Ghid Punct de vânzare (POS)

Punctul de vânzare (POS) vă permite să încasați o plată direct din aplicație, fie legată de o rezervare, fie liberă (un oaspete de trecere, un extra neplanificat).

Din POS alegeți între două puncte de plecare:

• Pe o rezervare: o listă a rezervărilor cu sejur în curs sau iminent, deja pregătită fără a fi nevoie să căutați nimic. Selectați rezervarea, iar aplicația propune deja suma rămasă de încasat. Suma propusă urmează aceeași setare ca linkul de plată: include taxa de sejur doar dacă «Include taxele in plățile online» este activat.
• Sumă liberă: încasare la ghișeu fără o rezervare asociată (de ex. un serviciu extra, o vânzare ocazională).

Pentru coerență, în întreaga aplicație metodele de plată apar întotdeauna în aceeași ordine:

Alegeți Card dintre metodele de încasare: aplicația vă arată un ecran cu suma (modificabilă) și descrierea (precompletată cu proprietatea și datele sejurului, modificabilă până la 50 de caractere). Confirmați pentru a continua.

1. Dacă pe telefon este disponibil Tap to Pay on iPhone și este de asemenea asociat un cititor Bluetooth, aplicația vă întreabă pe care dintre cele două doriți să îl utilizați.
2. Dacă nu ați asociat încă un cititor Bluetooth și Tap to Pay nu este disponibil, aplicația vă ghidează în asocierea cititorului.
3. Pe tot ecranul apare „Apropiați cardul”: oaspetele apropie cardul (sau telefonul/smartwatch-ul) de cititor sau de iPhone-ul dumneavoastră.
4. În timpul procesării vedeți un indicator de așteptare; la finalizarea operațiunii primiți rezultatul: încasare reușită (cu chitanță imprimabilă sau care poate fi distribuită) sau un mesaj de eroare clar dacă plata nu reușește, astfel încât știți imediat cum să procedați (reîncercați, schimbați metoda).

Chitanța de plată

După o plată cu cardul, «Tipărește chitanța» și «Trimite chitanța» folosesc «Dovadă de plată», pregătită de server în limba oaspetelui. Sus este numele unității, cu un număr de ordine pe unitate și an (de exemplu R-2026-0042), data și ora; apoi «Beneficiar»: denumire, adresă pe două rânduri (stradă, număr și cod poștal; localitate și provincie), și cod fiscal, cod de TVA sau datele de furnizor din facturare și CIN doar dacă există. Dacă plata este legată de o rezervare urmează «Referință», fără numele oaspetelui și fără numărul de oaspeți: număr de rezervare, sejur (date și nopți) și «Cazare» sau «Unități de cazare»; dacă nu e nimic de arătat, blocul lipsește.

Urmează sumele: «Total rezervare», «Avans» (doar dacă a existat deja o plată), «Plătit» și «Sold» (soldul doar pentru plățile făcute de la această versiune); apoi cardul: marca și doar ultimele patru cifre (**** **** **** 1234), modul de citire (contactless, cip, portofel), tipul de cont, aplicația, AID, codul de autorizare, identificatorul tranzacției și «APROBAT». Jos, mențiunea de document nefiscal și exemplarul clientului. Bonul de 80 mm arată «Cazare» sau «Unități de cazare» în loc de oaspete.

«Tipărește chitanța» întreabă formatul: «Document A5» («Pentru imprimante obișnuite, ca factura») sau «Bon de 80 mm» («Pentru imprimante termice cu rolă»). «Trimite chitanța» deschide trimiterea doar pe e-mail, cu adresa oaspetelui deja completată și modificabilă și PDF-ul atașat; «Partajează PDF-ul» trimite PDF-ul la meniul de partajare al telefonului.

Și plățile cu cardul din Wellness — rezervări de servicii și vânzări de produse — primesc «Dovadă de plată» completă, în aceeași numerotare: în loc de sejur arată data și ora programării și terapeutul, iar liniile sunt nota (serviciu și extra, de exemplu «2 × Cremă») sau produsele vândute, cu livrarea. Chitanța simplă desenată de aplicație, cu nota «Document nefiscal», rămâne doar în demo. Pentru o plată făcută înainte de această versiune, chitanța se creează prima dată când o deschizi: datele cardului se recitesc din Stripe, restul de plată nu.

Chitanța nu e doar pe ecranul de rezultat: în rezervare, printre plățile înregistrate, fiecare plată cu cardul la POS are pictograma chitanței («Dovadă de plată») cu «Tipărește chitanța», «Trimite chitanța» și «Partajează PDF-ul», ca s-o retipărești sau s-o retrimiți când e nevoie.

Tap to Pay on iPhone este funcția Apple care transformă iPhone-ul dumneavoastră într-un terminal de plată: oaspetele apropie cardul, telefonul sau smartwatch-ul de iPhone-ul dumneavoastră, iar plata este acceptată, fără a fi nevoie de un cititor extern.

Cerințe:

• Un iPhone eligibil cu ultima versiune de iOS instalată.
• Proprietatea trebuie să se afle în una dintre cele 27 de țări în care Apple și Stripe susțin Tap to Pay on iPhone.
• Funcția trebuie activată de un director de hotel sau asistent; la prima utilizare aplicația afișează un ecran informativ cu termenii de utilizare.

Când este disponibilă, o alegeți direct în fluxul Card la ghișeu: nu este nevoie de nicio configurare suplimentară și nici de achiziționarea de hardware.

Pentru încasarea liberă, aplicația afișează o tastatură în stil terminal POS, pe ecran complet pe telefon; pe tabletă sau cu telefonul întors, stă lângă descriere și sumă: introduceți suma, adăugați (sau modificați) descrierea și confirmați.

Ecranul complet evită distragerile în timpul încasării la ghișeu și este conceput pentru a fi citit confortabil chiar și atunci când arătați telefonul oaspetelui.

Dacă ați activat modulul Wellness, din sub-fila Casă vindeți produse și servicii cu aceeași logică a POS-ului general: adăugați articole în coș și alegeți metoda de încasare, întotdeauna în ordinea Manual · Card · Stripe · Adăugare.

La plată, stocul produselor se actualizează automat și se emite chitanța.

Cu metoda Adăugare, suma nu este încasată imediat: se adaugă la nota rezervării, iar oaspetele o achită la check-out, împreună cu restul sejurului.

Este util pentru oaspeții deja cazați care preferă să plătească totul odată, la plecare.

• Plata cu Cardul eșuează: aplicația arată motivul (de ex. card refuzat, conexiune instabilă); puteți reîncerca imediat sau puteți trece la o altă metodă (Manual, Link Stripe) fără a pierde suma sau descrierea deja introduse.
• Niciun cititor disponibil: folosiți Link Stripe pentru ca oaspetele să plătească de pe telefonul său, sau marcați încasarea ca Manuală dacă ați primit numerar.
• Tap to Pay nu apare: verificați dacă iPhone-ul are ultima versiune de iOS și dacă proprietatea se află într-o țară susținută; între timp folosiți un cititor Bluetooth asociat.

În lista rezervărilor de la ghișeu, dacă o rezervare nu are încă unitate de cazare alocată, în locul numelui camerei apare avertismentul: pictogramă de atenție și textul «Cameră nealocată» cu roșu. Dedesubt rămân numele și datele, deci rândul se recunoaște la fel.

Încasarea funcționează ca întotdeauna. Selectați rândul, încasați cu orice metodă și puteți trece suma pe sejur: avertismentul nu blochează nimic, doar amintește că pe acea rezervare a rămas o treabă deschisă.

Pe nota tipărită — și pe tipăririle de avansuri și debite — în locul codului intern apare fraza «Cameră nealocată»: ceea ce ajunge în mâna oaspetelui este o frază lizibilă, nu un număr fără sens.