Vendégnyilvántartás útmutató

A «Vendégnyilvántartás» azokat az embereket mutatja, akik az Ön által választott időszakban a szálláshelyén aludtak, és innen exportálja azt a könyvet, amelyet az az időszak megkíván. Ez a kötelezettség minden országot érint, nem csak Olaszországot: a menüpont ott van, bármi is a szálláshelye országa.

Hogyan jut ide

A fül neve «Konfiguráció»: ugyanaz, amely a szálláshely adatait, a szobákat és a modulokat tartalmazza. Benne az «Adó & jogi megfelelőség» csoport gyűjti össze a számlázást, a hatósági kapcsolatokat és ezt a nyilvántartást. A csoport végén lévő gomb nyitja meg a lapot.

Az Igazgató és az Asszisztens látja: ugyanaz a jogosultság, amely az adóadatokat szabályozza. A többi szerep nem találja a menüpontot, és a szerver a kérést amúgy is elutasítja.

Az időszak

1. Koppintson a «Kezdő dátum» gombra, és válassza ki az első napot. A gomb már viseli azt a dátumot, amelyet használ.
2. Koppintson a «Záró dátum» gombra, és válassza ki az utolsót.
3. Nyomja meg a «Betöltés» gombot: megjön a lista, mindenkivel, akinek abban az időszakban volt tartózkodása, akár egy éjszakára is.

A két dátum a folyó hónap első és utolsó napján indul. Szabadon mozgathatja őket, hónapokon vagy éveken át; az időszak viszont nem lehet több 366 napnál, és e határ fölött a betöltést a kiírt okkal elutasítja. Hosszabb időre egy-egy évet töltsön be és exportáljon.

A lista olvasása

Minden sor viseli a személy nevét, alatta az érkezést és a távozást, az állampolgárságot és a szobát. Fent megkapja az időszak vendégeinek számát, és ha van ilyen, a hiányos sorok számát.

A képernyőn lévő lista a gyors pillantásra készült. Az exportált könyv viszont minden vendégről feljegyzett adatot visel — családi név, utónév, születési dátum, állampolgárság, az okmány típusa és száma, érkezés, távozás, szoba — és a pontos oszlopok a választott könyvtől függenek.

Exportálás

Betöltött listával koppintson az «Exportálás» gombra. Megnyílik egy lap, amely két dolgot kérdez és egy harmadikat kimond.

• Fent az időszak, amely a fájlba kerül. Ez mindig az Ön előtt lévő lista időszaka, akkor is, ha a fenti dátumokat közben már elmozdította: az utolsó alkalom, hogy észrevegye, rossz időszakot választott.
• «Válasszon nyilvántartást», azok közül, amelyeket a szálláshelye országa előír.
• «Válasszon formátumot»: PDF, Excel vagy CSV.

A fájl a nevében viseli a könyvet és az időszakot — például cz_evidencni_20260701_20260731.pdf —, így aki megkapja, megnyitás nélkül is érti, mi van benne.

Melyik könyvet ajánlja fel

A könyvek a szálláshely országától függenek, nem a vendégek országától. Mindig van legalább kettő: egy általános nyilvántartás és egy idegenforgalmi adó összesítő. Tizenkét ország ezen kívül saját könyvet is kap, oszlopokkal, amelyek az adott ország által már használt rendszerhez igazodnak.

Csehországon kívül a saját könyv azt mondja, hogy oszlopai a megnevezett rendszerhez igazodnak: mindig ellenőrizze, hogy a helyi szabályok nem kérnek-e többet.

Az idegenforgalmi adó összesítője

Ahol az Ön országának adója dokumentált, az összesítő a helyi nevén nevezi — például poplatek z pobytu, taxe de séjour, Kurtaxe — a többi országban pedig az általános összesítő marad. Minden esetben a dokumentum sorba állítja az Ön adatait, és semmi többet: az összegeket, a mentességeket és a határidőket a helyi hatóság szabja meg, és az összesítő nem alkalmazza Ön helyett a települése szabályait.

Vendég nélküli időszak

Az exportálás akkor is elérhető marad, ha a lista üres, és ez döntés: akitől egy ellenőr egy vendég nélküli hónap nyilvántartását kéri, annak bemutatható dokumentumra van szüksége, nem kikapcsolt gombra. Mind a három formátumban a könyv kifejezetten kimondja a vendégek hiányát az időszakra, ahelyett hogy nullán álló számlálót nyomtatna.

Amikor egy törlést elutasít

A nyilvántartás a személyes adatok törléséhez való joggal együtt él. Amikor a kettő összeütközik, a megőrzési kötelezettség győz, és ezt maga a rendelet is megengedi: egy olyan vendég törlését kérni, aki még az Ön országa által előírt időablakon belül van, kiírt okkal járó elutasítást hoz, nem hibát.

Az időablak a vendég távozásától számolódik, és az elutasítás akkor is bekövetkezik, ha az adott személyhez kötött rekordok közül csak egy van még lefedve. Az időablak letelte után a törlés végbemegy, és a sor anonimizált adatokkal marad a nyilvántartásban: a bizonyíték, hogy a tartózkodás megtörtént, a személy nélkül.

• Nem találom a menüpontot az alkalmazásban. A «Konfiguráció» fülön van, az «Adó & jogi megfelelőség» csoportban, a végén. Az Igazgató és az Asszisztens látja.
• Módosítottam a dátumokat, és a lista ugyanaz maradt. A dátumok maguktól nem töltenek újra: nyomja meg a «Betöltés» gombot.
• A betöltést elutasította. Olvassa el az üzenetet: vagy fordítva áll az időszak, vagy több 366 napnál, vagy a szerepének nincs hozzáférése az adóadatokhoz.
• Egy vendégnek nincs távozási dátuma. Még a házban van: a «Folyamatban» áll a helyén.
• Vörös sorok vannak. Azok a hiányos személyes adatú vendégek: egészítse ki őket az exportálás előtt. A fenti szám megmondja, hányan vannak.
• Egy vendégnek nincsenek adatai, és nem tudom kiegészíteni. Ha a sor viseli az adatvédelmi ikont, az adatait kérésre törölték: ez a helyes eredmény, nem elveszett adat.
• Nem találom az országom könyvét. Tizenkét országnak van saját könyve; a többinek ott az általános nyilvántartás és az adóösszesítő, amelyek bemutatásra érvényesek maradnak.
• Exportáltam, és nem találom a fájlt. Nem a letöltéseken keresztül megy: amikor elkészült, megnyílik a megosztás menü, és a fájl oda megy, ahová Ön küldi.
• Nem azt az időszakot exportáltam, amit akartam. Az exportálás lapja a tetején kiírja, mielőtt kezd: a betöltött lista időszaka az, nem a dátumgombokon lévő.
• Egy vendég adatainak törlését elutasítja. Az Ön országának törvénye megőrzésre kötelezi a nyilvántartást: az üzenet megmondja, hány évre. A határidő után próbálja újra.