Руководство по регистрации гостя

Регистрация начинается с личных данных гостя. Каждое поле спроектировано так, чтобы свести ввод с клавиатуры к минимуму: умное автозаполнение, подсказки из истории и автоматическое предзаполнение делают процесс быстрым даже с иностранными гостями.

Пошаговое заполнение

1. Фамилия — начните вводить, и система предложит гостей, уже зарегистрированных ранее, благодаря автозаполнению из истории клиентов. Если выбрать подсказку, все поля анкеты заполнятся автоматически (имя, дата рождения, гражданство, документ и т. д.). Это самый быстрый способ зарегистрировать вернувшегося гостя.
2. Имя — личное имя гостя. Если на предыдущем шаге вы выбрали подсказку, имя уже заполнено.
3. Пол — поле появляется только там, где оно действительно нужно: где этого требует законодательство страны объекта или где его печатает книга гостей. Если вы его не видите, ничего не забыто: там его не требует ни один орган и заполнять его не нужно. Там, где оно появляется, оно может быть и обязательным: если так, приложение скажет об этом при сохранении и приведёт вас к полю.
4. Дата рождения — выберите во встроенном календаре. Дата используется также для автоматического расчёта освобождений от туристического налога (например, дети до 14 лет) и для определения дней рождения гостей, проживающих в объекте, которые показываются в баннере Дирекции.
5. Место рождения — поле с автозаполнением и флагом страны рядом с каждым предложением в меню и рядом с уже сохранённым значением. В объектах в Италии предлагаются итальянские коммуны с провинцией (например, «ROMA - RM», «FIRENZE - FI») и зарубежные страны (например, «Германия»); в объектах в других странах предлагаются главные города мира, каждый вместе со своей страной (например, «Berlin (Германия)»). Значение нужно выбрать из списка, который появляется при вводе: набранный и неподтверждённый текст удаляется при выходе из поля, потому что только выбранная строка несёт ссылку, однозначно определяющую место. Там, где правила страны этого не требуют, поле необязательное.
6. Гражданство — автозаполнение по доступным странам, каждая из которых отображается на текущем языке приложения (итальянском, английском или немецком). При выборе страны международный телефонный код подставляется автоматически (например, +39 для Италии, +49 для Германии, +33 для Франции). Флаг страны показывается рядом с каждым вариантом в списке и рядом с полем — так же, как у места рождения и места жительства.
7. Место жительства — коммуна или город проживания, с тем же автозаполнением, тем же флагом и тем же форматом, что и место рождения.

Данные для счёта-фактуры

В необязательном разделе Данные для счёта-фактуры (под контактами, виден только ответственному за бронирование) поля снова меняются в зависимости от страны. Для итальянских объектов размещения блок остаётся прежним: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI и PEC. Для всех остальных объектов блок не запрашивает ни SDI, ни PEC — понятия, существующие только в Италии, — и вместо этого показывает переключатель Физическое лицо / Компания: при выборе «Физическое лицо» не отображается ни одно налоговое поле; при выборе «Компания» отображаются название компании, номер плательщика НДС и, если в стране клиента он существует, номер из торгового реестра.

Названия этих полей несут настоящее имя, которое идентификатор носит в правильной стране: поле НДС берёт название из страны объекта размещения (чешский объект называет его DIČ, независимо от страны клиента); поле торгового реестра, напротив, берёт название из страны клиента и появляется, только если в этой стране такой реестр есть — у немецкой компании нет IČO, и поэтому она не видит это поле. Если клиент — чешская компания, появляется также кнопка, которая заполняет название компании, номер НДС и полный адрес (улица, номер дома, почтовый индекс, город и регион) из публичного реестра ARES, независимо от страны объекта размещения. Наконец, страна выставления счёта больше не начинается всегда с «Италии»: она начинается с гражданства гостя, если оно уже известно, иначе — со страны объекта размещения, и её нужно всегда выбирать из списка, который появляется во время ввода — без корректного выбора сохранение остаётся заблокированным.

В Vezpa встроена система оптического распознавания символов (OCR), которая считывает данные прямо с документа, удостоверяющего личность гостя. Вместо того чтобы вручную вводить имя, фамилию, дату рождения и номер документа, достаточно навести камеру на документ — и система заполнит всё автоматически.

Как это работает

1. Нажмите «Сканировать документ» на экране регистрации. Откроется камера устройства.
2. Наведите камеру на документ — система автоматически распознаёт края удостоверения личности или паспорта и делает снимок, когда документ расположен правильно.
3. OCR анализирует изображение и извлекает: имя, фамилию, дату рождения, место рождения, пол, номер документа и срок действия. Данные подставляются в соответствующие поля анкеты.
4. Проверьте и исправьте — просмотрите предзаполненные поля. Точность OCR очень высока, но имена со специальными символами или потёртые документы могут потребовать небольших ручных правок.

Считывание NFC

Там, где телефон это поддерживает, рядом с «Сканировать документ» появляется и «Считать по NFC»: поднеся документ к устройству, электронный чип передаёт те же данные точнее, чем одна фотография.

Как поднести документ: медленно перемещайте его по телефону, пока чип не будет захвачен. В iPhone датчик NFC находится в верхней части: проведите документом вдоль верхнего края. В Android он расположен сзади, в центре или рядом с камерами: проведите документом по задней стороне телефона. Как только услышите звук или почувствуете вибрацию, остановитесь и ничего не двигайте до конца считывания: если документ сместится, считывание прервётся и его придётся повторить.

Немецкое удостоверение личности. Его чип могут считывать только органы власти: когда камера распознаёт немецкое удостоверение личности, приложение даже не пытается его прочитать и сразу об этом сообщает. Сфотографируйте оборотную сторону карты, где находятся строки с символами <<<, или введите данные вручную. Немецкий паспорт при этом читается нормально.

Принимаемые типы документов зависят от страны, в которой находится объект, и от действующего местного законодательства. Vezpa автоматически показывает только релевантные документы, исключая путаницу и обеспечивая соответствие требованиям компетентных органов.

Документы по странам

Поля документа

По каждому документу спрашивают как минимум вид и номер; остальные поля зависят от страны объекта:

• Тип документа — выбирается из списка, специфичного для страны
• Номер документа — буквенно-цифровой код, напечатанный на документе
• Выдан — оно появляется там, где это предусматривает страна объекта, и спрашивает не везде одно и то же: в Италии это место или орган, выдавший документ (нужно для отправки в Alloggiati Web), в других странах — государство, его выдавшее. Если вы его не видите, в вашей стране оно не требуется.
• Срок действия — система автоматически проверяет, действителен ли ещё документ, и отмечает просроченные

Фото документа

Если в «Конфигурация» › «Налоговое & правовое соответствие» › «Онлайн-регистрация» вы включили «Фото документа», гость, проходящий онлайн-регистрацию, фотографирует лицевую и оборотную сторону документа, а здесь появляется блок «Фото документа» с миниатюрами «Лицевая сторона» и «Оборотная сторона». Нажмите на миниатюру, чтобы увеличить её, на корзину — чтобы удалить. Блок есть только если гость загрузил хотя бы одно фото, и видят его только роли, которые управляют бронированиями.

Где они показываются, зависит от экрана. На компьютере или широком планшете фотографии находятся на панели справа от формы: выбранная фотография увеличивается внутри панели, а поля рядом остаются свободными, так что вы переписываете данные, глядя на документ. На телефоне миниатюры — первый блок страницы: выбранная фотография открывается в рамке вверху, а форма прокручивается под ней; «Полный экран» показывает её на весь экран, а одно касание возвращает вас к рамке. В обоих случаях «Лицевая сторона» и «Оборотная сторона» переключают стороны, пальцы или колесо мыши увеличивают, а X закрывает фотографию и отдаёт всю страницу форме.

Фото хранятся в зашифрованном виде и удаляются сами через 7 дней после выезда. Как это включить и почему только при реальной необходимости, объясняет руководство по Объекту.

Под документом в некоторых странах появляются ещё два поля: номер визы и цель пребывания. Сегодня их требует Чехия, где полиция по делам иностранцев предусматривает их в уведомлении о размещении. Как и с адресом, настраивать ничего не нужно: они появляются сами там, где нужны.

Ни одно из них не является обязательным, и это сделано намеренно: у многих иностранцев визы нет, а неуказанную цель пребывания ведомство регистрирует как «прочее». Заполняй их, когда гость даёт ответ, и оставляй пустыми, когда ответа нет: пустое поле — это отсутствующие данные, а заполненное наугад — ложные.

Блок адреса проживания не одинаков для всех: то, что показывает приложение, определяет страна объекта. В части стран блок не появляется вовсе, и место жительства указывается только городом в личных данных; в других он появляется с несколькими полями, и они не везде одни и те же.

Запомнить нужно только одно правило: заполните поля, которые видите. Обязательные скажут об этом сами — если оставить одно пустым, сохранение остановится и приложение покажет, какое именно; остальные можно оставить пустыми. Списка полей, который годился бы везде, не существует, а поле, которого вы не видите, не скрыто по ошибке: в вашей стране его не спрашивают.

Раздел подписи появляется только там, где закон требует подписи гостя на регистрационном бланке: в Германии, Австрии, Франции и Испании. Подпись необязательна. В остальных странах, где есть регистрационный бланк, кнопка, создающая его, остаётся, а PDF печатается со строкой для подписи на бумаге. Настраивать нечего.

Подпись нужна как доказательство объекту, а не органу: ни одна из подключённых государственных систем её не получает. Поэтому там, где бланк существует, именно сбор подписи и её хранение вместе с PDF защищают вас при проверке.

Как получить подпись

1. Нажмите кнопку «Подпись гостя» на экране регистрации. Откроется белое поле для подписи во весь экран.
2. Гость расписывается на экране пальцем или стилусом. Поле поддерживает плавные линии и позволяет стереть подпись и начать заново.
3. Нажмите «Подтвердить», чтобы сохранить подпись. Подпись сохраняется как векторное изображение высокого разрешения.
4. Подпись автоматически включается в PDF регистрационного бланка, предусмотренного вашей страной, готового к печати или к хранению в цифровом виде.

Во время регистрации вы можете указать, имеет ли гость право на освобождение или на снижение туристического налога (city tax или Kurtaxe). Этот раздел отображается только в том случае, если объект настроил хотя бы один налог в настройках.

Автоматическое освобождение по возрасту

Если в настройках налога заданы возрастные категории (например, дети до 14 лет освобождены, гости старше 65 лет платят по сниженной ставке), система автоматически рассчитывает освобождение по дате рождения гостя, указанной в анкете. Никаких ручных действий не требуется: Vezpa сравнивает возраст гостя с заданными категориями и применяет нужное освобождение или снижение.

Освобождение вручную

Для освобождений, которые нельзя рассчитать автоматически по возрасту, вы можете вручную выбрать основание из списка. Несколько типичных примеров:

• Жители коммуны — многие коммуны освобождают своих жителей от туристического налога
• Сотрудники правоохранительных органов при исполнении — военнослужащие и полицейские в служебной командировке
• Пациенты на лечении — гости, госпитализированные или находящиеся на дневном стационаре в расположенных рядом медицинских учреждениях
• Водители туристических групп — сопровождающие и водители автобусов
• Люди с инвалидностью и сопровождающие — предусмотрено во многих муниципальных регламентах

Снижение

Если коммуна предусматривает сниженные тарифы для определённых категорий гостей, вы можете применить процентную или фиксированную скидку, заданную в настройках налога. Снижение рассчитывается автоматически от суточной суммы за количество ночей проживания.

В списке «Номер», где вы выбираете, к какому номеру относится регистрируемый гость, строка брони без назначенного размещения написана красным и полужирным и содержит «Номер не назначен» после номера брони вместо названия размещения. Текст говорит то же, что и цвет, поэтому понятно и без различения красного.

Гостя всё равно можно зарегистрировать: регистрация не зависит от назначения размещения, как и отправка в органы. Красный лишь напоминает, что по этой брони осталось назначить размещение; вы делаете это в карточке брони кнопкой «Назначить номер».

Когда карточка заполнена, гость регистрируется оранжевой кнопкой — и таких кнопок две. Одна находится внизу страницы и несёт полную надпись «Зарегистрировать гостя» (или «Зарегистрировать главного гостя», когда вы регистрируете главного гостя брони), вместе с числом ночей проживания. Другая находится вверху, сразу рядом со стрелкой назад, и несёт только слово «ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ».

Это одно и то же действие, а не две разные функции: нажатие любой из них делает ровно одно и то же. Их две потому, что карточка регистрации длинная: тому, кто заполняет первые поля, больше не нужно прокручивать страницу до конца, чтобы сохранить — верхняя кнопка остаётся видимой при прокрутке. Пока регистрация выполняется, обе гаснут одновременно и показывают индикатор ожидания, так что гость не будет зарегистрирован дважды.

При сохранении Vezpa выполняет проверки, описанные в этом руководстве: обязательные поля, которых требует страна объекта, документ, удостоверяющий личность, там, где он требуется, и подпись там, где её предусматривает законодательство. Если чего-то не хватает или значение не выбрано из списка, карточка остаётся открытой и вам показывают, что исправить; когда всё в порядке, гость добавляется к брони, а карточка закрывается.