Ghid Înregistrare Oaspete

Înregistrarea începe cu datele personale ale oaspetelui. Fiecare câmp este conceput pentru a reduce la minimum tastarea: completarea automată inteligentă, sugestiile din istoric și precompletarea automată fac procesul rapid chiar și în cazul oaspeților străini.

Completare pas cu pas

1. Nume de familie — începe să tastezi, iar sistemul îți propune oaspeți deja înregistrați în trecut datorită completării automate din istoricul clienților. Dacă selectezi o sugestie, toate câmpurile datelor personale se precompletează automat (prenume, data nașterii, cetățenie, document etc.). Este cea mai rapidă modalitate de a înregistra un oaspete care revine.
2. Prenume — prenumele oaspetelui. Dacă ai selectat o sugestie la pasul anterior, prenumele este deja completat.
3. Sex — câmpul apare doar acolo unde chiar este nevoie: unde o cere legislația țării unității sau unde îl tipărește registrul de oaspeți. Dacă nu îl vezi, nu s-a uitat nimic: acolo nicio autoritate nu îl cere și nu trebuie să îl completezi. Acolo unde apare poate fi și obligatoriu: dacă este, aplicația îți spune la salvare și te duce la câmpul de completat.
4. Data nașterii — selecteaz-o din calendarul integrat. Data este folosită și pentru calculul automat al scutirilor de la taxa de ședere (de ex. minorii sub 14 ani) și pentru a identifica zilele de naștere ale oaspeților aflați în structură, afișate în bannerul Direcțiunii.
5. Locul nașterii — câmp cu completare automată și un steag al țării lângă fiecare sugestie din meniu și lângă valoarea deja salvată. La unitățile din Italia propune localitățile italiene cu provincia (de ex. „ROMA - RM”, „FIRENZE - FI”) și țările străine (de ex. „Germania”); la unitățile din alte țări propune principalele orașe ale lumii, fiecare cu țara sa (de ex. „Berlin (Germania)”). Valoarea trebuie aleasă din lista care apare în timp ce scrieți: un text scris și neconfirmat este eliminat când părăsiți câmpul, pentru că numai o intrare aleasă poartă referința care identifică locul fără echivoc. Acolo unde reglementările țării nu o cer, câmpul este opțional.
6. Cetățenie — completare automată a țărilor disponibile, fiecare afișată în limba curentă a aplicației (italiană, engleză sau germană). Când selectezi o țară, prefixul telefonic internațional este setat automat (de ex. +39 pentru Italia, +49 pentru Germania, +33 pentru Franța). Steagul țării apare lângă fiecare sugestie din meniu și lângă câmp, la fel ca la locul nașterii și la domiciliu.
7. Domiciliu — localitatea sau orașul de domiciliu, cu aceeași completare automată, același steag și același format ca locul nașterii.

Date pentru factură

În secțiunea opțională Date pentru factură (sub datele de contact, vizibilă doar pentru responsabilul rezervării) câmpurile se schimbă din nou în funcție de țară. Pentru unitățile din Italia, blocul rămâne cel dintotdeauna: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI și PEC. Pentru toate celelalte unități, blocul nu cere nici SDI, nici PEC — concepte care există doar în Italia — și afișează în schimb un comutator Persoană fizică / Firmă: la „Persoană fizică” nu apare niciun câmp fiscal; la „Firmă” apar denumirea firmei, codul de TVA și — atunci când țara clientului are unul — numărul din registrul comerțului.

Etichetele acestor câmpuri poartă numele real pe care identificatorul îl are în țara potrivită: câmpul de TVA preia numele din țara unității (o unitate din Cehia îl numește DIČ, indiferent de țara clientului); câmpul registrului comerțului preia în schimb numele din țara clientului și apare doar dacă acea țară are un astfel de registru — o firmă germană nu are IČO și, prin urmare, nu vede acest câmp. Dacă clientul este o firmă cehă, apare și un buton care completează denumirea firmei, codul de TVA și adresa completă (strada, numărul, codul poștal, localitatea și regiunea) din registrul public ARES, indiferent de țara unității. În sfârșit, țara de facturare nu mai pornește mereu de la „Italia”: pornește de la naționalitatea oaspetelui dacă este deja cunoscută, altfel de la țara unității, și trebuie ales întotdeauna din lista care apare în timp ce scrii — fără o selecție validă, salvarea rămâne blocată.

Vezpa integrează un sistem de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) care citește datele direct de pe actul de identitate al oaspetelui. În loc să tastezi manual numele, prenumele, data nașterii și numărul documentului, este suficient să încadrezi documentul cu cameră foto, iar sistemul completează totul automat.

Cum funcționează

1. Atinge „Scanează documentul” în ecranul de înregistrare. Se deschide camera foto a dispozitivului.
2. Încadrează documentul — sistemul detectează automat marginile cărții de identitate sau ale pașaportului și face fotografia atunci când documentul este bine poziționat.
3. OCR-ul analizează imaginea și extrage: nume, prenume, data nașterii, locul nașterii, sex, numărul documentului și data expirării. Datele sunt introduse în câmpurile corespunzătoare ale fișei personale.
4. Verifică și corectează — controlează câmpurile precompletate. OCR-ul are o acuratețe foarte bună, însă numele cu caractere speciale sau documentele uzate pot necesita mici corecturi manuale.

Citire NFC

Acolo unde telefonul permite, lângă "Scanează documentul" apare și „Citește cu NFC”: apropiind documentul de dispozitiv, cipul electronic transmite aceleași date cu o precizie mai mare decât fotografia singură.

Cum apropiați documentul: plimbați-l încet pe telefon până când cipul este prins. Pe iPhone senzorul NFC este în partea de sus: treceți documentul de-a lungul marginii superioare. Pe Android este pe spate, la mijloc sau lângă camere: treceți documentul pe spatele telefonului. De îndată ce auziți un sunet sau simțiți o vibrație, opriți-vă și nu mai mișcați nimic până la sfârșitul citirii: dacă documentul se mișcă, citirea se întrerupe și trebuie reluată.

Carte de identitate germană. Cipul ei poate fi citit doar de autorități: când camera recunoaște o carte de identitate germană, aplicația nici nu încearcă să-l citească și vă spune imediat. Fotografiați verso-ul cărții, unde sunt rândurile cu caracterele <<<, sau introduceți datele manual. Pașaportul german, în schimb, se citește normal.

Tipurile de documente acceptate depind de țara în care se află structura și de legislația locală în vigoare. Vezpa afișează automat doar documentele relevante, evitând confuziile și garantând conformitatea față de autoritățile competente.

Documente pe țări

Câmpurile documentului

Pentru fiecare act se cer cel puțin tipul și numărul; celelalte câmpuri depind de țara unității:

• Tipul documentului — selectat din lista specifică țării
• Numărul documentului — codul alfanumeric tipărit pe document
• Eliberat de — apare acolo unde țara unității o prevede și nu cere același lucru peste tot: în Italia este locul sau autoritatea care a emis actul (îi trebuie Questurei pentru trimiterea Alloggiati Web), în alte părți este statul care l-a emis. Dacă nu îl vezi, în țara ta nu se cere.
• Data expirării — sistemul verifică automat dacă documentul mai este valabil și le semnalează pe cele expirate

Fotografiile actului de identitate

Dacă în «Configurare» › «Conformitate fiscală & legală» › «Check-in online» ați activat «Fotografia actului de identitate», oaspetele care face check-in-ul online fotografiază fața și versoul actului, iar aici apare caseta «Fotografia actului de identitate» cu miniaturile «Față» și «Verso». Atingeți o miniatură ca s-o măriți, coșul ca s-o ștergeți. Caseta există doar dacă oaspetele a încărcat cel puțin o fotografie și o văd doar rolurile care gestionează rezervările.

Locul în care apar depinde de ecran. Pe un computer sau o tabletă lată, fotografiile stau într-un panou în dreapta formularului: fotografia atinsă se mărește în panou, iar câmpurile rămân libere alături, astfel încât copiați datele privind documentul. Pe telefon, miniaturile sunt primul bloc al paginii: fotografia atinsă se deschide într-un cadru sus, iar formularul derulează dedesubt; «Ecran complet» o arată pe tot ecranul, iar o atingere vă readuce la cadru. În ambele cazuri, «Față» și «Verso» trec de pe o față pe alta, degetele sau rotița mouse-ului măresc, iar X închide fotografia și lasă toată pagina formularului.

Fotografiile sunt păstrate criptat și se șterg singure la 7 zile după plecare. Cum se activează și de ce doar atunci când chiar e nevoie e explicat în ghidul Proprietății.

Sub document, în unele țări apar încă două căsuțe: numărul vizei și scopul șederii. Astăzi le cere Republica Cehă, unde poliția pentru străini le prevede în notificarea de cazare. Ca și la adresă, nu trebuie să configurezi nimic: apar singure acolo unde sunt necesare.

Niciuna nu este obligatorie, și este intenționat: mulți străini nu au viză, iar un scop al șederii neindicat este înregistrat de autoritate ca «altul». Completează-le când oaspetele îți dă răspunsul și lasă-le goale când nu există: o căsuță goală este o informație lipsă, una completată la întâmplare este o informație falsă.

Blocul adresei de domiciliu nu este la fel pentru toți: ce îți arată aplicația decide țara unității. Într-o parte dintre țări blocul nu apare deloc, iar domiciliul se indică doar cu orașul în datele personale; în altele apare cu mai multe casete, și nu sunt aceleași peste tot.

E o singură regulă de reținut: completează câmpurile pe care le vezi. Cele obligatorii îți spun singure — dacă lași unul gol, salvarea se oprește și aplicația îți arată care; pe celelalte le poți lăsa goale. Nu există o listă de câmpuri valabilă peste tot, iar o casetă pe care nu o vezi nu e ascunsă din greșeală: în țara ta nu se cere.

Secțiunea semnăturii apare doar acolo unde legea cere semnătura oaspetelui pe formularul de înregistrare: în Germania, Austria, Franța și Spania. Semnătura este facultativă. În celelalte țări care au un formular de înregistrare, butonul care îl generează rămâne, iar PDF-ul se tipărește cu un rând de semnat pe hârtie. Nu e nimic de configurat.

Semnătura servește unității ca dovadă, nu autorității: niciunul dintre sistemele guvernamentale conectate nu o primește. De aceea, acolo unde formularul există, strângerea și păstrarea ei împreună cu PDF-ul este ceea ce te acoperă la un control.

Cum se colectează semnătura

1. Atinge butonul „Semnătura oaspetelui” în ecranul de înregistrare. Se deschide o zonă de semnare albă pe tot ecranul.
2. Oaspetele semnează pe ecran cu degetul sau cu un stylus. Zona de semnare acceptă trasee fluide și permite ștergerea și reluarea semnăturii.
3. Atinge „Confirmă” pentru a salva semnătura. Semnătura este salvată ca imagine vectorială de înaltă rezoluție.
4. Semnătura este inclusă automat în PDF-ul formularului de înregistrare prevăzut de țara ta, gata de tipărit sau de arhivat digital.

În timpul înregistrării poți indica dacă oaspetele are dreptul la scutiri sau reduceri ale taxei de ședere (sau city tax / Kurtaxe). Această secțiune apare doar dacă structura a configurat cel puțin o taxă în setări.

Scutire automată în funcție de vârstă

Dacă ai configurat categorii de vârstă în setările taxei (de ex. minorii sub 14 ani scutiți, persoanele peste 65 de ani cu reducere), sistemul calculează automat scutirea pornind de la data nașterii oaspetelui, introdusă în datele personale. Nu este nevoie de nicio intervenție manuală: Vezpa compară vârsta oaspetelui cu categoriile configurate și aplică scutirea sau reducerea corectă.

Scutire manuală

Pentru scutirile care nu pot fi calculate automat în funcție de vârstă, poți selecta manual motivul din listă. Câteva exemple frecvente:

• Rezidenți în localitate — multe localități scutesc rezidenții de taxa turistică
• Forțe de ordine în misiune — militari și polițiști aflați în misiune operativă
• Pacienți în tratament — oaspeți internați sau în regim de spitalizare de zi la unități sanitare din apropiere
• Șoferi ai grupurilor turistice — însoțitori și conducători de autocare
• Persoane cu handicap și însoțitorii lor — prevăzut în multe regulamente locale

Reducere

Dacă administrația locală prevede tarife reduse pentru anumite categorii de oaspeți, poți aplica reducerea procentuală sau forfetară configurată în setările taxei. Reducerea este calculată automat asupra sumei zilnice, pentru numărul de nopți ale sejurului.

În lista derulantă «Cameră», unde alegeți cărei camere îi aparține oaspetele pe care îl înregistrați, intrarea unei rezervări fără unitate de cazare alocată este scrisă cu roșu și aldin și poartă «Cameră nealocată» după numărul rezervării, în locul numelui unității. Textul spune ce spune culoarea, deci se înțelege și fără a distinge roșul.

Puteți înregistra oaspetele oricum: înregistrarea nu depinde de alocarea unității de cazare, nici trimiterea către autorități. Roșul doar amintește că pe acea rezervare a rămas o unitate de alocat; o alocați din fișa rezervării, cu butonul «Alocă camera».

Când formularul este completat, oaspetele se înregistrează cu un buton portocaliu — iar butoanele sunt două. Unul se află la finalul paginii și poartă eticheta completă «Înregistrează oaspete» (sau «Înregistrează oaspetele principal» când înregistrezi oaspetele principal al rezervării), împreună cu numărul de nopți ale sejurului. Celălalt se află sus, chiar lângă săgeata de revenire, și poartă doar cuvântul «ÎNREGISTREAZĂ».

Este același gest, nu două funcții diferite: apăsarea unuia sau a celuilalt face exact același lucru. Sunt două pentru că formularul de înregistrare este lung: cine completează primele câmpuri nu mai trebuie să deruleze până jos ca să salveze — butonul de sus rămâne vizibil în timp ce derulezi. Cât timp înregistrarea este în curs, ambele se dezactivează împreună și afișează indicatorul de așteptare, astfel încât oaspetele să nu fie înregistrat de două ori.

La salvare, Vezpa efectuează verificările descrise în acest ghid: câmpurile obligatorii cerute de țara unității, actul de identitate acolo unde este cerut și semnătura acolo unde legislația o prevede. Dacă lipsește ceva sau o valoare nu a fost aleasă din listă, formularul rămâne deschis și ți se arată ce trebuie corectat; când totul este în regulă, oaspetele este adăugat la rezervare, iar formularul se închide.