Gids Gastregistratie

De registratie begint met de persoonlijke gegevens van de gast. Elk veld is ontworpen om zo weinig mogelijk te hoeven typen: slimme autocomplete, suggesties uit de historie en automatische voorinvulling maken het proces snel, ook bij buitenlandse gasten.

Stap voor stap invullen

1. Achternaam — begin te typen en het systeem stelt gasten voor die in het verleden al geregistreerd zijn, dankzij de autocomplete uit de klanthistorie. Als je een suggestie selecteert, worden alle velden van de persoonsgegevens automatisch voorgevuld (voornaam, geboortedatum, nationaliteit, document enzovoort). Dit is de snelste manier om een terugkerende gast te registreren.
2. Voornaam — de voornaam van de gast. Als je in de vorige stap een suggestie hebt geselecteerd, is de voornaam al ingevuld.
3. Geslacht — het veld verschijnt alleen waar het echt nodig is: waar de regels van het land van de accommodatie het eisen, of waar het gastenregister het afdrukt. Ziet u het niet, dan is er niets vergeten: daar vraagt geen enkele autoriteit erom en hoeft u het niet in te vullen. Waar het wel verschijnt, kan het ook verplicht zijn: is dat zo, dan zegt de app het bij het opslaan en brengt u naar het in te vullen veld.
4. Geboortedatum — selecteer deze in de geïntegreerde kalender. De datum wordt ook gebruikt voor de automatische berekening van vrijstellingen van de toeristenbelasting (bijv. minderjarigen onder de 14 jaar) en om verjaardagen van gasten in huis te signaleren, die in de banner van de Directie worden getoond.
5. Geboorteplaats — veld met autocomplete en een vlag van het land naast elke suggestie in het menu en naast de al opgeslagen waarde. Bij accommodaties in Italië worden Italiaanse gemeenten met provincie voorgesteld (bijv. "ROMA - RM", "FIRENZE - FI") en buitenlandse landen (bijv. "Duitsland"); bij accommodaties in andere landen worden de belangrijkste steden ter wereld voorgesteld, elk met haar land (bijv. "Berlin (Duitsland)"). De waarde moet worden gekozen uit de lijst die verschijnt terwijl u typt: een getypte, nooit bevestigde tekst wordt verwijderd zodra u het veld verlaat, want alleen een gekozen item draagt de verwijzing die de plaats ondubbelzinnig aanduidt. Waar de regelgeving van het land het niet vereist, is het veld optioneel.
6. Nationaliteit — autocomplete van de beschikbare landen, elk weergegeven in de huidige taal van de app (Italiaans, Engels of Duits). Wanneer je een land selecteert, wordt de internationale landcode automatisch ingesteld (bijv. +39 voor Italië, +49 voor Duitsland, +33 voor Frankrijk). De vlag van het land verschijnt naast elke suggestie in het menu en naast het veld, net als bij geboorteplaats en woonplaats.
7. Woonplaats — gemeente of stad van woonplaats, met dezelfde autocomplete, dezelfde vlag en hetzelfde format als de geboorteplaats.

Factuurgegevens

In het optionele gedeelte Factuurgegevens (onder de contactgegevens, alleen zichtbaar voor de verantwoordelijke van de boeking) veranderen de velden opnieuw afhankelijk van het land. Voor Italiaanse accommodaties blijft het blok zoals altijd: Codice Fiscale, Partita IVA, Codice Destinatario SDI en PEC. Voor alle andere accommodaties vraagt het blok niet om SDI of PEC — begrippen die alleen in Italië bestaan — en toont in plaats daarvan een schakelaar Particulier / Bedrijf: bij "Particulier" verschijnt geen enkel fiscaal veld; bij "Bedrijf" verschijnen de bedrijfsnaam, het btw-nummer en, wanneer het land van de klant er een heeft, het nummer van het handelsregister.

De labels van deze velden dragen de echte naam die de identificatie in het juiste land heeft: het btw-veld krijgt zijn naam van het land van de accommodatie (een Tsjechische accommodatie noemt het DIČ, ongeacht het land van de klant); het handelsregisterveld krijgt zijn naam juist van het land van de klant en verschijnt alleen als dat land er een heeft — een Duits bedrijf heeft geen IČO en ziet dat veld dus niet. Als de klant een Tsjechisch bedrijf is, verschijnt er bovendien een knop die de bedrijfsnaam, het btw-nummer en het volledige adres (straat, huisnummer, postcode, plaats en regio) invult vanuit het openbare register ARES, ongeacht het land van de accommodatie. Ten slotte begint het factuurland niet langer altijd bij "Italië": het begint bij de nationaliteit van de gast als die al bekend is, anders bij het land van de accommodatie, en moet altijd worden gekozen uit de lijst die verschijnt terwijl u typt — zonder geldige keuze blijft opslaan geblokkeerd.

Vezpa heeft een ingebouwd systeem voor optische tekenherkenning (OCR) dat de gegevens rechtstreeks van het identiteitsbewijs van de gast leest. In plaats van voornaam, achternaam, geboortedatum en documentnummer handmatig te typen, richt je de camera gewoon op het document en vult het systeem alles automatisch in.

Hoe het werkt

1. Tik op "Document scannen" in het registratiescherm. De camera van het apparaat wordt geopend.
2. Richt op het document — het systeem herkent automatisch de randen van de identiteitskaart of het paspoort en maakt de foto zodra het document goed is uitgelijnd.
3. De OCR analyseert de afbeelding en haalt er de volgende gegevens uit: voornaam, achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, documentnummer en vervaldatum. De gegevens worden in de bijbehorende velden van de persoonsgegevens ingevuld.
4. Controleer en corrigeer — loop de voorgevulde velden na. De OCR is bijzonder nauwkeurig, maar namen met bijzondere tekens of versleten documenten kunnen kleine handmatige correcties vragen.

NFC lezen

Waar de telefoon het ondersteunt, verschijnt naast "Document scannen" ook "Lezen met NFC": door het document dicht bij het apparaat te houden, zendt de elektronische chip dezelfde gegevens door, met meer nauwkeurigheid dan de foto alleen.

Hoe u het document aanbiedt: schuif het langzaam over de telefoon tot de chip wordt opgepikt. Op de iPhone zit de NFC-sensor bovenaan: haal het document langs de bovenrand. Op Android zit hij aan de achterkant, in het midden of bij de camera's: haal het document over de achterkant van de telefoon. Zodra u een geluid hoort of een trilling voelt, stopt u en beweegt u niets meer tot het uitlezen klaar is: beweegt het document, dan breekt het uitlezen af en moet het opnieuw.

Duitse identiteitskaart. De chip kan alleen door de autoriteiten worden gelezen: herkent de camera een Duitse identiteitskaart, dan probeert de app hem niet eens te lezen en zegt dat meteen. Fotografeer de achterkant van de kaart, waar de regels met de tekens <<< staan, of voer de gegevens handmatig in. Een Duits paspoort wordt wel gewoon gelezen.

De geaccepteerde documenttypen hangen af van het land waarin de accommodatie zich bevindt en van de geldende lokale regelgeving. Vezpa toont automatisch alleen de relevante documenten, zodat verwarring wordt voorkomen en de conformiteit met de bevoegde autoriteiten gewaarborgd blijft.

Documenten per land

Velden van het document

Van elk document worden minstens het type en het nummer gevraagd; de overige velden hangen af van het land van de accommodatie:

• Documenttype — geselecteerd uit de landspecifieke lijst
• Documentnummer — de alfanumerieke code die op het document is gedrukt
• Afgegeven door — het verschijnt waar het land van de accommodatie erin voorziet, en vraagt niet overal hetzelfde: in Italië is het de plaats of instantie die het document heeft afgegeven (nodig voor de verzending naar Alloggiati Web), elders is het de staat die het heeft afgegeven. Ziet u het niet, dan wordt het in uw land niet gevraagd.
• Vervaldatum — het systeem controleert automatisch of het document nog geldig is en signaleert verlopen documenten

De foto's van het identiteitsbewijs

Als je in «Configuratie» › «Belasting & juridische naleving» › «Online check-in» de «Foto van het identiteitsbewijs» hebt aangezet, fotografeert de gast die online incheckt de voor- en achterkant van het document, en hier verschijnt het vak «Foto van het identiteitsbewijs» met de miniaturen «Voorkant» en «Achterkant». Tik op een miniatuur om hem te vergroten, op de prullenbak om hem te verwijderen. Het vak is er alleen als de gast minstens één foto heeft geüpload, en alleen de rollen die boekingen beheren zien het.

Waar ze verschijnen hangt af van het scherm. Op een computer of een brede tablet staan de foto's in een paneel rechts van het formulier: de aangetikte foto wordt in het paneel vergroot en de velden blijven ernaast vrij, zodat u de gegevens overneemt terwijl u naar het document kijkt. Op een telefoon zijn de miniaturen het eerste blok van de pagina: de aangetikte foto opent in een vak bovenaan en het formulier schuift eronder; «Volledig scherm» toont hem over het hele scherm, en één tik brengt u terug naar het vak. In beide gevallen wisselen «Voorkant» en «Achterkant» van kant, vingers of muiswiel zoomen in, en het kruisje sluit de foto en geeft de hele pagina terug aan het formulier.

De foto's worden versleuteld bewaard en 7 dagen na vertrek vanzelf verwijderd. Hoe je het aanzet, en waarom alleen als het echt nodig is, staat in de gids over de Accommodatie.

Onder het document verschijnen in sommige landen twee extra velden: het visumnummer en het doel van het verblijf. Vandaag vraagt Tsjechië erom, waar de vreemdelingenpolitie ze opneemt in de logiesmelding. Net als bij het adres hoef je niets in te stellen: ze verschijnen vanzelf waar ze nodig zijn.

Geen van beide is verplicht, en dat is bewust: veel buitenlandse gasten hebben geen visum, en een niet opgegeven verblijfsdoel registreert de autoriteit als «overig». Vul ze in wanneer de gast je het antwoord geeft en laat ze leeg wanneer er geen is: een leeg veld is een ontbrekend gegeven, een willekeurig ingevuld veld is een onjuist gegeven.

Het blok met het woonadres is niet voor iedereen hetzelfde: wat de app u toont, wordt bepaald door het land van de accommodatie. In een deel van de landen verschijnt het blok helemaal niet en wordt de woonplaats alleen met de stad bij de persoonsgegevens ingevuld; elders verschijnt het met meerdere vakjes, en die zijn niet overal dezelfde.

Er is maar één regel om te onthouden: vul de velden in die u ziet. De verplichte velden zeggen het zelf — laat u er een leeg, dan stopt het opslaan en toont de app welk veld het is; de andere mag u leeg laten. Er bestaat geen lijst van velden die overal geldt, en een vakje dat u niet ziet is niet per ongeluk verborgen: in uw land wordt het niet gevraagd.

Het handtekeningdeel verschijnt alleen waar de wet de handtekening van de gast op het registratieformulier voorschrijft: in Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk en Spanje. De handtekening is facultatief. In de andere landen met een registratieformulier blijft de knop die het formulier maakt staan, en de PDF wordt afgedrukt met een regel om op papier te ondertekenen. Er valt niets in te stellen.

De handtekening dient de accommodatie als bewijs, niet de autoriteit: geen van de aangesloten overheidssystemen ontvangt haar. Daarom is het, waar het formulier bestaat, het verzamelen en bewaren samen met de PDF wat u bij een controle beschermt.

Hoe je de handtekening verzamelt

1. Tik op de knop "Handtekening gast" in het registratiescherm. Er wordt een wit canvas op volledig scherm geopend.
2. De gast tekent op het scherm met de vinger of met een stylus. Het canvas ondersteunt vloeiende lijnen en maakt het mogelijk te wissen en opnieuw te beginnen.
3. Tik op "Bevestigen" om de handtekening op te slaan. De handtekening wordt opgeslagen als vectorafbeelding met hoge resolutie.
4. De handtekening wordt automatisch opgenomen in de PDF van het registratieformulier dat uw land voorschrijft, klaar om te printen of digitaal te bewaren.

Tijdens de registratie kun je aangeven of de gast recht heeft op vrijstellingen of kortingen op de toeristenbelasting (of city tax / Kurtaxe). Deze sectie verschijnt alleen als de accommodatie ten minste één belasting in de instellingen heeft geconfigureerd.

Automatische vrijstelling op basis van leeftijd

Als je leeftijdsgroepen hebt ingesteld in de instellingen van de belasting (bijv. minderjarigen onder de 14 jaar vrijgesteld, 65-plussers met korting), berekent het systeem de vrijstelling automatisch op basis van de geboortedatum van de gast die in de persoonsgegevens is ingevoerd. Handmatig ingrijpen is niet nodig: Vezpa vergelijkt de leeftijd van de gast met de geconfigureerde groepen en past de juiste vrijstelling of korting toe.

Handmatige vrijstelling

Voor vrijstellingen die niet automatisch op basis van de leeftijd kunnen worden berekend, kun je de reden handmatig uit de lijst selecteren. Enkele veelvoorkomende voorbeelden:

• Inwoners van de gemeente — veel gemeenten stellen hun inwoners vrij van de toeristenbelasting
• Ordehandhavers in dienst — militairen en politie op operationele missie
• Patiënten in behandeling — gasten die zijn opgenomen of in dagbehandeling zijn bij nabijgelegen zorginstellingen
• Chauffeurs van toeristengroepen — reisbegeleiders en buschauffeurs
• Mensen met een handicap en hun begeleiders — voorzien in veel gemeentelijke verordeningen

Korting

Als de gemeente verlaagde tarieven voorziet voor bepaalde categorieën gasten, kun je de procentuele of forfaitaire korting toepassen die in de instellingen van de belasting is geconfigureerd. De korting wordt automatisch berekend op het dagbedrag voor het aantal overnachtingen van het verblijf.

In de keuzelijst «Kamer», waar u kiest bij welke kamer de gast hoort die u registreert, staat het item van een boeking zonder toegewezen accommodatie in rood en vet en draagt het «Kamer niet toegewezen» achter het boekingsnummer, in plaats van de naam van de accommodatie. De tekst zegt wat de kleur zegt, dus het is ook zonder kleuronderscheid te begrijpen.

U kunt de gast toch registreren: de registratie hangt niet af van de toewijzing van de accommodatie, en de melding aan de autoriteiten evenmin. Het rood herinnert er alleen aan dat op die boeking nog een accommodatie moet worden toegewezen; dat doet u op de boekingskaart met de knop «Kamer toewijzen».

Zodra het formulier is ingevuld, registreert u de gast met een oranje knop — en die zijn er twee. De ene staat onderaan de pagina en draagt het volledige opschrift «Gast registreren» (of «Hoofdgast registreren» wanneer u de hoofdgast van de boeking registreert), samen met het aantal nachten van het verblijf. De andere staat bovenaan, vlak naast de terugpijl, en draagt alleen het woord «REGISTREREN».

Het is dezelfde handeling, geen twee verschillende functies: of u nu op de ene of op de andere drukt, er gebeurt precies hetzelfde. Er zijn er twee omdat het registratieformulier lang is: wie de eerste velden invult, hoeft niet meer helemaal naar beneden te scrollen om op te slaan — de knop bovenaan blijft zichtbaar terwijl u scrolt. Terwijl de registratie loopt, worden ze allebei tegelijk uitgeschakeld en tonen ze de wachtindicator, zodat de gast niet twee keer wordt geregistreerd.

Bij het opslaan voert Vezpa de controles uit die in deze gids worden beschreven: de verplichte velden van het land van de accommodatie, het identiteitsbewijs daar waar het vereist is en de handtekening daar waar de regelgeving die voorschrijft. Ontbreekt er iets of is een waarde niet uit de lijst gekozen, dan blijft het formulier open en wordt aangegeven wat u moet corrigeren; is alles in orde, dan wordt de gast aan de boeking toegevoegd en sluit het formulier.