jednoduchým vypnutím prepínača. Zmeny v texte alebo priradených izbách sa ukladajú okamžite a platia pre ďalšie e-maily v rade.

Pamätajte: automatizácie sa nikdy neodosielajú pre demo ubytovania ani pre hostí bez registrovanej e-mailovej adresy.

7. Povolenia, zariadenia a limity Kto smie upravovať, pre ktoré zariadenie a s akými stropmi

Viac zariadení a režim len na čítanie

Ak váš účet spravuje viac ako jedno ubytovacie zariadenie, v Automatizáciách každá karta v zozname pod súhrnom ukazuje zariadenie, ku ktorému patrí, a pri vytváraní zariadenie vyberiete z rozbaľovacieho menu. Zariadenie sa volí len pri vytváraní: pri úprave zostáva uzamknuté. Ak vaša rola nesmie zariadenie konfigurovať, stránka zostáva čitateľná, ale len na čítanie: žiadne tlačidlo +, žiadne prepínače, žiadne Uložiť.

Kto smie upravovať automatizácie

Vytvorenie, úprava, zapnutie alebo odstránenie automatizácie vyžaduje povolenie konfigurovať zariadenie: majú ho manažér a asistent. Aj protokol odoslaní je vyhradený im, pretože zobrazuje e-mailové adresy hostí; pozorovateľ a gazdiná k nemu nemajú prístup.

Náhľad a limity polí

Náhľad ukazuje text s ukážkovými údajmi vo vašom jazyku, s dátumami blízkymi dnešku a sumami v mene zariadenia. Ak napíšete pole, ktoré neexistuje, pod náhľadom sa objaví červené upozornenie so zoznamom nerozpoznaných polí: opravte ich pred zapnutím. Pozor: {importo_tassa} je poplatok, ktorý ešte zostáva zaplatiť, zatiaľ čo {importo_tassa_totale} je celková suma. Číselné polia majú strop: najviac 10 upomienok, interval opakovania najviac 30 a posun najviac 60; prázdne pole sa vráti k poslednej platnej hodnote namiesto uloženia nuly.

Potrebujete pomoc?

Ak máte otázky ku konfigurácii automatizácií, otvorte ticket podpory priamo v aplikácii Vezpa — náš tím odpovie v čo najkratšom čase.